Organizador de tarefas online: escolhendo a ferramenta certa

organizador de tarefas online
Empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual precisam aderir ao uso de um organizador de tarefas online, pois essa ferramenta permite que o gestor coordene projetos e equipes de trabalho, reduzindo significativamente o índice de falhas e problemas que possam reduzir o ritmo de produção. Além disso, ele poderá acompanhar a demanda e estipular prazos pra que todas as etapas sejam concluídas com sucesso.

Graças à massificação do uso da internet e os grandes avanços no setor de tecnologia da informação, hoje em dia podemos contar com sistemas automatizados e aplicações eficientes para realizarmos inúmeras tarefas em menos tempo do que o normal, o que também nos proporciona um ganho de produtividade considerável.

No artigo de hoje você entenderá como escolher um organizador de tarefas eficiente para suas necessidades, sejam comerciais ou pessoais. Continue a leitura para conferir!

O que considerar ao escolher um organizador de tarefas online?

Antes de prosseguirmos, vale ressaltar que um organizador de tarefas online versátil e eficiente pode se adequar ao modelo de negócios de empresas dos mais variados segmentos comerciais, pois ele pode ser utilizado em diferentes estratégias dentro de um empreendimento. Alguns exemplos:

  • Organização interna
  • Setor de compras e vendas
  • Controle de estoque
  • Gestão financeira
  • Tomada de decisões do negócio

Certamente, uma empresa que deseja manter seu nível de competitividade perante os concorrentes precisa de uma ferramenta com tantos recursos que podem alavancar os resultados do negócio, seja ele um escritório de contabilidade ou direito, agência de publicidade, desenvolvedora de softwares, etc.

O que um organizador de tarefas online pode oferecer para minha empresa?

Uma ferramenta de organização de tarefas que pode ser integrada em servidores online permite que o gestor delegue funções e tarefas de forma totalmente intuitiva. O sistema ainda permite um controle preciso do tempo que cada tarefa leva para ser realizada.

Além disso, a ferramenta permite que o gestor saiba quem é o responsável por cada função delegada e como anda o progresso. Ou seja, através de um organizador de tarefas online é possível ter total controle de sua equipe de colaboradores e obter um feedback em tempo real, tornando seu ritmo de produção muito mais produtivo.

Qualquer colaborador pode criar projetos, adicionar tarefas, delegar funções e gerenciar todo o ciclo de produção (tarefa por tarefa) do projeto em questão. É possível visualizar o status de cada tarefa e alterá-los em tempo real com o simples movimento de arrastar com o mouse, o que facilita o trabalho de quem está administrando-as.

Confira as funções que a ferramenta tem a oferecer:

Total controle do tempo de execução das tarefas

Para empresas que lidam com grandes projetos e prazos curtos onde o tempo pode valer mais do que dinheiro, o gerenciador de tarefas online pode ser muito útil para otimizar o ritmo de produção e garantir que todos os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido, pois o gestor pode:

  • Definir as etapas necessárias
  • Separá-las em quadros como “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”
  • Determinar os responsáveis para cada tarefa
  • Estipular prazos de conclusões
  • Interagir com o colaborador, caso ele tenha dúvidas

Gereção de relatórios que indicam o tempo de duração de cada tarefa

O sistema registra e apresenta o tempo gasto em cada tarefa através de um gráfico, o que ajuda a melhorar a tomada de decisões na empresa, mensurar resultados e otimizar as atividades operacionais.

Além disso, o sistema também permite que todos os colaboradores envolvidos no projeto possam manter um diálogo sobre cada item e cada tarefa.

Definição de prazo para as tarefas

O gestor pode definir prazos para cada item incluso no sistema. Caso o prazo não seja cumprido, o organizador de tarefas online emitirá notificações automaticamente para todos os colaboradores envolvidos no projeto, o que irá reduzir o desgaste de dar ordens pessoais.

Personalização das colunas do software

O software é totalmente customizável, permitindo que o usuário possa personalizar não apenas as tarefas, mas também as colunas. Além de controlar todos os processos da empresas, como:

  • Leads de vendas
  • Organização interna
  • Plano de negócios

Agora que você já sabe como escolher o organizador de tarefas online ideal para seu negócio, evite que seus concorrentes ultrapassem sua empresa e adote um sistema automatizado e eficiente para gerenciar os projetos e tarefas cotidianas, além de otimizar o ritmo de produção e melhorar o trabalho da equipe.

Quer saber mais sobre nossa ferramenta de gestão e execução de tarefas? Então entre em contato conosco!

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Aplicativo Kanban: o poder do Kanban nos dispositivos mobile

Aplicativo Kanban Mobile
Você já considerou contar com um aplicativo Kanban para otimizar a organização das atividades da sua equipe? Os dispositivos móveis oferecem mais flexibilidade e eficiência ao dia a dia de trabalho de empresas de diversos setores. Eles permitem que sistemas de gestão possam ser acessados de qualquer lugar – desde que haja um aparelho, como um tablet ou um smartphone, com acesso à internet.
O Kanban é um sistema útil para diferentes tipos de negócio que desenvolvem trabalhos em equipe. Pode ser utilizado para potencializar projetos que envolvem a criação de softwares, por exemplo, ou o acompanhamento de uma obra. Esta é uma solução que permite que haja uma melhor visualização das atividades envolvidas no projeto e um melhor monitoramento de prazos. Agora, todo este potencial pode ser aproveitado a partir de um celular ou tablet!

Facilidades oferecidas pelo aplicativo Kanban

Kanban é um sistema que melhora a organização das atividades de um projeto. Com ele, o líder de equipe pode acompanhar como está o desenvolvimento de atividades, verificar com rapidez quem é responsável por tarefa e controlar prazos para evitar atrasos na entrega. É uma solução bastante utilizada por empresas desenvolvedoras de softwares, mas que também garante mais produtividade em escritórios de advocacia, de contabilidade, em equipes de vendas, entre outros setores.
Confira algumas das facilidades que agora podem ser utilizadas em dispositivos móveis, graças ao aplicativo Kanban:

  • Criação de novos projetos, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa
  • Criação de tarefas, que podem ser delegadas para diferentes membros da equipe
  • Edição e remoção de tarefas
  • Definição de prazo para as tarefas
  • Comentários nas tarefas, para que a equipe possa trocar ideias, fazer sugestões ou manter o diálogo aberto
  • Visualização do histórico de alterações realizadas nas tarefas
  • Seleção de cores das tarefas, para classificá-las de acordo com a importância, por exemplo
  • Mudança de status das tarefas, apenas arrastando a atividade de uma coluna para outra

Mais flexibilidade no acompanhamento das atividades

Assim, é possível acessar o sistema de gestão e suas valiosas informações durante uma reunião, por exemplo, para checar o andamento das atividades ou redefinir prazos, quando necessário. Um vendedor também pode usar o tablet para conferir as suas tarefas pendentes ou para conferir com que colega conversar sobre determinada atividade. Da mesma forma, um analista de TI pode consultar o sistema durante uma reunião com um cliente fora da empresa, para verificar dados acerca da entrega de um produto, por exemplo.
O aplicativo Kanban dá mais flexibilidade à gestão de tarefas e amplia o seu uso para mais ambientes, além dos que contam com computadores desktop. O acesso ao aplicativo ficou muito mais fácil, assim como o registro de alterações nas atividades e o controle sobre o que está sendo desenvolvido. O gestor pode acompanhar a evolução das tarefas em tempo real, assim como um colaborador que está trabalhando remotamente ou outro que está viajando a trabalho.
Garanta mais eficiência à gestão de tarefas da sua equipe: conheça o Kanban Mobile, desenvolvido pela SabeSim! 

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Lista de tarefas online: como um sistema web pode auxiliar na organização de atividades

Lista de tarefas online
Você já pensou em como uma lista de tarefas online pode ajudar a aumentar os resultados do seu time de trabalho? A tecnologia é uma aliada da produtividade nas empresas. Muitas tarefas podem ser automatizadas, por exemplo, com o uso da ferramenta certa. O resultado é um melhor aproveitamento das horas dos seus colaboradores. Dessa forma, eles têm mais tempo para se dedicar a atividades que podem refletir em mais lucro para a empresa.
Mas não é só isso, soluções modernas também contribuem para que as equipes trabalhem com maior sinergia e organização. Acompanhe a leitura para conhecer alguns recursos de sistemas web que podem revolucionar a forma como as tarefas são desenvolvidas na sua empresa!

Como uma lista de tarefas online evita a perda de compromissos importantes

As agendas já são velhas conhecidas de quem busca registrar compromissos para não esquecê-los. Mas a agenda de papel evoluiu para uma solução online, muito mais prática e eficiente. Já pensou em contar com um sistema web que apresenta todas as suas atividades do dia em cores que facilitam a visualização das mais importantes? E se fosse possível pesquisar os compromissos do dia, da semana ou do mês com apenas alguns cliques?
Isso já é possível e todos os seus colaboradores podem ter acesso a uma tecnologia assim. Cada um pode fazer a sua própria lista de tarefas online, organizá-las por dia e nunca mais perder um compromisso relevante. Reuniões de equipe, conversas com o cliente, datas de apresentações, lembretes de viagens e de eventos da empresa – tudo bem organizado em um sistema que é utilizado diariamente pela equipe.

Equipe que se comunica trabalha em sinergia

É claro que as funcionalidades não estão completas se não facilitam a comunicação da equipe. Quanto melhor é o diálogo do time de trabalho, mais produtividade há na empresa. Por isso, é essencial que as atividades não só possam ser organizadas em um calendário online, mas que elas também possam ser compartilhadas sempre que necessário. Datas de férias e de viagens, por exemplo, podem ser apresentadas para todo o time. Assim, não acontece de alguém ser pego desprevenido caso precise da colaboração de um colega em uma atividade.
Da mesma forma, quando há uma reunião em equipe, é possível marcar o compromisso e enviar convites apenas para os membros que participarão da conversa. Todos os processos podem ser melhor organizados quando há a possibilidade de criar uma lista de tarefas online compartilhada.

Como o sistema ajuda a aumentar o controle dos projetos

Projetos desenvolvidos na empresa também podem ser beneficiados por uma solução web. O Sistema Kanban, por exemplo, é um sistema que ajuda a dar mais visibilidade às tarefas que precisam ser desenvolvidas, bem como ao progresso de cada uma delas. O gestor pode criar as atividades, dividi-las entre os membros do time e acompanhar como está o andamento. Também é possível gerenciar prazos para evitar atrasos, principalmente quando o sistema avisa quando alguma atividade não foi concluída na data estimada.
Organizar as tarefas da equipe em um sistema online é uma forma eficiente de evitar atrasos ou perdas de compromissos. Não há risco de deixar o cliente esperando ou de chegar despreparado a uma reunião. Além disso, online, há a possibilidade de gerenciar as atividades do time e a evolução de cada tarefa, de uma forma simples e não invasiva.
Você já conta com uma lista de tarefas online? Aproveita as facilidades disponibilizadas por sistemas modernos de gestão? Deixe uma resposta nos comentários!

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Kanban Software na prática – Como usar um Software Kanban no dia a dia

Kanban Software
As empresas que adotam o Kanban Software como ferramenta de apoio à gestão têm bons resultados em diversas áreas. Ao integrar a eficiência da metodologia com recursos de tecnologia, amplia-se o controle e gerenciamento de pontos considerados vitais em um negócio.
Introduzir o Kanban Software nos processos operacionais da empresa permite também localizar pontos de falha e oportunidades de melhoria em toda cadeia produtiva, reduzindo assim o desperdício e aumentando a produtividade.

Resultados obtidos ao usar o Kanban Software para apoio à gestão operacional

Vejamos que tipo de resultados a combinação entre a metodologia Kanban e software de gestão pode oferecer:

  • Kanban como ferramenta para detectar gargalos em projetos

Um dos principais resultados que o Kanban fornece é encontrar pontos de gargalos, ou seja,  obstáculos que atrapalham ou atrasam a produção em diferentes tipos de empresas ou processos.
Esses obstáculos podem ter diferentes razões: a ausência de um processo, a inexistência ou mau uso de ferramentas, gerenciamento inadequado de recursos e pessoas, etc. O Kanban Software permite uma visão das etapas de cada processo e aponta o que pode ser melhorado. O resultado certamente será visto através da melhora da cadeia produtiva.

  • Kanban como instrumento de gestão de pessoas

Na gestão de recursos humanos temos vários exemplos em que o Kanban pode auxiliar nas atividades e resultados, como o RH, que é responsável pelos processos de recrutamento, avaliação de desempenho e outros processos internos.
Nos casos apresentados, teremos uma série de atividades relacionadas e uma única equipe de RH para executá-las, então o método Kanban permite uma melhor divisão de tarefas, execução e resultados.
No exemplo de contratação, temos atividades como avaliação de currículos, entrevistas, testes, verificações de referência e outras atividades que estão relacionadas a um grande número de candidatos. Associar o Kanban Software a processos como esse levará a bons resultados durante a execução de tarefas.

  • Kanban como ferramenta de marketing

Projetos relacionados a marketing estão sempre associados a tarefas de relacionamento com clientes, criação, divulgação, análise de resultados e integração com equipe de vendas. São diversos fluxos de atividades e integração com diferentes tipos de equipes em um mesmo departamento.
O Kanban Software permite gerenciar os times, o tempo de entrega e lidar com atrasos e imprevistos, muito comum nesse tipo de atividade, na qual temos que associar processos criativos com produção de peças de marketing e a satisfação do cliente.

  • Kanban como apoio ao departamento de compras

Em diversos tipos de negócios, o departamento de compras tem papel fundamental. Seus processos ocorrem em vários estágios, como aquisição, acompanhamento e entregas; em alguns casos pode-se incluir ainda o processo de importação.
No caso de compras, a ferramenta que está diretamente ligada a esse processo é o sistema de ERP, entretanto o Kanban pode auxiliar na execução das diversas tarefas ligadas a cada fase. Será possível gerenciar as equipes, as entregas, definir prioridades e reduzir gargalos.
Como se vê, o método Kanban tem uma aplicabilidade diversificada em diferentes contextos e pode ser potencializado quando toda metodologia estiver associada a um software com ferramentas de apoio e uso online através de diferentes dispositivos.

Kanban indo além da indústria e desenvolvimento de software

A exemplo da plataforma de gestão da SabeSim, o usuário tem a aplicação do Kanban para todos os departamentos da empresa em diferentes tipos de negócio, com acesso a resultados online e em tempo real, além de diversas ferramentas de apoio que reforçam ainda mais o processo produtivo das empresas.
Utilizar o Kanban Software como apoio à gestão é a certeza de grandes resultados, processos mais dinâmicos e equipes produtivas.
Aproveite a oportunidade para experimentar todo o potencial do Kanban através da plataforma da SabeSim, faça o teste agora mesmo e entre em contato com nossos consultores para tirar suas dúvidas e conhecer melhor a ferramenta.
E não deixe de acompanhar as próximas dicas em nosso blog e todas as novidades através de nossas redes sociais.
 

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Acesso externo e a TV’s em seus projetos

O Sistema de projetos do Sabesim conta agora com novos recursos para que pessoas que não tenham login na sua plataforma, possam visualizar projetos através de acesso externo.

Abaixo podemos ver um gif demonstrando como permitir acesso externo em seu projeto:

Acesso externo e a Tv

Acesso externo

Com a chave gerada no link para acesso externo, qualquer pessoa com visualizar o projeto sem precisar de login e senha. Este recurso é ideal quando queremos permitir que clientes ou pessoas externas possam acompanhar a execução de um projeto. Nenhuma alteração poderá ser feita no projeto através deste link, o acesso é para somente leitura.

Exibindo seu projeto em uma TV

Uma possibilidade que se mostrou muito interessante com o novo recurso é a capacidade de exibir determinados projetos em uma tela de TV para que sua equipe possa acompanhar de forma simples o andamento de um projeto. A tela de exibição dos projetos de atualiza de forma automática a cada minuto, permitindo uma visualização eficiente do status atual de cada tarefa.

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Kanban Board – Gerenciando projetos e tarefas com Kanban

Kanban Board
Já apresentamos aqui em nosso site os conceitos e objetivos do Kanban, os benefícios e como você pode aplicar nos processos de sua empresa. Mas será que o Kanban board pode ser aplicado em qualquer empresa? É possível se beneficiar com o uso da metodologia Kanban em qualquer segmento do mercado?
A melhor maneira de mostrar isso será através de exemplos e mostrando-o em diferentes aplicações. Você verá como o Kanban é adaptável facilmente a variadas áreas.

O primeiro caso de sucesso – e não foi a Toyota

Poderíamos começar a mostrar os exemplos de uso do Kanban board com a Toyota, na área da indústria, afinal foi com a fábrica de automóveis que essa metodologia ficou famosa, apresentou resultados surpreendentes e se tornou referência no mundo.
Mas vamos voltar um pouco na história, e se você não conhece o surgimento do Kanban board, saiba que ele era usado em supermercados e foi de lá que a Toyota se inspirou para aperfeiçoar o modelo e colocá-lo em prática nas suas fábricas. Portanto, o Kanban teve sua aplicação na área de supermercados, mais especificamente com controle de estoques.

Kanban board e a tecnologia da informação

Em tecnologia da informação o Kanban board teve uma excelente adaptação, associado à metodologia Scrum, que foi criada a partir do Kanban. Ela veio para substituir famosas metodologias para desenvolvimento de software, como o RUP (Rational Unified Process), da IBM, e o CMM (Capability Maturity Model), do Software Engineering Institute, ligado à Carnegie Mellon University.
O uso do Kanban aplicado aos projetos de desenvolvimento de software trouxe agilidade aos processos e ganhos em relação à entrega dos produtos de software para os clientes e o mercado.
A experiência do Kanban board em tecnologia da informação foi tão grande que as áreas de infraestrutura de TI e suporte ao usuário também passaram a adotar as metodologias aplicadas no desenvolvimento de software.

O uso do Kanban em marketing e vendas

Os setores de marketing e vendas estão passando nesses últimos anos por uma verdadeira transformação com a chamada economia digital, o Inbound Marketing e o marketing digital. Essas áreas estão se reinventando e o uso do Kanban board se aplica totalmente a essas mudanças.
Os projetos relacionados ao uso do novo marketing demandam atualmente um grande número de tarefas, como publicação de blogs e ebooks, criação de vídeos para o YouTube, interação nas redes sociais e a prospecção de clientes a serem direcionados ao departamento de vendas. Nesse contexto, o controle de todas as atividades e projetos apresenta um excelente resultado quando aplica-se o método Kanban.
É possível direcionar e acompanhar todas as demandas para o time de marketing e ter uma visão sempre atualizada do que está ocorrendo durante esse processo de atração e conversão de clientes.
Dando continuidade ao processo, o departamento de vendas utiliza o Kanban board em seus projetos para realizar o controle de tarefas relativas ao contato e conversão de clientes em vendas, controle de pedidos e o pós-venda.

Diversas áreas de aplicação

Além das áreas da indústria, tecnologia da informação, comércio, marketing e vendas, a metodologia aplicada ao Kanban board pode ser utilizada em diversas áreas, a exemplo de design, agências e empresas de consultoria e até mesmo em projetos pessoais.
Uma grande vantagem desse método é a adaptação, sendo assim, independentemente da área de atuação é possível utilizar o Kanban board e ter grandes resultados, ganho em produtividade e sucesso na realização de projetos.
Aproveite a oportunidade e teste gratuitamente o Kanban board em sua empresa ou projeto, caso tenha dúvidas a SabeSim está à disposição para ajudar, entre em contato. Não deixe de nos acompanhar em nosso blog e nas redes sociais.

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Kanban Mobile – Gerencie projetos Kanban no seu celular

O Sabesim conta agora com um dos recursos mais pedidos por nossos clientes: A gestão de projetos via Kanban mobile. Com nosso App mobile agora será possível gerenciar projetos de forma similar ao que ocorre na versão Web do Sabesim.

Kanban Mobile

Recursos do Kanban Mobile

A grande maioria dos recursos presentes na versão Desktop do Sistema Kanban estão também presentes na versão mobile do App Sabesim. Dentre estes recursos:

  • Criação de Projetos
  • Criação, edição e remoção de tarefas
  • Definição de prazo / deadline
  • Comentários nas tarefas
  • Histórico de alterações anteriores
  • Repetição da tarefa
  • Definição de responsável
  • Cores da tarefa
  • Valores da tarefa

Dentre vários outros recursos que estão presentes nesta versão, ou que virão em atualizações futuras.

Instale agora seu App de Kanban Mobile

Caso você não tenha ainda o App Sabesim instalado em seu celular, basta seguir este link: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.sabesim.SabesimApp .
Se você já tiver o App instalado, atualize para a última versão no mesmo link citado anteriormente.

Atualizações automáticas do Aplicativo

A grande maioria dos smartphones atualiza os Apps de forma automática. Desta forma, caso você já tenha instalado nosso App, é provável que o recurso de Kanban Mobile já esteja presente em seu aparelho, e não seja necessária nenhum tipo de ação da sua parte.

Recurso arrastar e soltar também no App

O Já tradicional recurso de arrastar e soltar tarefas do Sistema Kanban tradicional, também está presente na versão mobile. Tornando muito simples a tarefa de definir em que fase está uma tarefa dentro de um Projeto Kanban.

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Software de Controle de tarefas – Um software para gerenciar suas tarefas

Software de controle de tarefas
Já parou para pensar nos prejuízos e no tempo desperdiçado após um dia de trabalho por conta de não ter foco em suas tarefas, nem mesmo um Software de Controle de tarefas para lhe ajudar nisso? Hoje em dia temos diversos motivos que nos levam a perder o controle das nossas atividades. Redes sociais, notificações e mensagens, ligações telefônicas e tantas outras razões que reduzem o tempo produtivo causando diversos impactos em nosso trabalho.
Esse é um problema que tem atingido uma grande parte das pessoas, nas empresas e em projetos pessoais, mas é possível aumentar a sua produtividade e o número de atividades executadas em seu dia com o uso de um software de controle de tarefas e algumas dicas simples. Acompanhe:

Organize suas tarefas

Faça um levantamento de todos os projetos que você participa e liste as tarefas que precisam ser executadas. Você pode colocar em um papel, uma planilha ou um software que faça o controle de todos os projetos que contam com sua atuação.
O uso de um software é a melhor opção, pois além de ter um controle do que precisa ser feito, você tem a possibilidade de realizar anotações, registrar as horas trabalhadas efetivamente e ter um histórico de tudo o que foi feito.
Feito esse levantamento, é hora de controlar sua rotina. Não se esqueça de incluir reuniões e outras atividades. O ideal é associar o controle de tarefas a uma agenda de compromissos. Defina as prioridades e o tempo a ser gasto; mesmo não sabendo o tempo exato, faça uma estimativa, pois posteriormente será possível realizar um comparativo.
Com a lista de tarefas em mãos, defina o que será feito no dia, tendo como base as prioridades. Selecione algumas atividades que devem ser feitas até o final do expediente.
Não faça uma lista muito grande. Seja realista e coloque o que realmente pode ser cumprido durante o tempo de trabalho. Caso você consiga terminá-las antes, volte para a lista de tarefas e inclua novas atividades na agenda de trabalho.

Reduza as distrações e mãos à obra

Em um dia normal de trabalho você pode dividi-lo em 2 momentos principais:

  1. O momento realmente produtivo, aquele que você está focado em realizar uma tarefa, onde existe um prazo para entrega e que algumas vezes passa por um processo de revisão antes de finalizá-la.

  2. O momento de inatividade, como a pausa para o café, o tempo dedicado para responder e-mails, dar uma olhada em seu smartphone, ou seja, aquele momento em que não existe um objetivo a ser cumprido.

Em um trabalho normal, de por exemplo 8 horas por dia, tenha certeza que ninguém utiliza todas essas horas 100% produtivas. Isso é natural, pois as pessoas precisam de alguns momentos de pausa antes de voltar a se concentrar em suas tarefas principais.
A dica é para os momentos que você precisa realmente ter foco. Por exemplo, se para executar uma atividade será necessária 1 hora, então reduza qualquer distração, desligue ou silencie o celular, feche seu software de e-mails e principalmente todas as redes sociais e ferramentas de mensagens. Foco total na atividade, pare apenas em caso de extrema necessidade.

Pausa para o descanso

Independentemente do quanto esteja corrido seu dia, se terminou uma atividade, pare e faça uma pausa. Pode ser um café ou água, uma leitura de e-mail, uma conversa rápida. Vale até mesmo se espreguiçar! O importante é dizer ao seu corpo que é o momento para um descanso, mesmo que rápido.
É muito importante registrar o tempo gasto pela sua tarefa realizada e portanto, antes da pausa, vá até o seu controle de tarefas e registre o tempo de execução e qualquer observação importante que deva ser lembrada futuramente; construa o histórico de tudo que você realiza.
Pronto, é hora de voltar às suas tarefas. Seu momento de descanso não pode ser muito longo, afinal você estabeleceu metas diárias que precisam ser realizadas. Veja a próxima atividade em seu controle de tarefas e mãos à obra.

Acompanhe tudo no Software de Controle de tarefas

Ao final do dia, revise sua lista no software de tarefas e veja o que foi realizado. Caso alguma coisa não tenha sido finalizada, é uma boa prática registrar o que ocasionou o atraso e transferir a tarefa para o outro dia.
Com essas dicas, e o uso de um software para controle de tarefas e um sistema de agenda para compromissos, certamente sua produtividade aumentará e muitos projetos serão concluídos com alto percentual de sucesso.
Conheça mais os benefícios de utilizar um software para o controle de tarefas e como o uso de um sistema de agenda de compromissos pode fazer render seu dia de trabalho e aumentar sua produtividade.

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Atividades diárias: como controlar de forma eficiente

Atividades diárias
Hoje em dia a administração de nosso fluxo de trabalho sofre bastante com a sobrecarga de informações e atividades diárias. Em uma rotina diária é muito comum lidarmos com uma grande quantidade de emails, relatórios, planilhas e reuniões. Associado a tudo isso temos a nossa imensa lista de atividades a serem feitas dentro do prazo.
Ter sucesso na execução e na gestão dessa rotina é sempre um grande desafio para colaboradores e gestores, pois cada vez mais somos cobrados e por consequência estamos sofrendo bastante com as pressões do dia a dia.
Para resolvermos essas dificuldades, uma solução é buscar o uso das melhores práticas do mercado para o controle e execução de atividades diárias. Nesse sentido, surgem metodologias associadas a ferramentas que nos auxiliam no fluxo de trabalho e geram resultados significativos aos projetos das empresas.

Utilize métodos ágeis

Há várias formas de organizar seu dia e alcançar seus objetivos. Ao optar por um desses métodos, dê prioridade para aqueles com resultados comprovados e que possam ser compartilhado e utilizado pelos demais colaboradores de sua empresa. Todos têm  a ganhar quando trabalham em conjunto de forma organizada.
Um desses métodos é o Kanban, um processo adotado pela Toyota que obteve grandes resultados e se tornou referência de sucesso para muitos projetos e empresas. O Kanban deu origem a novas metodologias que têm como focos principais a eficiência e agilidade dos processos.
De origem japonesa, o Kanban tem em seu significado a palavra “cartão”. É um método para realização de mudanças que não define papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe.
Dentro das metodologias ágeis temos as boas práticas recomendadas a serem utilizadas para obter êxito na execução das atividades diárias. Abaixo um exemplo:

  1. Defina o objetivo de seu projeto
  2. Estabeleça atividades macro necessárias para chegar ao objetivo
  3. Estabeleça as tarefas necessárias para concluir as atividades diárias
  4. Determine as prioridades com base nas atividades e tarefas
  5. Indique os colaboradores responsáveis por cada tarefa e os prazos de execução
  6. Inicie a execução das tarefas
  7. Realize reuniões diárias para verificar o desenvolvimento das tarefas
  8. Ao final, após a conclusão das atividades diárias, faça reuniões de revisão

Essas práticas recomendadas tiveram origem no Scrum, uma metodologia criada a partir do Kanban e muito utilizada no processo de desenvolvimento de software.

Atividades diárias com Kanban e Agenda Online

A plataforma SabeSim implementou a metodologia Kanban, através de um sistema online que se encaixa muito bem nas boas práticas que descrevemos neste artigo. Além disso, a plataforma dispõe um sistema de calendários e compromissos que segue os mesmos princípios do Kanban.
A vantagem de utilizar a plataforma da SabeSim é ter um sistema online e automatizado, onde é possível coordenar projetos e equipes de trabalho, como uso de metodologias e práticas com casos reais de sucesso, tudo isso com o uso da melhor tecnologia.

Deixe nos comentários o que achou das recomendações, podemos ajudar a implementar as metodologias e boas práticas com a plataforma de gestão da SabeSim, faça o contato agora mesmo e comece a testar o sistema agora mesmo.
E não deixe de acompanhar nossas dicas através do blog.

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