Método Kanban

Método Kanban para um processo intuitivo e prático

Uma das técnicas desenvolvidas por japoneses da Toyota, o Método Kanban é um sistema de organização e distribuição de tarefas cujo objetivo é aumentar a eficiência da produção a partir da visualização do movimento das atividades

É um sistema bastante visual que dá transparência ao que está sendo produzido, de modo que toda a equipe pode acompanhar a produção, a execução e a conclusão da demanda pelo grupo responsável.

O modelo foi desenhado para ser visual e, por isso, suas referências são expostas em lugares comuns como murais da empresa, onde todo o grupo tenha acesso. Para chamar a atenção e diferenciar atividades iniciadas, em andamento e concluídas, o sistema utiliza uma variedade de cores, formatos e texturas diferentes para cada uma das etapas.

Pode parecer simples, mas a ideia do Método Kanban surgiu de uma necessidade complexa ocorrida ainda no século XX, a de superar o fordismo, no período da crise econômica de 1929, fato que fez a produção industrial americana cair drasticamente e gerar uma recessão.

Naquela época estava em execução o método de produção em larga escala, no qual o objetivo principal era fabricar em quantidade e de forma acelerada, sem avaliar o escoamento desse produto.

Como Surgiu o Método Kanban

Esse momento histórico funcionou então como um divisor de águas na história e na economia mundial. A partir disso, industriais japoneses passaram a estudar formas de evitar um novo colapso na indústria e avaliaram que o foco deveria ser a movimentação e a saída de mercadorias e não para a alta capacidade de produção e armazenamento das fábricas.

Nesse contexto foi criado o sistema toyotista de produção chamado de Just In Time, que em português pode ser lido como produção em tempo. O processo indicava que nenhuma etapa deveria avançar sem que a anterior fosse concluída ou mesmo sem que tivesse o destino estipulado. Dessa forma, os japoneses procuraram dar ênfase à eficiência, prezando pela vazão dos produtos e evitando o desperdício de matéria-prima e tempo de trabalho.

O Método Kanban aparece nesse sistema como a comunicação interna, aquela que atravessa o processo bilateral e chega a um grupo maior, com o intuito de notificar às várias partes envolvidas quais ações são necessárias ou desnecessárias e quais podem ou não esperar algum passo para se desenvolver.

O método incialmente foi estruturado em papéis colados em murais da indústria, de forma manual e escrita. Mas o que parecia uma metodologia muito simples funcionou em grandes indústrias, e até em processos complexos, que envolviam equipes grandes de profissionais.

Como Funciona o Método Kanban

A citada simplicidade da metodologia pode ser conferida na forma como o modelo é estruturado. O mural é dividido em três partes com os seguintes títulos: To do (por fazer), Doing (fazendo ou em execução) e Done (feito ou concluído). Claro que esse é o modelo básico, aquele iniciado na indústria, mas que pode ser adaptado com mais algumas seções possíveis, de acordo com a demanda do projeto ou trabalho.

Em cada uma das colunas são registradas as tarefas de produção da empresa. E isso pode ser feito ainda de forma manual com papéis adesivos e post-it, que devem conter a breve descrição da atividade a ser realizada, o horário de entrada e o horário limite para a saída, além do nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.

Para tanto, podem ser utilizados cores e formas diferentes a fim de facilitar a visualização e torná-la mais rápida, assim como também para, caso seja necessário, destacar as tarefas mais urgentes ou as prioritárias.

Kanban Sabesim

O Sabesim oferece um sistema altamente intuitivo para a empresa que pretende otimizar seus processos proporcionando mais eficiência à produção. É hora de economizar tanto na matéria-prima necessária para a produção, fabricando mais com menos estoque, quanto na impressão de papel. Agora o trabalho manual de colar em murais e colar post-it, assim como o de reescrever utilizando apagador pode ser substituído facilmente pelo Kanban online.

O Software Kanban possibilita a delegação de tarefas e o controle de tempo que cada atividade demora a ser executada, além disso, o sistema permite que o usuário conheça com uma visualização rápida, quem é responsável ela execução e como está seu progresso. Com isso, o controle da equipe de trabalho acontece em tempo real e o gerente poderá ter retorno instantâneo.

O Kanban do Sabesim é um sistema integrado que abrange funcionalidades como a criação de projetos ou tarefas, que podem ser arrastadas de coluna para coluna simplesmente com o uso do mouse, definindo novo status para a atividade.

Um dos diferenciais do software Sabesim é a visualização rápida e geral que pode ser feita apenas com um olhar, de uma só vez o usuário tem conhecimento de todas as tarefas que estão em andamento e de todas as fases do projeto.

O sistema de notificação é outra marca que se destaca no Kanban da Sabesim. Com ele, o usuário não perde uma data, acompanhando de forma online a evolução das ações. O sinal facilita o controle de tempo de execução do projeto e seus prazos.

Benefícios do Método Kanban

O Kanban é uma metodologia essencialmente visual, pois permite a visão do todo, seja no modo físico ou digital, e isso é especialmente útil para projetos que envolvem várias pessoas ou grupos, possibilitando que as coordenações planejem as tarefas atuais e as posteriores. O sistema, portanto, trabalha numa perspectiva holística de determinado processo.

Do ponto de vista do trabalho em equipe, o método retira os profissionais do isolamento diário da rotina, permitindo que todos na empresa tenham uma melhor compreensão do projeto como um todo. Para o líder, a ferramenta permite o controle em tempo real do que está sendo desenvolvido e qual o responsável por cada tarefa, e ainda quando falta alguma etapa para a finalização do projeto.

Mas porque a ferramenta é tão marcante?

Segundo estudos físicos, o cérebro humano capta enorme quantidade de dados pelos olhos, e quando essas informações chegam ao órgão cerebral são processados rapidamente por uma espécie de software humano. A apresentação visual ajuda a identificar tendências, lacunas e discrepâncias existentes no desenho.

Outra característica do método Kanban é a simplicidade, que a torna de fácil acesso para todas as pessoas da empresa, de cargos mais altos aos mais baixos. Essa comunicação permite que o conhecimento corporativo seja disseminado para todos os setores e cargos. No fim do processo, ele estimula autonomia e a capacidade de iniciativa dos colaboradores.

A ferramenta também facilita o fluxo de trabalho, reduzindo o desperdício e tornando tudo mais prático e ágil. Com isso, partes redundantes e desnecessárias de um processo podem ser removidos, enquanto outros podem ser simplificados, esses detalhes, ao final, geram um resultado mais eficiente e produtivo.

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organizador de tarefas

Organizador de Tarefas e seus Benefícios

Hoje, as empresas estão cada vez mais globalizadas, o que causa a necessidade de se diferenciar das outras. Essa diferença existe através de inovações em todas as áreas de negócios, permitindo que as organizações cresçam e sejam mais competitivas. Nesse contexto, é onde a necessidade de um organizador de tarefas aparece.

O organizador de tarefas Scrum é definida como uma das melhores práticas para o desenvolvimento ágil de projetos. É usado principalmente para desenvolver software, mas pode ser facilmente adaptado a diferentes contextos.

O Sprint é a chave do organizador de tarefas Scrum

Uma das atividades mais representativas do Scrum são as Reuniões Diárias, que visam acompanhar todos os processos que estão dentro da Sprint. Nestas, o grupo de trabalho recebe uma série de perguntas como: O que foi feito ontem? O que vai ser feito hoje? E que problemas eles estão enfrentando?

Para agilizar essas reuniões e não ter uma duração superior a 15 minutos, é utilizado um quadro semelhante ao organizador de tarefas Kanban, que permite definir todas as tarefas que cada membro da equipe deve executar.

Scrum busca que todas as pessoas que compõem um projeto tenham responsabilidades.

Após a Sprint, uma nova reunião chamada Revisão da Sprint é realizada, ela revisa todo o processo para garantir a entrega do produto nos horários previamente acordados.

Após a entrega do produto, é realizada uma nova reunião, que no organizador de tarefas Scrum é conhecida como Retrospectiva da Sprint. Que consiste em realizar uma análise dos resultados, o que nos permite encontrar falhas ou melhorias para aplicá-las ao próximo Sprint.

Portanto, no final do Sprint, o próximo Sprint deve ser iniciado automaticamente, recebendo outros “desejos” do Backlog do Sprint, para iniciar o processo novamente.

Assim, o produto será entregue ao cliente, para que ele verifique o andamento do processo e ajude na sua criação.

O que está envolvido na metodologia Scrum?

Como explicamos, o Scrum é usado para o desenvolvimento de produtos, para o qual precisamos ter uma equipe que desempenhará papéis diferentes:

Proprietário do produto: garante que os recursos corretos entrem no Backlog do produto, isto é, representam os usuários.

Scrum Master: responsável por fazer com que todos os membros da equipe tenham as ferramentas necessárias para realizar suas tarefas, ou seja, é o administrador do projeto.

Equipe de desenvolvedores: todas as pessoas responsáveis pela construção do produto, em conformidade com a Sprint.

Testador: eles são responsáveis por testar o produto, antes da entrega ao consumidor final.

Cliente: este é o consumidor final do produto, que também está envolvido no processo.

Vantagens e desvantagens do uso da metodologia Scrum

Primeiro, começaremos citando as vantagens do uso do Scrum:

– Melhora a satisfação do cliente, pois isso faz parte da equipe de trabalho.

– Garante a transparência do processo, todas as pessoas da equipe de trabalho conhecem o andamento do processo.

– Une-se à equipe em torno de um objetivo comum, pois cada membro sabe o objetivo que deseja alcançar.

– O produto é revisado constantemente, através de reuniões diárias ou Daily Scrum.

Na posição contrária, mostraremos as desvantagens de usar este processo:

– A realização dos eventos às vezes é complicada, pois o desenvolvimento de todas as reuniões que a Sprint promove leva tempo.

– É algo complexo de implementar, devido à mudança cultural que a organização deve realizar.

– Pode causar estresse aos membros da equipe, principalmente devido ao cumprimento dos prazos.

– Alterar um membro da equipe coloca o processo em risco.

Kanban: A melhor ferramenta como Organizador de Tarefas

Kanban é uma palavra japonesa que significa cartaz ou painel, elemento-chave desse método produtivo. O sistema Kanban, como tal, surgiu na Toyota, fabricante japonesa de automóveis, para organizar melhor sua produção de veículos, dividindo o processo em fases bem definidas que precisavam ser adequadamente cobertas para passar para a próxima fase, garantindo assim um produto de qualidade. Desse sistema, aplicado à indústria de automação, surgiu o método Kanban, projetado por David J. Anderson e adapta a filosofia original ao desenvolvimento de software, um processo com muitos pontos em comum com o industrial, com diferentes fases, equipamentos de trabalho e a exigência de que cada parte do programa a ser criado funcione corretamente e seja da melhor qualidade possível.

O método Kanban em sua versão moderna aplicada ao software foi usado pela primeira vez na Microsoft e, desde então, é aplicado em centenas de projetos em todo o mundo

Dito isto, o que é Kanban? Em que consiste? Existem dois objetivos que regem esse método produtivo: por um lado, alcançar um produto de qualidade, forçando cada fase do projeto a concluir sua tarefa corretamente e encerrando o caos e a saturação que podem ocorrer em uma fase do projeto em condições normais em que a velocidade prevalece sobre a qualidade do produto.

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Gerenciamento de tarefas e equipe

Gerenciamento de tarefas e equipe = Produtividade

O mundo mudou e atualmente a tecnologia é uma aliada, pois diariamente traz soluções para todas as pessoas. Assim, o gerenciamento de tarefas e equipe é voltado justamente para trazer um resultado melhor a sua atividade.

Um dia é repleto de tarefas e pode ser tanto pessoal, mas, também, profissionalmente e aqui existe um problema. Trata-se do fato de muitas pessoas não serem capazes de lembrar-se de que o trabalho precisa ser feito.

Certamente que essa questão exige atenção e o texto mostrará como a solução da Sabesim pode ser um diferencial. Em seguida, é apenas colocar em prática e a tendência natural é conseguir ter um resultado final muito mais interessante.

O que é o gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim?

Primeiramente, o gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim é uma ferramenta única e que traz muitos diferenciais. O principal é ligado ao fato de possibilitar que exista um controle de atividades diários a ser realizado.

A produtividade é aumentada e por isso é uma ferramenta que soma, porém, serve muito bem a diversos tipos de negócios. Sendo assim, é versátil e a proposta é mostrar as atividades que devem ser realizadas ao longo dia.

Por exemplo: uma determinada tarefa deve ser realizada naquele dia e tem a entrega programada para as 15 horas. Dá para acompanhar o andamento, sugerir correções, aprovar e arquivar, deixando a tarefa no seu sistema.
Desde já, se deseja ter controle sobre o gerenciamento de tarefas e equipe, essa ferramenta é adequada. Vale lembrar que permite ao gestor estar focado em encontrar estratégias eficazes para o negócio e, não, com o retrabalho.

Cenário sem esse software

Imagine uma equipe que cuida da capacidade de armazenamento de uma empresa de tecnologia da informação. Logo, é comum que exista a necessidade de dividir atividades e acompanhar como cada uma pode ser realizada.

O problema principal é que são mais de 80 funcionários e cada um tem a sua função para fazer. Até aqui tudo bem, mas existe uma questão: como será que dá para ter um acompanhamento efetivo sobre cada parte?

Facilmente muitos poderiam não fazer o serviço e o resultado final seria difícil, pois seria preciso analisar caso a caso. Ao mesmo tempo, o superior precisaria ficar fiscalizando o trabalho e seria preciso ter muitos colaboradores assim.

Imagine andar de mesa em mesa e descobrir que a tarefa não foi realizada, o que poderia ser feito? Provavelmente o tempo gasto com o retrabalho seria imenso e sem contar que a comunicação seria muito prejudicada.

Não teria como compartilhar atividades e tampouco outra maneira de tirar dúvidas com rapidez. Frequentemente, é comum encontrar empresas que não tem processos internos bem definidos e sofrem por conta disso.

O cenário sem a ferramenta da Sabesim é arcaico e altamente perigoso, já que não usa a tecnologia e as suas facilidades. Da mesma forma, ainda faz com que a produtividade caia, ou seja, é algo muito negativo para a organização.

Cenário com gerenciamento de tarefas e equipe com o Sabesim

Antes de mais nada, imagine o mesmo cenário citado no tópico acima e todas as condições devem ser iguais. Entretanto, o gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim traz enormes diferenciais e tudo fica mais simplificado.

A ferramenta permite criar cada tarefa e inserir informações que deixam o processo adequado a essas necessidades da empresa. Por outro lado, tudo pode ser acompanhado pela tela do computador e a seguir confira como ficaria:

  • Em primeiro lugar, a ferramenta é integrada ao sistema Forms e essa é uma das mais utilizadas;
  • É possível criar a tarefa em pouco segundos e inserir as demais informações;
  • Posteriormente, dá para selecionar o nome da tarefa, o responsável, o prazo de entrega e a coluna;
  • Por fim, mas não menos importante, é possível acompanhar e conseguir comentar, pedir correções ou mesmo elogiar todo o andamento.

Seguindo o exemplo citado no tópico anterior, é possível que os 80 colaboradores efetuassem a tarefa e sem maiores problemas. Bem como, o gestor tem a capacidade de analisar como está indo e passar o feedback.

Fato é que a produtividade de cada colaborador é melhorada e a razão é muito simples de ser entendida. Assim também, o gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim oferece a chance de ter um controle diário efetivo.

Vantagens do gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim

Entender melhor o gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim passa diretamente por entender as vantagens inclusas. Sob o mesmo ponto de vista, é primordial ter acesso as informações e a seguir confira alguns benefícios.

– Aumento da produtividade

Por meio do uso de atividades diários, semanais, quinzenais e mensais dá para elevar a produtividade. A atitude de ser mais eficiente é um grande diferencial para esse mercado.

– Cumprimento de metas

De antemão, saiba que esse é o beneficio principal e é referente ao fato de existir muito mais pontualidade. O controle sobre o que está sendo feito é sempre um ponto positivo a todos.

– Ferramentas úteis

Pensar nas melhores estratégias passa pelo fato de saber utilizar aquilo que está à disposição. Conforme mostrado acima, muito do retrabalho pode ser minimizado e diminuir o custo da empresa.

– Gestão de tempo

A princípio, ter um controle de atividades efetivo faz com que você possa gerar melhor o tempo da sua equipe. Ainda mais, devido ao fato de cada tarefa pode vir demandar mais atenção da equipe.

– Pontualidade

Essa é uma maneira de manter e também respeitar o prazo, sempre acompanhando tudo de perto. Em resumo, as entregas são realizadas no prazo e por isso é que a utilização é muito relevante.

À primeira vista, deu para conferir as vantagens e a Sabesim de proporciona ter um controle maior sobre as tarefas. Nesse ínterim, é apenas possibilitar que os gestores e superiores consigam elevar a produtividade dos colaboradores.

Antecipadamente, a gerenciamento de tarefas e equipe da Sabesim é altamente eficaz e mais um diferencial. Chega-se a hora e o momento de começar a colocar tudo em prática, pois a Sabesim está a sua disposição.

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gestão de tarefas

Gestão de tarefas e aumento da produtividade

Aumentar a produtividade da sua equipe é algo fundamental para que a empresa possa estar evoluindo. Atualmente, a tecnologia tomou conta e a gestão de tarefas com o Sabesim auxilia a melhorar a produção de colaborador.

Embora muitas pessoas não se atentem a esse fator, a realidade é que os resultados também podem ser melhorados. O grande segredo da Sabesim é simples e trata-se do fato de todo o processo ser 100% online.

À princípio, a gestão de tarefas pode fazer com que você entenda o andamento de cada função e também com que está. Logo, confira melhor a seguir a razão pela qual dá para usar essa funcionalidade com total facilidade.

O que é a gestão de tarefas com o Sabesim?

De antemão, saiba que a gestão de tarefas com o Sabesim resolve uma questão frequente: saber o responsável por executar tal tarefa. Sob o mesmo ponto de vista, é necessário que um software resolve o problema com facilidade.

Um dos maiores desafios existentes é conseguir superar a dificuldade para o controle de atividades, resultados e acampamento do pessoal. Por outro lado, a gestão de tarefas com o Sabesim é focada justamente em atender esse fato.

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Conheça dois excelentes softwares para a gestão de tarefas com o Sabesim

Certamente que a gestão de tarefas com o Sabesim é uma decisão acertada e vale lembrar que dois softwares podem ser usados. Ambos se complementam e conseguem trazer resultados que farão a empresa estar evoluindo bastante.

O entendimento sobre os softwares não é complicado e fornece a possibilidade de ter um processo interno mais eficaz. Confira a seguir, como o Sabesim pode trazer soluções e tudo por meio de duas excelentes soluções:

Sistema Kanban Online

À primeira vista, a gestão de tarefas com o Sabesim é mais simples com o sistema online Kanban. Vale citar que é muito robusta, delegando e controlando as tarefas, podendo coordenar as equipes e os projetos de trabalho.

A ideia principal é que evite os seus colaboradores e percam o foco daquilo que precisa estar feito. O Kanban te possibilita delegar as principais tarefas de maneira sempre intuitiva, já que o sistema controla o tempo de cada tarefa.

Esse fato permite que você possa saber visualmente o que foi feito e aquilo que ainda deve ser completado. Logo, a gestão de tarefas com o Sabesim fará com que o controle da sua equipe de trabalho seja possível e traz muitos feedbacks.

Calendário de compromissos

A interface é idêntica ao Google Calendar e também o Windows Live Calendar, mantendo a simplicidade. O controle dos seus compromissos é possível e dá para ver por dia, semana e mês, todas as informações na sua tela inicial

Vantagens da gestão de tarefas com o Sabesim

À primeira vista, o entendimento sobre a gestão de tarefas com o Sabesim fica mais simples quando as vantagens são citadas. Sendo assim, a Ferramenta Scrum deve ser citada e trata-se do principal cuidado com o trabalho em si.

O objetivo é conseguir ter o controle dos processos e engloba, também, os mais complexos e exigem muita atenção. Por essa razão, é que ter uma ferramenta que cuide de cada atividade e possa mostrar todo esse rendimento.

A gestão de tarefas pode ser realizada com o uso da Ferramenta Scrum e permite ter muitas vantagens. Para entender melhor as vantagens dessa ferramenta, confira melhor a seguir o que está incluso quando for bem utilizada.

Planejamento de cada atividade

Desde já, planejar cada atividade é mais simples e por isso é muito importante para que dê para cumprir metas. Ao mesmo tempo, possibilita trabalhar firmemente em prol de um objetivo e esse fato é sempre interessante.

Por meio desse comportamento, é possível avaliar quais são os trabalhos e podem vir a ser importantes. Dá para conseguir muitos pontos em si e faz com seja necessário, fazendo com que os gestores possam aproveitar.

A gestão de tarefas com o Sabesim faz com que seja feito em muitas etapas que certamente mantém a equipe dedicada. É por meio desse objetivo que é possível não perder a motivação e os retornos estarão inclusos nisso

Gestão de projetos

Esse é outro ponto extremamente relevante e é inerente ao uso da Ferramenta Scrum, fazendo que a gestão seja efetiva. Posteriormente, é possível segmentar todos esses processos e até mesmo o rendimento pode ser melhorado.

Vale lembrar que dá para aumentar a carga de trabalho e o processo de gestão consegue ser melhorado cada vez mais. Assim sendo, dá para acompanhar da melhor maneira possível e você precisa entender se está dentro do trabalho.

Gestão de tarefas com o Sabesim: Os resultados são mais expressivos

Quando você tem uma metodologia que seja aplicada e dá para melhorar os resultados por meio disso. Esse fato se dá devido a sua equipe se tornar atenta e é focada naquilo que deve ser realizado naquele momento.

É primordial entender que a cada objetivo alcançado, a equipe consegue ter um comportamento totalmente positivo e em termos de comemoração. Logo depois, é valido avaliar e trabalhar fortemente com as possibilidades inclusas nisso tudo.

Possibilidades de cuidados maiores

A gestão de tarefas possibilita dividir esses processos e dá para cada parte cuidar daquilo que foi alcançado desde o início. A efetividade é conseguida e dá para ter atenção especial ao que está sendo oferecido naquele momento.

É possível que você, como gestor, tenha todo o controle de tudo o que é feito e realizado para cada parte. Do mesmo modo, não há qualquer prejuízo de tempo e por isso que o avanço é conseguido pela gestão.

Acompanhamento de processos

Cada atividade deve ser feita e tem as suas particularidades, não é mesmo? Nesse ínterim, dá para acompanhar esse processo e ter muito mais qualidade. É provável que um projeto mais complexo exija a atenção e pode ser complicado.

Todo o processo de entrega pode ser feito de acordo com a complexidade presente e é necessário atentar-se a esse fator. Fato é que a gestão de tarefas com o Sabesim pode ser feita com as ferramentas que foram citadas aqui.

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Metodologia ágil com Kanban

Metodologia Ágil com Kanban na palma da mão

Em busca de uma metodologia ágil com Kanban? Chegou ao lugar certo.

Gerir uma empresa se apresenta hoje como um dos maiores desafios para pequenos, médios e grandes empresários. Isso porque o mercado se tornou ainda mais concorrido e os consumidores, mais exigentes. Mas o que uma metodologia ágil com Kanban pode fazer a esse respeito?

A empresa, tal como um organismo, é codependente de diversos processos entre si. Nesse sentido, um empresário deve apresentar-se como um líder e gestor que consiga estar atento a todos esses processos garantindo que eles aconteçam. Além disso, devem implantar um sistema de comunicação eficaz.

Porém, fazer isso sozinho é algo praticamente impossível. Sendo assim, é necessário encontrar meios para que ele consiga extrair o melhor de seus funcionários dentro dos processos sem perder o foco na gestão de vista. E pensando nisso a Sabesim apresenta o sistema de metodologia ágil com Kanban.

Quais são as necessidades de uma empresa atualmente?

Para que uma empresa se mantenha ativa nesse mercado atual, é necessário que ela tenha um acompanhamento gradual.

Ou seja, o empresário precisa estar atento às tarefas que são realizadas, quais projetos estão em andamento, como eles estão sendo controlados e qual a sua previsão de conclusão.

Além disso, é preciso que ele mantenha sua equipe focada, motivada a entregar um trabalho de qualidade. Lembrando que investir no capital humano é sempre a melhor alternativa, e para que isso aconteça, é preciso investir em sistemas tecnológicos mais dinâmicos que sejam capazes de extrair habilidades.

Independentemente do tamanho da empresa, é possível perceber que sua gestão não é uma tarefa fácil.

Por isso, é preciso saber a qual sistema recorrer. E a metodologia ágil com Kanban se apresenta como melhor alternativa.

Metodologia ágil com Kanban Online – Plataforma Colaborativa

Para que serve uma plataforma colaborativa dentro de uma empresa?

A plataforma colaborativa se apresenta com uma maneira eficaz de aumentar a produtividade de uma equipe.

Através do gerenciamento das capacidade coordenadas é possível que todos os membros de uma equipe, ou de uma empresa, criem um espaço de trabalho e insiram seus fluxos nele.

A vantagem desse sistema, é que dessa forma, é possível que todos tenham acesso à todas as atividades. Isso permite então, o desenvolvimento de um trabalho mais ativo com comunicação mais dinâmica.

Além disso, através da metodologia ágil com Kanban online o empresário poderá:

  • Desenvolver novas formas de comunicação por e-mail, o que a torna mais ativa;
  • Inserir painéis de discussão, que permitem o acontecimento de reuniões simultâneas;
  • Gerenciamento de documentos, que é fundamental para a organização de uma empresa, com um sistema online de armazenamento e criação;

Com o sistema online é possível ainda:

  • Ter acesso à ferramentas sociais que são projetadas para uma comunicação de maneira dinâmica e centrada;
  • Ferramentas de controle de projetos, que permitem acompanhar de perto o andamento dos mesmos;

Gestão de vendas com Kanban

A metodologia ágil com Kanban também permite uma maior controle sobre a gestão de vendas.

Dessa forma, através dela é possível aumentar o número de vendas realizadas, fidelização dos clientes, bem como aumento do número de sua prospecção.

Sendo assim, o sistema irá garantir que seja possível realizar mais vendas através de atividades controláveis.

Isso ocorre da seguinte maneira: o vendedor passa a ter acesso à dados importantes que revelam os gostos dos consumidores. Além disso, ele passa a ter uma visão maior sobre a capacidade de vendas, o que aumenta consideravelmente o seu número.

Não se pode esquecer, no entanto, de que o treinamento da equipe de vendas também é uma estratégia de grande importância.

Com o sistema, o gestor conseguirá treinar e desenvolver suas equipes analisando todos os dados apresentados. Assim, ele fará um apontamento das principais deficiências do serviço e como ele pode ser melhorado.

Controle de atividades através da ferramenta Scrum

Outra grande vantagem de se obter acesso à metodologia ágil com Kanban é possibilidade de controlar todas as atividades de sua empresa.

Desse modo, o gestor consegue ter acesso a tudo que está acontecendo de maneira simples, objetiva e direta através do sistema Scrum.

Isso implica em grandes mudanças para a empresa, como por exemplo:

  • Planejamento de atividades – onde ele pode estabelecer objetivos e metas para a sua equipe de modo que todos estejam cientes disso e acompanhando sua evolução;
  • Gestão de projetos – ele tem a possibilidade implantar e acompanhar um projeto do começo ao fim acompanhando cada etapa dentro do sistema podendo inclusive, compartilhar os resultados com sua equipe;
  • Acompanhamento processual – com o sistema Scrum, o gestor pode acompanhar todos os processos de sua empresa de forma rápida, apontando quais alterações devem ser realizadas;

Outra opção de controle de atividades

O controle de atividades pode se tornar um desafio para empresários de diferentes nichos. Contudo, ele se torna mais organizado e dinâmico quando utiliza a seu favor ferramentas tecnológicas precisas.

Nesse sentido, a metodologia ágil com o sistema Kanban também apresenta mais uma solução que pode ajudar na gestão de uma empresa como um todo: a Agenda de Compromissos.

Através da Agenda de Compromissos do sistema Kanban, é possível ao gestor está atento ao cumprimento de metas, produtividade, controle de entrega de trabalhos e gestão de tempo tanto de seus funcionários, quanto do seu próprio tempo.

Este trata-se de um software digital que possui uma interface amigável que facilita a comunicação entre o gestor e seus funcionários.

Dessa forma, se torna mais fácil comandar equipes dando o respaldo que elas precisam e garantindo que elas entreguem seu trabalho a tempo.

Por que escolher a metodologia ágil com sistema Kanban ?

O Sistema Kanban da Sabesim é um sistema inteligente projetado para atender diversas necessidades dos empresários no seu dia-a-dia. Com ele, atividades consideradas extremante complexas, se tornam facilitadas.

Trata-se de um investimento que traz retornos a curto, médio e longo prazo. Por isso, implantá-lo em sua empresa se torna uma atividade emergencial.

O mundo não vive mais sem os meios tecnológicos, e quanto mais cedo uma empresa compreender isso, mais chances de se firmar no mercado por mais tempo ela tem. Por isso, não se pode perder tempo!

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Organização de Tarefas

Organização de Tarefas: Mais Controle e organização

Esse artigo pode ser muito útil para você que procura uma maneira de ter uma maior organização de tarefas relacionadas aos processos e projetos de seu negócio.
Isso porque apresentamos ferramentas digitais mediante as quais você poderá ter um controle sobre a qualidade dos produtos. Ademais, elas podem propiciar uma maior organização e uma melhor gestão das equipes de trabalho.
Com o intuito e falar mais sobre esse assunto, mostramos as vantagens das ferramentas de organização de tarefas. Apresentamos ainda algumas dessas ferramentas e seus diferenciais. Confira na leitura!

A importância das ferramentas de organização de tarefas

Sem dúvida, as rotinas laborais nas empresas da atualidade são muito intensas e envolvem uma série de variáveis, tanto internas quanto externas.
Muitas vezes, o emaranhado de aspectos que compõem uma organização inviabiliza um maior controle dos processos e trabalhos realizados. Isso pode acarretar em perdas para uma organização.

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No entanto, a chegada dos recursos digitais simplificou muito o gerenciamento de equipes. De fato, as ferramentas de tarefas contam com funcionalidades que automatizam e centralizam a gestão.
Elas permitem não apenas o gerenciamento de tarefas da equipe que trabalham em um projeto, mas também a visualização do andamento dos trabalhos.
Para que se possa ter uma ideia, por meio de um programa de gestão de tarefas é possível estabelecer prazos e metas, interligando toda a equipe. 

É possível ainda verificar a existência de gargalos e resolvê-los em tempo hábil de modo a não colocar em risco a entrega dos trabalhos.
Além dessas vantagens, essas ferramentas permitem visualizar os colaboradores responsáveis por cada etapa ou parte do projeto. Dessa forma, é possível fazer o devido controle de maneira mais efetiva.
Esses programas permitem ainda não apenas entender em que etapa um projeto se encontra, como também possibilita o estabelecimento de prioridades.
De maneira resumida, podemos dizer que esses softwares facilitam em muito a gestão de um negócio.
De fato, eles centralizam as informações sobre os trabalhos e simplificam o acompanhamento dos projetos. No tópico a seguir, apresentamos um desses programas para organização de tarefas.

Organização de Tarefas Com o Sistema Kanban Online

Uma ótima plataforma para o gerenciamento de tarefas é o Sistema Kanban. A seguir, mostramos o que esse software tem a oferecer.

Mais flexibilidade

Uma das grandes vantagens dessa ferramenta é o fato de ela permitir a alteração de prazos de modo a ser visualizada por toda a equipe.
Desse modo, é possível adequar as datas a imprevistos e outros fatores que podem impossibilitar os prazos estabelecidos anteriormente.
Além disso, as tarefas podem ser excluídas ou adicionadas a qualquer momento.

Maior comunicação

A ferramenta possibilita ainda uma comunicação mais eficiente do gestor com os membros de sua equipe.
De fato, é possível se comunicar com os colaboradores por meio da própria plataforma, o que evita a perda de tempo.

Mais organização e planejamento

Outra vantagem dessa ferramenta é o fato de ela proporcionar um planejamento diário mais efetivo.
De fato, uma das funcionalidades presentes nela é o controle do tempo em que cada tarefa deve ser executada e entregue.
Os trabalhos podem ser acompanhados em todas as suas etapas. Esse sistema de gestão de tarefas classifica essas etapas em quatro blocos. São eles:

  • Em espera (tarefas necessárias à execução do projeto)
  • Para fazer (atividades delegadas, mas não iniciadas)
  • Em andamento (trabalhos sendo executados)
  • Concluído (trabalhos entregues)

Mais controle

Para que se possa ter uma ideia, é possível verificar a porcentagem de tempo que as tarefas permaneceram em cada uma das etapas que indicamos acima.
No tópico a seguir, apresentamos um outro tipo de ferramenta, muito utilizada pelos profissionais da área da tecnologia. Estamos falando da metodologia Scrum.

Ferramenta Scrum para Organização de Tarefas

Essa ferramenta de projetos é utilizada especificamente para projetos mais complexos e maiores.
Por meio dela, é possível dividir a realização dos projetos em etapas menores, também conhecidas como ciclos.
Dessa forma, tem-se um ganho na qualidade do trabalho executado, haja vista que a divisão do trabalho evita o desgaste e concentra esforços.
Tal como no caso da ferramenta para organizar tarefas de que falamos acima, ela permite a delegação das etapas que compõem o serviço. Com isso, ela também proporciona mais autonomia a cada colaborador.
Os prazos também são determinados de modo a proporcionar o gerenciamento da equipe e a visualização do andamento do trabalho.
A transparência também é uma vantagem dessa ferramenta. De fato, por meio dela é possível centralizar todas as informações referentes ao projeto em um único local.
Além disso, os gestores podem realizar feedbacks regulares com o intuito de melhorar a comunicação entre a equipe e garantir o sucesso do projeto.
Essas ferramentas também são bastante flexíveis, amoldando-se a realidade das organizações de maneira dar mais eficiência ao trabalho da equipe.
Para melhor visualizar todas essas características da ferramenta Scrum, apresentamos uma delas no tópico seguinte.

A Ferramenta Scrum Sabesim

Gestão de projetos

Essa ferramenta tem uma série de funcionalidades que permite a gestão de projetos maiores.
De fato, ela permite o acompanhamento de cada parte do trabalho da equipe, o que seria praticamente impossível sem a ajuda de uma ferramenta digital.

Planejamento das atividades

A ferramenta Scrum da Sabesim! permite o desmembramento e divisão das tarefas.
Com isso, os colaboradores passam a entender mais facilmente as metas do trabalho. Dito de outro modo, o foco ganha em direcionamento.

Acompanhamento

Ademais, isso não prejudica o acompanhamento das atividades, haja vista que essa ferramenta é muito intuitiva e de fácil manuseio.
Por meio dela, os gestores podem entrar em contato com os colaboradores em tempo real, intervindo junto às tarefas com a finalidade de melhorar sua execução.
Por conta de todas essas funcionalidades, a ferramenta Scrum da Sabesim! é uma das mais recomendadas para quem deseja ter mais controle e qualidade na execução de projetos maiores.

Organização de Tarefas no Trabalho com Ferramentas Digitais

Assim, podemos concluir que os softwares que apresentamos aqui podem facilitar muito a gestão de um negócio. Com eles, é possível ter um acompanhamento efetivo de projetos e ter resultados com mais qualidade.
Isso porque esses programas permitem a centralização e a transparência das informações, além de integrar todos os envolvidos no trabalho. Esses aspectos contribuem para uma maior organização no trabalho.

E você, já utiliza algum desses softwares para dar mais eficiência aos processos de seu negócio? Qual?

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scrum master

Metodologia scrum: 7 pecados mortais de um Scrum Master

Muitos empreendedores e gestores se queixam que a metodologia scrum é pouco eficiente ou não é capaz de gerar os resultados que se espera desse método. Mas, o que muitos não sabem é que podem estar cometendo alguns dos pecados mortais de um Scrum Master.

Isso mesmo! São comportamentos e modos de pensar que prejudicam diretamente o desempenho de tarefas e o gerenciamento de projetos. E nesse post listamos os sete principais erros do gênero que você deve evitar a todo custo. Confira!

Erros que devemos evitar ao aplicar metodologia scrum

Basicamente, quando se trata de metodologia scrum, existem alguns erros que precisam ser evitados para garantir que esse processo ofereça bons resultado na gestão de projetos. E o primeiro deles é:

1. Ignorar regras básicas da metodologia

Um dos primeiros pecados de um Scrum Master é não seguir as regras da metodologia scrum. Ao invés de acompanhar de perto o andamento de projeto, você falta as reuniões.

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Ao invés dos desenvolvedores se comprometerem com tarefas como renuir o conteúdo do sprint, é você que está fazendo. E as revisões só estão apontando se a equipe está fazendo ou não trabalho, sem apresentar nenhuma proposta de melhoria.

É preciso ter em mente que apesar da metodologia ser flexível, existem regras que precisam ser seguidas. Caso contrário tudo começará a se acumular até virar uma grande bola de neve.

2. Ao invés de seguir o que foi determinado você faz tudo do seu jeito

As interações e demandas foram estabelecidas, mas você quer que resolva do seu jeito. Ao invés de trabalhar com o time, você está fazendo com que ele trabalhe por você.

Você determinou que todos comecem em um horário X, trabalhem por horas seguidas sem pausas e entreguem uma quantidade Y de demandas.
Isso está errado em vários aspectos. Tenha em mente que cada membro da equipe sabe qual a melhor forma de trabalhar individualmente. Se todos estiverem dentro da estrutura do Scrum não tem problema algum se cada um trabalhar do jeito que acha melhor.

Como scrum master, você até pode dar algum direcionamento para a equipe, mas tenha em mente que um dos princípios dessa metodologia é justamente aumentar a produtividade através do trabalho em conjunto. Logo, todas as etapas não podem ser executadas apenas do seu jeito.

3. Você quer resolver os problemas antes mesmo que eles surjam

Outro erro que deve evitar ao aplicar a metodologia scrum é tentar “apagar o fogo” sem que nem mesmo haja sinal de fumaça. Essa agressividade acaba sendo prejudicial em vários aspectos.

Você acaba ficando sobrecarregado e muitas vezes cria situações desnecessárias e que não ajudam em nada a gestão de projetos.

Isso não quer dizer que você deve deixar o seu time cometer vários erros e só esconder tudo debaixo do tapete. Pelo contrário, você precisa permitir que os seus colaboradores achem o problema e busquem uma solução.

É justamente essa jornada de erros, acertos e aprendizados que irá formar um time vencedor que sabe gerenciar qualquer obstáculo que possa surgir ao longo do percurso.

4. Não ter empatia

Ter empatia não significa que você deve colocar os seus desenvolvedores “embaixo da asa”. Pelo contrário, esse tipo de sentimento acaba sendo benéfico em vários sentidos, desde que seja na medida certa.

Entenda que cada pessoa tem seus valores, ideais, pontos fortes e também defeitos. E é justamente entendendo os limites e potenciais de cada um da sua equipe que será possível desenvolver cada profissional ao máximo.

Além disso, lembre-se que um ambiente de trabalho saudável e criativo acaba incentivando e motivando os desenvolvedores. A forma como se trabalha hoje é completamente diferente de algumas décadas atrás.

Isso porque as empresas entenderam que de nada adianta fazer um desenvolvedor passar horas na frente de um computador, se a produtividade dele vai cair depois de 2 hora programando direto. Por isso, tenha empatia, ajude a estimular a criatividade no local de trabalho, faça pausas e entenda os seus profissionais.

5. Você foca apenas no treinamento do time de desenvolvimento

Outro pecado mortal que um Scrum Master deve evitar ao aplicar a metodologia scrum consiste em focar apenas na equipe de desenvolvimento.

É preciso ter em mente que um scrum master precisa trabalhar com todos os times ligados ao produto. Somente assim será possível chegar a um resultado final realmente satisfatório. É necessário aplicar os valores ágeis em todos os departamentos da empresa.

Seja do desenvolvimento, marketing, contabilidade ou qualquer outro setor. Afinal de contas, uma empresa funciona como um relógio onde cada equipe é uma engrenagem que desempenha uma função em específico.

E para que o relógio funcione, é preciso que todos estejam alinhados.

6. Achar que você ou seu time é ágil apenas por usar scrum

Muitos Scrums Masters acreditam que o fato de usarem a metodologia scrum, é o que faz deles profissionais ágeis.

Mas, assim como não seguir as regras é um erro, acreditar que só porque você está usando elas, está sendo ágil, também é. Um produto pode ficar anos em fase de desenvolvimento e mesmo assim cumprir o Scrum.

E ao mesmo tempo você pode apresentar um projeto em duas semanas, mas ele não ser ágil. Isso porque provavelmente ainda há vários resíduos que precisam ser eliminados.

Por isso, tenha em mente que para ser um Scrum Master é necessário levar os princípios ágeis para todos os aspectos da sua vida profissional. Essa é uma metodologia que é aplicada de forma contínua para gerar resultados.

7. Você se baseia apenas em certificações

Quando a metodologia Scrum ganhou popularidade, várias certificações surgiram, tais como: CSM, SPS, CSPSM, CAL, SP, APSM e dezenas de outras.

E sim, realmente é possível obter lições importantes através dessas certificações, mas é necessário ter em mente que não é só porque você fez um curso X que se tornou um especialista na metodologia. A maior prova disso é a quantidade de profissionais formados que não sabem como manter um time ágil.

Ser um Scrum Master está mais relacionado ao fato de você se aperfeiçoar constantemente buscar maneiras de potencializar os resultados do seu time, do que obter uma certificação. Lembre-se, essa é uma metodologia que sempre busca agilidade e melhorias, e isso também vale para o seu modo de trabalhar.

Conhecer os principais pecados mortais de um Scrum Master é o primeiro passo para aperfeiçoar a aplicação dessa metodologia. Agora, é necessário evitar esses erros buscando ferramentas e atitudes ágeis.

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Agenda de Tarefas

Agenda de Tarefas / Calendário de compromissos

Pode parecer clichê quando te aconselham a organizar suas atividades em uma agenda de tarefas. Muitos até resistem a comprar uma e anotam as atividades diárias em cadernos comuns, mas a correria e a quantidade de tarefas que cada pessoa tem assumido exige uma página datada com horários definidos, especialmente se as atribuições forem de trabalho. Por isso está cada vez mais difícil resistir a elas.

E para facilitar a vida de quem não tem paciência para anotar em páginas impressas, a tecnologia permitiu a criação de agendas online. Nelas existem todas as funções presentes na agenda tradicional e mais algumas facilidades, como a marcação por cores, sinalizando a ordem de prioridade, os avisos de horário, dia de determinada atividade, entre outros.

O aplicativo permite o acompanhamento das atividades em dispositivos como smartphones, possibilitando a visualização dos compromissos a qualquer momento e na palma da mão. As alterações que acontecem comumente no dia a dia, podem ser feitas rapidamente e com apenas um clique no calendário da agenda.

Organização da rotina de trabalho

A maioria das pessoas acredita que preencher a agenda vai fazê-las perder tempo, mas os pequenos minutos gastos nesse momento vão ser refletidos em tempo ganho no decorrer do cumprimento dos compromissos com pontualidade.

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Para os profissionais liberais ou não, essa organização em lista de tarefas pode ser o diferencial de quem busca o aumento da produtividade e da agilidade. Isso inclui também os colaboradores de empresas. Nesse caso, as organizações precisam, muitas vezes, apresentar a agenda a ser utilizada, a importância de listar as tarefas e os benefícios que a agenda traz aos resultados finais da empresa.

Na agenda de empresas, além de organização de tarefas, ela contribui de forma significativa para o planejamento mais longo de gestão, além de permitir o compartilhamento de atividades entre os colaboradores e gestores e, assim, um engajamento maior entre membros da equipe e entre equipe e gestão.

Agendas online

O hábito de trabalhar com agenda ganhou mais um aliado. Ao invés de papéis afixados em paredes, a tecnologia da informação possibilitou a criação das agendas online. As ferramentas que traduzem em seu formato o modelo impresso, além de páginas datadas, trazem mais elementos a favor da organização e do cumprimento de compromissos, como os lembretes.

As planilhas também permitem priorizar tarefas em detrimento de outras, destacando as mais importantes, com acompanhamento das atividades por dia, mês ou semana, compartilhando ações de que todos participem, além dos compromissos que são de um único profissional, mas que interessem a um coletivo, como treinamentos e palestras.

Em tempo de tecnologia, a adoção desse tipo de aplicativo facilita, inclusive, a comunicação dentro da empresa entre os profissionais das diversas áreas e promove a interação entre eles, já que é possível visualizar as atividades de um projeto desenvolvidas por pessoas e setores diferentes em tempo real de execução de determinado plano de ação.

Agenda de tarefas do Sabesim

Nesse contexto, a agenda online Sabesim aparece com diferenciais importantes para quem deseja implantar ou aprimorar a rotina de atividades da organização. Com o aplicativo, profissionais terão acesso a seus compromissos de forma destacada, além disso, a planilha vai indicar as atividades que vão ocorrer nas horas de trabalho, lembrando o horário de cada compromisso a cada um dos profissionais.

Agenda de Tarefas Exemplo

O Sabesim criou a função de adicionar e deletar tarefas e visualizá-las por dia, semana ou mês, e isso pode ser feito apenas arrastando o mouse sobre o calendário, dando adeus de vez à caneta, o papel e ao apagador. Lá você marca e desmarca reuniões, apresentações, viagens, cursos, entre outros.

Também de olho na ferramenta de planejamento mais usada por gestores, o sistema Kanban, a agenda do Sabesim facilita o grau de priorização de cada tarefa no calendário, diferenciando-as por cores, onde cada compromisso recebe uma tonalidade indo do mais importante ao menos.

Os avisos são disparados para mais de um participante quando a atividade envolver mais de um profissional. Para isso, o responsável vai precisar incluir na agenda quem serão os colaboradores que irão participar, alertando-os sobre o compromisso e evitando que o gestor precise encaminhar e-mail para cada convidado.

Reuniões e apresentações da gestão com determinado setor ou grupo de profissionais, além de treinamentos de interesse públicos são atividades que também podem ser direcionados para os respectivos colaboradores, somente com a marcação das pessoas o calendário. A agenda online permite ainda que o gestor consulte seus compromissos por dia, semana ou mês, sem que se atrapalhe com datas e horários.

Benefícios da agenda de tarefas

As vantagens de uma agenda de tarefas são muitas, principalmente para empresas que priorizam o planejamento e a organização. A agenda torna a realização das tarefas mais objetivas e auxilia no cumprimento pontual das atividades necessárias a cada projeto da instituição.

Os benefícios passam pela redução do estresse, flexibilidade, visão de desempenho e menos dispersão. Ao completar a agenda, o profissional desenvolve o planejamento e, com isso, diminui a ansiedade de resolver pendências. Com o plano traçado, os imprevistos que podem vir a surgir, serão sanados de maneira mais fácil, assim como no caso da necessidade de alteração das prioridades, fato que acontece com alguma frequência nas empresas.

Com as tarefas delineadas, os colaboradores conseguem medir e entender melhor os prazos e os custos detalhados no plano. A agenda também proporciona menor distração entre os profissionais, uma vez que, com toda a página de tarefas desenhada, cada um conhece exatamente o que precisa ser feito e executa a ação concentrado no objetivo do seu trabalho, aumentando, assim, a produtividade individual e coletiva.

A transparência é outro fator facilitado pela agenda, principalmente para os gestores que tem, com a agenda, a possibilidade de visualizar os projetos de todos os departamentos, de profissionais coordenadores e diretores, e acompanhar como estão evoluindo essas tarefas. O calendário também permite o alinhamento da gestão de tarefas coletivas, entre setores e entre profissionais da mesma equipe, de equipes diferentes e daqueles que se encontram em projetos hierarquicamente mais na base da organização.

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Controle de pendências

Controle de Pendências – Aprenda a fazer o de sua empresa

Você já deve saber que para que uma empresa seja organizada, é preciso ter um ótima sistema de controle de pendências. Mas isso não é tão simples quanto se imagina.

Isso porque muitas vezes somos surpreendidos com diversas tarefas diárias que nos tomam muito tempo. Assim, muitas metas não são concluídas a tempo, o que pode prejudicar muito a qualidade do serviço prestado por sua empresa.

Então se você está disposto a mudar a realidade de sua empresa, entenda como fazer o seu controle de pendências com a Sabesim.

O que é um controle de pendências?

O controle de pendências também pode ser chamado de controle de atividades diárias. Com ele, é possível ter acesso às tarefas do dia, dados importantes e outras informações que permitirão o bom andamento da empresa.

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Ele é ideal para todos os tipos de empresa que desejam expandir no mercado. Isso porque sabemos que no mercado atual, o que faz com que um negócio gere valor é o modo como ele otimiza suas tarefas e explora as habilidades humanas.

Sendo assim, controlar as pendências, entendendo o que é preciso ser feito e o quais são as prioridades se torna fundamental.

Nesse sentido, é válido ressaltar que não existe uma receita pronta para isso. Existem diversas ferramentas que podem ajudam a sua empresa a se destacar. A partir de agora você descobrirá algumas delas.

Agenda de tarefas online

Os colaboradores tem ciência de quais são suas tarefas diárias? Embora muitos sejam designados a desenvolverem tarefas contínuas, sempre existem muitas outras que necessitam ser realizadas.

E é claro que a depender do tamanho da empresa ou do setor que você comenda, não é possível controlar cada pessoa de perto. Além disso, essa se tornaria uma tarefa muito cansativa.

Então o que fazer para otimizar o controle de tarefas diárias verificando todas as pendências?

Uma ótima solução é a implantação de uma agenda de tarefas online da Sabesim. Esta é uma ferramenta que permite analisar todas as tarefas de diferentes setores acompanhando todo o seu andamento.

Além disso, ela também avisa os responsáveis de que os mesmos possuem tarefas pendentes, ou então, o momento do vencimento delas. Ela também permite que cada colaborador se organize melhor. Uma vez que ela é capaz de indicar o grau de importância e prioridade de cada compromisso. Mais uma de suas vantagens está no fato de que ela também possibilita analisar o número de tarefas que estão sendo realizadas por dia, semana ou mês.

Sem sombra de dúvidas, a agenda online é um ótimo recurso para empresas que desejam realizar um controle completo de pendências.

Sistema de mensagens internas para controle de pendências

Quando você precisa avisar um colaborador sobre algo ou entender sobre o andamento de uma tarefa, o que você faz?

Muitos empresários ainda adotam o velho sistema de chamadas por ramal, ou pior, deixam mensagens escritas em cima da mesa.
Outros, até tentam se arriscar mandando e-mails. Mas acredite, embora os e-mails sejam uma alternativa de comunicação, eles não são os mais eficazes.

Isso porque existem mensagens que precisam ser respondidas de maneira rápida. Assim, cada segundo perdido pode se transformar em dinheiro perdido, em clientes insatisfeitos e em uma imagem negativa de sua empresa.

E todo esse caos pode ser evitado com o sistema de mensagens internas da Sabesim. Através dele, é possível mandar mensagens de maneira instantânea para os colaboradores não só do mesmo setor, mas de outros setores.

Outras vantagens que podem ser notadas são:

  • Aumento da produtividade: pois através de uma sistema de comunicação rápido os objetivos e metas tendem a ser concluídos no prazo determinado;
  • Sistema de informações seguro: é possível contratar um sistema como o da Sabesim que permite o envio de mensagens internas de forma segura sendo permitido o envio apenas para usuários cadastrados;
  • Gestão eficaz: através do sistema, é possível controlar tudo o que seus colaboradores estão fazendo, solicitando alterações e deixando-os atentos sobre os prazos;

Controle todas as pendências de sua empresa com um sistema de projetos e tarefas

Outra forma de realizar o controle de pendências de sua empresa é através de um sistema de projetos e tarefas.

E em se tratando do melhor sistema, a Sabesim pode te apresentar a solução que sua empresa precisa. Através do sistema Forms, é possível criar projetos e tarefas e inserir dados de forma simples e muito rápida.

Dessa forma, todos os participantes do projeto proposto terão acesso a dados relevantes para que consigam concluir suas tarefas.

Faça o seu controle de pendências com a Sabesim

A Sabesim é uma empresa que apresenta diversas soluções digitas inteligentes para a sua empresa. Contratando seus serviços, é possível aumentar o desempenho de sua empresa em diversos aspectos diferentes.
A Sabesim possui diversas ferramentas para diferentes tipos de negócio, sendo possível optar por aquelas que mais atendem às necessidades do seu empreendimento.

Ao usufruir dos softwares fornecidos pela Sabesim, sua empresa terá acesso às seguintes vantagens:

  • Planejamento qualificado de cada atividade: determinando quais são os atores e quais são as suas ações;
  • Gestão completa de projetos: do início ao fim com todas as informações que você precisa;
  • Otimização dos trabalhos: automatização de tarefas que possibilitam explorar outras atividades que possam ser desempenhadas por seus colaboradores;
  • Resultados mais expressivos: uma vez que todos os recursos da empresa serão utilizados de forma mais inteligente;
  • Um olhar mais profundo: que permite entender o que pode ser mantido e o que precisa ser mudado para que a sua empresa alcance o sucesso almejado.

O controle de pendências é o primeiro passo que determina o quão distante uma empresa pode chegar. Por isso, ele deve ser realizado com cuidado e com as ferramentas corretas. E a Sabesim disponibiliza todas elas!

Entre em contato conosco e saiba mais sobre como podemos ajudá-lo.

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Listas de Tarefas Online

Listas de Tarefas Online e Seu Impacto na Produtividade Diária

Trabalhar com metas diárias pode ser uma excelente forma de aumentar a produtividade. Seja individualmente ou a produtividade de uma equipe, manter a listas de tarefas online sob os olhos tende a ajudar.
Diminuir a procrastinação para conseguir bater metas é fundamental. No entanto, cada pessoa se adapta a uma forma de trabalho para atingir tal resultado.
Por isso, hoje falaremos um pouco mais sobre as listas de tarefas online para auxiliar no aumento da produtividade.

Planejamento e Produtividade: A Importância da Lista de Tarefas Online

Ao planejar uma atividade, é importante estabelecer metas e prazos para medir a produtividade. Tendo em vista que o correto planejamento das atividades contribui para a diminuição da procrastinação e aumento da produtividade.

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Por isso, uma lista de tarefas bem planejada é fundamental para a execução de qualquer projeto. Uma vez que, através da lista é possível visualizar prioridades e executá-las em tempo hábil.
No entanto, usar listas manuais ou planilhas de Excel não é nada prático. Visto que isso pode ocasionar erros, por serem modelos amadores de trabalho.
É pensando nisso que a Sabesim desenvolveu o Sistema Kanban Online, que permite a criação de listas de tarefas online.
Através desse modelo, o profissional tem como elencar quais tarefas estão sendo realizadas, quais estão na espera, o que ainda precisa ser feito e quais tarefas foram finalizadas.
O que dá a toda a equipe uma melhor performance na produção do projeto. Uma vez que através do sistema todos podem observar o que está sendo feito e qual a evolução.
Possibilitando a integração da equipe nas tarefas, o que é fundamental para a execução de projetos bem-sucedidos. Tendo em vista que é a união de diferentes saberes da equipe que gera um projeto com a melhor performance da equipe.

Gestão de Projetos


As listas de tarefas online permitem ao gestor de projetos um acompanhamento em tempo real sobre a performance de sua equipe.
Algo que é muito positivo para o desenvolvimento dos trabalhos. Uma vez que se torna possível analisar a performance individual e coletiva dos colaboradores.
Se existe um colaborador que não está conseguindo atingir suas metas de produtividade, é possível perceber com mais facilidade. Evitando que alguém da equipe leve créditos por um trabalho que não executou.
Ao perceber a dificuldade na execução de projetos, o líder da equipe pode se aproximar do colaborador visando auxiliar.
Nesse caso, observar comportamentos que podem ser melhorados, prestar auxílios e até mesmo observar se a empresa está disponibilizando tudo que o colaborador necessita para trabalhar são aspectos que devem ser mantidos sob a vigilância do líder de uma equipe.
Sempre visando ofertar aos colaboradores o melhor ambiente laboral possível para que a produtividade seja alta.
Ao perceber que a equipe não está correspondendo às metas estabelecidas através do acompanhamento das listas de tarefas online, é possível reunir a equipe e discutir novos rumos para o trabalho.
E tomar decisões mais assertivas durante a reunião se torna fácil. Afinal, a ferramenta disponibiliza dados concretos sobre a performance da equipe na execução do projeto. Inclusive, esses dados possibilitam o entendimento das dificuldades e resoluções dessas questões durante a reunião.
De forma que a equipe possa voltar a trabalhar motivada a produzir no ritmo esperado pela empresa.

Lista de Tarefas Online e a Possibilidade de Ajustes


Não raro, os colaboradores se sentem pressionados e até mesmo prejudicados por sistemas de controle mais próximos.
As listas de tarefas online devem sempre permitir ao colaborador o ajuste da tarefa de acordo com a necessidade.
Dessa forma, o colaborador se sente estimulado a entregar seu melhor resultado no prazo previsto. E caso não seja possível, ele poderá realizar o ajuste com facilidade, sem que isso o prejudique.
A facilidade de edição das listas de projetos deve sempre ser um ponto considerado pelo líder de uma equipe. Visando que a lista de tarefas online seja um estímulo e não uma fonte de pressão.
Quando o colaborador se sente estimulado a atingir resultados a tendência é de menor procrastinação. E quando a sensação é de aumento de pressão, a tendência é que o oposto aconteça.
Por isso, é preciso contar com um sistema que possibilite a integração da equipe. De modo que todos possam cooperar para juntos atingirem um resultado positivo.

Organize as Listas de Tarefas com as Mais Difíceis no Topo


Para aumentar a produtividade da equipe usando listas de tarefas online é preciso saber montar a lista.
Além de usar um sistema que o auxilie a ter listas disponíveis para todos os colaboradores é importante usar as técnicas ideais para a montagem desse cronograma de trabalho.
Ao chegar no escritório é normal estar disposto e cheio de energia, disposição esta que não dura o dia inteiro. Por isso, o grande truque é colocar as tarefas mais difíceis para o início do dia.
Posicionar como prioridade na lista de tarefas online aquilo que toma mais tempo e que requer mais concentração aumenta a produtividade. Como resultado, ao longo do dia a agenda se torna mais fácil e leve.
Dessa forma, todo o cronograma do dia estará melhor distribuído. Fazendo com que o período de maior produtividade seja melhor aproveitado. E toda a equipe consiga trabalhar de forma otimizada, chegando ao final do dia com a sensação boa de ter alcançado as metas.

Pense nos Períodos de Descanso


Outro cuidado importante ao montar uma lista de tarefas para sua equipe é pensar na pausa. Sempre é preciso deixar um tempo hábil para o colaborador conversar com os colegas ou ir ao banheiro.
Portanto, tomar o cuidado para que a lista de atividades não pressione o colaborador ao longo do dia é fundamental. Uma vez que deixar algum tempo livre é fundamental para estimular a criatividade e produtividade.
Afinal, todos precisam esticar um pouco as pernas, conversar com os colegas e se sentirem livres. De modo que o local de trabalho seja um espaço de construção de saberes.
Diferentemente do que acontece quando as metas são exigentes demais, obrigando o colaborador a ficar horas sentado sem sequer interagir com a equipe.

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