Uma das técnicas desenvolvidas por japoneses da Toyota, o Método Kanban é um sistema de organização e distribuição de tarefas cujo objetivo é aumentar a eficiência da produção a partir da visualização do movimento das atividades
É um sistema bastante visual que dá transparência ao que está sendo produzido, de modo que toda a equipe pode acompanhar a produção, a execução e a conclusão da demanda pelo grupo responsável.
O modelo foi desenhado para ser visual e, por isso, suas referências são expostas em lugares comuns como murais da empresa, onde todo o grupo tenha acesso. Para chamar a atenção e diferenciar atividades iniciadas, em andamento e concluídas, o sistema utiliza uma variedade de cores, formatos e texturas diferentes para cada uma das etapas.
Pode parecer simples, mas a ideia do Método Kanban surgiu de uma necessidade complexa ocorrida ainda no século XX, a de superar o fordismo, no período da crise econômica de 1929, fato que fez a produção industrial americana cair drasticamente e gerar uma recessão.
Naquela época estava em execução o método de produção em larga escala, no qual o objetivo principal era fabricar em quantidade e de forma acelerada, sem avaliar o escoamento desse produto.
Como Surgiu o Método Kanban
Esse momento histórico funcionou então como um divisor de águas na história e na economia mundial. A partir disso, industriais japoneses passaram a estudar formas de evitar um novo colapso na indústria e avaliaram que o foco deveria ser a movimentação e a saída de mercadorias e não para a alta capacidade de produção e armazenamento das fábricas.
Nesse contexto foi criado o sistema toyotista de produção chamado de Just In Time, que em português pode ser lido como produção em tempo. O processo indicava que nenhuma etapa deveria avançar sem que a anterior fosse concluída ou mesmo sem que tivesse o destino estipulado. Dessa forma, os japoneses procuraram dar ênfase à eficiência, prezando pela vazão dos produtos e evitando o desperdício de matéria-prima e tempo de trabalho.
O Método Kanban aparece nesse sistema como a comunicação interna, aquela que atravessa o processo bilateral e chega a um grupo maior, com o intuito de notificar às várias partes envolvidas quais ações são necessárias ou desnecessárias e quais podem ou não esperar algum passo para se desenvolver.
O método incialmente foi estruturado em papéis colados em murais da indústria, de forma manual e escrita. Mas o que parecia uma metodologia muito simples funcionou em grandes indústrias, e até em processos complexos, que envolviam equipes grandes de profissionais.
Como Funciona o Método Kanban
A citada simplicidade da metodologia pode ser conferida na forma como o modelo é estruturado. O mural é dividido em três partes com os seguintes títulos: To do (por fazer), Doing (fazendo ou em execução) e Done (feito ou concluído). Claro que esse é o modelo básico, aquele iniciado na indústria, mas que pode ser adaptado com mais algumas seções possíveis, de acordo com a demanda do projeto ou trabalho.
Em cada uma das colunas são registradas as tarefas de produção da empresa. E isso pode ser feito ainda de forma manual com papéis adesivos e post-it, que devem conter a breve descrição da atividade a ser realizada, o horário de entrada e o horário limite para a saída, além do nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.
Para tanto, podem ser utilizados cores e formas diferentes a fim de facilitar a visualização e torná-la mais rápida, assim como também para, caso seja necessário, destacar as tarefas mais urgentes ou as prioritárias.
Kanban Sabesim
O Sabesim oferece um sistema altamente intuitivo para a empresa que pretende otimizar seus processos proporcionando mais eficiência à produção. É hora de economizar tanto na matéria-prima necessária para a produção, fabricando mais com menos estoque, quanto na impressão de papel. Agora o trabalho manual de colar em murais e colar post-it, assim como o de reescrever utilizando apagador pode ser substituído facilmente pelo Kanban online.
O Software Kanban possibilita a delegação de tarefas e o controle de tempo que cada atividade demora a ser executada, além disso, o sistema permite que o usuário conheça com uma visualização rápida, quem é responsável ela execução e como está seu progresso. Com isso, o controle da equipe de trabalho acontece em tempo real e o gerente poderá ter retorno instantâneo.
O Kanban do Sabesim é um sistema integrado que abrange funcionalidades como a criação de projetos ou tarefas, que podem ser arrastadas de coluna para coluna simplesmente com o uso do mouse, definindo novo status para a atividade.
Um dos diferenciais do software Sabesim é a visualização rápida e geral que pode ser feita apenas com um olhar, de uma só vez o usuário tem conhecimento de todas as tarefas que estão em andamento e de todas as fases do projeto.
O sistema de notificação é outra marca que se destaca no Kanban da Sabesim. Com ele, o usuário não perde uma data, acompanhando de forma online a evolução das ações. O sinal facilita o controle de tempo de execução do projeto e seus prazos.
Benefícios do Método Kanban
O Kanban é uma metodologia essencialmente visual, pois permite a visão do todo, seja no modo físico ou digital, e isso é especialmente útil para projetos que envolvem várias pessoas ou grupos, possibilitando que as coordenações planejem as tarefas atuais e as posteriores. O sistema, portanto, trabalha numa perspectiva holística de determinado processo.
Do ponto de vista do trabalho em equipe, o método retira os profissionais do isolamento diário da rotina, permitindo que todos na empresa tenham uma melhor compreensão do projeto como um todo. Para o líder, a ferramenta permite o controle em tempo real do que está sendo desenvolvido e qual o responsável por cada tarefa, e ainda quando falta alguma etapa para a finalização do projeto.
Mas porque a ferramenta é tão marcante?
Segundo estudos físicos, o cérebro humano capta enorme quantidade de dados pelos olhos, e quando essas informações chegam ao órgão cerebral são processados rapidamente por uma espécie de software humano. A apresentação visual ajuda a identificar tendências, lacunas e discrepâncias existentes no desenho.
Outra característica do método Kanban é a simplicidade, que a torna de fácil acesso para todas as pessoas da empresa, de cargos mais altos aos mais baixos. Essa comunicação permite que o conhecimento corporativo seja disseminado para todos os setores e cargos. No fim do processo, ele estimula autonomia e a capacidade de iniciativa dos colaboradores.
A ferramenta também facilita o fluxo de trabalho, reduzindo o desperdício e tornando tudo mais prático e ágil. Com isso, partes redundantes e desnecessárias de um processo podem ser removidos, enquanto outros podem ser simplificados, esses detalhes, ao final, geram um resultado mais eficiente e produtivo.