Monitorar funcionários home office, quais as vantagens

Monitorar funcionários home office, quais as vantagens

O cenário atual impõe uma situação: a necessidade de monitorar funcionários home office e por diversas razões. A principal é o coronavirus e a pandemia que assola a humanidade, fazendo com que novas estratégias sejam pensadas.

Por mais que a economia desacelere, fato é que alguns serviços continuam e ainda bem que é assim. Bem como, é necessário encontrar uma forma de acompanhar o andamento do trabalho e, por consequência, os colaboradores.

Uma crise, como você sabe, acaba trazendo muitas coisas ruins e complicadas, mas é uma maneira de usar a criatividade. Dessa forma, veja a seguir como a Sabisim pode auxiliar a monitorar funcionários home office com eficiência.

Por que monitorar funcionários home office é tão importante?

Antes de mais anda, a atividade em home office é uma tendência para o futuro e a pandemia apenas antecipou-a. Por outro lado, como tudo que é novo, é normal trazer dificuldades e a principal é acompanhar os colaboradores

Entender a importância de monitorar funcionários home office passa diretamente por três pontos relevantes. Sendo assim, é chegada a hora de obter as informações e a seguir confira as informações sobre cada um deles.

1- Corrigir possíveis falhas

O trabalho home office ainda é algo relativamente novo e as pessoas tem muita dificuldade no início. No entanto, com o tempo e tendo boas atitudes, a tendência natural é elevar a qualidade do trabalho com facilidade.

As falhas existem e fazem parte do processo, porém é necessário corrigi-las e ter um resultado final melhor. O Sabesim tem um sistema que auxilia nisso e dá até para efetuar as correções dentro de muito pouco tempo.

Monitorando

2- Manter a produtividade

Todo colaborador tem a sua produtividade analisada e é fundamental que esse fato continue independentemente da situação. Monitorar funcionários home office é importante e é essencial que esse fato possa ser cada vez mais elevado.

Com os recursos que o Sabesim oferece, a realidade é que fica mais simples e dá para acompanhar à distância. O mais interessante de tudo é que a produtividade pode ser melhorada e mantém a qualidade que a empresa já tem.

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3- Minimizar os impactos que a atividade home office pode trazer

Esse é o ponto principal: minimiza os impactos que a atividade home office pode trazer para a empresa. Afinal, é uma mudança para os funcionários e até para a gerência, fazendo com que seja necessário ter atenção nisso.

Vale lembrar um ponto: não é devido a trabalhar de casa, que significa que o resultado pode ser pior. Mais uma vez, os recursos que o Sabesim oferece são assertivos e auxiliam a ter acesso a todas essas vantagens.

Como monitorar funcionários home office com o Sabesim?

Primeiramente, anteriormente ficou claro a importância de monitorar funcionários home office e o Sabesim tem recursos que auxiliam nisso. Conhecer cada opção é importante e permite ter um resultado final melhor.

Os recursos podem ser acessados da sua casa e é mais fácil de acompanhar o desempenho que cada funcionário tem. Conforme mostrado acima, é possível corrigir as falhas, manter a produtividade e minimizar os impactos do home office.

É fundamental entender como monitorar funcionários home office com o Sabesim é mais fácil do que você pensa. Assim também, confira abaixo três recursos que deixam a sua vida de gestor muito mais simples a partir de agora.

Computador Mac

Monitoramento de projetos e tarefas dos funcionários

Em primeiro lugar, é preciso saber do seguinte fato: o desenvolvimento de projetos e execução das atividades comuns é importante. Entretanto, no dia a dia é comum deixar esse fato de lado e acabar não valorizando essa questão.

O Sabesim oferece um monitoramento de projetos e tarefas dos funcionários, como por exemplo o Sistema Kanban. Se trata de uma ferramenta funcional e possibilita gerenciar os projetos, tendo sempre controle e foco.

Por exemplo: o gestor delega e controla tarefas, gerenciando projetos e acompanhando a evolução de cada atividade. Ao mesmo tempo, agendar o compromisso que cada parte tem e fazer até mesmo lembretes para todos.

Monitorar funcionários home office com esse recurso do Sabesim, em suma, é mais simples do que todos podem pensar. Essa funcionalidade, assim como você percebeu, facilita de você saber o que cada funcionário está fazendo.

Daí para frente é simples e basta interagir com os colaboradores, focando nas vantagens do home office e encorajando-os a continuar. Igualmente, a crise sempre traz a chance de descobrir coisas novas e melhorar o que já era bom.

Gestão de pessoas mais eficaz para monitorar funcionários home office

A gestão de pessoas deve ir além das questões burocráticas e pode ser feita com o home office. Por exemplo: o Sabesim possibilita o registro de ocorrências e até incidentes em sua empresa, conhecendo melhor o seu colaborador.

Se o RH, em resumo, precisar saber dos cargos e dos salários, englobando os colaboradores, o Sabesim oferece esse recurso. Assim, a interface é moderna e os responsáveis podem trabalhar em home office.

O sistema é eficaz que facilita o cruzamento de dados e facilita o ato de monitorar funcionários home office. Além disso, ainda é um investimento no negócio e melhora os resultados, trazendo vantagens para o gestor.

O trabalho remoto não pode ser desculpa para piorar os resultados e, por mais que não seja fácil, é preciso pensar nisso. Contudo, com essa funcionalidade do Sabesim é mais fácil de acompanhar e manter a qualidade da empresa.

Pessoa Monitorando

Acompanhar estatisticamente o desempenho de cada funcionário

A produtividade é uma busca constante e é essencial que o gestor procure elevar essa qualidade dos seus colaboradores. Manter um controle sobre o uso dos recursos é necessário e também engloba outros itens que são fundamentais.

Alguns exemplos são comuns para esse fato e são os seguintes: material, mão de obra e tempo. Todavia, facilitaria para você ter acesso a Gráficos e Estatísticas? Certamente que sim, pois permitiria ter acesso a esses itens:

  • Criação de gráficos visuais e também obter estatísticas que são poderosas, sendo tudo de maneira bem simples;
  • Em seguida, ter uma espécie de agenda telefônica também estaria disponível e facilitaria o envio de e-mails, por exemplo.

De antemão: esses recursos são oferecidos pelo Sabesim e estão disponíveis para utilização, tudo pelo site oficial. Logo após, é apenas desfrutar das vantagens e conseguir que o rendimento dos colaboradores não caia.

Por fim, é preciso saber monitorar funcionários home office e o Sabesim oferece todas essas funcionalidades. Esse, em síntese, é um investimento no seu negócio e na qualidade, pois é um excelente diferencial para si mesmo.

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Sistema de Requisição de Passagem

Sistema de Requisição de Passagem

Ter um sistema de requisição de passagem em sua empresa é fundamental, principalmente se existe a necessidade de viagens a curta, média ou longa distância. Desse modo, ele permite maior organização dos processos de reembolso, facilitando a revisão do controle desse gasto.

sistema de requisição de passagem

Confira o passo a passo para implantar e utilizar esse sistema Sabesim de maneira qualificada em sua empresa.

Para que serve o sistema de requisição de passagem?

O sistema de requisição de passagem é um programa necessário para controlar os pedidos de reembolso de gastos com viagens a serviço da empresa. Assim, tendo esse software, se torna possível maior controle sobre esse custo, que, muitas vezes, pode ser muito grande para a empresa.

Desse modo, desenvolvemos um passo a passo para que você saiba como utilizá-lo da maneira correta:

1 –  Insira o destino da viagem

O primeiro passo, é inserir o destino da viagem em que o funcionário precisa ir. Para isso, basta colocar essa informação no campo “Destino de viagem”, conforme mostra a imagem abaixo. Lembre-se de colocar o nome correto da cidade, para que não haja confusões.

Sistema de Requisição de Passagem

2 –  Insira a data e ida e de retorno

Essas informações são importantes, uma vez que a quantidade de dias em que se permanece na localidade, a serviço da empresa, interfere diretamente nos gastos com a viagem.

Assim, com essa informação em mãos, se torna possível ter uma estimativa maior de quanto serão os gastos com hospedagem, alimentação entre outros que possam surgir, como, por exemplo, transporte.

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Na imagem abaixo, você pode observar como é simples realizar esse processo inserido em cada um dos campos a informação correspondente.

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3 –  Coloque os gastos com passagens

Os gastos com passagens podem ser o mais previsíveis, uma vez que é possível comprar passagens de ida e volta em um processo só. Então, é preciso inserir essa informação de maneira adequada. Lembre-se de informar o valor preciso, inclusive com os centavos, pois isso é muito importante para o controle da empresa.

Para fazer esse processo, é muito simples, basta ir no campo “Gastos com passagem” e colocar o valor.

4 – Gastos com hospedagem

Os gastos com hospedagem dizem respeito às diárias do hotel, pensão ou até mesmo, outra localidade em que o funcionário possa se acomodar. E, para inseri-los no programa é muito simples, basta ir até o campo “Gastos com Hospedagem” e colocar o valor preciso.

5 – Gastos com alimentação no sistema de requisição de passagem

Outro gasto comum, e que deve estar no sistema de requisição de passagem, é com alimentação Desse modo, existe um campo específico para inserir esse valor, lembrando que ele deve ser o mais preciso possível.

Para isso, é muito simples, basta você ir no campo “ Gastos com alimentação” e colocar o valor ali. É um processo rápido e muito simples.

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6 –  Outros gastos

Sabemos que, assim como em qualquer outro tipo de viagem, alguns gastos podem aparecer, como, por exemplo, transporte ou até mesmo, a compra de algum material necessário para o desenvolvimento do serviço.

Então, é possível inserir esses valores no sistema, de modo que haja reembolso para eles.

Assim, basta ter o valor em mãos, e em seguida, inserir no campo “ Outros gastos”.

 7 – Inserir comprovantes

Assim como em qualquer tipo de serviço que é prestado para a empresa, no sistema de reembolso de passagem, é preciso inserir todos os comprovantes. Para isso, é importante scanear todas as notas ficais, as quais precisam ser solicitadas em todos os tipos de serviço.

Hoje em dia, é muito fácil realizar o processo, já que até mesmo alguns smarthphones tem a opção de scanner. Além disso, a própria empresa sempre disponibiliza um scanner para o procedimento.

Então, com todos comprovantes reunidos, basta colocar eles no sistema, na opção “Comprovantes”.

Lembrando que, para obter sucesso nessa opção, é importante que você coloque tudo organizado em uma pasta no ambiente desktop, para que não perca nenhum comprovante.

Depois disso, basta clicar em “Escolher arquivo” e anexar tudo.

8- Observações no sistema de requisição de passagem

Sabemos que é natural que alguns contratempos ocorram, e assim, haja a necessidade de colocar todas as informações, principalmente se elas geram algum gasto excedente.

E, para manter isso registrado, o sistema disponibiliza a opção “Observações”, bem abaixo de todos os outros registros, onde se pode colocar qualquer tipo de informação que seja pertinente.

O sistema de reembolso de passagem é algo essencial para as empresas, uma vez que permite maior controle e organização desses gastos, sendo também, uma maneira de mensurar o quanto a empresa tem gastado com esses serviços. Além disso, ele permite encontrar soluções eficientes para economizar, como por exemplo, estipular um vale alimentação com um valor médio, baseado nas informações do sistema, o qual o funcionários poderão utilizar nessa situação.

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Trabalho à distância: 8 vantagens

Trabalho à distância: 8 vantagens

Os últimos 45 dias foram difíceis e trouxeram à baila o trabalho à distância, mas será que realmente é um caminho para todos? A resposta será mostrada ao longo do texto, mas oferecendo um spoiler: sim, é uma excelente opção.

Para entender o trabalho remoto, é preciso fazer uma analogia com as aulas e como o ensino era feito. Bem como, até o passado era comum um fato: precisar ir até a universidade e ter aula apenas pessoalmente.

O século XXI trouxe outro cenário e hoje é possível estudar de casa, indo à universidade apenas para fazer as provas. Sendo assim, confira como o trabalho à distância está se tornando para uma tendência para o futuro.

Trabalho à distância com o Sabesim: Quais são as vantagens?

O mundo mudou e cada vez mais as atividades são realizadas à distância, englobando vários segmentos diferentes. Por exemplo: compras, aprendizado, consultas médicas, namoro, vendas e até mesmo o turismo.

É fundamental entender as vantagens que o trabalho à distância traz e, para facilitar o entendimento, foram separadas oito. Dessa forma, é chegada a hora de conferir do que se trata e a seguir veja os benefícios de optar por isso.

#1- Criar tarefas

Em primeiro lugar, não há qualquer trabalho à distância que resista a falta de tarefas e é fundamental saber disso. Afinal, um erro muito comum é pensar o seguinte: a barreira geográfica impede de ter um trabalho final de qualidade.

A realidade é outra, porque as tarefas podem ser criadas e direcionadas para cada colaborador, de maneira clara e direta. O objetivo é que o funcionário execute e possa concluir, efetuando a entrega do seu colaborador.

Esse recurso está disponível no site do Sabesim e possibilita eliminar uma das principais queixas do trabalho remoto. No final das contas, a proposta é apenas alinhar essas estratégias e fazer com que o resultado final seja interessante.

#2- Acompanhar tarefas

Se criar tarefas já é importante, imagine então qual a classificação que o acompanhamento delas pode ter? Pois é, é um recurso disponível e bastante assertivo, já que possibilita efetuar as correções com mais facilidade.

Por exemplo: suponha que alguém deveria ter de entregado uma tarefa as 14 horas, porém atrasou, e você pode lembrá-lo. Entretanto, esse fato pode ser feito no sistema ou pelo WhatsApp, por exemplo, facilitando a comunicação direta.

Certamente que é um benefício e está à disposição de todos, fazendo com que os resultados possam melhorar. O Sabesim nasceu para ser um grande facilitador e auxiliar as pessoas a ter um trabalho final de muito mais qualidade.

Trabalho à distância: 8 vantagens

#3- Analisar o rendimento de cada funcionário

Embora muitos pensem que o trabalho à distância é ‘bagunçado’, a verdade é muito diferente desse pensamento. Da mesma forma, é preciso expor do que se trata e a seguir confira uma situação para servir como exemplo:

  • Várias tarefas foram passadas para os colaboradores, sendo executadas e entregues para o gestor;
  • Em seguida, o mesmo tem condição de analisar o rendimento de cada colaborador e passar um feedback sobre o trabalho.

Um elogio ou critica se torna mais fácil de ser dada, ou seja, faz com que o próprio colaborador saiba como está indo. Trabalhar remotamente oferece essa vantagem e por esse motivo que tem feito tanto sucesso no ramo da tecnologia.

#4- Corrigir erros instantaneamente com o trabalho à distância

À primeira vista, um erro pode ser corrigido instantaneamente e tudo depende do sistema que estiver sendo usado. De fato, o Sabesim oferece essa funcionalidade ao gestor e facilita bastante a correção de alguns erros.

O retrabalho é menor, portanto, faz com que possa ser gasto tempo apenas com aquilo que for mais necessário. Igualmente, a qualidade do trabalho é mais elevada e permite ter um rendimento melhor, impactando nos resultados.

Sem contar um fato: não é necessário chamar o colaborador a sua sala, expondo com os demais colegas. Basta enviar uma mensagem e mostrar os erros, indicando o que deve ser feito e tudo de maneira sigilosa.

#5- Obter gráficos sobre o trabalho

Obter gráficos sobre o trabalho é fundamental e permite ter acesso às informações, mas de uma maneira diferente. Por outro lado, ainda é um belo aliado para entender a produtividade que cada funcionário tem.

Outra vantagem pode ser sentida: a forma gerencial como é mostrada, pois um gestor é acostumado com gráficos. Caso seja necessário corrigir algum colaborador ou a equipe, fica mais simples de todos entenderem os erros.

O trabalho à distância, quando usado em conjunto com o Sabesim, traz funcionalidades que facilitam bastante o processo. Posteriormente, possibilita entregar um produto/serviço de maior qualidade e sem onerar a empresa.

#6- Melhorar a produtividade dos funcionários

Esse ponto é muito interessante, pois o trabalho à distância tem conseguido melhorado a produtividade dos funcionários. Ao mesmo tempo, algumas empresas de tecnologia têm permitido esse trabalho e tem tido bons resultados.

Microsoft, Google e Oracle são exemplos disso, pois permitem que alguns dias na semana os colaboradores trabalhem de casa. Da mesma forma, as vantagens são sentidas pelo funcionário e ele pode economizar bastante tempo.

Imagine as cidades com mais de 500 mil habitantes e o trânsito é uma característica presente, além do transporte coletivo lotado. No entanto, com o trabalho à distância, o colaborador trabalha de casa e não enfrenta nada disso.

Trabalho à distância: 8 vantagens

#7- Eliminar a barreira geográfica com o trabalho à distância

Empresas com várias sedes, em síntese, enfrentam uma dificuldade muito comum e perigosa: a barreira geográfica. Contudo, o Sabesim conta com recursos que fazem com que seja possível não ter esse problema.

A Gestão de Projetos e Tarefas é um exemplo disso, mas existem outras, por exemplo: ferramenta para gestão de pessoas e aumento da produtividade. Aliás, todas estão disponíveis e auxiliam bastante a vida do gestor no dia a dia.

O trabalho à distância tem esse benefício: não há mais a barreira geográfica e aproxima todos por meio de internet. Até mesmo para o clima organizacional é melhor, pois as ‘desavenças’ não são resolvidas pessoalmente, por exemplo.

#8- Informar a cada um, separadamente, o resultado do trabalho individual e coletivo

De fato, acima já foi citado sucintamente essa vantagem e, em resumo, é necessário aprofundar um bom nesse ponto. Se trata de oferecer ao colaborador o resultado do trabalho e pode ser de duas maneiras bem diferentes.

A primeira e a mais delicada, como o gestor sabe, é mostrar ao funcionário como é o seu rendimento individual. Inclusive, é um desafio e se torna primordial trazer informações, pois contra fatos não existem argumentos.

A segunda e menor complicada é o rendimento coletivo, porque muito do resultado depende dessa questão. O Sabesim conta com ferramentas que auxiliam o trabalho à distância e conheça algumas por meio do site oficial.

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Sistema de solicitação de compra de material

Sistema de solicitação de compra de material

O processo de compra de material se torna mais ágil quando utilizado o nosso aplicativo. Pois ele emite um processo para cada etapa, assim economizando tempo. 

compra de material

Para isso, basta seguir as instruções de como deve prosseguir dentro do aplicativo. Assim, podendo realizar o pedido da compra de materiais para a sua filial. 

Uma filial requer a necessidade de compra podendo ser somente para manter em estoque ou até mesmo para uma emergência dentro da empresa. Mas pode ser até por um aumento de demanda. Veja na figura abaixo como fazer a solicitação de materiais. 

Coloque a Unidade/ filial

A unidade ou filial, uma vez com necessidades de compra de material, deverá utilizar o aplicativo com as descrições da necessidade que são elas: as características do item e a solicitação de quantidade. 

Além disso, informar para qual filial deverá ser entregue. 

compra de material

Insira o Material requisitado 

O material requisitado deve conter as suas características de como está no catálogo de materiais.  E a quantidade necessária que vai precisar. 

Assim fazendo a solicitação da compra através do aplicativo e direcionando a entrega para a filial. 

Sistema de solicitação de compra de material

Não se esqueça da  obs:

As compras deverão ser sinalizadas se é de urgência ou não. Pois, muitas das vezes, pode haver um processo de retardamento de compra por não ser sinalizado como prioridade. 

A solicitação dentro do nosso aplicativo de compras de material para filial deverá estar explicando corretamente qual o material e a quantidade de produto necessário. 

Com as informações corretas basta realizar uma boa compra. 

compra de material

Por fim, clique em Enviar

Após realizar o pedido de compra de material, deverá clicar na tecla enviar do aplicativo para poder finalizar a compra. 

A partir desse momento é só aguardar a chegada da mercadoria. 

Sistema de solicitação de compra de material

Solicitação de compra de material 

Quando é realizada a compra de material dentro do aplicativo, a empresa providencia o produto e a entrega para você.  Mas ao adquirir qualquer produto, devem-se observar as seguintes características. 

  1. Se e o produto e o desejado e se contém a qualidade específica;
  2. Prazo do pedido; 
  3. Reposição de estoque rápida;
  4. Entrega na data solicitada;
  5. Se o preço possibilita uma venda com uma margem de lucro.

Ao fazer o pedido dos materiais de maneira correta, com todas as características certas, o sucesso de compra será de 100%. Se alguma característica estiver anotada errada, o material não vai chegar conforme o combinado. Assim, gerando complicações na compra.

O processo de compra é o setor mais crítico de uma empresa. No entanto, à medida que as vendas vão se concretizando, o nível do estoque vai reduzindo. 

Neste caso, é preciso reabastecer para que possa ter novas vendas dentro da filial. Assim, podendo expandir as vendas com as novas mercadorias. 

Quando utilizado o nosso aplicativo de sistema de solicitação de compra de material, o processo de compra acaba se tornando uma maneira mais ágil de realizar os pedidos. 

Pedido de compra de material

Após realizar a solicitação de compra dentro do nosso aplicativo, o departamento de compra faz um pedido para um dos nossos fornecedores, especificando quais são os seus materiais e suas quantidades, assim negociando o preço e prazo conforme foi lhe passado. 

O nosso maior objetivo é garantir que a compra de material seja de alta qualidade, e sempre com o menor preço. Além de tudo, realizar os termos e prazos de entregas  na data sugerida. 

Desta forma, no aplicativo deve-se informar claramente quais são os materiais necessários, se é de urgência ou não. 

Materiais recebidos

Na sua filial, o departamento de recebimento pode realizar uma inspeção de recebimento (contagem de produtos) na hora da entrega. Desta forma, poderá confirmar os materiais recebidos e comparar a mercadoria com a descrição do pedido. 

Além disso, registrar as mercadorias e notificar o departamento de compra se acaso tiver danos nos materiais. 

Desse modo, a inspeção formal é necessária, no ato do recebimento dos produtos. É necessário que apresente um relatório de inspeção para anexar no relatório de recebimento.

Aprovação da nota fiscal 

Após o pedido de compra de material realizado dentro do nosso aplicativo, vem a aprovação da nota fiscal, que assim como o pedido de compra também é uma etapa muito importante. 

Se as mercadorias não estiverem conforme a nota fiscal, o pedido de compra ou até os danificados, o departamento emitirá uma nota de devolução, nele constando que a mercadoria deverá ser devolvida pelo fornecedor. 

Pagamento da compra de material

Logo após a forma de pagamento for definida, o processo de compra terá início e assim concluindo o seu processo de compra de materiais e o recebimento dos produtos. 

Conclusão solicitação compra de material 

Ao utilizar o nosso aplicativo de compra de material para filiais terá muito mais agilidade e comprometimento desde a compra dos insumos até a entrega. 

Faça um bom aproveito do aplicativo, é adquirir todos os produtos necessários para a sua empresa. 

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Agenda de Tarefas

Compartilhando Compromissos e Agendas

O Sabesim possui duas maneiras de compartilhamento com seus compromissos:

  1. Compartilhando uma agenda inteira;
  2. Compartilhamento de compromisso individual;

Vamos entender como cada item funciona caso a caso.

Compartilhando Uma Agenda Inteira

A vantagem de compartilhar uma agenda inteira é de que as pessoas que estão neste compartilhamento poderão ver todos os compromissos da agenda de outra pessoa.

Participantes da Agenda

Como mostrado na imagem acima, clique em participantes para adicionar as pessoas que podem acessar a agenda desejada. Caso não tenha nenhuma agenda ainda, basta criar.

Associando um compromisso a uma agenda

Agora basta associar um compromisso a uma determinada agenda, como segue na imagem abaixo.

Editando Agenda Compromisso

Basta gravar e Pronto! Todos da agenda selecionada terão acesso a este compromisso.

Compartilhando Um Compromisso Individual

Para compartilhar um único compromisso com pessoas desejadas a solução é mais direta e simples.

Basta clicar no compromisso desejado, e em seguida em “Participantes”.

Compartilhar Compromisso

Pronto! Agora é só definir quem pode ver este compromisso.

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otimizar o trabalho remoto

Como otimizar o Trabalho Remoto: Equipe mais produtiva e eficiente

Otimizar o trabalho remoto é uma das dificuldades que a grande maioria das empresas estão passando, principalmente no momento em que vivemos.

Hoje em dia, é muito comum vermos funcionários trabalhando Home Office, porém, mesmo que existam dezenas de vantagens nessa modalidade de trabalho, garantir que tudo seja feito da forma adequada é uma grande dificuldade.

Portanto, para garantir que os funcionários e toda a equipe Home Office trabalham alinhada com o objetivo da empresa, é preciso otimizar o trabalho remoto.

6 Dicas para otimizar o trabalho remoto e Aumentar a Produtividade da Equipe

Como otimizar o Trabalho Remoto: Equipe mais produtiva e eficiente

Atualmente é muito comum ouvir falar sobre trabalho Home Office e como otimizar o trabalho. No entanto, mesmo que seja algo simples na teoria, na prática, alinhar toda uma equipe de forma remota, é uma tarefa bem mais difícil do que parece.

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Porém, essa dificuldade pode ser resolvida seguindo as 6 dicas abaixo. Em suma, todas as 6 dicas têm o foco em aumentar a eficiência e a produtividade dos funcionários, e consequentemente, tornar a empresa muito mais eficiente.

Embora algumas dessas dicas sejam clichês, segui-las é algo indispensável para empresas que trabalham com funcionários de forma remota.

Vamos lá!

1.    Planejamento de Tarefas

Como otimizar o Trabalho Remoto: Equipe mais produtiva e eficiente

Em primeiro lugar, tudo deve começar com um planejamento de tarefas. Sem um planejamento prévio, a probabilidade de algo dar errado é muito grande.

Neste momento, é papel de líder criar um planejamento de acordo com o objetivo da empresa. Além disso, todos os colaboradores da empresa devem saber exatamente qual é esse objetivo e qual o papel deles para alcançá-los.

Dessa forma, fica muito mais fácil aos funcionários, Home Office, entenderem a sua importância dentro do projeto e consequentemente aumentar o foco dos mesmos.

2.    Rotina

Quando se fala em atingir um objetivo com velocidade e qualidade, a rotina deve fazer parte de um planejamento.

Entretanto, para o funcionário criar uma rotina, é de suma importância que o líder tenha o planejamento pronto. Desse modo, fica na responsabilidade do funcionário criar uma rotina de acordo com o seu cronograma de trabalho.

Ou seja, o líder deve orientar o funcionário e especificar exatamente as datas de entrega dos trabalhos.

Embora possa ser feita sem uma rotina, a partir do momento que existem uma rotina, o foco e a disciplina se tornam algo natural.

3.    Comunicação

Em terceiro lugar, com o planejamento pronto e um cronograma específico para os colaboradores criarem uma rotina, está na hora de verificar a comunicação.

Com a finalidade de fazer com que algo funcione, a comunicação é primordial em qualquer área da vida, principalmente dentro de uma empresa. Todavia, mesmo sendo primordial, o grande problema na grande maioria das empresas é a falta de comunicação ou o excesso de comunicação irrelevante.

Sendo assim, ter uma comunicação direta entre os funcionários e o líder da equipe, é algo essencial. Caso contrário, a falta de comunicação vai ocasionando erros que, principalmente no trabalho remoto, pode se transformar em uma bola de neve.

4.    Foco

A fim de falar sobre como otimizar o trabalho remoto, o foco não pode ficar fora dessa lista.

Hoje em dia, é papel do líder saber exatamente quais são os pontos positivos e os pontos negativos em seus funcionários. Por exemplo, o ponto positivo de um funcionário é sua criatividade, porém, o negativo pode ser a procrastinação e a falta de foco.

Desse modo, por ter falta de foco, sua criatividade é afetada e consequentemente a qualidade na entrega do trabalho também é. Como melhor isso?

Neste caso, a empresa pode organizar o que esse funcionário deve fazer, criar uma lista de atividades para esse funcionário. Dessa forma, ele vai conseguir dar 100% da sua atenção para o projeto e não para o planejamento do mesmo.

Além disso, outros fatores podem ocasionar a procrastinação e a falta de foco de uma equipe que trabalha remotamente.

5.    Espaço de Trabalho Propício

Como foi citado anteriormente, a falta de foco e a procrastinação é algo que afeta não só a vida pessoal das pessoas, mas também, o crescimento de uma empresa.

Hoje em dia, uma empresa é o reflexo dos seus líderes e dos seus funcionários. Sendo assim, quanto mais focado e disciplinados são essas pessoas, consequentemente melhores serão os resultados da empresa.

No entanto, resolver essas falhas é algo simples quando os funcionários estão dentro da empresa. Porém, dentro de casa, os colaboradores possuem muitas distrações que afetam negativamente na sua produção diária.

Sendo assim, não é obrigação da empresa, porém, orientar os funcionários para procurarem um espaço de trabalho propício pode ser um diferencial e uma forma simples de resolver tais problemas.

6.    Otimizar o Trabalho Remoto com Sabesim

Como otimizar o Trabalho Remoto: Equipe mais produtiva e eficiente

Neste breve artigo foi citado diretamente sobre a importância do planejamento, comunicação, RH, foco, produtividade e o papel de um líder. Porém, tudo fica muito mais difícil quando estamos trabalhando com pessoas remotamente.

Para otimizar o trabalho remoto, utilizar ferramentas com o foco em tornar uma empresa mais eficiente, é fundamental.

A Sabesim é uma empresa com mais de 10 anos de experiência que atua em todo o território nacional. Atualmente, o seu papel é oferecer ferramentas que otimizam o trabalho remoto e facilitem a integração entre empresa e colaboradores.

Dentre as ferramentas, a Sabesim possui recursos focados em cada área de uma empresa. A Gestão de Pessoas, por exemplo, é um dos recursos que a Sabesim oferece que vai muito além da comunicação entre empresa e funcionário.

Desse modo, essa ferramenta atua diretamente no controle dos funcionários oferecendo os seguintes recursos:

  • Ocorrência;
  • Controle de Cargos e Salários;
  • Desempenho de cada funcionário;
  • Currículos (Definir qual área de atuação se enquadra para o funcionário);
  • Etc.

Além dessa ferramenta, a Sabesim oferece diversas outras com o foco em aumentar a eficiência de uma empresa. Dessa forma, tanto os funcionários, como os líderes, conseguiram entregar o melhor de si e consequentemente, acelerar o crescimento de uma empresa, mesmo que de forma remota.

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Programa para Home Office

Controle de home office: Confira como essa tendência atual se tornará maior no futuro

O controle de home office é uma necessidade atual, afinal a sociedade vive uma crise de saúde bem séria. O coronavírus apareceu e obrigou as empresas a se adaptarem, fazendo com que o trabalhe remoto fosse utilizado.

Certamente que os desafios são muitos e não há como fugir deles, porém existe um caminho a ser explorado. Bem como, é o home office e é possível ter bons resultados com essa prática, desde que alguns cuidados sejam tomados.

O foco do texto é ir além do alarmismo e das dicas óbvias, porque a ideia é mostrar uma solução aplicável. Dessa forma, veja como que o controle de home office pode ser uma opção e descubra mais sobre esse serviço.

Controle de Home Office com o Sabesim: Veja as vantagens de optar por essa nova abordagem

Uma das coisas mais interessantes são os paradigmas e o ano de 2020 tem se mostrado eficiente para quebrá-los. Se antes era comum pensar que a vida se resumia a consumir, atualmente a tendência é compartilhar o que já existe.

Sem querer entrar no mérito de certo ou errado, fato é que a sociedade atual tem percebido que é frágil. Assim também, bastou surgir um vírus que ninguém via, mas que se disseminava rapidamente e toda a humanidade tomou um ‘choque’.

A pandemia, ocasionada pelo coronavirus, quebrou paradigmas e inseriu a necessidade de rever a forma de viver. Se antes era possível ir para qualquer local, a recomendação para grande parte das nações é apenas ficar em casa.

Seria questão de tempo para chegar até o ambiente corporativo e chegou, forçando os gestores encontrarem outras formas de trabalho. Entretanto, é preciso ir além e começou a ser necessário controlar o que está sendo feito.

Controle de home office: Confira como essa tendência atual se tornará maior no futuro

É justamente para esse fim que o controle de home office é tão eficiente e se faz muito necessário. Juntamente com esse fato, se tornou fundamental saber o que pode ser utilizado e também as vantagens desse tipo de uso.

Por todas essas razões, se torna importante mostrar os benefícios desse uso e indicar as ferramentas que a Sabesim oferece. Sob o mesmo ponto de vista, é importante conferir do que se trata e abaixo veja as vantagens inclusas:

Comunicação interna eficaz

Esse é a vantagem inicial de optar pelo Serviço da Sabesim: melhorar o relacionamento entre os colaboradores. Como o próprio nome indica, é essencial que seja colaborativo e favorecendo a cultura organizacional da empresa.

O controle de home office deve ser pautado por um ponto: melhorar o fluxo eficiente de informações. Se trata do Marketing interno, porque não é devido ao seu colaborador estar trabalhando remotamente, que deve ficar isolado, certo?

Certamente que é primordial integrar todos os departamentos e ter os gestores em constante contato, minimizando o impacto da falta do ambiente físico. Sendo assim, o home office tem tudo para funcionar melhor e manter a qualidade.

Controle de home office por meio de um esquema de projetos e tarefas muito bem definido

A princípio, até mesmo nas empresas, é necessário ter um esquema de projetos e tarefas,, mas remotamente acontece o mesmo. Igualmente, é preciso controlar o que cada colaborador faz e é mais simples por meio dos serviços da Sabesim.

As ferramentas de apoio, em resumo, estão totalmente disponíveis e a utilização é indicada, porque facilita o controle. O processo consiste em um Sistema Kanban e é online, permitindo ver o andamento de cada projeto existente.

Gerenciar se torna mais fácil e favorece bastante o controle de home office, trazendo vantagens para as partes. Algumas vantagens estão inclusas nesse processo e abaixo confira o que esse benefício traz para a gestão do trabalho:

  • É possível delegar e controlar as tarefas, gerenciando os projetos e acompanhando o fluxo de evolução, cobrindo até as conclusões;
  • Em seguida, dá para agendar facilmente os compromissos para os funcionários e até mesmo inserindo lembretes para cada um:
  • Analisar os gráficos é relevante, pois permite saber o desempenho de cada funcionário e comprar as produções;
  • Logo após, o acesso aos arquivos fica fácil, permitindo que dê para gerenciar, compartilhar e até efetuar o upload, se essa for a sua vontade.

Aqui fica claro o óbvio: o controle de home office é mais simples e tudo por meio dessa ferramenta da Sabesim. É um investimento na qualidade do produto ou serviço e sempre controlando o trabalho remoto dos colaboradores.

Analise de produtividade

A análise da produtividade é fundamental, afinal como seria possível saber o rendimento de cada funcionário? Da mesma forma, entender quanto cada parte produz é muito importante e possibilita efetuar possíveis correções.

Entender como os recursos são utilizados também é necessário, por exemplo: como tempo, equipamentos, mão de obra e material são consumidos? Responder essa questão, passa por conhecer esse recurso da Sabesim.

Se trata, em suma, de possibilitar a criação de formulários online e inserir campos para o registro de cada atividade. As áreas mais diversas são afetadas e facilita o gerenciamento das informações, fornecendo até gráficos estatísticos.

É provável que o ‘gran finale’ de ter o controle de home office, seja o de criar avaliações gráficas visuais. Posteriormente, é possível conferir as estatísticas e analisar cada colaborador, podendo encontrar a melhor forma de elevar o rendimento.

É uma tendência para o futuro

O trabalho remoto é uma tendência para o futuro, especialmente em trabalhos que podem ser feitos de casa. Do mesmo modo, talvez esse seja o ensinamento que o coronavírus deixa para todos e que irá acelerar essa tendência mundial.

Quando o trabalho é feito remotamente e com um bom controle de home office, a realidade é o resultado pode melhorar. Ao mesmo tempo, um dos maiores desafios é justamente o trajeto da ida e vinda do trabalho, já que é estressante.

Com o home office, a verdade é que a colaborador pode trabalhar com a roupa mais confortável e da sua própria casa. Contudo, é preciso que exista um controle e por isso que a Sabesim oferece uma série de ferramentas para isso.

Esse é um investimento no negócio e que pode ser medido em bons resultados, se utilizando do modo correto. Ter condição de conferir o que cada colaborador faz, em síntese, é fundamental para trazer melhorar a produtividade de cada um.

Controle de home office: Confira como essa tendência atual se tornará maior no futuro

A Sabesim, por meio desse link, oferece a chance de conhecer os seus produtos e serviços, inerentes ao home office. Simultaneamente, a aplicação se torna mais fácil e é possível controlar o que cada parte está executando de casa.

Por fim, é necessário usar essa crise de uma forma positiva e ter o controle de home office é parte disso. Um bom gestor vê na dificuldade uma forma de evoluir e essa é a grande mensagem que esse texto se propôs a oferecer.

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Método Kanban

Método Kanban para um processo intuitivo e prático

Uma das técnicas desenvolvidas por japoneses da Toyota, o Método Kanban é um sistema de organização e distribuição de tarefas cujo objetivo é aumentar a eficiência da produção a partir da visualização do movimento das atividades

É um sistema bastante visual que dá transparência ao que está sendo produzido, de modo que toda a equipe pode acompanhar a produção, a execução e a conclusão da demanda pelo grupo responsável.

O modelo foi desenhado para ser visual e, por isso, suas referências são expostas em lugares comuns como murais da empresa, onde todo o grupo tenha acesso. Para chamar a atenção e diferenciar atividades iniciadas, em andamento e concluídas, o sistema utiliza uma variedade de cores, formatos e texturas diferentes para cada uma das etapas.

Pode parecer simples, mas a ideia do Método Kanban surgiu de uma necessidade complexa ocorrida ainda no século XX, a de superar o fordismo, no período da crise econômica de 1929, fato que fez a produção industrial americana cair drasticamente e gerar uma recessão.

Naquela época estava em execução o método de produção em larga escala, no qual o objetivo principal era fabricar em quantidade e de forma acelerada, sem avaliar o escoamento desse produto.

Como Surgiu o Método Kanban

Esse momento histórico funcionou então como um divisor de águas na história e na economia mundial. A partir disso, industriais japoneses passaram a estudar formas de evitar um novo colapso na indústria e avaliaram que o foco deveria ser a movimentação e a saída de mercadorias e não para a alta capacidade de produção e armazenamento das fábricas.

Nesse contexto foi criado o sistema toyotista de produção chamado de Just In Time, que em português pode ser lido como produção em tempo. O processo indicava que nenhuma etapa deveria avançar sem que a anterior fosse concluída ou mesmo sem que tivesse o destino estipulado. Dessa forma, os japoneses procuraram dar ênfase à eficiência, prezando pela vazão dos produtos e evitando o desperdício de matéria-prima e tempo de trabalho.

O Método Kanban aparece nesse sistema como a comunicação interna, aquela que atravessa o processo bilateral e chega a um grupo maior, com o intuito de notificar às várias partes envolvidas quais ações são necessárias ou desnecessárias e quais podem ou não esperar algum passo para se desenvolver.

O método incialmente foi estruturado em papéis colados em murais da indústria, de forma manual e escrita. Mas o que parecia uma metodologia muito simples funcionou em grandes indústrias, e até em processos complexos, que envolviam equipes grandes de profissionais.

Como Funciona o Método Kanban

A citada simplicidade da metodologia pode ser conferida na forma como o modelo é estruturado. O mural é dividido em três partes com os seguintes títulos: To do (por fazer), Doing (fazendo ou em execução) e Done (feito ou concluído). Claro que esse é o modelo básico, aquele iniciado na indústria, mas que pode ser adaptado com mais algumas seções possíveis, de acordo com a demanda do projeto ou trabalho.

Em cada uma das colunas são registradas as tarefas de produção da empresa. E isso pode ser feito ainda de forma manual com papéis adesivos e post-it, que devem conter a breve descrição da atividade a ser realizada, o horário de entrada e o horário limite para a saída, além do nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.

Para tanto, podem ser utilizados cores e formas diferentes a fim de facilitar a visualização e torná-la mais rápida, assim como também para, caso seja necessário, destacar as tarefas mais urgentes ou as prioritárias.

Kanban Sabesim

O Sabesim oferece um sistema altamente intuitivo para a empresa que pretende otimizar seus processos proporcionando mais eficiência à produção. É hora de economizar tanto na matéria-prima necessária para a produção, fabricando mais com menos estoque, quanto na impressão de papel. Agora o trabalho manual de colar em murais e colar post-it, assim como o de reescrever utilizando apagador pode ser substituído facilmente pelo Kanban online.

O Software Kanban possibilita a delegação de tarefas e o controle de tempo que cada atividade demora a ser executada, além disso, o sistema permite que o usuário conheça com uma visualização rápida, quem é responsável ela execução e como está seu progresso. Com isso, o controle da equipe de trabalho acontece em tempo real e o gerente poderá ter retorno instantâneo.

O Kanban do Sabesim é um sistema integrado que abrange funcionalidades como a criação de projetos ou tarefas, que podem ser arrastadas de coluna para coluna simplesmente com o uso do mouse, definindo novo status para a atividade.

Um dos diferenciais do software Sabesim é a visualização rápida e geral que pode ser feita apenas com um olhar, de uma só vez o usuário tem conhecimento de todas as tarefas que estão em andamento e de todas as fases do projeto.

O sistema de notificação é outra marca que se destaca no Kanban da Sabesim. Com ele, o usuário não perde uma data, acompanhando de forma online a evolução das ações. O sinal facilita o controle de tempo de execução do projeto e seus prazos.

Benefícios do Método Kanban

O Kanban é uma metodologia essencialmente visual, pois permite a visão do todo, seja no modo físico ou digital, e isso é especialmente útil para projetos que envolvem várias pessoas ou grupos, possibilitando que as coordenações planejem as tarefas atuais e as posteriores. O sistema, portanto, trabalha numa perspectiva holística de determinado processo.

Do ponto de vista do trabalho em equipe, o método retira os profissionais do isolamento diário da rotina, permitindo que todos na empresa tenham uma melhor compreensão do projeto como um todo. Para o líder, a ferramenta permite o controle em tempo real do que está sendo desenvolvido e qual o responsável por cada tarefa, e ainda quando falta alguma etapa para a finalização do projeto.

Mas porque a ferramenta é tão marcante?

Segundo estudos físicos, o cérebro humano capta enorme quantidade de dados pelos olhos, e quando essas informações chegam ao órgão cerebral são processados rapidamente por uma espécie de software humano. A apresentação visual ajuda a identificar tendências, lacunas e discrepâncias existentes no desenho.

Outra característica do método Kanban é a simplicidade, que a torna de fácil acesso para todas as pessoas da empresa, de cargos mais altos aos mais baixos. Essa comunicação permite que o conhecimento corporativo seja disseminado para todos os setores e cargos. No fim do processo, ele estimula autonomia e a capacidade de iniciativa dos colaboradores.

A ferramenta também facilita o fluxo de trabalho, reduzindo o desperdício e tornando tudo mais prático e ágil. Com isso, partes redundantes e desnecessárias de um processo podem ser removidos, enquanto outros podem ser simplificados, esses detalhes, ao final, geram um resultado mais eficiente e produtivo.

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intranet pronta

Intranet pronta: Você precisa de uma em sua empresa

A comunicação interna é algo de extrema importância nas empresas, pois sem ela muitos serviços podem deixar de fluir de forma correta. E buscar meios para que ela se torne mais efetiva é algo necessário. Sendo assim a intranet pronta é uma ferramenta que se apresenta como uma ótima alternativa.

Mas você sabe o que de fato este conceito significa e como ele pode ser trabalhado dentro de sua empresa.

Entenda mais sobre o conceito de intranet pronta e porque instalá-lo em seu negócio.

O que é intranet pronta?

Intranet nada mais é do que uma rede de computadores que muito se assemelha com a internet. Entretanto, uma de suas maiores particularidades é o fato de que ela é de uso exclusivo de uma empresa.

Trata-se de um tecnologia de grande serventia, pois desse modo é possível estabelecer a comunicação de um departamento a muitos outros.

E, em se tratando do compartilhamento de informações não se pode esquecer de duas coisas: a primeira, é que embora sejam diferentes, cada departamento tem algo a ser compartilhado com outro. A segunda, é que algumas informações são muito sigilosas, por isso é importante que sejam compartilhadas em rede segura.

E para que esta rede se torne segura, a maioria das empresas utilizam um sistema denominado firewall, que consiste em um software especial que filtra o acesso à rede.

Por que as empresas estão optando por uma intranet pronta?

As grandes corporações hoje em dia buscam por duas coisas: sistemas mais seguros e qualificados e baixo custo de implantação e manutenção.

Isso faz com que não só grandes, mas que pequenas e médias empresas adotem este recurso tão valioso.

Quais as vantagens da intranet pronta?

Além de uma comunicação interna mais eficaz, a intranet pronta traz outras vantagens para diversos setores.

Sendo assim, nota-se que com o contínuo uso desse sistema é possível constatar os seguintes avanços:

– Otimização de gestão

Um conceito que também tem sido bastante difundido dentro das corporações é o de otimização. Ou seja, realizar trabalhos de forma organizada em um tempo menor. Desse modo, os colaboradores serão capazes de realizar outras tarefas além de utilizarem melhor suas habilidades com o tempo restante.

E para que haja otimização, é preciso buscar recursos que permitam o melhor desenvolvimento de tarefas.

Um deles então se torna a intranet.

Isso porque além de possibilitar uma comunicação instantânea. Ela também permite o acesso à informações de maneira rápida e eficaz.

– Automatização dos processos

Processos automatizados são fundamentais para empresas que querem se manter ativas no futuro.

Sabe-se que a tecnologia não veio para substituir os seres humanos mas sim, para permitir que os mesmos consigam trabalhar de maneira facilitada.

Utilizando a intranet é possível automatizar processos tais como: folha de pagamentos, faturamento, registro de vendas, entre muitos outros.

– Mais segurança no momento de armazenar informações

Mais uma vantagem da intranet pronta é o armazenamento seguro de informações. As mesmas podem ser guardadas tantos em softwares do sistema interno como também, através do armazenamento na nuvem.

Isso também proporciona outras vantagens, como por exemplo, acesso rápido a qualquer tipo de arquivo, redução de espaço físico para documentos, e menor consumo de papel.

– Proporciona melhor atendimento aos clientes

Justamente pelo fato de permitir um acesso rápido às informações de outros setores, é que a intranet pronta se torna um recurso valioso para o atendimento qualificado aos clientes.

Imagine um setor de vendas, onde é preciso conferir no estoque se há determinado produto. Com um sistema de intranet, em poucos minutos é possível ter esta informação em mãos. Mas caso ele não exista, o vendedor precisará fazer ligações, ou até mesmo, se deslocar até o estoque.

Isso vai gerar uma grande dispersão de tempo no atendimento, enquanto que o mesmo poderia ser utilizado para finalizar a venda de maneira satisfatória e começar o atendimento de outros clientes.

– Envolvimento de todos os colaboradores

Para que uma empresa produza bons frutos, é preciso que todos estejam envolvidos na mesma proposta. Mas o que infelizmente observa-se ainda nestes casos é que ainda existem organizações onde os colaboradores não entendem muito bem sobre tal conceito.

Isso além de causar um grande desconforto, também gera retrabalho e desmotivação. E acredite, você não vai querer colaboradores desmotivados trabalhando para você.

Com um sistema de intranet pronta, além do acesso à informações, é possível também tornar os colaboradores cientes dos objetivos e metas a serem realizados, das tarefas pendentes e do que é preciso ser entregue com mais urgência.

Trata-se de um trabalho complexo, que sem a ajuda deste recurso tecnológico se torna ainda mais difícil.

Quais os tipos de recursos que podem ser utilizados em conjunto com a intranet?

Quando fala-se em comunicação dentro das empresas, não se tem noção do que de fato o conceito representa.

A intranet pronta em conjunto com outros recursos, fomenta um trabalho mais criativo, dinâmico e até mesmo, mais leve. Veja quais são alguns deles.

Quadros de discussão:

Ideal para reuniões simultâneas e sugestões de ideias.

Gerenciamento de projeto:

Permite a delegação correta de tarefas, macros e o acompanhamento do progresso do mesmo

Gerenciamento de documentos:

Gera um sistema mais organizado para o armazenamento e criação de documentos importantes.

Intranet pronta Sabesim

Se você está procurando para a sua empresa um sistema de intranet pronta para o seu negócio, saiba que a Sabesim poderá ajudá-lo.

Independentemente de qual seja a sua atuação no mercado, a Sabesim tem a melhor solução em intranet para você.

Trata-se de um sistema 100% online com uma instalação realizada de forma prática, simples, objetiva, direta e rápida. E o melhor de tudo, para instalar o sistema, não há necessidade de intervenção técnica.

Por isso, se você está em busca de uma comunicação interna eficiente, controle de projetos, disponibilização e alteração de normas internas, compartilhamento de agenda, gestão de pessoas, entre muitas outras ferramentas, a Sabesim se torna a melhor alternativa.

Não perca mais tempo, saiba mais sobre o sistema de intranet pronta Sabesim e contrate o melhor serviço para a sua empresa.

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organizador de tarefas

Organizador de Tarefas e seus Benefícios

Hoje, as empresas estão cada vez mais globalizadas, o que causa a necessidade de se diferenciar das outras. Essa diferença existe através de inovações em todas as áreas de negócios, permitindo que as organizações cresçam e sejam mais competitivas. Nesse contexto, é onde a necessidade de um organizador de tarefas aparece.

O organizador de tarefas Scrum é definida como uma das melhores práticas para o desenvolvimento ágil de projetos. É usado principalmente para desenvolver software, mas pode ser facilmente adaptado a diferentes contextos.

O Sprint é a chave do organizador de tarefas Scrum

Uma das atividades mais representativas do Scrum são as Reuniões Diárias, que visam acompanhar todos os processos que estão dentro da Sprint. Nestas, o grupo de trabalho recebe uma série de perguntas como: O que foi feito ontem? O que vai ser feito hoje? E que problemas eles estão enfrentando?

Para agilizar essas reuniões e não ter uma duração superior a 15 minutos, é utilizado um quadro semelhante ao organizador de tarefas Kanban, que permite definir todas as tarefas que cada membro da equipe deve executar.

Scrum busca que todas as pessoas que compõem um projeto tenham responsabilidades.

Após a Sprint, uma nova reunião chamada Revisão da Sprint é realizada, ela revisa todo o processo para garantir a entrega do produto nos horários previamente acordados.

Após a entrega do produto, é realizada uma nova reunião, que no organizador de tarefas Scrum é conhecida como Retrospectiva da Sprint. Que consiste em realizar uma análise dos resultados, o que nos permite encontrar falhas ou melhorias para aplicá-las ao próximo Sprint.

Portanto, no final do Sprint, o próximo Sprint deve ser iniciado automaticamente, recebendo outros “desejos” do Backlog do Sprint, para iniciar o processo novamente.

Assim, o produto será entregue ao cliente, para que ele verifique o andamento do processo e ajude na sua criação.

O que está envolvido na metodologia Scrum?

Como explicamos, o Scrum é usado para o desenvolvimento de produtos, para o qual precisamos ter uma equipe que desempenhará papéis diferentes:

Proprietário do produto: garante que os recursos corretos entrem no Backlog do produto, isto é, representam os usuários.

Scrum Master: responsável por fazer com que todos os membros da equipe tenham as ferramentas necessárias para realizar suas tarefas, ou seja, é o administrador do projeto.

Equipe de desenvolvedores: todas as pessoas responsáveis pela construção do produto, em conformidade com a Sprint.

Testador: eles são responsáveis por testar o produto, antes da entrega ao consumidor final.

Cliente: este é o consumidor final do produto, que também está envolvido no processo.

Vantagens e desvantagens do uso da metodologia Scrum

Primeiro, começaremos citando as vantagens do uso do Scrum:

– Melhora a satisfação do cliente, pois isso faz parte da equipe de trabalho.

– Garante a transparência do processo, todas as pessoas da equipe de trabalho conhecem o andamento do processo.

– Une-se à equipe em torno de um objetivo comum, pois cada membro sabe o objetivo que deseja alcançar.

– O produto é revisado constantemente, através de reuniões diárias ou Daily Scrum.

Na posição contrária, mostraremos as desvantagens de usar este processo:

– A realização dos eventos às vezes é complicada, pois o desenvolvimento de todas as reuniões que a Sprint promove leva tempo.

– É algo complexo de implementar, devido à mudança cultural que a organização deve realizar.

– Pode causar estresse aos membros da equipe, principalmente devido ao cumprimento dos prazos.

– Alterar um membro da equipe coloca o processo em risco.

Kanban: A melhor ferramenta como Organizador de Tarefas

Kanban é uma palavra japonesa que significa cartaz ou painel, elemento-chave desse método produtivo. O sistema Kanban, como tal, surgiu na Toyota, fabricante japonesa de automóveis, para organizar melhor sua produção de veículos, dividindo o processo em fases bem definidas que precisavam ser adequadamente cobertas para passar para a próxima fase, garantindo assim um produto de qualidade. Desse sistema, aplicado à indústria de automação, surgiu o método Kanban, projetado por David J. Anderson e adapta a filosofia original ao desenvolvimento de software, um processo com muitos pontos em comum com o industrial, com diferentes fases, equipamentos de trabalho e a exigência de que cada parte do programa a ser criado funcione corretamente e seja da melhor qualidade possível.

O método Kanban em sua versão moderna aplicada ao software foi usado pela primeira vez na Microsoft e, desde então, é aplicado em centenas de projetos em todo o mundo

Dito isto, o que é Kanban? Em que consiste? Existem dois objetivos que regem esse método produtivo: por um lado, alcançar um produto de qualidade, forçando cada fase do projeto a concluir sua tarefa corretamente e encerrando o caos e a saturação que podem ocorrer em uma fase do projeto em condições normais em que a velocidade prevalece sobre a qualidade do produto.

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