Ter um sistema de requisição de passagem em sua empresa é fundamental, principalmente se existe a necessidade de viagens a curta, média ou longa distância. Desse modo, ele permite maior organização dos processos de reembolso, facilitando a revisão do controle desse gasto.
Confira o passo a passo para implantar e utilizar esse sistema Sabesim de maneira qualificada em sua empresa.
Para que serve o sistema de requisição de passagem?
O sistema de requisição de passagem é um programa necessário para controlar os pedidos de reembolso de gastos com viagens a serviço da empresa. Assim, tendo esse software, se torna possível maior controle sobre esse custo, que, muitas vezes, pode ser muito grande para a empresa.
Desse modo, desenvolvemos um passo a passo para que você saiba como utilizá-lo da maneira correta:
1 – Insira o destino da viagem
O primeiro passo, é inserir o destino da viagem em que o funcionário precisa ir. Para isso, basta colocar essa informação no campo “Destino de viagem”, conforme mostra a imagem abaixo. Lembre-se de colocar o nome correto da cidade, para que não haja confusões.
2 – Insira a data e ida e de retorno
Essas informações são importantes, uma vez que a quantidade de dias em que se permanece na localidade, a serviço da empresa, interfere diretamente nos gastos com a viagem.
Assim, com essa informação em mãos, se torna possível ter uma estimativa maior de quanto serão os gastos com hospedagem, alimentação entre outros que possam surgir, como, por exemplo, transporte.
Na imagem abaixo, você pode observar como é simples realizar esse processo inserido em cada um dos campos a informação correspondente.
3 – Coloque os gastos com passagens
Os gastos com passagens podem ser o mais previsíveis, uma vez que é possível comprar passagens de ida e volta em um processo só. Então, é preciso inserir essa informação de maneira adequada. Lembre-se de informar o valor preciso, inclusive com os centavos, pois isso é muito importante para o controle da empresa.
Para fazer esse processo, é muito simples, basta ir no campo “Gastos com passagem” e colocar o valor.
4 – Gastos com hospedagem
Os gastos com hospedagem dizem respeito às diárias do hotel, pensão ou até mesmo, outra localidade em que o funcionário possa se acomodar. E, para inseri-los no programa é muito simples, basta ir até o campo “Gastos com Hospedagem” e colocar o valor preciso.
5 – Gastos com alimentação no sistema de requisição de passagem
Outro gasto comum, e que deve estar no sistema de requisição de passagem, é com alimentação Desse modo, existe um campo específico para inserir esse valor, lembrando que ele deve ser o mais preciso possível.
Para isso, é muito simples, basta você ir no campo “ Gastos com alimentação” e colocar o valor ali. É um processo rápido e muito simples.
6 – Outros gastos
Sabemos que, assim como em qualquer outro tipo de viagem, alguns gastos podem aparecer, como, por exemplo, transporte ou até mesmo, a compra de algum material necessário para o desenvolvimento do serviço.
Então, é possível inserir esses valores no sistema, de modo que haja reembolso para eles.
Assim, basta ter o valor em mãos, e em seguida, inserir no campo “ Outros gastos”.
7 – Inserir comprovantes
Assim como em qualquer tipo de serviço que é prestado para a empresa, no sistema de reembolso de passagem, é preciso inserir todos os comprovantes. Para isso, é importante scanear todas as notas ficais, as quais precisam ser solicitadas em todos os tipos de serviço.
Hoje em dia, é muito fácil realizar o processo, já que até mesmo alguns smarthphones tem a opção de scanner. Além disso, a própria empresa sempre disponibiliza um scanner para o procedimento.
Então, com todos comprovantes reunidos, basta colocar eles no sistema, na opção “Comprovantes”.
Lembrando que, para obter sucesso nessa opção, é importante que você coloque tudo organizado em uma pasta no ambiente desktop, para que não perca nenhum comprovante.
Depois disso, basta clicar em “Escolher arquivo” e anexar tudo.
8- Observações no sistema de requisição de passagem
Sabemos que é natural que alguns contratempos ocorram, e assim, haja a necessidade de colocar todas as informações, principalmente se elas geram algum gasto excedente.
E, para manter isso registrado, o sistema disponibiliza a opção “Observações”, bem abaixo de todos os outros registros, onde se pode colocar qualquer tipo de informação que seja pertinente.
O sistema de reembolso de passagem é algo essencial para as empresas, uma vez que permite maior controle e organização desses gastos, sendo também, uma maneira de mensurar o quanto a empresa tem gastado com esses serviços. Além disso, ele permite encontrar soluções eficientes para economizar, como por exemplo, estipular um vale alimentação com um valor médio, baseado nas informações do sistema, o qual o funcionários poderão utilizar nessa situação.
