O reembolso do combustível é uma questão muito importante, que deve ser combinada entre a empresa e o colaborador. Porque os colaboradores que usam seu carro para trabalhar, tem o consumo de combustível como principal gasto, por esse motivo, é necessário o reembolso.
É de extrema importância você utilizar o sistema de reembolso de combustível, pois você poderá organizar tudo em uma só plataforma. Além de que a eficiência do sistema, agilizará e facilitará muito o seu dia a dia, tendo total controle sobre os valores reembolsados.
Utilizar o sistema de reembolso de combustível, é uma ferramenta muito fácil e simples. Basta seguir corretamente o passo a passo descrito abaixo, que será possível utilizar o sistema sem erro algum, organizando todos os dados dos reembolsos de combustíveis.
Importância do Sistema de Reembolso de Combustível
Ter um sistema de reembolso é de extrema importância e como veremos tem várias vantagens.
Ao utilizar o sistema, é possível organizar todas as informações sobre o reembolso. Além de disponibilizar relatórios de como anda o consumo de combustível mensal de cada colaborador.
Com o sistema, pode-se realizar, até mesmo, uma campanha sobre a conscientização para diminuir o consumo de combustível.
Além disso, é possível que você realize todo o seu trabalho de uma forma mais rápida, prática e simples.
Passo 1: Inserir o Valor do Reembolso de Combustível
O primeiro passo para utilizar o sistema, você tem que saber exatamente qual o valor do combustível que será reembolsado para o colaborador.
É importante lembrar que os critérios para o valor do reembolso já devem estar estabelecidos entre a empresa e o funcionário.
Então, com o valor do reembolso corretamente acertado, é necessário informá- lo no sistema.
Inserindo o valor: Ao abrir o sistema de reembolso de combustível é necessário ir a aba valor e adicionar o valor corretamente.
Passo 2: Informar a placa do veículo
Após o valor inserido, é necessário realizar outros lançamentos, para que assim, seja possível ter um total controle sobre o reembolso de combustível.
Dessa forma, o segundo passo você terá que inserir a placa do veículo no qual utilizou o combustível.
Informando a placa do veículo, é possível ter um controle sobre todos os valores de reembolso de cada veículo.
Informando a placa: Para informar a placa do veículo, você deve abrir a aba placa do carro e inserir a placa do veículo.
Passo 3: Colocar a data
Informar a data é algo fundamental para não perder o controle dos dias em que estão sendo realizados os reembolsos.
Colocando a data: Portanto, para informar a data no sistema de reembolso de combustível, é necessário ir até a aba data e adicionar a data do reembolso.
Então é importante lembrar que você deve preencher a data corretamente com dia, mês e ano, como nesse esse exemplo: 21/05/2021
Passo 4: Anexar comprovantes
O quarto passo para realizar o reembolso, é anexar todos os comprovantes dos abastecimentos.
Com a entrega dos comprovantes, é necessário verificar se todos os valores dos abastecimentos estão corretos.
Todos os comprovantes devem ser anexados ao sistema, desta forma ficaram todos registrados sendo possível ter um controle maior.
Anexando os comprovantes: Caso os comprovantes não estejam em arquivo pdf, é necessário antes, escanear e colocar em uma pasta dentro do seu computador.
Então para anexar os comprovantes, é preciso ir na aba comprovantes, clicar em escolher arquivos, será direcionado para uma pasta em seu computador é só clicar no arquivo e enviar.
Assim todos os comprovantes de abastecimento ficarão anexados ao sistema de reembolso.
Passo 5: Observações
A aba observações é opcional, pode se usar se for necessário inserir mais informações relevantes sobre o reembolso de combustível.
Informações como por exemplo: O reembolso para o colaborador do carro 01 foi menor do que o mês passado. Informações como essa ou de diversos tipos podem ser inseridas no campo de observação.
Adicionando observações: Portanto para adicionar observações, é necessário ir a aba observações e digital as informações adicionais sobre o valor reembolsado.
Então com o passo a passo descrito sobre a utilização do sistema, é necessário estar com todos os dados em mãos e começar a utilizar o sistema.
Afinal, quando todos os dados sobre os reembolsos de combustíveis estiverem no sistema, será possível realizar diversas análises.
Então agora é a hora de começar a desfrutar do sistema de reembolso de combustível, que ajudará muito em seu negócio.