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O reembolso do combustível é uma questão muito importante, que deve ser combinada entre a empresa e o colaborador. Porque os colaboradores que usam seu carro para trabalhar, tem o consumo de combustível como principal gasto, por esse motivo, é necessário o reembolso.

É de extrema importância você utilizar o sistema de reembolso de combustível, pois você poderá organizar tudo em uma só plataforma. Além de que a eficiência do sistema, agilizará e facilitará muito o seu dia a dia, tendo total controle sobre os valores reembolsados.

Utilizar o sistema de reembolso de combustível, é uma ferramenta muito fácil e simples. Basta seguir corretamente o passo a passo descrito abaixo, que será possível utilizar o sistema sem erro algum, organizando todos os dados dos reembolsos de combustíveis.

Importância do Sistema de Reembolso de Combustível

Ter um sistema de reembolso é de extrema importância e como veremos tem várias vantagens.

Ao utilizar o sistema, é possível organizar todas as informações sobre o reembolso. Além de disponibilizar relatórios de como anda o consumo de combustível mensal de cada colaborador.

Com o sistema, pode-se realizar, até mesmo, uma campanha sobre a conscientização para diminuir o consumo de combustível.

Além disso, é possível que você realize todo o seu trabalho de uma forma mais rápida, prática e simples.

Passo 1: Inserir o Valor do Reembolso de Combustível

O primeiro passo para utilizar o sistema, você tem que saber exatamente qual o valor do combustível que será reembolsado para o colaborador.

É importante lembrar que os critérios para o valor do reembolso já devem estar estabelecidos entre a empresa e o funcionário.

Então, com o valor do reembolso corretamente acertado, é necessário informá- lo no sistema.

Inserindo o valor: Ao abrir o sistema de reembolso de combustível é necessário ir a aba valor e adicionar o valor corretamente.

Passo 2: Informar a placa do veículo

Após o valor inserido, é necessário realizar outros lançamentos, para que assim, seja possível ter um total controle sobre o reembolso de combustível.

Dessa forma, o segundo passo você terá que inserir a placa do veículo no qual utilizou o combustível.

Informando a placa do veículo, é possível ter um controle sobre todos os valores de reembolso de cada veículo.

Informando a placa: Para informar a placa do veículo, você deve abrir a aba placa do carro e inserir a placa do veículo.

Passo 3: Colocar a data

Informar a data é algo fundamental para não perder o controle dos dias em que estão sendo realizados os reembolsos.

Colocando a data: Portanto, para informar a data no sistema de reembolso de combustível, é necessário ir até a aba data e adicionar a data do reembolso.

Então é importante lembrar que você deve preencher a data corretamente com dia, mês e ano, como nesse esse exemplo: 21/05/2021

Passo 4: Anexar comprovantes

O quarto passo para realizar o reembolso, é anexar todos os comprovantes dos abastecimentos.

Com a entrega dos comprovantes, é necessário verificar se todos os valores dos abastecimentos estão corretos.

Todos os comprovantes devem ser anexados ao sistema, desta forma ficaram todos registrados sendo possível ter um controle maior.

Anexando os comprovantes: Caso os comprovantes não estejam em arquivo pdf, é necessário antes, escanear e colocar em uma pasta dentro do seu computador.

Então para anexar os comprovantes, é preciso ir na aba comprovantes, clicar em escolher arquivos, será direcionado para uma pasta em seu computador é só clicar no arquivo e enviar.

Assim todos os comprovantes de abastecimento ficarão anexados ao sistema de reembolso.

Passo 5: Observações

A aba observações é opcional, pode se usar se for necessário inserir mais informações relevantes sobre o reembolso de combustível.

Informações como por exemplo: O reembolso para o colaborador do carro 01 foi menor do que o mês passado. Informações como essa ou de diversos tipos podem ser inseridas no campo de observação.

Adicionando observações: Portanto para adicionar observações, é necessário ir a aba observações e digital as informações adicionais sobre o valor reembolsado.

Então com o passo a passo descrito sobre a utilização do sistema, é necessário estar com todos os dados em mãos e começar a utilizar o sistema.

Afinal, quando todos os dados sobre os reembolsos de combustíveis estiverem no sistema, será possível realizar diversas análises.

Então agora é a hora de começar a desfrutar do sistema de reembolso de combustível, que ajudará muito em seu negócio.

Para que serve o sistema de requisição de passagem?

O sistema de requisição de passagem é um programa necessário para controlar os pedidos de reembolso de gastos com viagens a serviço da empresa. Assim, tendo esse software, se torna possível maior controle sobre esse custo, que, muitas vezes, pode ser muito grande para a empresa.

Desse modo, desenvolvemos um passo a passo para que você saiba como utilizá-lo da maneira correta:

1 – Insira o destino da viagem

O primeiro passo, é inserir o destino da viagem em que o funcionário precisa ir. Para isso, basta colocar essa informação no campo “Destino de viagem”, conforme mostra a imagem abaixo. Lembre-se de colocar o nome correto da cidade, para que não haja confusões.

2 – Insira a data e ida e de retorno

Essas informações são importantes, uma vez que a quantidade de dias em que se permanece na localidade, a serviço da empresa, interfere diretamente nos gastos com a viagem.

Assim, com essa informação em mãos, se torna possível ter uma estimativa maior de quanto serão os gastos com hospedagem, alimentação entre outros que possam surgir, como, por exemplo, transporte.

Na imagem abaixo, você pode observar como é simples realizar esse processo inserido em cada um dos campos a informação correspondente.

3 – Coloque os gastos com passagens

Os gastos com passagens podem ser o mais previsíveis, uma vez que é possível comprar passagens de ida e volta em um processo só. Então, é preciso inserir essa informação de maneira adequada. Lembre-se de informar o valor preciso, inclusive com os centavos, pois isso é muito importante para o controle da empresa.

Para fazer esse processo, é muito simples, basta ir no campo “Gastos com passagem” e colocar o valor.

4 – Gastos com hospedagem

Os gastos com hospedagem dizem respeito às diárias do hotel, pensão ou até mesmo, outra localidade em que o funcionário possa se acomodar. E, para inseri-los no programa é muito simples, basta ir até o campo “Gastos com Hospedagem” e colocar o valor preciso.

5 – Gastos com alimentação no sistema de requisição de passagem

Outro gasto comum, e que deve estar no sistema de requisição de passagem, é com alimentação Desse modo, existe um campo específico para inserir esse valor, lembrando que ele deve ser o mais preciso possível.

Para isso, é muito simples, basta você ir no campo “ Gastos com alimentação” e colocar o valor ali. É um processo rápido e muito simples.

6 – Outros gastos

Sabemos que, assim como em qualquer outro tipo de viagem, alguns gastos podem aparecer, como, por exemplo, transporte ou até mesmo, a compra de algum material necessário para o desenvolvimento do serviço.

Então, é possível inserir esses valores no sistema, de modo que haja reembolso para eles.

Assim, basta ter o valor em mãos, e em seguida, inserir no campo “ Outros gastos”.

7 – Inserir comprovantes

Assim como em qualquer tipo de serviço que é prestado para a empresa, no sistema de reembolso de passagem, é preciso inserir todos os comprovantes. Para isso, é importante scanear todas as notas ficais, as quais precisam ser solicitadas em todos os tipos de serviço.

Hoje em dia, é muito fácil realizar o processo, já que até mesmo alguns smarthphones tem a opção de scanner. Além disso, a própria empresa sempre disponibiliza um scanner para o procedimento.

Então, com todos comprovantes reunidos, basta colocar eles no sistema, na opção “Comprovantes”.

Lembrando que, para obter sucesso nessa opção, é importante que você coloque tudo organizado em uma pasta no ambiente desktop, para que não perca nenhum comprovante.

Depois disso, basta clicar em “Escolher arquivo” e anexar tudo.

8- Observações no sistema de requisição de passagem

Sabemos que é natural que alguns contratempos ocorram, e assim, haja a necessidade de colocar todas as informações, principalmente se elas geram algum gasto excedente.

E, para manter isso registrado, o sistema disponibiliza a opção “Observações”, bem abaixo de todos os outros registros, onde se pode colocar qualquer tipo de informação que seja pertinente.

O sistema de reembolso de passagem é algo essencial para as empresas, uma vez que permite maior controle e organização desses gastos, sendo também, uma maneira de mensurar o quanto a empresa tem gastado com esses serviços. Além disso, ele permite encontrar soluções eficientes para economizar, como por exemplo, estipular um vale alimentação com um valor médio, baseado nas informações do sistema, o qual o funcionários poderão utilizar nessa situação.

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Sistema de Reembolso de Combustível