Uma Plataforma colaborativa é uma ferramenta de software utilizada em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser bastante especializadas, a fim de oferecer aos seus usuários várias formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes.
Ou dito de outro modo, uma plataforma colaborativa permite o compartilhamento, processamento e gerenciamento de arquivos, documentos e outros tipos de dados entre vários usuários ou sistemas. Este tipo de software permite que dois ou mais usuários remotos trabalhem em conjunto em uma tarefa ou em um projeto.
Uma plataforma colaborativa também é conhecida como software colaborativo, software de colaboração online e groupware.
Qual o objetivo de uma plataforma colaborativa?
Uma plataforma colaborativa destina-se, principalmente, a aumentar a produtividade de um grupo de indivíduos e, mais especificamente, aumentar a produtividade das organizações. Isto é conseguido através das capacidades coordenadas de processamento e gerenciamento de tarefas fornecidas por esse tipo de programa.
Uma plataforma colaborativa permite aos usuários criarem um espaço de trabalho e adicionarem dados ou fluxos de trabalho a ele. O espaço de trabalho criado é visível e acessível a todos os outros usuários independentemente da sua localização física. Todas as alterações feitas nos dados ou arquivos são sincronizados, garantindo que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um projeto em andamento.
No caso de um software de colaboração habilitado para nuvem, os mesmos dados são hospedados e acessados diretamente do site do host do software. O Sistema Kanbam Online é um exemplo popular de plataforma colaborativa.
Uma plataforma colaborativa permite que uma empresa facilite e melhore os seguintes aspectos:
- Comunicação,
- Compartilhamento e discussão de informações,
- Compartilhamento de dados / informações,
- Coordenação de esforços e atividades.
Uma plataforma colaborativa pode ser categorizado de acordo com os seguintes tipos:
- Ferramentas de colaboração de propósito único,
- Conjuntos de colaboração,
- Comunicações unificadas de colaboração.
Ferramentas de colaboração de propósito único
As ferramentas de colaboração de propósito único se concentram em projetos ou tarefas comuns. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas de colaboração de propósito único:
E-mail: Considerado o avô de todas as ferramentas colaborativas de software, o e-mail ironicamente ainda é o mais usado. Seu objetivo principal é facilitar a comunicação interna e externa. A estrutura de um e-mail permite o uso de várias outras tarefas de colaboração.
Quadros de discussão: Entre as melhores ferramentas de colaboração de propósito único estão os painéis de discussão, que são orientados para reuniões simultâneas. Ou seja, muitas pessoas contribuem com suas ideias ao mesmo tempo. O Wiki empresarial permite a inserção de todas as informações num banco de dados para ser consultado por todos os integrantes da equipe.
Gerenciamento de documentos: Permite que a empresa crie, organize, armazene e acesse documentos importantes. O gerenciamento de documentos consiste em produzir, trabalhar em conjunto e divulgar documentos com outras pessoas, grupos ou empresas. As ferramentas de colaboração de documentos geralmente possuem recursos que incluem controle de versão, bem como trilhas de auditoria para facilitar múltiplos contribuidores ou permissões para coordenar o acesso. O disco virtual da Sabesim oferece aos colaboradores da equipe um meio simples, rápido e fácil de compartilhar material de trabalho.
Gerenciamento de Projetos: Todos os esforços de um projeto podem ser divididos em um conjunto de tarefas. As ferramentas de uma plataforma de colaboração permitem delegar tarefas, fazer marcos, definir dependências, acompanhar o progresso e, assim, garantir que tudo esteja no caminho certo. Uma agenda de compromissos permite compartilhar informações com todo o time de trabalho e facilitar a informação de forma rápida e integrada.
Intranet: São basicamente páginas web para uso interno. A Intranet pode ser vista como ferramentas de comunicação, onde você publica anúncios, políticas, planos ou mesmo eventos. A intranet também pode ser usada como uma forma de motivar funcionários (com citações como “funcionários do mês” ou mensagens inspiradoras como “mensagem do dia”).
Ferramentas sociais: As ferramentas sociais, como as redes sociais e os painéis de mensagens são frequentemente consideradas como o novo e-mail. Seu objetivo principal é a comunicação e o compartilhamento, mas ferramentas como Facebook, Twitter e YouTube, são projetadas de forma dinâmica e centrada individualmente, o que é indiscutivelmente uma grande melhoria em relação ao e-mail.
Ferramentas de controle de projetos: Ferramentas de fluxo de trabalho são um excelente exemplo de ferramentas de colaboração. Um fluxo de trabalho em essência é uma transação comercial do o início até o encerramento. As ferramentas de software colaborativo de fluxo de trabalho gerenciam os dados associados a um fluxo de trabalho à medida que decorram várias etapas.