Como montar um plano de comunicação interna

Há muitos casos de empresas que contam com planos de comunicação interna que são falhos ou pouco eficientes, e que acabam provocando problemas como conflitos entre membros da equipe e até mesmo o total comprometimento do clima organizacional da empresa.

É fundamental ter a consciência de que a comunicação interna precisa ser eficiente, pois ela é indispensável para o sucesso da gestão estratégica empresarial.

Pensando nisso, hoje apresentamos um pequeno passo a passo de plano de comunicação interna, para ajudar você a encontrar o caminho certo para melhorar as estratégias, e por consequência, ter uma gestão interna campeã em seu negócio.

Diagnóstico interno

Antes de comunicar, você precisa ouvir, ou seja, conhecer as expectativas e percepções da equipe e escutá-los. Fazer isso possibilita não somente um diagnóstico completo, como também a valorização dos funcionários, que passam a se sentir parte essencial da equipe e das estratégias empresariais.

Antes de qualquer avanço no plano, conheça profundamente o estado atual da equipe, tais como:

Expectativas dos funcionários em relação ao futuro no trabalho e à própria empresa;
Se a política interna atual é coerente com a cultura e a política global da empresa;
Se existem veículos de informação adequados para a comunicação interna.
Você pode desenvolver o diagnóstico interno através de um questionário neutro, claro, progressivo e lógico, sempre trazendo questões que começam no geral e se direcionam para o particular. É fundamental identificar a cultura da empresa e de que forma ela é percebida pelos colaboradores.

Organização

Depois do diagnóstico interno, você precisa identificar quais são os pontos fracos e fortes da política atual de comunicação, das perspectivas dos funcionários e da cultura da empresa. Feito isso, é a hora de definir os objetivos para a comunicação interna da empresa.

É essencial buscar o público-alvo certo para a ação de comunicação interna, pois como uma empresa é formada por diversos tipos de pessoas e grupos, a mensagem precisa ser definida especialmente para cada um deles.

Na hora de definir os objetivos, lembre-se de que a nova política adotada precisa ser simples, realista e transparente.

Ferramentas para que a comunicação seja eficiente

Depois de definir os objetivos, o responsável pela gestão do plano precisa identificar quais serão as ferramentas mais eficientes para que a comunicação interna consiga os objetivos esperados.

A escolha do meio dependerá do tamanho da empresa e também do orçamento destinado ao plano, e alguns exemplos são:

Reuniões e palestras
Vantagens: imediatismo, informação de referência transmitida de forma clara, ideal para pequenas e médias empresas.
Desvantagens: excesso pode causar certo desinteresse.

Folhetos
Vantagens: chega para toda equipe e leva as novidades da empresa.
Desvantagens: pode custar caro.

Caixa de sugestões
Vantagens: motiva criatividade, iniciativa e participação entre todos os colaboradores.
Desvantagens: necessidade de fazer consultas regulares.

Jornal da empresa
Vantagens: pode ser distribuído na própria empresa ou na residência dos colaboradores; referência em comunicação interna.
Desvantagens: pode custar caro e depender de equipe especializada (assessor de impressa ou jornalista).

Intranet
Vantagens: circulação rápida e eficiente de informação.
Desvantagens: necessidade de atualização frequente.

E-mail
Vantagens: rápido, barato e permite o envio de newsletter, por exemplo.
Desvantagens: necessidade de programa para que toda a empresa tenha acesso.

10 dicas para que o plano de comunicação interna seja campeão!

1 = Tenha uma política de portas abertas;
2 = Adote uma prática de feedback sempre presente;
3 = Use os canais de comunicação escolhidos com frequência;
4 = Trabalhe com uma linguagem adequada ao público-alvo;
5 = Faça com que diferentes níveis hierárquicos possam se comunicar na mesma linguagem;
6 = Dê espaço para dúvidas e sugestões;
7 = Valorize as relações interpessoais;
8 = Em momentos de conflitos, não os resolva de “cabeça quente”, seja sempre coerente e neutro;
9 = Ouça sempre;
10 = Olhe nos olhos e demonstre credibilidade ao falar.

Que tal descobrir como nosso sistema pode facilitar a comunicação interna da sua empresa?

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