Principais tarefas e desafios na gestão de uma empresa

Principais tarefas na gestão de uma empresa
Existem três cenários básicos em que um gestor pode encontrar uma empresa no que se refere à administração do negócio: caos total, em busca da melhoria e estabilizado. Neste artigo iremos descrever cada um deles e aproveitar para indicar quais são os grandes desafios e principais tarefas que um administrador terá para cada tipo de cenário existente.
Quando usamos a expressão “um gestor pode encontrar”, expressamos duas situações: a primeira é quando um profissional é contratado para assumir uma situação determinada, onde sua experiência e formação foram decisivas para sua entrada na empresa. A segunda situação ocorre quando um gestor que já faz parte da empresa precisa realizar um levantamento da situação atual, identificando as necessidades para iniciar um projeto com objetivos apontados a partir desse estudo.

1º Passo: Identifique em que cenário a empresa se encontra

Como foi descrito no início do artigo, um gestor pode encontrar três cenários básicos que descrevem a realidade da empresa. Vamos conhecê-los.

Vivendo um momento de caos

Pode parecer um pouco exagerado colocar um cenário como caótico para uma empresa. Imaginamos que essa situação nunca chegará e que antes de alcançar este ponto alguma atitude já deveria ter sido tomada.
Mas infelizmente isso acontece, e é mais comum do que se pensa.
A identificação desse tipo de cenário é até fácil de ser feita por um bom gestor: falta de processos nos principais departamentos da empresa, setores trabalhando praticamente de forma independente e a empresa funcionando no vermelho ou já com grandes prejuízos,; tudo isso é um indicativo de que existe um caos instalado na empresa.

Em uma fase consciente de melhoria

Este é um cenário até mais tranquilo de se iniciar um trabalho de gestão. Isso porque a fase de conscientização dos problemas existentes e as iniciativas que buscam as melhorias já foram realizadas ou estão em andamento.
O gestor pode até encontrar um cenário caótico, mas a diferença será na percepção por parte da administração de que existem problemas a serem resolvidos e que os primeiros passos já foram dados buscando a organização. Isso facilita a introdução de novas ideias e a adoção de processos e ferramentas de gestão.

Em tempos de estabilidade

Talvez esse seja o cenário mais difícil para a chegada de um gestor. Sabe aquela máxima “time que está ganhando não se mexe”? Se tudo está bem, com processos definidos e a empresa funcionando no azul, então quais serão os desafios?
O problema está justamente na estabilidade encontrada. Tanto a direção quanto os colaboradores não estarão abertos a mudanças, o que de certa forma faz sentido, pois aparentemente não existem problemas a serem resolvidos.
Entretanto, a visão de um gestor precisa ir além e identificar oportunidades futuras, promover a melhoria contínua de todos os processos e ferramentas, apresentar para a empresa que é possível crescer mais e buscar novos mercados. Ele deve evitar a acomodação em um mercado consolidado ou em casos em que a empresa se encontra como líder de mercado.

2º Passo: Determine os desafios, riscos e as principais tarefas do projeto

Identificado o cenário atual da empresa, chegou a hora de definir os desafios, calcular os riscos e determinar as principais tarefas a serem realizadas neste novo projeto. Para alcançar esses três pontos o gestor terá como primeiras ações:

Essas atividades demandam tempo e requerem uma boa experiência profissional do gestor para fazer esse levantamento, definindo metas e riscos e conscientizando a empresa dos desafios que precisam ser vencidos.

3º passo: Faça o levantamento das necessidades do projeto e organize as tarefas estabelecendo prazos

Chegou o momento de colocar o projeto em execução. Os primeiros passos consistem na definição das ferramentas que serão necessárias para planejar e executar todas as principais tarefas e também as secundárias. O ideal é utilizar plataformas integradas, com recursos que atendam todas as necessidades de gestão, comunicação e integração com todos os departamentos da empresa.
A SabeSim conhece muito bem os desafios encontrados pelos gestores na administração das empresas e na gestão dos projetos. Além do nosso blog, com dicas e sugestões, você pode entrar em contato com nossos especialistas para definir as melhores estratégias para sua empresa. 

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5 atitudes que o empreendedor não deve tomar na hora de delegar tarefas

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Para que o trabalho na empresa seja executado da melhor forma possível é preciso que ele seja bem dividido entre os membros do time. Cada colaborador fica com determinadas responsabilidades para que o projeto seja entregue, com qualidade, no menor tempo possível. É do líder da equipe a tarefa de distribuir as funções que cada um irá desempenhar – o que pode ser um verdadeiro desafio.

Se o líder não tem preparo para delegar as atividades, a equipe toda pode ser prejudicada. Para evitar que isso aconteça, é importante que o gestor não tome as cinco atitudes listadas abaixo. Confira quais são elas:

1. Dar muitas responsabilidades para um mesmo colaborador

Um dos maiores erros é sobrecarregar um dos membros da equipe. Para garantir que as atividades sejam bem distribuídas, é importante que o gestor tenha confiança no trabalho de todo o time e que conheça muito bem as principais habilidades de cada um.

Cada tarefa deve ficar com o membro que tiver mais conhecimento para desempenhá-la, mas se um dos colaboradores for muito bom em diferentes atividades isso não significa que ele deva receber mais trabalho. Sobrecarregar o profissional pode prejudicar a qualidade do trabalho, resultar em atrasos, causar atritos internos ou até gerar uma dependência no trabalho desenvolvido pelo colaborador.

2. Não oferecer suporte quando necessário

O gestor tem conhecimento para orientar o trabalho da equipe e deve estar preparado para ajudar sempre que necessário. Para isso, deve haver uma excelente comunicação interna. Também é importante agendar reuniões regulares para garantir que todos os membros da equipe estejam no caminho certo e que não existem dúvidas acerca das tarefas.

3. Não dar espaço para que os colaboradores exercitem a criatividade

O gestor deve garantir que todos os membros da equipe saibam que têm amparo quando necessário para desempenhar as suas atividades. Mas ele também deve dar espaço ao time. Muitas boas ideias podem surgir quando os colaboradores têm liberdade para usar a criatividade na busca de soluções.

4. Perder o controle sobre o status das tarefas

Depois de delegar as atividades o gestor deve estar atento aos prazos de entrega. Mas como fazer isso sem exagerar no controle da equipe? Usando um sistema de gestão de tarefas! Assim, cada colaborador registra o status das suas atividades e o líder pode acompanhar a situação do projeto. Ele só precisa interferir quando percebe que há algo errado. O time tem liberdade para realizar as tarefas e o gestor tem controle para evitar falhas no projeto.

5. Não organizar as tarefas em ordem de prioridade

Sempre existem tarefas essenciais e tarefas que podem ser adiadas ou até eliminadas do projeto. O gestor deve ter esta ordem de prioridades bem definida. Isso é importante na distribuição de tarefas porque, assim, o líder sabe quais delas devem ser designadas para os membros mais experientes, já que estes são os colaboradores com maior conhecimento sobre o trabalho desempenhado na empresa e, por isso, apresentam tendência a terminar as atividades mais rapidamente.

Você comete algum destes erros quando delega tarefas na sua equipe de trabalho? Conte um pouco sobre a sua experiência no assunto!

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5 vilões da produtividade que a gestão de tarefas eficiente é capaz de eliminar

5 vilões da produtividade que a gestão de tarefas eficiente é capaz de eliminar

Grande parte das empresas enfrenta uma rotina frenética, com muitas atividades diferentes a serem realizadas em um único dia. E se essas tarefas não forem organizadas e gerenciadas adequadamente, os colaboradores acabam se perdendo em meio a tanto trabalho e aumentando o tempo em que elas levam para serem concluídas. E isto certamente atrasará os projetos e deixará os clientes da empresa insatisfeitos.

É por isso que, para fazer os trabalhos renderem nessa rotina agitada, os gestores precisam gerenciar todas as tarefas da empresa. Somente assim eles conseguirão eliminar os ‘vilões da produtividade’ e melhorar o desempenho da equipe ao longo do dia. No post de hoje, falaremos sobre os cinco principais ‘vilões da produtividade’ que a gestão adequada das atividades é capaz de eliminar. Confira quais são eles:

1. Metas má estabelecidas

Quando má estabelecidas, as metas contribuem para a redução da produtividade da equipe. Isso porque, sem elas, os colaboradores não ficam motivados a realizarem mais tarefas em menos tempo e conquistarem os objetivos da empresa. É por isso que o estabelecimento de metas realistas, juntamente com o controle das tarefas necessárias para elas serem alcançadas, são cruciais para o aumento da produtividade da equipe.

2. Programação inadequada dos trabalhos

Se as metas forem bem traçadas, mas os gestores não acompanharem a evolução das tarefas necessárias para atingi-las, então o prazo de entrega delas poderá ser atrasado. E isto impedirá o alcance dos objetivos. A gestão de tarefas elimina esse problema, já que ela possibilita o estabelecimento e o acompanhamento da programação de cada trabalho. Assim, a realização das atividades e o atingimento das metas são assegurados.

3. Ambiente de trabalho desorganizado

Lembretes, checklists e papeladas espalhadas por todo o escritório geram uma polução visual, que afeta o cérebro dos colaboradores e os impede de realizar as tarefas de forma mais rápida. A gestão de tarefas, quando realizada através de um sistema online, também elimina esse problema. Isso porque ele permite que a equipe acompanhe a evolução dos trabalhos pela internet, sem precisar utilizar papeis, e mantenha o ambiente organizado.

4. Não priorização das tarefas

Alguns colaboradores decidem realizar tarefas com base no seu nível de dificuldade, sem avaliar o seu grau de importância. E isto acaba atrasando as tarefas mais importantes. A gestão de tarefas permite que os responsáveis priorizem as atividades urgentes e relevantes e deixem as outras menos importantes para outro momento, sem que os colaboradores tomem essa decisão.

5. Adiamento das atividades

Toda empresa precisa lidar com tarefas burocráticas, que causam certo desânimo na equipe e as levam a adiar a sua realização. A melhor maneira de evitar essa procrastinação é subdividindo cada tarefa, para que a equipe possa trabalhar nela um pouco a cada dia. A gestão de tarefas pode ajudar o gestor nessa divisão, permitindo que ele acompanhe a sua evolução diária e previna possíveis atrasos nas entregas.

Como você pôde ver, a gestão adequada das atividades é fundamental para sua equipe não se perder em meio a tantos trabalhos, atrasar os projetos e deixar os clientes insatisfeitos. Essa gestão se torna mais eficaz com o uso de um sistema de gerenciamento de projetos, como o Sabesim, que auxilia na atribuição e no acompanhamento das tarefas e mantém a equipe informada acerca das orientações e prazos a serem seguidos.

E então, pronto para driblar esses vilões da produtividade através da gestão de tarefas? Aproveite para conhecer o sistema da Sabesim para controle de tarefas online ou escrever as suas dúvidas sobre esse assunto nos comentários!

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Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho?

Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho

Todo gestor deve ter como prioridade buscar ações que contribuam para o aumento do desempenho da equipe de trabalho. Afinal, quanto mais o time produz, melhores são os resultados não apenas para o setor, mas para toda a empresa.

Mas como incluir este desafio na já atarefada rotina de quem lidera uma equipe? Contamos alguns segredos simples e eficientes para isso neste artigo, confira:

Como melhorar o desempenho da equipe

Para melhorar o desempenho da equipe, é preciso apostar em ações e soluções que contribuam para o aumento da sinergia dos membros do time. Para isso, melhorias na comunicação são essenciais. Afinal, se os colaboradores não têm um bom diálogo, há muito mais probabilidade de erros e de perda de tempo em atividades que não são prioridade.

Melhorar a comunicação, é portanto, um dos segredos para que a equipe trabalhe em alta performance. Também é fundamental que haja um bom gerenciamento de tarefas e que as horas de trabalho sejam bem aproveitadas.

Gestão de projetos

Quando a equipe inicia um projeto, é preciso garantir que cada colaborador tenha ciência do papel que desempenha e que as metas e objetivos estejam claros para todos. Também é essencial que o gestor consiga manter todas as tarefas necessárias para atingir estes objetivos sob controle.

Quanto mais organizado é o trabalho do time, melhor é o seu desempenho. Conheça quatro elementos fundamentais para facilitar a organização das atividades e a gestão dos colaboradores envolvidos no projeto:

Controle de atividades

É muito importante que o gestor tenha pleno conhecimento do status de cada atividade desempenhada pelos membros da sua equipe. Só assim, ele pode replanejar tarefas, quando necessário, e fazer os ajustes necessários para evitar atrasos e erros no processo.

Um bom sistema de gestão facilita este controle, porque permite que o líder acompanhe prazos e compartilhe compromissos com a equipe com precisão e agilidade.

Gestão do tempo

Existe um recurso precioso, que deve ser bem gerenciado para que a equipe trabalhe com rendimento máximo: o tempo. Certifique-se de que as horas do seu time sejam bem aproveitadas, evite que os seus colaboradores percam muito tempo com atividades que têm pouca relevância para a conclusão do projeto.

Para isso, é preciso manter um controle das horas gastas com cada atividade e fazer constantes alterações no cronograma da equipe, com base neste controle e na análise de prioridades.

Comunicação interna

Um dos maiores perigos da falta de comunicação é o retrabalho – e é justamente o retrabalho um dos maiores responsáveis por atrasos no cronograma e pela falta de produtividade na equipe. Investir em ações e soluções que ajudem a melhorar o diálogo entre os colaboradores é essencial para evitar que isso aconteça no seu time.

Reuniões semanais com intuito de deixar toda a equipe a par do andamento do projeto, processos mais transparentes através da implantação do kanban são alguns exemplos de soluções que contribuem para uma melhor comunicação entre a equipe.

Mensagens organizadas

Um sistema de comunicação interno, que permita a rápida troca de mensagens entre o time, é um exemplo de ferramenta que pode contribuir de tal maneira para a melhora do desempenho da equipe que merece um tópico especial no nosso artigo. Quanto mais simples for o compartilhamento de informações entre a equipe, melhor para o andamento do projeto.

Também é essencial que haja uma boa organização das mensagens trocadas para evitar que o time perca tempo tentando se encontrar em mensagens mais antigas ou procurando por informações essenciais para dar continuidade às tarefas.

Uma equipe que apresenta bom desempenho agrega valor à empresa, porque garante projetos de qualidade, produzidos em menos tempo.

A sua equipe já trabalha em alta performance? Que tal investir em soluções para melhorar a comunicação, a gestão do tempo e o controle de tarefas? Conheça a solução Sabe Sim!

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O que é e para que serve um portal corporativo?

Portal Corporativo

Hoje em dia, uma empresa que busca por produtividade precisa ter eficiência na hora de organizar, compartilhar e disponibilizar as informações de interesse para a gestão e para seus funcionários em um único local. Esta é a principal função de um portal corporativo.

Este sistema, que funciona via Internet e oferece ferramentas interativas. Desta forma, todos podem navegar a vontade. A diferença entre um portal corporativo e um website é que, no primeiro, o acesso é controlado por senhas e níveis de acesso, o que garante a proteção das informações.

Funcionários mais sintonizados e alinhados

Por meio de um portal corporativo, os usuários têm a sua disposição informações particulares, interatividade e mobilidade já que ele pode ser acessado remotamente, desde que tenham sinal de internet e, como já dissemos, suas senhas de acesso.

Os funcionários ganham mais sintonia com os assuntos relativos ao negócio da empesa em que atuam, ficam mais bem informados sobre a cultura, os valores, as rotinas internas e as políticas da organização e podem, consequentemente, realizar suas atividades de forma mais alinhada aos objetivos da Empresa. Os gestores, por sua vez, ganham um poderoso instrumento de apoio para os momentos de tomada de decisões.

O portal corporativo contribui, ainda, com a padronização de um canal interativo e dinâmico de comunicação entre os diversos setores e áreas da empresa, o que facilita a gestão do conhecimento, tão necessária para as companhias. Este aspecto é, inclusive, bastante avaliado pelos órgãos certificadores em auditorias externas, feitas para se obter uma série de certificações conceituadas no mercado.

Outras vantagens oferecidas pelos portais corporativos:

Notícias:

Na esfera da comunicação interna, o sistema garante a autonomia para a empresa selecionar e publicar notícias;

Interatividade

Os processos ficam mais enxutos na medida em que o portal promove o autoatendimento, disponibilizando os demonstrativos online para os funcionários;

Transparência

A divulgação de assuntos interessantes aos funcionários, como novas admissões, transferências de profissionais, desligamentos, promoções e movimentações pode ser feita por meio do Portal;

Clima

O clima organizacional da empresa melhora porque o Portal pode parabenizar aniversariantes, organizando-os por dia, semana ou mês – conforme definição do RH. Assim, eles recebem os cumprimentos dos colegas gerando um ambiente caloroso e afetivo;

Valorização

Os reconhecimentos por tempo de casa dos funcionários também podem ser feitos por meio do portal, valorizando as pessoas que construíram a trajetória da empresa até então;

Intranet

Ao gerenciar os dados, os aplicativos e informações com facilidade e com perfis personalizados, links de outros portais e sites, o portal corporativo pode ser considerado como um portal intranet, no ambiente corporativo.

Como deu para notar até agora, o portal corporativo é a solução ideal para várias necessidades da empresa. No mercado, há diversos especialistas para fornecer esta ferramenta para você. Não veja a implementação deste sistema no seu negócio como despesa. Ela é, na verdade, um investimento importante na busca por mais produtividade e competitividade.

Você ainda tem alguma dúvida sobre o que é um portal corporativo e como ele agrega valor ao negócio? Deixe seus comentários pra gente!

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Equipes de alto desempenho com ações simples

Intranet e rede social corporativa

Você já considerou que não é preciso modificar radicalmente os processos da empresa para conquistar melhores resultados no trabalho desenvolvido pelos seus funcionários? Algumas ações simples podem trazer grandes efeitos, especialmente quando elas envolvem melhorias na comunicação e automatização de processos.

Descubra, neste artigo, quais são as vantagens de investir para aumentar o desempenho dos colaboradores e conheça alguns exemplos de ferramentas essenciais para alcançar esta melhoria na produtividade interna!

Como o alto desempenho pode beneficiar a empresa e os funcionários?

Investir para aumentar a performance do trabalho desempenhado pelos seus colaboradores é uma ação que traz vantagens para a empresa e para os funcionários. Veja quais são elas:

Benefícios para a empresa

Equipes que trabalham em alta performance contribuem para que a empresa tenha clientes mais satisfeitos e maiores ganhos financeiros. A lógica é simples: o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da organização reflete diretamente não só na qualidade dos produtos e serviços entregues, mas também no cumprimento dos prazos prometidos, o que leva ao aumento da satisfação.

Clientes felizes são a melhor propaganda para atrair novos consumidores e, consequentemente, garantir uma maior lucratividade para a empresa.

Benefícios para os funcionários

Quando o time é produtivo, todos os membros são beneficiados. Não há necessidade frequente de retrabalho e as atividades fluem melhor. Isso contribui para que os colaboradores façam melhor proveito das suas horas na empresa e para que percebam melhores resultados tanto na performance individual, quanto no desenvolvimento do trabalho da equipe. Todos estes são fatores que ajudam a aumentar a motivação dos funcionários.

Ferramentas que contribuem para o alto desempenho

O sistema Sabesim! é um excelente exemplo de ferramenta que contribui para aumentar o desempenho das suas equipes de trabalho. Com design intuitivo e recursos diversificados, esta é uma solução que permite, com ações simples, acelerar processos internos e melhorar o gerenciamento de tarefas. Saiba mais sobre dois benefícios proporcionados por este sistema:

Gestão de projetos e controle de atividades

Os projetos desenvolvidos na empresa ganham qualidade e agilidade quando têm uma boa gestão. O kanban online, por exemplo, permite que o líder da equipe monitore como está o status das atividades em desenvolvimento. Os demais membros da equipe também podem usar este recurso para verificar como está o cronograma do projeto e para acompanhar as tarefas que estão sob responsabilidade dos demais membros do time.

Outro exemplo de recurso que potencializa os projetos da empresa é o sistema de calendário – ferramenta que pode ser utilizada para garantir que nenhuma reunião importante ou prazo sejam perdidos ou esquecidos pelos colaboradores.

Comunicação interna eficiente

Se existe um ponto em comum entre todas as equipes que atuam em alta performance é o fato de que todas elas possuem uma excelente comunicação interna. Os setores da empresa são interligados: o financeiro, por exemplo, precisa ter acesso a informações do setor de marketing para executar determinadas tarefas.

Se existem falhas neste diálogo, as atividades de um setor podem ser prejudicadas e isso resulta em baixa produtividade para toda a empresa. A solução Sabesim inclui recursos, como intranet corporativa e sistema de troca de mensagens, que contribuem para a melhora do diálogo interno e, consequentemente, para o aumento do desempenho da empresa.

Acesse o nosso site e conheça mais sobre a solução Sabesim!, sistema que disponibiliza as ferramentas ideais para que os seus colaboradores trabalhem em alta performance.  

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Como melhorar a concentração no trabalho e evitar a procrastinação

como dominar controle de tarefas em 5 passos

Num contexto como o que vivemos atualmente, onde a cobrança por resultados e a pressão por produtividade são enormes, precisamos saber nos concentrar no trabalho e nas tarefas que precisamos realizar e evitar, a todo custo, a procrastinação.

Não importa se você é gestor ou não, existem algumas técnicas que podem ajudar você a ser mais produtivo, não desviando a atenção do seu foco principal. Vamos a elas?

Recursos ajudam, mas também atrapalham

Hoje em dia, os muitos recursos tecnológicos que facilitam nossa vida também causam inúmeras distrações e interrupções no trabalho. Quando isso acontece, há uma grande tendência de acabarmos procrastinando. Ou seja, adiamos, deixamos alguma coisa pra fazer depois, arranjamos desculpas para não fazer e prorrogamos bastante, chegando até a não fazer determinada atividade. Isto atrapalha a nossa produtividade, prejudica o resultado da entrega profissional e altera o equilíbrio emocional, podendo ter consequências graves. O procrastinador se sente culpado, fica tenso, se sente estressado, ansioso e com baixa autoestima.

Quer ver alguns exemplos do que acontece quando precisamos nos dedicar a certa tarefa? É uma mensagem no Whatsapp, um pedido de informação em um dos grupos que participamos, uma postagem no Facebook, uma ligação do telemarketing de uma empresa no nosso celular, o chamado de um colega de trabalho para um café, um e-mail do chefe nos cobrando a entrega, enfim uma série de “lembranças” que interrompem nosso raciocínio e atrasam afazeres.

Quando isto tudo acontece de forma recorrente, nossa imagem também fica arranhada porque passamos a ser vistos como improdutivos e preguiçosos.

Para evitar este cenário, siga algumas dicas:

Mantenha uma agenda

Organize sua agenda de compromissos, com prazos determinados para cada tarefa. Separe as atividades e compromissos por níveis de prioridade e comece realizando as tarefas mais urgentes. Defina metas diárias e conforme for concluindo-as, faça marcações indicando isso.

Tenha confiança

Tenha confiança em si mesmo. Acredite na sua capacidade e lembre-se que a insegurança é inimiga da perfeição. Pense no que você já realizou com sucesso e não se preocupe em ser seu auto censor o tempo todo. Faça primeiro e depois corrija e lapide.

Motive-se

Procure buscar motivação. Pense em como é bom estar empregado, lembre-se que é ótimo contar com um salário mensalmente e, se for o caso, mire as férias que estão chegando.

Crie um ritmo pessoal

Conheça seu ritmo, observando em que período do dia você é mais produtivo. Adapte-se a ele e programe o maior número de atividades e as mais complexas para este período, deixando os demais liberados para as tarefas mais simples.

Cuidado com as interrupções

Peça para amigos e familiares não te procurarem nas horas em que você está trabalhando. Isto inclui mensagens de textos no celular. Se, mesmo assim, não respeitarem, silencie os grupos de Whatsapp que não estão relacionados à sua atividade profissional. Veja estes somente quando sair do trabalho e não atenda telefonemas no celular de números que você não conheça.

Separe as coisas

Procure não pensar nos problemas pessoais quando estiver no trabalho e vice-versa: quando estiver em casa, não abra e-mails de trabalho e nem fique dedicado às tarefas profissionais. Dê atenção à sua família e à sua qualidade de vida.

Faça já!

Se comprometa a realizar as tarefas no tempo que foi programado para ela. Tenha disciplina e não se sabote. Você vai ver que depois de cada atividade realizada dentro da programação, vai sentir uma sensação de alívio muito prazerosa.

Você tem dificuldade para se concentrar nas suas tarefas profissionais. Tem alguma técnica para isso que não comentamos aqui? Conte pra gente!

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Como aumentar a produtividade no trabalho

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Você é daqueles que acham que um dia deveria ter 48 horas para poder fazer tudo o que é preciso? Realmente, dar conta de todas as atividades do dia a dia não é tarefa fácil, e encontrar uma brecha na agenda pode ser uma missão impossível.

Mas, com um pouco de organização e planejamento, é possível aumentar a sua produtividade no trabalho, já que é nele que você passa a maior parte do tempo. Rendendo mais durante o dia e resolvendo todas as pendências no trabalho, você consegue aproveitar melhor os momentos fora dele com amigos e familiares.

Se você acha impossível aumentar a sua produtividade pessoal, reunimos algumas dicas para lhe ajudar nesse desafio da vida moderna: render mais e, mesmo assim, ganhar tempo. Confira.

Adote uma agenda com planejamento diário

Não tem jeito, por mais que tenhamos consciência de tudo o que deve ser feito durante o dia, não conseguimos visualizar a duração de cada atividade. Resultado? Muitas das coisas que foram planejadas deixam de ser feitas pela aparente falta de tempo.

Passar para o papel tudo o que precisa ser resolvido durante um dia é a primeira dica para aumentar a sua produtividade no trabalho. Elenque as prioridades e, a partir daí, trace metas para que sejam cumpridas com uma estimativa de tempo. É essencial que você saiba distribuir de forma coerente esses prazos para que, além de se organizar melhor, evite a frustração por não ter conseguido cumprir tudo o que havia proposto. Não se esqueça de prever um tempo para os imprevistos na sua agenda. Eles podem acontecer a qualquer momento e sem aviso prévio.

Faça um teste e veja o quanto é prazeroso constatar que, ao final de um dia, você conseguiu cumprir com tudo o que havia se proposto antes de começar a trabalhar.

Livre-se de distrações que lhe tiram o foco

Para determinados trabalhos, desligar o celular pode ser impossível durante um dia de trabalho, já que ele é uma ferramenta essencial, mas se esse for o seu caso, proponha-se usá-lo somente para assuntos profissionais. Uma boa forma de fazer isso é se deslogar de todas as suas redes sociais, para evitar aquelas famosas espiadas que tiram o foco e atrasam a sua agenda.

Além delas, o e-mail também deve ser usado com parcimônia, já que, ao aviso de qualquer nova mensagem, é natural que tenhamos o impulso de parar o que estivermos fazendo para abri-la e responder o mais prontamente. Imagina essa interrupção 10, 20 vezes durante o dia. É claro que isso vai afetar a sua produtividade, por isso organize-se para checar a sua caixa de entrada somente quando estiver acabado uma das tarefas da sua agenda.

Saiba delegar funções

Essa talvez seja a mudança mais difícil para quem deseja aumentar a sua produtividade no trabalho. Isso porque até agora falamos sobre processos que podem ser facilmente adaptáveis, mas aprender a delegar funções requer um esforço para ir contra a uma característica muito comum a vários profissionais: centralização.

Não é errado querer apresentar o maior número possível de resultados positivos, mas é preciso reconhecer limites e que ninguém abraça o mundo, pelo menos não sozinho. Delegar não é assumir uma incapacidade, mas sim demonstrar inteligência e discernimento em relação à rotina de trabalho.

Que tal desafiar-se e colocar em prática essas dicas no seu dia a dia? Se você tem outras sugestões para aumentar a produtividade no trabalho, conte pra gente pelos comentários e continue acompanhando o blog.

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Benefícios do trabalho em equipe na produtividade da empresa

Intranet e rede social corporativa
O trabalho em equipe contribui para o retorno sobre o investimento, pois atua diretamente gerando no aumento da produtividade, melhorias no ambiente de trabalho e aumentos significativos na rentabilidade da empresa. O impacto das equipes na gestão de pessoas, apoiando-se para executar o seu máximo potencial foi medido por uma pesquisa da Universidade ICESI.

De acordo com essa pesquisa, uma equipe de técnicos e profissionais treinados e organizados para um alto desempenho é 65% mais produtiva do que outra não estimulada a este respeito. Se falamos de níveis de gestão, a diferença sobe para mais de 90%. Em uma empresa de 100 funcionários é possível aumentar a rentabilidade em pelo menos 90% por ano com a formação nesta área. Isso significa que o investimento nas pessoas é altamente rentável.

Gestão da qualidade e produtividade

Uma equipe é mais do que um grupo de pessoas trabalhando em conjunto para resolver um problema. Uma verdadeira equipe é apoiada pelo compromisso de seus membros. As metas são estabelecidas a partir de uma liderança compartilhada.

O potencial de uma equipe é composto, principalmente, por três fundamentos:

  1. Aprender a usar métodos eficazes para lidar com a tensão e conflitos de forma construtiva.
  2. Desenvolver novas habilidades: visão compartilhada, ou seja, aprender a desenvolver estratégias e processos que levem a um compromisso. Além disso, membros de uma equipe precisam dessas habilidades: empatia, lealdade, auto confiança, auto consciência, responsabilidade, auto determinação, otimismo, iniciativa, tenacidade,  e capacidade de auto avaliação.
  3. Implementar políticas claras e adaptar o sistema de recrutamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios, promoções e desenvolvimento de carreira.

Para ter uma equipe eficaz e ter um aumento na produtividade da empresa é necessário:

  • Objetivos claros para a equipe: É claro o que se espera da equipe? É preciso comunicar o que é esperado dos membros da equipe. Por exemplo, a solução de um atraso na produção ou a necessidade de antecipar a entrega ao cliente em x dias. A equipe montada para esse fim deve receber os recursos necessários para trabalhar com: informação, tempo e as prioridades necessárias.
  • Avaliação da estratégia orientada para o desempenho: A equipe tem que projetar sua própria área de competência e responsabilidade, as suas próprias metas de acordo com a empresa. A empresa deve projetar as atividades necessárias e estabelecer a forma de avaliar seu próprio desempenho.
  • Competitividade: Os membros de uma equipe devem ter as habilidades apropriadas. Por exemplo, para investigar a conveniência de uma inovação tecnológica.
  • Estruturação do papel da equipe com a estratégia da empresa: O papel da equipe deve ser definido e é necessário promover a contribuição de cada membro dependendo da finalidade que se deseja alcançar. As pessoas devem entender como a estratégia de usar equipes vai ajudar a empresa a atingir a melhoria da sua produtividade.
  • É necessário coordenar um grupo com membros de vários departamentos da empresa, projetando cada processo e entendendo o conceito de clientes internos fornecedores e processos.

Conheça o Sabesim e veja como sua empresa pode se beneficiar da integração da sua equipe. Tem dúvidas? Entre em contato com a gente ou deixe um comentário!

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