Wiki para empresas

A catalogação e organização da informação sofreu uma enorme revolução, primeiro com a internet em si e, há cerca de uma década, com a entrada e popularização da Wikipédia. Um sistema no qual as próprias pessoas que realizam consultas também contribuem com conhecimento em áreas na qual são especialistas, permitindo que outros acessem também
essa informação.

Agora pense em como um sistema semelhante poderia auxiliar sua empresa a manter todos os colaboradores, chefias e departamentos informados a respeito de tudo. Desde a missão e valores de seu negócio, até procedimentos existentes em departamentos, manuais e documentos de melhores práticas, além de informações ricas e detalhadas sobre produtos e
serviços oferecidos. Tudo isso acessível para todos dentro da rede, sem a necessidade de memorandos, e-mails internos ou demorados trâmites entre áreas e departamentos que não trazem nenhum benefício para sua produtividade.

Que informações circulam em uma empresa?
Regras, normas e mudanças na política da empresa são informações que, idealmente, precisam circular entre todos os colaboradores. Mas sabemos que isso, na verdade, não é o que costuma ocorrer. Muitas vezes departamentos não repassam informações a todos os outros setores ou somente o fazem de maneira parcial, deixando alguns segmentos de uma empresa “no escuro”.

Um Wiki empresarial cria a rotina de inserção de todas as informações dentro de um mesmo sistema de banco de dados, que pode ser consultado por qualquer um, a qualquer momento. Mas que tipo de informações podem e devem ser incluídas nesse “banco de conhecimento”? Aqui vão alguns exemplos de conteúdo que o Wiki de sua empresa pode conter:

● Documentos e modelos para uniformização de rotinas dentro da empresa.
● Novidades sobre os produtos e serviços oferecidos – novas funcionalidades, “pacotes” diferentes, revisão de tabelas de preços, entre outros.
● Melhores práticas e procedimentos no trabalho.
● Vocabulário e definições relevantes para funcionários.
● Instruções sobre como realizar tarefas e solucionar problemas do dia a dia no trabalho.

Essa base de dados pode ser acessada e modificada por todos os funcionários, mas mantendo a informação sobre as alterações, o que evita que adulterações e modificações de má fé sejam realizadas. Isso permite ao funcionário e também a chefes de departamentos avaliar versões anteriores, entendendo quais foram as modificações feitas e que novidades elas trouxeram.

Busca mais eficiente
A Sabesim! reconhece que, mesmo antes do aparecimento do formato Wiki, algumas empresas já mantinham bancos de dados e informações, em geral de forma física, à disposição do funcionário. Ainda assim, sua eficácia era pequena, e muitos continuavam alegando desconhecimento a respeito de normas, informações sobre produtos ou mesmo sobre a missão da própria empresa.

O problema era um só: a forma de acessar essas informações. Sem uma organização simples e aparente, documentos e manuais permaneciam enfiados em gavetas e, mesmo quando procurados por funcionários e colaboradores, dificilmente eram encontrados em tempo hábil.
Com a metodologia Wiki, o sistema de buscas de informação ocorre dentro de um método muito parecido com aquele que as pessoas utilizam no Google, Yahoo! ou na própria Wikipédia, na web.

Inserindo termos e palavras-chave em um campo de busca, cada colaborador dentro de sua empresa poderá acessar uma lista de tópicos relacionados, escolher aquele que deseja e encontrar a informação que buscava inicialmente.

Validação e conferência
Uma empresa com muitos departamentos tende a sofrer quando o assunto é comunicação. Normas e procedimentos definidos por um departamento acabam jamais sendo validados por outros e, quando a informação finalmente chega para todos, ela traz um caráter de imposição, sem negociações, validações e discussões anteriores.

Um Wiki permite a outros departamentos acessar, criticar e comentar decisões, procedimentos e normas adotados por outras partes da empresa, de modo rápido e eficiente. Possibilitando que a comunicação interdepartamental se torne mais eficaz e gere ganhos diretos para a empresa e todos os seus colaboradores.

O sistema de Wiki da Sabesim! não apenas traz todas essas vantagens, como também permite uma facilidade de consulta e edição comparável à própria Wikipédia, só que dentro de uma plataforma ainda mais simplificada e direta. Pare de juntar manuais e comece a usar a web como se deve, democratizando e facilitando o acesso e a construção da informação.