6 passos para o controle de tarefas com ajuda da tecnologia

Hoje em dia, muitos gestores de equipes buscam uma solução mais eficiente para dominar o controle de tarefas de seus colaboradores. O mais comum é usar planilhas do Excel para realizar o acompanhamento do trabalho, porém, através do uso da tecnologia é possível tornar o processo de  controle de tarefas mais fácil e eficiente.

Uma das ferramentas disponíveis para atender essa demanda são softwares que permitem gerenciar a equipe de forma inovadora, comunicando-se com os funcionários para definir regras, delegar tarefas e acompanhar os resultados.

Para atingir esse objetivo de forma organizada e eficaz, confira os 6 passos para controlar e dominar as tarefas desempenhadas pela equipe em uma organização:

1) Listar todas as tarefas:

Em meio a muitas solicitações para responder, se torna fácil distrair-se. Ao invés de focar no trabalho, o colaborador pode se perder nas tarefas e passar o dia sem produzir nada. Uma ação para solucionar isso é definir metas diárias para cada membro da equipe e compartilhar essas tarefas com todos. Então, fazer a lista das tarefas no começo do dia é essencial para se guiar e cumprir o trabalho do dia. A maior parte dos softwares de gerenciamento de equipe possibilitam o uso compartilhado de várias listas de tarefas.

2) Determine a importância de cada tarefa:

Após ter uma lista de tarefas, é necessário avaliar quais delas têm prioridade para serem executadas. Por mais atarefada que a pessoa seja, se ela consegue se organizar e ter tudo anotado e avaliado segundo sua importância de concretização, dificilmente vai deixar de cumprir alguma solicitação.

3) Determine o prazo de execução:

Um recurso que pode ser utilizado para determinar a importância de cada tarefa é o prazo de execução. Assim, elege-se as atividades mais urgentes para serem cumpridas primeiramente e depois organiza-se as outras conforme o prazo de entrega.

4) Defina etapas do processo:

Para qualquer atividade na vida, o planejamento é essencial. E o mesmo acontece na empresa. Para qualquer projeto, tarefa, solicitação, é muito importante que o gestor faça um planejamento, definindo um passo a passo para que o propósito de qualquer processo seja cumprido.

5) Distribua as atividades com todos os envolvidos:

compartilhar com todos os colaboradores a tarefa e deixar todos também informados sobre as responsabilidades de cada membro da equipe ajuda a construir um ambiente de organização e confiança. Assim todos sabem o que deve ser feito e em qual atividade cada um está empenhado no momento. Para isso, é interessante utilizar uma rede social corporativa. Com a criação de “grupos” para cada projeto, é possível publicar informações sobre o andamento do trabalho.

6) Use um software colaborativo para acompanhamento em tempo real:

a internet possibilita que todos fiquem conectados em tempo real e isso traz muitos benefícios para o trabalho em equipe e também para o acompanhamento deste trabalho. Essa interação é totalmente possível, trazendo produtividade e eficiência para qualquer projeto. Através do uso, por exemplo, de um software como o Sabesim gerencia-se com segurança a evolução dos processos de qualquer equipe.

Deixe uma resposta