Ter um software de comunicação interna é um dos requisitos básicos para a organização de uma empresa. Afinal de contas, comunicação é tudo. E quando ela não acontece da forma adequada, muitos problemas podem passar a surgir.
Portanto, escolher meios através dos quais seja possível o desenvolvimento de uma comunicação efetiva e qualificada é um dos primeiros passos para se ter um negócio de sucesso. Mas nem sempre é fácil fazer a escolha certa, levando em consideração de que no mercado existem diversas opções.
E foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo com 6 dicas úteis como escolher o melhor software de comunicação interna para a sua empresa.
Por que a comunicação interna é tão importante?
Pode-se dizer que a comunicação é um elemento vital da sociedade como um todo. Sem ela certamente a evolução da espécie humana não seria possível.
E em se tratando de gestão de negócios, ela também é uma prioridade.
Isso porque é importante ter um equipe integrada que saiba trabalhar em conjunto e que consiga se ajudar. Tal característica, promove não só um bom desempenho do trabalho a ser executado, mas fomenta a motivação e bem estar entre os colaboradores.
A comunicação interna é composta por 3 elementos essenciais:
- Fácil compreensão: onde os dados compartilhados entre a equipe possuam uma linguagem que pode ser compreendida por todos;
- Acesso rápido: onde cada membro da equipe consiga acessar facilmente dados que são compartilhados entre si;
- Resposta rápida: onde o meio disponibilizado para a comunicação permita que os integrantes da equipe consigam receber e dar respostas rápidas;
1 – Um software de comunicação interna precisa ter uma interface amigável
Na execução de um projeto, existem diferentes etapas e cada uma delas com um nível de complexidade. Sendo assim, existem momentos em que a equipe consegue executar suas tarefas de maneira simples, mas também existem momentos que elas requerem um pouco mais de concentração.
Portanto, a ferramenta de comunicação interna deve possuir uma interface amigável, dinâmica. Pois caso contrário, o colaborador pode acabar por desistir de se comunicar no momento em que precisa, e isso poderá ser algo prejudicial ao projeto.
2 – Deve ter políticas de uso bem definidas
Um software de comunicação interna não precisa vir com um manual de instruções, entretanto, precisa de políticas de uso bem definidas.
Tais políticas norteiam os usuários a respeito da utilização do recurso de maneira responsável. Tal requisito evita que alguns problemas ocorram, fomentando o desenvolvimento de posturas mais éticas.
3 – Ele deve ser rápido
Utilizar recursos que travam a todo momento, que demoram para carregar a mensagem ou algum tipo de arquivo não é algo bom para a equipe. Muito pelo contrário, é cansativo e gera mais trabalho do que os colaboradores já tem.
Por isso, opte por softwares que possuem respostas rápidas e que sejam de fato úteis para a equipe. Caso contrário, a equipe voltará para os antigos e-mails, que podem demorar horas, ou até mesmo, dias para serem respondidos.
4 – Escolha um software de comunicação interna que permita a criação de grupos
Algo que faz com muitos colaboradores percam a paciência, é receber notificações de mensagens que não tem nexo com a execução de seu trabalho.
É fato que a equipe deve saber de tudo o que está acontecendo, mas ter que se atentar a todo momento para não deixar passar nada só fará com que o colaborador atrase sua entrega.Por isso, é importante escolher um software que permita a criação de grupos específicos, onde os interessados compartilhem ali informações importantes.
5 – Fique atento à segurança que o software irá oferecer
Existem muitas informações que não podem ser compartilhadas com o ambiente externo. Pois caso contrário, isso poderia comprometer todo o sucesso do projeto.
Nesse sentido, é importante atentar-se ao quesito segurança no momento de escolher seu software de comunicação interna. Deste modo, você evitará complicações futuras que podem comprometer inclusive, a saúde de sua empresa.
6 – Opte por softwares que não permitam que as mensagens sejam apagadas ou que as mesmas sejam apagadas apenas depois de determinado tempo
Quando um empresário opta pela instalação de software de comunicação interna, ele deve estar atento a todos os quesitos.
Infelizmente, o assédio é algo que ainda acontece em grandes corporações, e pode ser facilitado com o uso de ferramentas que permitam que mensagens sejam apagadas.
Além disso, muitos colaboradores também gostam de utilizar a desculpa do “não estava ciente disso”, para diferentes casos, principalmente em se tratando da entrega de tarefas.
Mas com o registro de mensagens, o empresário garante que tudo esteja por escrito e bem documentado, com data e hora. Assim, fica difícil de alguém escapar de suas tarefas sem uma boa explicação para isso.
Software comunicação interna Sabesim
A Sabesim oferece diferentes soluções tecnológicas para a comunicação interna de sua empresa. Veja quais são elas:– Mobile Sabesim
Através deste recurso é possível comunicar-se através de seu smartphone e ficar por dentro de qualquer coisa que está acontecendo, dentro ou fora da empresa, a qualquer momento.– Mensagens corporativas da Sabesim
Trata-se de um sistema de comunicação corporativa que permite a divulgação de regras claras e estimulantes aos funcionários, cobrança de faltas, delegação de tarefas além de outros recursos valiosos para o bom desempenho de tarefas.
Além disso, o sistema possui fácil acesso através do aplicativo com informações consistentes e seguras.
Outra vantagem é que o gestor pode direcionar suas mensagens para grupos específicos, ter confirmação de leitura e envio de arquivos em de textos com visualização em HTML ou texto plano.
O aplicativo é leve e rápido de usar.
Agora que você já sabe as dicas para escolher o melhor software de comunicação interna, já percebeu que a Sabesim é a sua melhor alternativa.Saiba mais sobre o recurso entrando em contato conosco.