Acabamos de lançar na PlayStore do Google a primeira versão do nosso App para SmartPhones.
Inicialmente o App Android vem com apenas alguns dos sistemas disponíveis no sistema Web como mensagens, compromissos, contatos, normas e matérias. Demais funcionalidades serão adicionadas em breve.
O ponto mais interessante nesta primeira versão é o foco nas notificações de mensagens, que tornarão a comunicação entre as equipes muito mais dinâmicas.
Outras plataformas como IOS e Windows Phone serão atendidas no decorrer do tempo.
Alguns passos simples para melhorar a comunicação interna na sua empresa podem salvar o empreendimento. Ocorre que no dia a dia nem sempre é fácil exercer uma boa comunicação devido a diversos fatores, sejam eles provenientes de limitações da empresa ou pela indisciplina dos colaboradores. Quando percebe-se a deficiência nesse quesito, é a hora de agir. Veja algumas dicas para ajudar na formação de um quadro eficiente de comunicação na sua empresa, criando um hábito saudável de participação dos colaboradores.
A comunicação é uma ferramenta natural do ser humano: seja ela escrita, verbal ou até mesmo feita por meio de gestos. Todos estes formatos estão presentes no dia a dia de uma empresa e cada um deles têm um efeito diferente na produtividade do colaborador.
Por isso, para garantir o máximo de rendimento em uma organização, é essencial ter atenção com a comunicação interna. Como os seus colaboradores se conversam entre si? Como é o diálogo entre os líderes e seus times de trabalho? Estas são respostas que influenciam no comprometimento dos seus funcionários, no cumprimento de metas, no retrabalho, na motivação interna e na qualidade do trabalho desenvolvido.
A comunicação interna tem impacto na produtividade da sua empresa! Saiba mais:
Os efeitos de uma boa comunicação no rendimento dos seus colaboradores
Analisar e planejar melhorias na maneira como os seus colaboradores se comunicam é algo essencial para garantir a produtividade da organização. Uma comunicação clara faz com que todos entendam o seu papel dentro da empresa – e este conhecimento reflete diretamente no desempenho dos seus colaboradores.
Colaboradores bem informados, que sabem o que acontece no local em que trabalham, desenvolvem as suas atividades com mais qualidade, agilidade e comprometimento. Já funcionários que não sabem qual é o seu papel na organização ou como estão as metas da empresa, apresentam menos tendência a buscar o melhor desempenho, não se sentem tão engajados à marca ou motivados com o trabalho que desenvolvem – e todos estes são elementos que surtem efeitos negativos na produtividade.
A melhoria da comunicação interna deve ser constante: forneça informações claras e precisas acerca de metas, divida conquistas e desafios com os seus colaboradores.
Como a tecnologia pode trazer mais eficiência para a empresa?
Uma estratégia eficiente para melhorar a comunicação interna é agregar ferramentas que facilitem o dia a dia dos seus colaboradores. A tecnologia é uma aliada que contribui para melhora do diálogo interno. Ela permite que as diversas tarefas que fazem parte da rotina da empresa sejam integradas em um só local de controle – algo que facilita o gerenciamento de tudo o que acontece na organização e, consequentemente, o diálogo entre as equipes.
Um estudo, do Órgão de Estatísticas Nacionais do Reino Unido, revelou que investimentos em telecomunicações têm um efeito positivo na rotina de trabalho: empresas que contam com estas tecnologias são até 7,5% mais produtivas do que empresas que não fazem estes investimentos. O uso de computadores aumentou o rendimento em 2,1% para cada 10% de empregados, enquanto o uso da internet aumentou a produtividade em 2,9% para cada 10%.
Por que é importante unificar a comunicação interna?
Embora as ferramentas individuais, como o e-mail, telefones, correio de voz, mensagens instantâneas e conferências ofereçam benefícios específicos de produtividade, muitas empresas reconhecem os ganhos adicionais com a integração em uma solução de comunicação unificada.
Em uma pesquisa com empresas sem um sistema de comunicação unificada, 56% dos entrevistados relataram que tentaram se comunicar com os colegas de trabalho usando uma das ferramentas individuais e não tiveram sucesso na primeira tentativa. Quase metade dos entrevistados perdeu o prazo ou atrasou um projeto por causa de falhas na comunicação.
Com um sistema claro, unificado e eficaz, o empresário tem mais tempo para se dedicar às decisões de negócio, enquanto o software cuida do resto. Aplicativos que contribuem para melhora da comunicação trazem produtividade para empresa porque facilitam o gerenciamento de tarefas, permitem que os líderes tenham uma visão geral de tudo o que está acontecendo nas equipes e agilizam o processo de troca de informações.
Tudo isso é essencial para evitar falhas na comunicação interna e um diálogo mais claro resulta:
Na diminuição do retrabalho;
No cumprimento de prazos;
Em equipes que trabalham em sinergia em prol de um mesmo objetivo;
Em produtos de mais qualidade;
Em clientes mais satisfeitos.
A boa comunicação é, portanto, um elemento essencial para que os seus colaboradores apresentem o melhor desempenho possível e para a produtividade da empresa funcione com o máximo de rendimento. Você já investe para garantir isso?
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Os empreendedores enfrentam muitos problemas em suas empresas, mas, certamente, um dos que causam mais danos ao bom funcionamento dos trabalhos é a falta de eficiência.
Manter a produtividade evita desperdício de recursos e é essencial para a conquista e a manutenção de clientes. Para tornar sua empresa mais produtiva apresentaremos neste artigo atitudes que vão ajudar a aumentar a efetividade de todos os envolvidos. Confira!
1 – Crie uma política motivadora
As atitudes dos colaboradores refletem a política estabelecida pela empresa. É muito importante que crie um ambiente de trabalho harmonioso e confortável na sua empresa através de organização, higiene, conforto, manutenção de equipamentos, entre outros, dando todo suporte necessário para que os colaboradores possam executar suas tarefas.
Cada membro de uma equipe, independente do seu nível hierárquico, deve se preocupar em ajudar o cliente de forma especial, única. Quando um novo funcionário se juntar ao time, ele precisa captar esse sentimento de unidade, ou seja, quando um cliente enfrenta um problema, esse problema é de todo o time e quando a empresa avança, todos avançam também.
Colaboradores motivados apresentam maior eficiência em suas atividades impactando diretamente na produtividade da empresa como um todo.
2 – Padronize seus processos
Existem diversas maneiras de realizar um trabalho e cada colaborador tem sua própria maneira de executar uma tarefa. É importante que estabeleça padrões através de procedimentos e instruções de trabalho de forma que qualquer colaborador consiga seguir estes documentos como um manual de instruções, objetivo e prático.
Uma boa maneira de melhorar seus processos é entrevistar os colaboradores a fim de identificar dificuldades ao seguir os procedimentos ou registrar mudanças, sugeridas pelos próprios colaboradores, que possam apresentar resultados mais eficientes nas atividades diárias.
A padronização de processos ajuda a melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e minimiza tempo de execução e retrabalhos com a ajuda e interação de todos os colaboradores.
3 – Aproveite a tecnologia
Se você deseja maior produtividade precisa usar a tecnologia a seu favor para inovar seus processos e ajudar sua equipe. Existem hoje diversas ferramentas que contribuem para melhoria, organização e melhor aproveitamento do tempo. Imagine um sistema que facilite sua gestão melhorando a comunicação interna, os projetos, as tarefas, a gestão de pessoas, o gerenciamento e compartilhamento de arquivos, seus compromissos, etc. A produtividade e a tecnologia andam sempre juntas oferecendo mais eficiência e melhoria nos processos organizacionais.
4 – Invista nas pessoas e nas competências
As capacidades e habilidades da sua equipe, bem como a aplicação de seus conhecimentos para o trabalho diário, são ingredientes fundamentais para aumento da produtividade.
Colaboradores que recebem treinamentos periódicos são mais criativos, encontram novas soluções e formas mais eficientes de executar suas tarefas e são capazes de se adaptar rapidamente às novas tecnologias. Eles também tendem a aceitar mais responsabilidade, requerem menos supervisão e se tornam mais comunicativos.
Investir em treinamento e capacitação também pode reduzir rotatividade de funcionários, melhorando a produtividade e reduzindo os custos no longo prazo.
5 – Mensure seus resultados
Se você não tem indicadores de desempenho dos processos da sua empresa é importante que insira o mais rápido possível. Estes indicadores devem estar alinhados a missão da empresa como um todo e todos os colaboradores devem estar cientes destes objetivos, assim todas as atividades da organização serão voltadas para o alcance destes objetivos.
Se você não mensurar seus resultados, não saberá quais processos precisam de melhorias e caso tenha efetuado alguma mudança, não conseguirá analisar se as mesmas causaram efeitos positivos ou negativos.
Há muitas áreas que podem ser consideradas para melhoria da produtividade. A melhoria da comunicação e engajamento com os funcionários e clientes, investimentos em tecnologia apropriada, foco na melhoria de processos e utilização de pessoal são apenas alguns. Seja qual for a mudança planejada lembre-se que novos hábitos requerem disciplina, mas são essenciais para mudar paradigmas e fazer as coisas acontecerem de verdade.
Ter um processo de comunicação claro, direto e estruturado tem papel fundamental em qualquer organização. Toda ação do dia a dia começa com a comunicação, e ter as informações mal interpretadas ou distorcidas podem causar sérios problemas para o desenvolvimento organizacional.No artigo de hoje vamos explicar como medidas simples podem facilitar e melhorar a comunicação na sua empresa, aumentando a produtividade de todos. Confira!
Por que você deve estruturar um processo de comunicação?
A falta de um processo de comunicação estruturado gera para empresa diversos prejuízos, tais como:
– Constrangimento pessoal; – Mal estar entre os colaboradores; – Perdas financeiras, considerado um dos principais prejuízos decorrente da má gestão de comunicação entre equipes.
A comunicação deve ser entendida pelos empreendedores como uma estratégia básica de crescimento pois através dela que uma empresa recebe, fornece, canaliza informações e constrói o conhecimento. Com esse processo bem alinhado a tomada de decisões fica mais assertiva e gera resultados positivos.
Medidas simples para um bom processo de comunicação
Para implantar um processo eficiente de comunicação medidas simples e o uso de ferramentas habituais do cotidiano serão grandes aliados.
Comece priorizando o treinamento do pessoal, tenha definido os cargos, funções, normas, protocolos de condutas e procedimentos padrões da empresa e integre a todos os colaboradores.
Assim até mesmo um novo integrante verá que há rotina e processos na nova casa e não ficará perdido com etapas simples, como o atendimento de um cliente.
Utilize sempre um canal para a comunicação interna como o e-mail, nada de post-it e recadinho em cima da mesa pedindo relatórios. O e-mail garante agilidade e tem função de arquivo na vida do profissional, ou seja, estará documentado exatamente o que foi tratado.
Sistema integrado de comunicação
Adote na empresa um sistema integrado de comunicação, disponibilize para a equipe todas as informações necessárias para o bom funcionamento da empresa.
Nada atrasa mais a conclusão de uma tarefa do que precisar esperar pelo colaborador do setor “x” que não encontra-se na empresa e somente ele tem acesso as estatísticas de venda do mês anterior por exemplo.
Depois de implantado um sistema de comunicação, faça uso constante e exija dos colaboradores utilizar apenas essa ferramenta no dia-a-dia. Isso garantirá a não perda das informações e adaptação de todos nessa nova ferramenta na empresa.
Você provavelmente já deve ter usado um atalho de enviar mensagens aos participantes de um Compromisso, Arquivo ou mesmo Kanban. A partir de hoje, toda mensagem enviada através desta forma ficará vinculada ao item de onde a mensagem foi gerada. Tal mudança soluciona um pedido de alguns clientes que queriam uma maneira de ter alguma espécie de debate/comentários sobre determinado compromisso ou arquivo. A sugestão que deu origem a esta solução veio de nossa cliente Geci da empresa CSA do Maranhão (www.csa-ma.com.br).
Bloqueio de edição de Normas/Wikis
Este é um pedido já muito antigo e muito comum em clientes novos, e que tínhamos uma enorme resistência em implementar. Esta opção só está disponível para administradores (Item Gerenciar), e recomendamos que evitem ao máximo o uso desta opção, pois a nosso ver os mecanismos já existentes nas normas impedem que as pessoas façam besteira.
O sistema de confirmação de leitura de mensagens é herança do tempo em que se usavam programas de leitura de email instalados no PC como Outlook e outros. É do tempo ainda em que as empresas usavam o email para comunicação interna, o que achamos uma aberração. Percebemos que as confirmações de leitura estavam tornando-se mero “costume”, e não era usada de forma realmente útil e consistente. Nesta atualização separamos as confirmações de leitura em um lugar só delas.
Você vai perceber no Sabesim, junto com mensagens recebidas e enviadas, um item chamado “Confirmações”. A partir de hoje, ao invés de uma mensagem em cinza dizendo “#LIDA: Mensagem XXX”, as confirmações de leitura serão uma entidade separada, informando de forma mais organizada quem leu e quando leu certa mensagem.
É importante salientar que mensagens que foram confirmadas a leitura anteriormente, não serão migradas para o novo modo de exibição. Apenas mensagens que forem confirmadas leitura a partir de hoje serão exibidas desta forma.
Diversas mudanças foram acrescentadas ao Sabesim nesta atualização. Compromissos Compartilhados Agora os participantes podem alterar data e hora de um compromisso mesmo não sendo donos deste, no entanto qualquer alteração dispara um aviso a todos que estão incluidos no compromisso. Para alterar isto, vá em participantes e desmarque a caixa correspondente. Busca avançada de mensagens Um dos itens mais pedidos está no ar, onde pode-se buscar mensagens por participante, assunto, data, etc. Matérias O sistema de matérias nasceu junto com o Sabesim em 2007, e de lá pra cá quase não mudou. Nesta versão este sistema foi completamente refeito.
A imagem da empresa é muito importante e para ter uma imagem que transmita credibilidade é necessário transformar seus funcionários em verdadeiros ‘sócios’ de sua empresa. Em decorrência disso, tem se discutido a relação entre empregado/empregador. Não basta ter uma equipe de grandes talentos altamente motivados. Se ela não estiver bem informada, se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana da empresa. A comunicação interna nas organizações, empresas ou entidades nem sempre foi valorizada ou reconhecida como de vital importância para o desenvolvimento e sobrevivência dessas organizações. Na era da informação e em um momento em que a tecnologia é disponibilizada, a habilidade no processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisões, representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos negócios. Só através de uma comunicação interna eficiente, é que acontece a troca de informações.
Os principais objetivos da comunicação interna são:
• Tornar influentes, informados e integrados todos os funcionários da empresa; • Possibilitar aos colaboradores de uma empresa o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho; • Tornar determinante a presença dos colaboradores de uma organização no andamento dos negócios. • Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno.
Sabemos que a comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. Desde os tempos mais remotos, a necessidade de nos comunicar é uma questão de sobrevivência. No mundo dos negócios não é diferente. A necessidade de tornar os funcionários influentes, integrados e informados do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela, fez surgir a comunicação interna, considerada hoje como algo imprescindível às organizações, merecendo, cada vez mais, maior atenção.
Por meio da Comunicação Interna, torna-se possível estabelecer canais que possibilitem o relacionamento ágil e transparente da direção da organização com o seu público interno e entre os próprios elementos que integram este público.
Nesse sentido, entender a importância da Comunicação Interna em todos os meios hierárquicos, como um instrumento da administração estratégica é uma exigência para se atingir a eficácia organizacional. Compreender a importância desse processo de comunicação para que flua de forma eficiente, no momento oportuno, de forma que seja atingido o objetivo pretendido, é um desafio para as organizações. A comunicação efetiva só se estabelece em clima de verdade e autenticidade. Caso contrário, só haverá jogos de aparência, desperdício de tempo e, principalmente uma “anti-comunicação” no que é essencial/necessário. Porém não basta assegurar que a comunicação ocorra. É preciso fazer com que o conteúdo seja efetivamente aprendido para que as pessoas estejam em condições de usar o que é informado. Por tanto, o trabalho em equipe precisa ser incentivado com uma postura de empatia e cooperação eliminando assim, os afastamentos e as falhas na comunicação.
O envolvimento dos colaboradores em todo o processo organizacional desenvolvendo a capacidade de boa comunicação interpessoal é condição imprescindível ao bom andamento da organização. A falta de cultura do diálogo, de abertura a conversação e a troca de idéias, opiniões, impressões e sentimentos, é, sem dúvida alguma, o grande problema que prejudica o funcionamento de organizações e países. A comunicação corporativa é um processo diretamente ligado à cultura da empresa, ou seja, aos valores e ao comportamento das suas lideranças e às crenças dos seus colaboradores.
As comunicações administrativas consideradas como fontes de comunicação social e humana encontram os seguintes elementos: comunicador, mensagem e destinatário. O processo de comunicação envolve no mínimo duas pessoas ou grupos: remetente (fonte) e o destino (recebedor) isto é, o que envia a documentação e o que recebe. O conteúdo da comunicação é geralmente uma mensagem e o seu objetivo é a compreensão por parte de quem recebe. A comunicação só ocorre quando o destino (quem a recebe) a compreende ou a interpreta. Se a mensagem não chega ao destino à comunicação não acontece.
A qualidade da comunicação é derivada de alguns pontos considerados de suma importância: • Prioridade à comunicação – qualidade e timing da comunicação assegurando sintonia de energia e recursos de todos com os objetivos maiores da empresa; • Abertura da alta direção – disposição da cúpula de abrir informações essenciais garantindo insumos básicos a todos os colaboradores; • Processo de busca – pro atividade de cada colaborador em busca as informações que precisa para realizar bem o seu trabalho; • Autenticidade – verdade acima de tudo, ausência de “jogos de faz de conta” e autenticidade no relacionamento entre os colaboradores assegurando eficácia da comunicação e do trabalho em times; Foco em aprendizagem – garantia de efetiva aprendizagem do que é comunicado, otimizando o processo de comunicação; • Individualização – consideração às diferenças individuais (evitando estereotipo e generalizações) assegurando melhor sintonia e qualidade de relacionamento na empresa; • Competências de base – desenvolvimento de competências básicas em comunicação (ouvir, expressão oral e escrita, habilidades interpessoais) assegurando qualidade das relações internas; • Velocidade – rapidez na comunicação dentro da empresa potencializando sua qualidade e nível de contribuição aos objetivos maiores; • Adequação tecnológica – equilíbrio entre tecnologia e alto contato humano assegurando evolução da qualidade da comunicação e potencializando a força do grupo. Quatro fatores influenciam a eficácia da comunicação nas organizações: canais formais da comunicação, estrutura de autoridade, especialização do trabalho e a propriedade da informação. Os canais formais da comunicação influenciam a eficácia da comunicação de duas formas: primeiro, os canais cobrem uma distância cada vez maior à medida que as organizações crescem e se desenvolvem. Atingir a comunicação eficaz em uma grande organização é muito mais difícil do que em uma organização menor. Segundo, os canais de comunicação inibem o fluxo livre de informações entre os diversos níveis da organização. Exemplo: um trabalhador do almoxarifado de uma empresa comunicará problemas do seu trabalho a um supervisor e nunca ao gerente.
Estrutura de autoridade: verifica-se que as diferenças hierárquicas ajudam a determinar quem irá comunicar-se com quem. O conteúdo e exatidão da comunicação são sempre comprometidos pela diferença de autoridade. A especialização do trabalho, ou seja, a divisão do trabalho em ações pertinentes a cada grupo, facilita a comunicação entre esses grupos.
Nas organizações a comunicação apresenta diferentes formas que variam de acordo com os elementos, contexto e tipo de comunicação a ser usado. A comunicação se divide em dois itens: comunicação verbal e comunicação não verbal. No primeiro item a comunicação envolve participação, transmissão e trocas de conhecimento e experiências. A comunicação verbal pode ser: Interna – quando o processo acontece dentro da empresa e externa – quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre esta e funcionários ou instituições de fora da empresa. Quanto à transmissão da mensagem, a comunicação ocorre de duas formas: oral e escrita. Para se ter idéia da importância das comunicações orais, basta lembrar que elas estão no cerne dos problemas de relacionamento entre setores ou na raiz das soluções de integração horizontal/vertical. Muitas questões pendentes poderiam ser resolvidas por meio de uma receita que inclui, necessariamente, contatos, reuniões de integração, avaliação, análise, controle e feedback. Como se percebe, as comunicações orais merecem atenção. Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser: formal (realizada através da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional). Comunicação não verbal – O propósito deste tipo de informação é exprimir sentimentos sem usar a palavra. Exemplo: balançar a cabeça para indicar um “sim”.
A comunicação não verbal, de um modo geral pode ser dividida em oito categorias: 1. Ambiente – espaço físico. Exemplo: a decoração do escritório ou hotel escolhido para uma reunião de negócio. 2. Posição do corpo – apresenta-se a uma pessoa em um estilo esportivo pode indicar aceitação ou ser interpretado como desleixo. 3. Postura – inclinar-se em direção a outra pessoa sugere ser favorável em relação à mensagem. 5 . Gestos das mãos – aplausos e, se, com as palmas abertas para cima – perplexidade. 5. Expressões e movimentos faciais – aspectos da face e movimentos com a cabeça podem indicar aprovação, desaprovação ou descrença. 6. Timbre de voz – podem comunicar confiança, nervosismo ou entusiasmo. 7. Vestuário, adorno e aparência – comunicam mensagens como: “acho esta reunião importante”. 8. Reflexão – muitos sinais não verbais são ambíguos. Exemplo: um sorriso indica calor humano, mas, às vezes pode indicar nervosismo. Seja através da comunicação verbal ou não verbal, a informação é indispensável aos funcionários de uma empresa como base para atingir metas. É através da informação que se pode detectar áreas problemáticas capazes de impedir a consecução de objetivos. É também, por meio dela que são avaliados desempenhos individuais e/ou coletivos. E ainda, só através de informações torna-se possível fazer ajustamentos necessários para que a eficiência no trabalho seja alcançada.
As mensagens, nas organizações passam por diferentes caminhos ou canais. Tais canais podem ser formais ou informais. Os canais formais de comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informação o Organograma, que indica os canais que a mensagem deve seguir. Além de serem caminhos para a comunicação, os canais também são meios de enviar mensagens incluem boletins, jornais, reuniões, memorandos escritos, correio eletrônico, quadros de aviso tradicionais e informativos mais elevados.
As mensagens nas organizações viajam em quatro direções: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente. A comunicação descente, que viaja para baixo é aquela que parte do superior da empresa para os subordinados – envolve os relatórios 6 administrativos, manuais de políticas e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados e etc. O tipo de comunicação mais adequado aos subordinados é a que presta mais informações; não apresenta controvérsias e cujo propósito é mais informativo que persuasivo.
A comunicação ascendente ocorre para cima, do subordinado para o superior. Envolve: memorandos escritos, relatórios, reuniões grupais planejadas, conversas informais com o superior. Apresenta propósito informativo e auxilia na tomada de decisão.
Para facilitar este tipo de comunicação as empresas desenvolvem programas e políticas tais como: • Políticas de portas abertas – permite a qualquer empregado receber a atenção da alta administração. • Programas de treinamento – serve para avaliar aspectos da Empresa – os empregados trazem os problemas da Empresa à tona. Permite a ela atingir velocidade e simplicidade nas operações. • Programas de reclamações – as reclamações são enviadas para cima, incluindo aquelas sobre os supervisores, condição de trabalho, conflitos, assédio sexual, métodos de trabalho, etc. Comunicação Horizontal – trata-se do envio de informações entre funcionários do mesmo nível organizacional. Comunicação Diagonal – transmissão de mensagem de níveis organizacionais mais altos ou mais baixos em diferentes departamentos, demonstrando maior dinamismo no que se refere às decisões da comunicação. Canais informais de comunicação – representam à rede de comunicação, não oficial, que complementa os canais formais. São dois importantes canais informais de comunicação: rádio corredor e os encontros casuais. A rádio corredor é o principal meio de transmissão de boatos e até pode criar problemas à organização. Boatos falsos podem ser prejudiciais à moral e à produtividade da empresa. Reuniões com empregados para discutir o boato é a melhor forma de evitar que tais boatos comprometam a imagem dos funcionários da Organização. Encontros Casuais – não programados – acontecendo entre os superiores e empregados podem representar um canal de informação eficiente. Além das reuniões formais, muitas informações valiosas podem ser coletadas nesses encontros casuais. A alta direção, preocupados com a comunicação interna, utilizam desses canais sem preconceito, coletando informações que os ajudam na tomada de decisões importantes. Muitas vezes, a comunicação não acontece de forma eficaz em virtude da falta de habilidade do emissor e/ou receptor, constituindo-se verdadeiras barreiras. Consideram-se barreiras da comunicação: motivação e interesses baixos, reações emocionais e desconfianças que podem limitar ou distorcer as comunicações; diferenças de linguagem, jargão, colaboradores com conhecimentos e experiências diferentes também podem se constituir em barreiras da comunicação numa organização.
A tecnologia tem um dos principais papéis na transformação das atividades e no negócio da comunicação social. Além de representar para muitos, uma verdadeira revolução cultural, ela significa investimentos e até a definição de novos objetivos e rumos. A internet está se tornando imprescindível nos planos de comunicação das grandes corporações, cujos sites foram criados como centros de informação para consumidores. Em vez de vendas, muitas empresas estabelecem objetivos de comunicação e realizam on-line uma verdadeira estratégia de administração dos seus contatos e do relacionamento com os diferentes públicos que com elas se relacionam e interagem. A vídeo-conferência também faz parte dos avanços de tecnologia e, tem tido aceitação cada vez maior no mundo dos negócios. Através desse recurso, funcionário de uma organização em diferentes locais mantém um diálogo vendo as imagens na tela da televisão, realizando uma reunião em diversos lugares ao mesmo tempo. Esta tecnologia traz a vantagem da diminuição de gastos para a empresa, além do aumento da produtividade, pois os funcionários precisam ir apenas ao centro de vídeo-conferência próximo à empresa. Em decorrência disso, a comunicação eletrônica veio para facilitar a vida das organizações, trazendo agilidade, comodidade e baixo custo para as empresas.
Há alguns dias passando pelo menos uma vez por semana por uma rua, observei que esta possuía dezenas de outdoors. Mas o que me chamou realmente a atenção foi como certas empresas acertam em cheio em como utilizar este tipo de mídia e outras apenas fazem como loucos e simplesmente rasgam dinheiro.
Observe estes 04 outdoors abaixo, que casualmente estavam lado a lado o que deixou ainda mais claro o que vou comentar logo abaixo.
A maneira de você olhar estas imagens é a seguinte: 1 – Olhe para o lado (Esquerda ou direita tanto faz, mas não olhe para o monitor); 2 – Olhe agora para uma das imagens do monitor por apenas um segundo; 3 – Vire e o olhe para o lado novamente;
Pronto! É assim que um motorista que está trafegando por esta mesma rua vai perceber este outdoor. Observe que no caso da ultima imagem, o que você viu resume-se a primeiramente a imagem do automóvel e talvez o preço em vermelho, no entanto se seu cérebro identificar que isto pode ser importante ai sim você vai observar os outros detalhes e talvez até chegar a comprar o carro. Já no anuncio logo do lado todas as informações são simplesmente ignoradas e em alguns casos o anuncio todo simplesmente nem sequer chega perto de ser realmente percebido e entendido.
E isto o que tem haver com comunicação interna e sistemas?
Um dos grandes desafios tanto da comunicação quanto de sistemas que gerenciam dados é fazer as informações serem percebidas pelo usuário de forma clara e sem poluição. Tive uma experiência que deixou isto bem claro.
Demonstrando o Sabesim a um cliente em potencial ouvi a seguinte frase depois num bate papo sobre sistemas e essas coisas.
?Este sistema que a gente usa aqui na empresa (NOME SENSURADO) eu acho que pode ter alguns recursos assim, mas ainda não o conheço todo, pois ele é bem complexo?.
Fato:
O sistema não deve ter os recursos, e se tiver deve ser tão complicado de usar que não vale à pena.
Informação difícil de acessar é informação que não será acessada. Sistema difícil de usar é sistema que não será usado.
E agora o que dizer daqueles velhos murais de recados tão comuns nas empresas?
P.s. Em tempo. O 1ª outdoor da esquerda (Que seria lindo se estivesse em uma revista ou folder) é sobre uma palestra de lançamento de um programa de produção de algodão, e o outro de baixo sobre promoções de revisão de automóveis (Outdoor com legenda, tá aí uma boa péssima idéia :+D )
Acabamos de lançar na PlayStore do Google a primeira versão do nosso App para SmartPhones.
