Controle de Tarefas de Trabalho

Toda empresa precisa de um modo simples de controlar e verificar todas as tarefas atribuídas aos diversos colaboradores, chefias e departamentos. Porém, em muitos casos, as estratégias utilizadas acabam tornando a rotina mais complicada do que deveria, criando “novas tarefas”, ao invés de oferecer um bom monitoramento daquelas já existentes.

A Sabesim! constatou que um sistema de gerenciamento de tarefas eficiente precisa possuir algumas características-chave, além da facilidade de uso:
● Possibilidade de criação de tarefas recorrentes, associadas a seu período de repetição. Assim, tarefas semanais, mensais ou trimestrais não têm de ser incluídas no sistema toda vez que um novo ciclo for iniciado.
● Controle da porcentagem ou nível de realização de cada tarefa. Alguns itens precisam ser controlado em termos de sua evolução – há tarefas que demoram meses para ser concluídas e, ao longo desse processo, você precisa saber quão
avançadas cada uma delas está.
● Mesmo que poucos tenham acesso às modificações de cada tarefa, é sempre útil adicionar chefias e departamentos que possam visualizar o andamento dessas tarefas, ainda que não possam modificá-las – isso melhora a comunicação
interdepartamental e impede chefias de usar o “eu não sabia”. Com um sistema desse jeito, você sempre poderá dizer que “Sabesim”!

Você já ouviu falar em Kanban?

“Kanban” é uma palavra de origem japonesa, que significa, de forma literal, um “registro”. O sistema de Kanban é hoje muito utilizado na área logística, principalmente nos setores de triagem e expedição. Ele foi inicialmente concebido pelos japoneses para agilizar a entrega e movimentação de peças e componentes, ao mesmo tempo reduzindo perdas e extravios.

Eram os “kanbans de movimentação”, que transitavam em estoques vindos dos setores de produção, registrando quais peças teriam de ser transportadas ou entregues. Os kanbans foram posteriormente aperfeiçoados e acabaram se tornando uma das pedras fundamentais na formação do sistema de entregas e transportes “just in time”, hoje utilizados em todos os segmentos da indústria.

A Sabesim! desenvolveu uma versão mais simples e eficiente desse sistema, para que você opere suas tarefas do mesmo modo que empresas de logística lidam com pedidos: eles chegam em sequência, com apontamentos a respeito das datas para sua entrega e referências simples, que permitem acompanhar sua evolução a qualquer momento, de forma rápida e clara.

Por que controlar tarefas?

Dividir um projeto em tarefas é a forma mais eficiente (senão a única, no caso de projetos maiores e mais duradouros) de medir corretamente a evolução do trabalho, mantendo as entregas dentro de um cronograma razoável.
Com tarefas individualizadas, você pode localizar com rapidez os motivos para atrasos em projetos maiores e, antes que a coisa toda vá por água abaixo, realizar ajustes e criar soluções para problemas enfrentados em partes do projeto, sem atrapalhar ou atrasar outras tarefas que já estejam em curso.

O sistema da Sabesim! ainda distribui os kanbans de cada tarefa em quatro colunas distintas, de acordo com sua evolução ou posição dentro do projeto:

● Em espera – tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por essa razão, estão aguardando em uma fila para serem iniciadas.
● Para fazer – tarefas que devem ser iniciadas assim que possível.
● Em andamento – acompanha aquelas tarefas que estão em curso, bem como seu nível de evolução.
● Concluído – relaciona todas as tarefas do projeto que já foram finalizadas, para que não haja trabalho dobrado.

Cada tarefa pode ser atribuída a uma pessoa ou departamento diferente, sem criar confusão com as demais partes do projeto. Ao mesmo tempo, o sistema possibilita que toda a equipe fique informada a respeito dos passos a serem seguidos, porém com suas tarefas e ordens bem definidas.

Além da notificação da porcentagem de conclusão de cada tarefa por seu responsável, e dos prazos necessários para sua finalização, é possível incluir comentários nos detalhes de cada um dos kanbans. Essa estratégia facilita a comunicação e evita que possíveis atrasos ocorram sem conhecimento prévio, ajudando a consolidar de maneira eficiente todas as etapas do planejamento.