A produtividade é um fator de extrema importância para o bom desempenho de todos os profissionais e da empresa como um todo. Ser produtivo é conseguir cumprir um bom número de tarefas, com qualidade, em pouco tempo. Só que, com tantas responsabilidades, tarefas e compromissos, como conseguir fazer tudo que é preciso e ter produtividade? Com organização!
É através da organização que é possível cumprir tudo que precisamos fazer em um dia. Muitas vezes, são tantos afazeres que ficamos confusos, não sabemos nem por onde começar e, quando vamos ver, já perdemos um bom tempo em que poderíamos ter produzido. Para que isso não aconteça, uma ótima ideia é criar uma lista de tarefas diárias.
Há quem pense que planejamento é perda de tempo. Isso porque já tiveram alguma experiência tentando planejar os seus afazeres e quando tentaram segui-lo, não conseguiam cumprir e acabavam sentindo-se frustrados e mais confusos ainda! Os bons planejamentos são aqueles que são fáceis de cumprir e trazem motivação.
A lista de tarefas deve ser feita com base em todas as atividades que temos a fazer. Assim, depois de organizá-la, é possível prioriza-las, fazendo primeiro as mais urgentes e administrar melhor o tempo.
Como fazer uma lista de tarefas?
O primeiro passo é decidir de que maneira você vai fazer a sua lista. Há quem prefira fazer na agenda de papel, em um bloco separado, em aplicativos de celular ou em tabelas online. Não importa aonde você vai deixar a sua lista, o importante mesmo é que ela seja de fácil acesso e que você possa consultá-la, rapidamente, a qualquer momento do seu dia.
Sabe quanto termina o dia e você tem a sensação de que não fez tudo o que precisava? Esse é um sentimento bem comum e pode ser resultado tanto da falta de organização, como da organização equivocada. Isso acontece quando as pessoas colocam em suas listas o máximo de coisas possíveis e, claro, acabam não dando conta.
Depois, passam todas as tarefas não cumpridas para o dia seguinte, acumulando ainda mais atividades e tornando mais impossível ainda chegar ao final de todas elas.
Para que isso não aconteça, sua lista de tarefas precisa estar dentro da realidade. Afinal, o dia só tem 24 horas não é mesmo? Por isso, estipule uma meta que seja possível cumprir! Organize suas listas de tarefas semanalmente, para evitar acúmulos.
Estabeleça um momento da sua semana para criar a lista de tarefas da próxima. Pode ser na sexta-feira, no fim da tarde, no domingo de noite, ou na segunda-feira, logo pela manhã. Então, abra a sua agenda e veja todos os compromissos que você já tem marcado. Essas são atividades intransferíveis e já devem ser marcadas entre as tarefas diárias.
Depois disso, avalie quais são os seus objetivos para a próxima semana. O que você quer ter feito até a sexta-feira? Definindo isso, separe as etapas a serem feitas a cada dia da semana. Assim fica muito mais fácil de realmente conseguir cumprir.
Inclua na lista não só as tarefas profissionais, como também os compromissos pessoais. Almoço com colegas, visitas a parentes, consultas médicas e horários de exercícios devem fazer parte da lista. Também pense bem quanto tempo cada uma das atividades demora e, em casos de deslocamento, inclua esse tempo.
Como usar a lista?
Agora que você já tem em mãos a sua lista, está na hora de colocá-la em prática. Todos os dias, de manhã, veja quais são as suas tarefas programadas. Caso haja algum imprevisto ou urgência, inclua na lista.
Então, comece a trabalhar! Temos uma tendência de começar pelas tarefas mais fáceis, por pura comodidade, mas isso é um erro. Comece pelas grandes tarefas, as mais complicadas, para já se livrar delas. Depois de resolver as coisas mais importantes, siga para as tarefas mais simples.
Lembre-se: resolva as suas tarefas uma de cada vez. Muitas pessoas começam uma atividade, não terminam e já partem para outra. Assim, ficam com várias tarefas incompletas e nunca atingem de verdade os seus objetivos e resultados. Por isso, livre-se das suas distrações, concentre-se na sua atividade e só faça outra coisa quando puder riscá-la da sua lista.
Quando você terminar todas as suas tarefas do dia, pode optar por puxar tarefas do dia seguinte. No entanto, é recomendado que você tire o resto do dia para você, para descansar ou fazer algo que você goste e não estava na lista. Considere isso como uma premiação por ter feito tudo que precisava!
Metodologia Kanban
Uma ótima maneira de criar listas de tarefas semanais é através da metodologia Kanban. O sistema online Kanban possibilita a delegação e controle de tarefas e coordenação de projetos. Com essa organização, é muito mais fácil manter a concentração e foco nos objetivos.
No sistema online Kanban também é possível que o gestor da empresa acompanhe o andamento das demandas e também defina prazos para que as tarefas sejam concluídas.
Gostou dessa dica para ser mais produtivo? Conte nos comentários como você lida com a sua lista de tarefas diárias!