Diante da enorme importância de se delegar tarefas para os membros da equipe, muitos gestores estão decidindo investir em um programa de tarefas específico para isso. Com ele, a empresa só tem a ganhar, já que as atividades passam a ser delegadas e controladas de forma mais eficiente. Assim, as entregas são feitas dentro de um cronograma razoável e as chances de alguma tarefa atrasar por causa de esquecimento são completamente anuladas.
Mas antes de usufruir dessas vantagens, o gestor precisa primeiramente resolver uma questão: diante de tantas opções de programas no mercado, como escolher o melhor? De fato, existem algumas características e funcionalidades que diferenciam um programa ‘eficaz’ de um ‘ineficaz’. A seguir, mostraremos quais são elas, para que você possa eleger um programa de controle de tarefas confiável e de qualidade para a sua empresa. Veja:
6 características que um bom programa de controle de tarefas deve ter
Ser hospedado na nuvem
A primeira característica que o programa de controle de tarefas deve ter é ser hospedado na nuvem. Isto evita que a empresa tenha que arcar com as despesas (licenças e infraestrutura de TI) de um programa instalado localmente. Além disso, a nuvem permite que os gestores e sua equipe consigam acessar o programa a partir de qualquer lugar, bastando para isso uma conexão com a internet.
Possuir uma interface simples e fácil de usar
De nada adianta ter um programa repleto de funções, se sua interface for extremamente confusa e complicada. Ao invés de ajudar a equipe, ele acabará dificultando ainda mais a delegação e o acompanhamento das atividades. Por isso, é importante que a interface do programa seja simples, enxuta e fácil de usar por qualquer pessoa. Um bom design não é adotado apenas por questão de estética, mas também de funcionalidade.
Permitir o acompanhamento das tarefas por todos da equipe
O programa de gestão também deve ser colaborativo e permitir o acompanhamento das atividades por todos da equipe. É claro que isto dependerá da tarefa. Os gestores podem conceder o acompanhamento através da ferramenta por um ou dois colaboradores, por uma determinada equipe ou por todos os profissionais da empresa. Esse acompanhamento é fundamental para os responsáveis ficarem envolvidos com as tarefas.
Possibilitar a visualização da evolução das tarefas
Os gestores devem acompanhar bem de perto todas as atividades, para poderem detectar gargalos que estejam dificultando o seu andamento e atrasando o cronograma e resolver rapidamente os problemas. É por isso que o programa também deve permitir a visualização da etapa em que cada tarefa se encontra (em espera, para fazer, em andamento, concluído), por meio de um sistema Kanban interativo.
Enviar notificações relacionadas às ações dos colaboradores
Além de permitir a visualização das etapas, o programa de controle também deve enviar automaticamente notificações para os gestores e os demais envolvidos assim que elas forem finalizadas. Isto elimina a necessidade deles terem que enviar e-mails ou falar diretamente com os colaboradores, simplesmente para perguntarem como está o andamento das tarefas e quando cada etapa será terminada.
Ser personalizável
A última característica é relacionada à personalização do programa. Para se adequar às necessidades da empresa, o programa de controle de tarefas deve ser personalizável e permitir não só o controle de tarefas, como também de processos, elaboração de estratégias, desenvolvimento de produtos, etc. E os gestores devem poder fazer essa customização de forma simples e rápida, através da internet.