Antes de falarmos sobre gestão de tarefas, é importante mostrarmos o conceito das duas palavras que compõem essa expressão. O termo ‘gestão’ se refere ao ato de administrar ou controlar algo, que pode ser um processo, uma atividade ou uma empreitada. Já a palavra ‘tarefa’ significa uma ação ou trabalho que deve ser realizado para que uma meta ou objetivo possa ser atingido, geralmente num determinado prazo.
Juntas, essas duas palavras formam uma expressão que é bastante discutida hoje no universo corporativo. E isto não é à toa. Nos últimos anos, a maioria dos gestores tem percebido que administrar a realização das tarefas é importante não só para os colaboradores cumprirem os prazos de entrega, como também para as despesas serem reduzidas e para a empresa fidelizar os seus clientes e atrair novos.
Como gerenciar tarefas de forma eficaz?
Quando um gestor não realiza a gestão das tarefas, ou a faz de forma incorreta, ele acaba não conseguindo acompanhar o progresso delas. E sem esse acompanhamento, ele não pode detectar gargalos e nem cobrar a realização das atividades no prazo certo. Como resultado, as despesas do negócio aumentam e os clientes ficam frustrados. A seguir, mostraremos o que você deve fazer para gerenciar tarefas de forma eficaz:
Separe as tarefas dos compromissos
Muitos gestores não sabem, mas ‘tarefas’ são diferentes de ‘compromissos’. A tarefa é um trabalho que deve ser feito numa data e horário não necessariamente definidos. Já o compromisso é algo que deve ser realizado numa data e hora definida. ‘Ligar para um cliente’, por exemplo, é uma tarefa. Mas ‘ligar para um cliente às 15 horas’ é um compromisso. É muito importante separar as tarefas dos compromissos, pois estes últimos geralmente não podem ser adiados.
Agrupe as tarefas em projetos
Depois de separar as tarefas dos compromissos, o próximo passo é listá-las e agrupá-las em projetos específicos. Isso porque, se elas ficarem isoladas, a equipe acabará se perdendo e atrasando a realização de alguma. Exemplos: Projeto Implantação de Software (contatar fornecedor, marcar implantação, fazer testes, treinar a equipe), Projeto Criação de Produto (desenvolver protótipo, fazer pesquisa de mercado, reformular produto).
Estime o tempo necessário para a conclusão de cada atividade
É fundamental estimar o tempo que os colaboradores levarão para concluir uma determinada tarefa. Este tempo, claro, depende de inúmeros fatores, como a complexidade do trabalho e quantidade de pessoas envolvidas na tarefa. Ao estimar o prazo de conclusão, os gestores também devem levar em conta os possíveis imprevistos, e incluir algumas horas ou dias a mais no cronograma.
Delegue os responsáveis por elas
O próximo passo é contabilizar quantos colaboradores serão necessários para a execução de cada tarefa e, em seguida, delegar os responsáveis por cada uma delas. É fundamental especificar quem fará o quê e deixar isso bem claro e visível para todos os envolvidos em uma determinada tarefa ou projeto, para que eles possam não dar a desculpa do ‘esquecimento’ e fazer os trabalhos andarem em sincronia.
Acompanhe a realização dos trabalhos
Após delegarem as tarefas, os gestores devem começar a acompanhar bem de perto a evolução dos trabalhos. O acompanhamento das etapas de cada tarefa é fundamental, pois permite a detecção de gargalos que podem atrasá-las, aumentar os custos dos projetos e deixar os clientes insatisfeitos. No decorrer das etapas, também é importante dar feedbacks aos envolvidos, para que eles possam realizar os trabalhos da melhor maneira possível.
Por que utilizar um software para realizar todos esses processos?
Como você pôde ver, o gerenciamento engloba desde a fase de separação das tarefas dos compromissos, passando pela delegação delas aos membros da equipe, até o efetivo acompanhamento do progresso de cada uma. Quando realizados de forma manual, por meio de planilhas, esses processos se tornam complexos e tomam boa parte do tempo dos gestores. Isto sem contar os erros que podem ser cometidos por descuido.
Por isso, é importante contar com o apoio de um software de gestão de tarefas, como o do Sabesim, que possibilita a delegação e o controle de tarefas por meio do sistema Kanban. Com ele, os gestores também podem interagir online com os colaboradores e receber notificações sobre as etapas concluídas. E para gerenciarem os compromissos, os gestores podem utilizar o calendário de compromissos do Sabesim.