Onde está registrada a maior parte do conhecimento corporativo? Para muitas organizações, ele se encontra em formulários baseadas em papel, manuais, comunicações, memorandos e guias de instruções.
As informações fluem do criador destes documentos e então são deixadas estagnadas em pastas de arquivo, prateleiras, estantes e até mesmo em gavetas.
Raramente estes documentos são atualizados. Certa estatística diz que 18% do material impresso pelas empresas se torna obsoleto depois de 30 dias. Imagine qual é a porcentagem depois de 60 ou 90 dias
Grande parte das empresas têm seu conhecimento corporativo enterrado a fundo em sistemas proprietários de computadores, muitos deles já obsoletos e que somente poucos empregados sabem como acessar.
Esses sistemas são freqüentemente duplicados através da organização porque muitas vezes não há a preocupação em montar uma da base de conhecimento corporativo global.
Os empregados não podem compartilhas este conhecimento um com o outro também por causa da incompatiblidade de formatos de arquivo ou sistemas operacionais.
Este tipo de disseminação de informações dentro de uma organização pode ter um impacto negativo sobre o resultado da empresa. As decisões na atual era de informações globais precisam ser feitas no momento certo. Os empregados não mais têm o tempo para percorrer páginas e páginas de material impresso para achar uma informação.
Quanto mais o tempo se leva para se obter as informações certas para resolver um problema, tanto mais tempo e dinheiro se perde. Alguns dos custos de fazer negócio o modo antiquado incluem:
- Enormes custos de impressão e distribuição associados a documentos que raramente são usados.
- Falta de acesso a informações vitais cria demoras em reagir a necessidades de clientes e empregados.
- Informações desatualizadas levam a decisões pobres, baseadas em suposições errôneas.
- O fluxo lento de informações entre executivos e empregados não permite a reação rápida a mudanças nas condições de mercado. Isto é igual a perda de receitas.
- Informações armazenadas em sistemas proprietários envolvem altos custos de atualização dos computadores dos clientes toda vez que uma nova versão é disponibilizada.
- Diferentes formatos de arquivos e sistemas operacionais implicam em departamentos ou parceiros de negócio que não conseguem compartilhar informações digitalmente, forçando-os a recorrer ao papel.
- Muitas reuniões têm que ser feitas para manter atualizadas as informações sobre as atividades. Isso custa muito tempo e dinheiro.
- Os custos de treinamento para novos sistemas de software são altos por falta de uma interface padrão para o acesso aos dados corporativos.
A Solução: Intranet
Uma resposta melhor para ordenar esse conhecimento é desenvolver uma Intranet corporativa. Uma Intranet é uma ferramenta eficaz para combater o desperdício de tempo, esforço e materiais dentro de uma organização e ao mesmo tempo gerar novas oportunidades para colaboração e produtividade pessoal.
Pela primeira vez, uma empresa tem a habilidade de usar um sistema relamente leve como a interface para seus processos de dados e negócio corporativo – o Web Browser.
Web Browser? Você pode pensar que tecnologia de Internet era só divulgar seu site Institucional na Web Wide Web. Ativar um website na Internet foi só a primeira fase do uso da tecnologia. Agora, muitas companhias inovadoras estão usando a tecnologia da Web para dar forma agilizar seus processos de negócio.
Uma Intranet pode ser definida como um sistema de distribuição de informações que usa ferramentas e tecnologias da Internet dentro de uma corporação. É uma versão menor da Internet que só os membros de uma organização podem ver.
As companhias podem criar, dentro de suas paredes, uma versão manejável, segura da World Wide Web. Esta Web interna pode ser usada para facilitar fluxo de conhecimento melhor e colaboração melhor entre empregados.