Já parou para pensar nos prejuízos e no tempo desperdiçado após um dia de trabalho por conta de não ter foco em suas tarefas, nem mesmo um Software de Controle de tarefas para lhe ajudar nisso? Hoje em dia temos diversos motivos que nos levam a perder o controle das nossas atividades. Redes sociais, notificações e mensagens, ligações telefônicas e tantas outras razões que reduzem o tempo produtivo causando diversos impactos em nosso trabalho.
Esse é um problema que tem atingido uma grande parte das pessoas, nas empresas e em projetos pessoais, mas é possível aumentar a sua produtividade e o número de atividades executadas em seu dia com o uso de um software de controle de tarefas e algumas dicas simples. Acompanhe:
Organize suas tarefas
Faça um levantamento de todos os projetos que você participa e liste as tarefas que precisam ser executadas. Você pode colocar em um papel, uma planilha ou um software que faça o controle de todos os projetos que contam com sua atuação.
O uso de um software é a melhor opção, pois além de ter um controle do que precisa ser feito, você tem a possibilidade de realizar anotações, registrar as horas trabalhadas efetivamente e ter um histórico de tudo o que foi feito.
Feito esse levantamento, é hora de controlar sua rotina. Não se esqueça de incluir reuniões e outras atividades. O ideal é associar o controle de tarefas a uma agenda de compromissos. Defina as prioridades e o tempo a ser gasto; mesmo não sabendo o tempo exato, faça uma estimativa, pois posteriormente será possível realizar um comparativo.
Com a lista de tarefas em mãos, defina o que será feito no dia, tendo como base as prioridades. Selecione algumas atividades que devem ser feitas até o final do expediente.
Não faça uma lista muito grande. Seja realista e coloque o que realmente pode ser cumprido durante o tempo de trabalho. Caso você consiga terminá-las antes, volte para a lista de tarefas e inclua novas atividades na agenda de trabalho.
Reduza as distrações e mãos à obra
Em um dia normal de trabalho você pode dividi-lo em 2 momentos principais:
- O momento realmente produtivo, aquele que você está focado em realizar uma tarefa, onde existe um prazo para entrega e que algumas vezes passa por um processo de revisão antes de finalizá-la.
- O momento de inatividade, como a pausa para o café, o tempo dedicado para responder e-mails, dar uma olhada em seu smartphone, ou seja, aquele momento em que não existe um objetivo a ser cumprido.
Em um trabalho normal, de por exemplo 8 horas por dia, tenha certeza que ninguém utiliza todas essas horas 100% produtivas. Isso é natural, pois as pessoas precisam de alguns momentos de pausa antes de voltar a se concentrar em suas tarefas principais.
A dica é para os momentos que você precisa realmente ter foco. Por exemplo, se para executar uma atividade será necessária 1 hora, então reduza qualquer distração, desligue ou silencie o celular, feche seu software de e-mails e principalmente todas as redes sociais e ferramentas de mensagens. Foco total na atividade, pare apenas em caso de extrema necessidade.
Pausa para o descanso
Independentemente do quanto esteja corrido seu dia, se terminou uma atividade, pare e faça uma pausa. Pode ser um café ou água, uma leitura de e-mail, uma conversa rápida. Vale até mesmo se espreguiçar! O importante é dizer ao seu corpo que é o momento para um descanso, mesmo que rápido.
É muito importante registrar o tempo gasto pela sua tarefa realizada e portanto, antes da pausa, vá até o seu controle de tarefas e registre o tempo de execução e qualquer observação importante que deva ser lembrada futuramente; construa o histórico de tudo que você realiza.
Pronto, é hora de voltar às suas tarefas. Seu momento de descanso não pode ser muito longo, afinal você estabeleceu metas diárias que precisam ser realizadas. Veja a próxima atividade em seu controle de tarefas e mãos à obra.
Acompanhe tudo no Software de Controle de tarefas
Ao final do dia, revise sua lista no software de tarefas e veja o que foi realizado. Caso alguma coisa não tenha sido finalizada, é uma boa prática registrar o que ocasionou o atraso e transferir a tarefa para o outro dia.
Com essas dicas, e o uso de um software para controle de tarefas e um sistema de agenda para compromissos, certamente sua produtividade aumentará e muitos projetos serão concluídos com alto percentual de sucesso.
Conheça mais os benefícios de utilizar um software para o controle de tarefas e como o uso de um sistema de agenda de compromissos pode fazer render seu dia de trabalho e aumentar sua produtividade.