Pelos gestores, já é sabido que a demora na hora de tomar decisões pode trazer incontáveis prejuízos para qualquer empresa, seja na diminuição da eficiência de seus processos, seja na perda de oportunidades valiosas para o negócio. E quando os funcionários têm um orçamento que precisa ser aprovado, mas os responsáveis contam com processos obsoletos para gerirem o processo, isto certamente atrasará a tomada de decisão e impactará o trabalho das equipes, afetando o cronograma e orçamento dos projetos. A seguir, conheça algumas razões para a lentidão nas tomadas de decisão da sua empresa, bem como o que é possível fazer para trata-las:
Falta de informações e opiniões
Tomar uma decisão sem muito conhecimento das possíveis consequências que ela pode gerar é uma situação bastante complicada, mas que costuma acontecer com frequência no cotidiano de gestores de empresas. Neste caso, os profissionais que querem a autorização precisam se certificar de que os responsáveis sejam munidos com a maior quantidade de dados possível.
No caso da encomenda de um determinado produto, por exemplo, os colaboradores devem criar projetos com diversas informações, como o código da mercadoria, a quantidade e outras observações, além de suas opiniões. Isso evita não somente a lentidão, como também as tomadas de decisão que, embora rápidas, não sejam as melhores possíveis.
Dificuldades para aprovar ou recusar algo
Em muitas empresas, os processos decisórios são realizados através de planilhas em folhas de papel, que acabam gerando um caos no escritório. Além de ficarem expostas a riscos de perda ou danos, elas são mais difíceis de serem armazenadas. O tempo que estas planilhas leva para chegar às mãos dos gestores também é outro problema, que pode inclusive dificultar os processos de aprovação.
Uma boa dica para evitar situações como estas é evitar o uso de métodos obsoletos, através da adoção de sistemas de protocolos que automatizam os processos, os tornando bem mais fáceis e consistentes. Com eles, os responsáveis conseguem visualizar as informações mais importantes dos projetos. E com apenas um clique, eles podem aprova-los ou recusa-los, evitando assim os atrasos.
Projetos em modo de espera
Quando uma decisão precisa passar pela aprovação de vários participantes, como diretores, gestores de departamento e até mesmo consultores, não é incomum ela demorar para ser efetivamente tomada. Com um software de protocolos, os funcionários conseguem confirmar se a requisição foi lida, a fim de evitar que ela permaneça no modo de espera (standby), sem qualquer motivo para isso.
Direção da empresa sobrecarregada
Não é raro quando a pessoa responsável pela palavra final atrasa a sua iniciativa, seja porque ela está sem tempo para fazer isso, seja porque ela nem sequer têm conhecimento do projeto. Por isso, é importante que os gestores permitam que alguns funcionários tenham autonomia para tomar decisões, evitando-se assim que a direção da empresa fique sobrecarregada. Assim, os problemas de tempo que pode ter impactos substanciais para o negócio são sanados.
Por quê utilizar a solução do Sabesim para tomadas de decisão?
Independentemente das razões pelas quais as tomadas de decisão da empresa estão sendo demoradas, é papel do seu gestor identifica-las e buscar soluções para contorna-las a tempo. Uma delas é a adoção de um software de protocolos e registros de decisões do Sabesim, que tornam o processo bem mais fácil e consistente. Entre os seus principais benefícios, destacam-se a facilidade em aprovar ou recusar algo e visualizar decisões e opiniões.
Com ele, também é possível criar modelos padronizados de protocolo e ainda confirmar se as requisições foram lidas ou não. Este sistema não só automatizará todo o processo, como também o deixará muito mais consistente. Assim, os gestores poderão aprovar as propostas da equipe de maneira rápida e fácil e os funcionários terão a possibilidade de acompanhar todo o processo, o que certamente gerará impactos positivos para o negócio.