Quadro Kanban

Existem inúmeras práticas e ferramentas de gestão, todas elas buscando uma melhor performance aliada à garantia da qualidade nos processos e produtos entregues pela organização. No entanto, as próprias ferramentas que vieram para facilitar acabam se tornando demasiadamente rebuscadas, muitas vezes exigindo adaptações na operação. Tais situações acarretam em maior complexidade nos processos, prejudicando a organização como um todo.

Por isso o Kanban acaba sendo a metodologia preferida de muitas empresas. Principalmente para aquelas que tentaram diversas maneiras de gerir seus processos. O Kanban encanta pela simplicidade de uso e pelos resultados que apresenta. Mas você sabe o que é o Quadro Kanban?

Afinal, o que é Kanban?

Kanban é uma prática de gestão oriunda do Japão, que propicia o controle de atividades e processos por meio de cartões de sinalização. Estes cartões – geralmente coloridos, para facilitar a visualização e compreensão – são usados para indicar a situação da atividade, deixando seu status visível aos atores do processo e agilizando sua administração.

Normalmente, estes quadros costumam possuir 3 colunas:

  • Fazer (do), onde são colocadas as tarefas pendentes;
  • Sendo feito (doing), onde são postas as atividades que estão em produção;
  • Feito (done), em que são colocadas as tarefas concluídas.

O quadro Kanban é considerado uma metodologia ágil e muitas empresas obtiveram um enorme salto em produtividade com ele. Existem dois tipos principais de quadros Kanbans: os físicos e os eletrônicos.

Os Kanbans físicos normalmente são murais em que as tarefas são divididas por “post it” de diversas cores. Todo o controle de tarefas é feito manualmente, e é comum que a equipe se reúna, pelo menos 1 vez por semana, para a divisão de tarefas e para apresentação de resultados. Essa reunião é muito positiva, pois estimula a equipe a se integrar e a ter maior consciência do projeto. Aliás, o Kanban físico muitas vezes é o primeiro contato das empresas com esta metodologia. E é comum que ela naturalmente evolua para os Kanbans eletrônicos.

Os quadros Kanbans eletrônicos funcionam de maneira muito semelhante aos físicos, mas trazem muitas funcionalidades a mais. Eles possibilitam acesso a todos os dispositivos. Também garantem maior segurança e controle das tarefas, além de eliminar custos, como a compra de post its. Outra característica importante da versão eletrônica é que ela possibilita controlar o tempo gasto em cada tarefa, além de fornecer feedback em tempo real de cada membro da equipe.

Por quê utilizar o Kanban?

O Kanban, em função da simplicidade e agilidade de sua metodologia, é ideal para ajustar os processos que encontram-se fora das métricas e do seu desempenho desejado. Além disso, o quadro Kanban deixa claro os papéis e status de desempenho dos processos. Com isso, fica muito mais fácil concentrar a energia nos processos de valor da organização.

Um ponto muito interessante, que é impulsionado pela utilização de um quadro Kanban, é o empoderamento dos atores do processo. Isso acontece por que eles, ao terem suas metas e métricas detalhadas no quadro Kanban, tornam-se mais conscientes de suas atividades e desenvolvem um maior engajamento com seus processos específicos e com os demais processos da organização. Isso fomenta, de uma maneira natural e construtiva, a cultura de monitoramento de processos ponta-a-ponta.

E como eu posso começar a utilizar o quadro Kanban?

Agora que você já tem bons motivos para utilizar o quadro Kanban na gestão de seus processos, vamos apresentar 9 passos para a compreensão da cultura e operação da metodologia. Seguindo os passos que serão recomendados, você estará instrumentalizado não apenas para adotar está prática, como também para garantir ganhos de desempenho e qualidade aos seus processos. Os 4 primeiros pontos dizem respeito aos princípios básicos da metodologia Kanban:

  • Passo1: Comece com aquilo que você faz agora.
  • Passo 2: Baseie-se em ganhos incrementais, pontuais.
  • Passo 3: Respeite o processo tal como ele é, ganhando a confiança dos envolvidos.
  • Passo 4: Encoraje a liderança em todos os níveis.

Garantido a compreensão destes 4 pontos básicos, resta partir para a implementação da prática. Para isso, são 5 os passos que devem ser considerados para o sucesso da empreitada:

  • Passo 5: Visualize e defina de forma clara o workflow do processo.
  • Passo 6: Analise, enfatize e limite as atividades que encontram-se em progresso (work-in-progress) do primeiro item.
  • Passo 7: Administre o workflow, implantando as alterações e melhorias.
  • Passo 8: Deixe o processo e suas diretrizes claras para todos os envolvidos.
  • Passo 9: Aumente sempre o processo colaborativo na análise dos workflows.

Seguindo esse roteiro de 9 passos, você terá sólidas bases para incrementar de forma substancial a gestão de seus processos. Coloque-os em ação e nunca deixe de realizar os ciclos de avaliações de cada etapa do processo, especialmente durante a adoção do quadro Kanban. Lembre-se que a principal atividade que compõe a gestão é a análise criteriosa das medidas tomadas. Feito isso, o quadro Kanban mostrará como simplicidade e eficiência podem sim, caminhar juntas.

Você já conhecia dos benefícios do Kanban? Conte para gente através dos comentários!

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