A sua empresa ainda utiliza o e-mail corporativo como principal ferramenta de comunicação e organização no gerenciamento de atividades? Você já pensou que uma solução diferente poderia trazer diversos benefícios para a produtividade das suas equipes de trabalho? Confira cinco motivos para potencializar os projetos da empresa com o apoio de um sistema de tarefas online:
1. Várias tarefas em um só sistema
E-mails são ótimas ferramentas de troca de mensagem com clientes e parceiros. Algumas plataformas também disponibilizam uma agenda para controle de compromissos. Estes são alguns dos motivos que levam as empresas a utilizarem a ferramenta para gerenciar atividades. Mas é importante perceber que estas plataformas não foram desenvolvidas especialmente para essa isso e, por este motivo, podem deixar a desejar em alguns pontos.
Um sistema de gerenciamento online é uma ferramenta mais indicada porque os seus recursos abrangem diversas funcionalidades úteis na administração de equipes.
2. Redução das distrações
E-mails podem diminuir a produtividade da equipe de trabalho porque oferecem mais distrações do que um sistema desenvolvido para controle de tarefas internas. Se a organização do dia a dia de trabalho e a comunicação interna acontecem, principalmente, por meio de um e-mail corporativo, os funcionários vão passar boa parte do dia conectados na ferramenta. Podem ser facilmente distraídos por mensagens recebidas que não são relacionadas à tarefa na qual estão trabalhando.
Por outro lado, se a gestão é feita em uma solução à parte, a equipe é menos dependente do e-mail, reduz as distrações e aumenta a produtividade.
3. Recursos ideais para gerenciar projetos
Se o sistema foi pensado para ser uma solução para o gerenciamento de tarefas, com certeza, ele apresentará recursos valiosos para aumentar a produtividade da empresa. Pode apresentar um kanban online, por exemplo. Esta é uma ferramenta permite que sejam adicionadas atividades, definidos responsáveis e estipulados prazos.
O responsável pela gestão pode facilmente visualizar quais são as atividade prontas, quais estão em andamento e quais estão atrasadas – algo muito importante para garantir uma melhor gestão das tarefas.
4. Comunicação mais eficiente
O uso de ferramentas desenvolvidas para que empresas otimizem a sua gestão de tarefas também reflete em uma melhora na comunicação interna. Com o kanban, por exemplo, os colaboradores sabem no que os seus colegas estão trabalhando e podem visualizar o status dos projetos que estão sendo desenvolvidos. Este conhecimento é essencial para evitar erros por falta de comunicação nas equipes.
5. Mais organização no dia a dia de trabalho
Um bom gerenciamento também é importante para garantir uma rotina de trabalho mais organizada. Um sistema online permite que colaboradores organizem a sua agenda de forma eficiente: interface intuitiva, simplicidade no registro de informações e destaque para os compromissos do dia são exemplos de funcionalidades importantes para isso.
A possibilidade de compartilhar agendas com outros funcionários da empresa também é um recurso interessante, que, além de garantir mais organização, contribui para a melhora do diálogo interno.
Um sistema de gerenciamento de tarefas interno pode potencializar os projetos da sua empresa e garantir mais produtividade na rotina de trabalho: conheça as soluções oferecidas pela Sabesim!