Gestão de tarefas

Podemos definir ‘gargalo’ como sendo qualquer obstáculo que impeça o correto andamento das atividades corporativas. Além de reduzirem o desempenho da equipe, os gargalos afetam diretamente o tempo de execução das tarefas e geram enormes prejuízos financeiros para a empresa. É por isso que os gestores estão sempre em busca de empecilhos que estejam ‘travando’ os processos e as atividades da sua organização.

Mas o grande desafio não é identificar os gargalos, e sim saber como lidar com eles e encontrar a melhor forma de eliminá-los. Se os responsáveis não conseguirem solucioná-los adequadamente, nem ‘cortarem os problemas pela raiz’, então eles continuarão gerando prejuízos para a organização. A seguir, separamos algumas dicas que irão ajudá-lo a lidar com os gargalos, solucioná-los e evitar que eles ocorram novamente. Confira:

Liste todos os gargalos existentes

Por mais que o gargalo precise ser solucionado rapidamente, tentar eliminá-lo logo que ele for encontrado não é a melhor solução. Isso porque, para eliminar o problema pela ‘raiz’, o gestor precisa primeiramente conhecer os fatores que o geraram. E estes fatores podem estar ligados a falhas em vários processos e departamentos da empresa. Por isso, é importante listar os gargalos encontrados, para que nenhum passe despercebido.

Os gargalos são mais fáceis de serem identificados e listados quando os responsáveis utilizam uma ferramenta de controle de tarefas com Kanban. Isso porque ela mostra claramente quais são as atividades que estão atrasadas e quais são os empecilhos que estão dificultando ou impedindo a sua conclusão. Muitas vezes, os gargalos são colaboradores, e a ferramenta de controle pode indicar exatamente quem são eles.

Encontre as causas dos problemas

Depois da identificação e da listagem dos empecilhos, chegou a hora de identificar as suas prováveis causas. Para isto, os responsáveis precisam contar com o apoio de todos os envolvidos nas atividades e processos. Com os apontamentos das falhas existentes, eles conseguirão mapear e avaliar os processos e encontrar um ou mais entraves que estão dificultando ou impedindo a execução das tarefas.

Elabore um plano de ação

Com todos os gargalos listados, e suas respectivas causas encontradas, agora chegou a hora de montar um plano de ação funcional para eles serem definitivamente eliminados. É importante ressaltarmos que, para cada gargalo, a empresa deve formular um plano. Também é crucial que os gestores avaliem os possíveis impactos que o plano de ação poderá causar nos outros processos e atividades da empresa.

Monitore os resultados constantemente

Depois das causas dos problemas serem eliminadas pela raiz, é importante que os gestores continuem monitorando os processos e atividades, para se certificarem de que os gargalos foram devidamente solucionados. Se os problemas não desapareceram, então isto significa que os planos de ação não foram adequados, ou que a raiz dos problemas não foi identificada. Neste caso, os responsáveis devem refazer todo o processo.

É importante lembrarmos que a identificação e a eliminação de gargalos não é um trabalho muito simples. Ele pode ser executado em questão de horas, dias ou semanas, dependendo da profundidade da raiz do problema, e consumir uma significativa quantia de tempo e recursos da empresa. Por esta razão, é importante eliminá-los de forma rápida e eficiente quando surgirem e, acima de tudo, evitar que eles apareçam.

E então, pronto para seguir as nossas dicas e eliminar os gargalos da sua empresa? Se tiver ficado com alguma dúvida, ou quiser nos contar suas experiências, aproveite o campo de comentários abaixo!

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