Tanto para uma organização de maior porte, quanto para uma pequena ou média empresa, a delegação de tarefas tem um importante papel: ela serve para que os processos possam fluir corporativamente sem que os gestores, coordenadores ou qualquer outro profissional em função de liderança fique absorto em tarefas que podem ou devem ser realizadas por outros colaboradores sem a necessidade de centralização.
A delegação também permite que os gestores possam ter uma atuação no macro da organização, pensando melhores formas de atingir os resultados almejados. Mas mesmo uma ferramenta tão importante e capaz de empreender melhorias nos processos, a delegação de tarefas deve ser acompanhada de alguns critérios. Conheça algumas dicas rápidas para melhor delegar tarefas!
Conheça o perfil do colaborador
Cada colaborador possui um tipo de perfil e este poderá ser mais coerente com algumas tarefas a desempenhar e menos com outras. Portanto é necessário que o gestor conheça bem o perfil de seus colaboradores antes de delegar tarefas a ele.
Alguns indivíduos são mais socialmente orientados, outros tecnicamente, alguns mais proativos, outros reativos, alguns tem o senso de urgência apurado e outros nem tanto, bem como outras características devem ser observadas a fim de que as tarefas sejam realizadas preferencialmente com a utilização de habilidades naturais ou por conhecimento.
Não será sensata a delegação de tarefas para as quais o colaborador não tenha aptidão natural ou técnica por cultura. Os resultados neste caso podem ser desastrosos causando no mínimo retrabalho.
A tarefa deve ser delegada como um desafio
Ao delegar uma tarefa a ação deve ter a conotação de desafio e o colaborador deve sentir que está sendo privilegiado ao perceber a confiança depositada em seu know-how. Esta forma de focar a questão fará com que o colaborador desempenhe o melhor de suas habilidades e esforço para que a demanda seja atendida e até superada.
Porém até mesmo neste caso em que a forma de delegação é apresentada com um desafio deve existir critério, por exemplo se o indivíduo em questão for um colaborador mais “reativo” ele necessitará de mais informações, subsídios, detalhes e até tempo para desenvolver o trabalho conforme for o solicitado.
Por outro lado se for proativo provavelmente a tarefa seja feita rapidamente, mas neste caso vale a solicitação do cuidado com os detalhes quando importantes.
Delegue tarefas com coerência nos prazos
Conforme o grau de delegação, ou seja em uma tarefa que seja delegada com observações sobre como fazer e em quanto tempo fazer é necessário um cuidado com o prazo estipulado.
A delegação de uma tarefa a ser realizada em um tempo determinado o qual não seja coerente com a realidade pode causar entre outros problemas a frustração do colaborador. Portanto tenha sempre o cuidado para não errar no prazo das tarefas ou projeto a ser desenvolvido.
Erros em prazos também causam distorções o que pode afetar processos paralelos que venham a depender da tarefa delegada.
Não realize a tarefa delegada
Geralmente quando o solicitado não tem o encaminhamento o qual se desejava ou o colaborador não consegue realizar a tarefa sem apoio, muitos gestores sucumbem a tentação de realizar a tarefa para acabar com a questão.
Isto não é uma boa ideia! Ao menos na maioria das vezes. Ao desempenhar o papel do colaborador para o qual o desafio foi lançado o gestor reforça um ciclo que pode ser contraproducente, pois voltará a ter de se envolver mais vezes.
O ideal é que, surgindo dificuldades nas quais seja necessário o gestor agir como um “apoio” na realização da tarefa, ele evite fazer tudo ou deixar a delegação para outra oportunidade.
Acompanhamento, encorajamento e correção
Uma boa forma de proceder com progresso evolutivo na delegação de tarefas é utilizar o velho Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action), ou seja planejar a tarefa em conjunto, acompanhar, mesmo que a distância ou remotamente o desenvolvimento, verificar, encorajar e agir corretivamente caso algo não saia conforme o esperado, mas sempre com o envolvimento do colaborador.
Ao proceder de maneira correta com a delegação de tarefas o gestor perceberá que cada vez mais estará desenvolvendo os indivíduos à sua volta, assim como estará mais disponível para realizar outros trabalhos menos operacionais e mais visionários para o seu negócio!