Comunicados aos funcionários
Independentemente do porte, a comunicação entre os colaboradores será sempre um dos principais recursos de apoio em uma gestão eficiente das empresas. Mensagens curtas, anúncios e até a publicação de normas, são exemplos de como podem ocorrer o envio de comunicados aos funcionários de uma organização.
Ao contrário de um conversa feita presencialmente, onde além da mensagem apresentada a expressão corporal influencia no indicativo de urgência ou importância do comunicado, a informação transmitida aos colaboradores com uso de ferramentas deve ser feita corretamente, associada ao tipo de mensagem, com conteúdo claro e objetivo, e apresentando seu grau de prioridade e aplicabilidade.
Vejamos neste artigo quais os tipo de comunicados aos funcionários devem ser utilizados e quais ferramentas são aplicadas para uma troca eficiente de informações dentro da empresa.

Use a ferramenta correta para o envio de comunicados aos funcionários

Existem diferentes tipos de comunicados que podem ser utilizados na empresa. Eles possuem o objetivo de transmitir uma informação, são classificados de acordo com seu conceito, a sua transmissão e a forma como deve ser priorizada.
Quanto aos tipos de mensagens, podemos classificar de diferentes formas:

  • Interna ou externa: define-se apenas onde se encontra o público alvo dos comunicados, para os funcionários (interno), ou clientes e fornecedores (externo).
  • Comunicação escrita ou oral: o método utilizado para transmitir mensagens, de forma escrita (e-mails, manuais, intranets, entre outros) ou de maneira oral (destacam-se as palestras, reuniões e confraternizações).
  • Comunicação direcionada ao nível hierárquico: para os líderes (vertical), entre os colaboradores (horizontal) e para os diferentes níveis hierárquicos (diagonal).

É possível ainda classificar os tipos de comunicados aos funcionários de acordo com a ferramenta a ser utilizada para o envio:

  • Mensagem: apresenta a característica de ser curta e não necessariamente é aplicada e visualizada por todos os colaboradores da empresa. São exemplos o e-mail, ligações telefônicas e mensagens de texto via celular. Atende necessidades mais rápidas e restritas.
  • Informativo: de caráter mais abrangente, alcança um número maior de colaboradores. São os memorandos, anúncios e comunicados em quadros de avisos.
  • Norma: possui natureza mais formal e de caráter duradouro. São diretrizes, regras ou procedimentos que devem seguidos pelos funcionários. A sua elaboração passa por um processo de criação, revisão e aprovação feito pela direção da empresa.

Os comunicados do tipo mensagem e informativo são utilizados como ferramentas oficiais de comunicação interna, entretanto permitem um formato mais informal e possuem sua validade reduzida, pois atendem a demandas específicas por tempo determinado e nem requerem um processo de elaboração e aprovação feito pela diretoria.

Utilize a estrutura correta na elaboração dos comunicados aos funcionários

Além de utilizar o tipo de mensagem e a melhor ferramenta para o envio, outra prática recomendada é a estrutura da mensagem. Mesmo que seja curta e temporária, o ideal é que siga um padrão mínimo que facilite a leitura e compreensão.

  • Título ou cabeçalho: destaca-se pela definição do público alvo e o assunto. Muito comum ser empregado o uso de remetente e destinatário, data do envio e o assunto ou título.
  • Introdução ou abertura: um ou dois parágrafos utilizados para uma breve apresentação do assunto que será detalhado durante o comunicado.
  • Corpo do texto ou mensagem: consiste no detalhamento do comunicado com todas as informações necessárias ao público alvo.
  • Conclusão ou encerramento: são as considerações finais sobre o assunto abordado.

Vale ressaltar que essa estrutura apresentada e a formatação utilizada no texto será adaptada à categoria da mensagem e ao mecanismo utilizado para o envio.
Outro fator importante na comunicação eficiente nas empresas é a integração das ferramentas de comunicação com sua plataforma de gestão. Isso se dá pelo fato de a troca de mensagens e seu armazenamento ocorrer em local seguro, em conjunto com outras ferramentas existentes no sistema e que podem ser divulgadas e consultadas pelos colaboradores da empresa.
A plataforma da SabeSim possui as melhores ferramentas a serem utilizadas na comunicação eficiente de sua empresa. De fácil utilização, permite a elaboração, revisão e correção, assim como a divulgação entre colaboradores e seus departamentos.
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