como dominar controle de tarefas em 5 passos
O controle de tarefas dentro de uma empresa pode parecer simples, mas não é. A tarefa ganha complexidade quando estamos falando de muita gente e quando não há um sistema eficaz para gerenciar essa atividade de forma online e com facilidade, praticidade e segurança. O controle de tarefas vai além de uma simples agenda. Quando sistematizado, garante que cada funcionário saiba o que tem que fazer e em que prazo. E ainda receba notificações quando este prazo está terminando.

Aos gestores, cabe uma visão mais ampla de quem é o responsável por cada tarefa e eles até conseguem ver a fotinho desses funcionários, enquanto gráficos sinalizam como anda a produtividade de todos. O que não pode acontecer é que essa organização e controle de tarefas acabem tomando mais tempo que os projetos em si. O uso de sistemas inteligentes evita que isso ocorra.

Veja a seguir os 5 passos que devem ser dados para um melhor controle de tarefas:

1 – Aprenda como usar o sistema. A dinâmica é intuitiva e fácil de aprender;

2 – Crie as tarefas com suas devidas repetições a cada período, podendo ser semana, mensal ou trimestralmente. Assim você não terá que incluir novamente a mesma tarefa em outra data;

3 – Monitore e controle por meio de porcentagens o que já foi desenvolvido até a data atual, de forma que você fique ciente se tudo está caminhando dentro do planejado ou se será preciso fazer ajustes e sugerir novas soluções;

4 – Identifique e designe quem pode e quem não pode ter uma visão total ou parcial do sistema;

5 – Facilite a comunicação entre chefias e departamentos, permitindo que os interessados consigam visualizar o sistema. Assim, a comunicação flui melhor porque quem precisa saber do andamento das tarefas consegue se informar de forma fácil.

Sistema Kanban facilita o gerenciamento de tarefas e responsabilidades

A Sabesim oferece um sistema de controle de terefas bastante eficiente. Ela se inspirou no sistema criado pelos japoneses, chamado Kanban. A palavra, na língua japonesa, significa, em sua forma literal, registro. O sistema Kanban é hoje muito utilizado nas áreas de manufatura e logística, principalmente nas etapas de triagem e expedição.

O sistema Kanban foi inicialmente criado pelos japoneses para facilitar a entrega e movimentação de peças e componentes, com redução de perdas e extravios, evitando o desperdício e gerando economia. Mais tarde, o sistema foi aperfeiçoado e se tornou fundamental para garantir entregas e transportes “just in time”, sendo atualmente amplamente utilizado em praticamente todos os segmentos da indústria.

Com o sistema da Sabesim, você terá uma versão simples e eficiente para monitorar as suas tarefas e de sua equipe. Cada atividade será visualizada em sequência, com registros sobre as datas de entrega e quadros de evolução que possibilitam o acompanhamento e a evolução a qualquer momento, de forma clara, rápida e segura. Veja como vai aparecer o status de cada tarefa. São quatro colunas:

● Em espera – são tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por isso, estão aguardando para serem iniciadas;

● Para fazer – são tarefas que ainda serão iniciadas;

● Em andamento – são as tarefas que já estão sendo desenvolvidas. É aqui que você consegue ver a evolução atual de cada uma;

● Concluídas – são todas as tarefas já finalizadas, de forma que não haja retrabalho.

Cabe a você atribuir cada uma ou grupo de tarefas a um dos funcionários e toda a equipe pode e deve ficar informada sobre as etapas do projeto. Outra ferramenta interessante é a possibilidade de incluir comentários nos detalhes de cada uma das tarefas. Isso facilita a comunicação e evita atrasos das etapas do trabalho.

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