Quem coordena projetos dentro de uma empresa ou ainda atua como gestor de RH e tecnologia e/ou desempenha funções administrativas em geral na área corporativa, sabe o quanto é fundamental para o bom desempenho do trabalho, meios de como delegar tarefas em uma empresa.
Possuir tal expertise é um dos fatores predominantes para que os resultados da empresa sejam bem-sucedidos, bem como a produtividade dos colaboradores seja otimizada. Há vários meios de se fazer este controle de tarefas, bem como delegar estas aos colaboradores. Mas será que você está optando pelo melhor caminho neste sentido?
Afinal de contas, como delegar tarefas em uma empresa de maneira prática e otimizada? Será que há uma solução mais indicada para tais necessidades?
Recursos essenciais para delegar tarefas em uma empresa
Para delegar tarefas em uma empresa de maneira eficiente é preciso encontrar uma solução que disponibilize uma série de recursos essenciais para que a execução dos projetos obtenha o máximo de sua potencialidade.
Para tanto, se faz necessário um planejamento muito bem fundamentado, bem como a utilização de um software que otimize todo o processo de gestão.
Na fase de planejamento, defina metas mensuráveis, com ampliar o alcance de vendas da empresa, ou reduzir custos, ou até mesmo avançar a porcentagem da participação da marca em determinado mercado.
Tal planejamento lhe dará o norte para definir as prioridades e, neste sentido, um software gerenciador de tarefas será imprescindível.
Hierarquia das tarefas
Quando temos um projeto de grandes proporções, a melhor forma de delegar tarefas na empresa é dividi-lo em partes menores. Desta forma, cria-se uma espécie de hierarquia de tarefas. Para tanto, é de suma importância o uso de um gerenciador de tarefas.
Defina os tipos de tarefas para a equipe
Divididas as tarefas, é preciso então, tipifica-las. Não esqueça de fornecer aos colaboradores e membros da equipe o briefing completo de cada demanda de tarefa, para que fique claro o papel de cada um dentro do projeto.
Para facilitar a comunicação entre os membros da equipe e gestores, é importante a utilização de software que possibilite a inclusão de comentários nas tarefas, por exemplo.
Fluxo de trabalho hierarquizado
O fluxo de trabalho deve ser hierarquizado para a melhor gestão do projeto. Desta forma, evitam-se atrasos, calcula-se o tempo que cada colaborador terá disponível, bem como o número de pessoas necessárias para a conclusão das tarefas elencadas.
Novamente fica claro o quanto pode ajudar um software que possa calcular o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual colaborador está executando e como está o andamento da tarefa.
Cronograma
Um sistema gerenciador de tarefas permite também o acompanhamento de todo o cronograma, fazendo com que todos ganhem tempo, afinal, dispensa-se a necessidade de inúmeras reuniões para saber a quantas anda a execução do projeto.
Comunicação e tempo
Com o uso da tecnologia, delegar as tarefas em uma empresa e propiciar maior facilidade no relacionamento e comunicação dos membros da equipe torna-se mais simples e automatizado.
Investindo num sistema que gerencie e ajude na distribuição das tarefas, ganha-se mais tempo que pode ser aproveitado para investir em melhorias na própria empresa, por exemplo.
Qual software utilizar?
Todos os passos mencionados acima no que tange à questão do gerenciamento de projetos, bem como delegar tarefas em uma empresa podem ser executados com uma solução prática e extremamente eficaz que se traduz no software Kanban.
Trata-se de um sistema que se revela como a melhor solução do mercado para controle de execução de tarefas on-line, com total interação entre os membros da equipe.
Com o Kanban você define prioridades, estipula prazos, acompanha passo a passo a execução de cada tarefa e o progresso de cada uma delas, e tem a comunicação facilitada, bem como relatórios e resultados automatizados.
Que tal inovar em sua empresa, adotando o sistema Kanban para delegar tarefas? Entre em contato conosco para mais informações.