como conseguir resultados com kanban online

O conceito de Kanban pode ser utilizado de diversas formas dentro de uma empresa. Como sabemos, a definição de Kanban teve seu início pela utilização de cartões que indicavam o andamento da produção nas indústrias que fabricam em série. Neles eram colocadas informações sobre as tarefas, como por exemplo “como fazer”, “em andamento” ou “pronto/finalizado.”

No entanto, cada vez mais este conceito é utilizado digitalmente, em sistemas, ferramentas e aplicativos. A seguir veja cinco formas de usar um Kanban online que você nem imaginava que era possível:

1 – Gerenciar suas atividades de marketing digital

As estratégias de marketing digital podem seguir uma metodologia pré-determinada, de acordo com o negócio, o público-alvo e a forma de relacionamento que se deseja estabelecer, afim de encantar, engajar e encorajar clientes e potenciais clientes para fechar negócios.

Kanban on-line é uma solução perfeita para equipes que não estão no mesmo espaço. Com ele é possível se comunicar e colaborar com os membros da equipe de marketing em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar. Isto dá mais mobilidade para que os profissionais possam enviar ideias ou implementar ações a partir de dispositivos móveis, por exemplo, acelerando a produtividade, por meio do compartilhamento de informações, tarefas e observações com todos os membros de sua equipe.

É possível montar um workflow das ações. Por exemplo: Profissional A gera o conteúdo, Profissional B faz a diagramação, Profissional C programa o HTML e a peça pronta volta para o profissional A enviar a newsletter aos contatos. Tudo isso com supervisão do gestor de marketing que define as tarefas e as deixa visíveis para todos.

2 – Gerenciar para a mudança de nova sede

O processo de mudança de escritório, normalmente é complicado, com uma série de decisões que precisam ser tomadas e também com cuidados para diminuir os possíveis impactos que pode causar na equipe.

Coordenar uma mudança costuma dar muito trabalho e, muitas vezes, os profissionais não estão todos no mesmo local. Vendedores externos precisam saber sobre o andamento da mudança e outros profissionais. Com um sistema de Kanban online, delegar tarefas, distribuir responsabilidades e metas se torna muito mais fácil. Num único ambiente, todos os profissionais podem alimentar com o status de suas atividades e se informar do andamento do processo de mudança.

3 – Gerenciar a contratação de novos candidatos

Quem trabalha com recrutamento sabe do trabalho que dá a contratação de um profissional, especialmente nos negócios em que a rotatividade é maior, como no caso do Varejo, por exemplo.

Veja este exemplo de fluxo de trabalho que pode ser feito com um sistema de Kanban: o gestor que está solicitando nova contratação pode informar as características do profissional que está buscando, estabelecer prazos, por exemplo.

O analista de RH responsável pela busca, utiliza essas informações e, depois de entrevistar alguns profissionais, coloca suas recomendações. Depois de decidir pelo melhor candidato, o gestor responsável aponta sua escolha no sistema e o RH assume a responsabilidade de fazer a contratação, distribuindo as tarefas para o jurídico, o financeiro e outros departamentos envolvidos.

Com isso o processo se torna mais rápido e eficiente, inclusive guardando histórico para contratações futuras.

4 – Gerenciar a criação de conteúdo para o site da empresa

A construção de conteúdo da empresa não depende somente do profissional de comunicação. Os executivos especialistas no negócio são as fontes que precisam contribuir para que o material tenha consistência e contribua para a reputação corporativa.

Fazer o gerenciamento de pautas, prazos para escrita ou gravação de vídeos ou desenvolvimento de artes fica bem mais ágil quando é automatizado. Num sistema Kanban, todos os envolvidos recebem prazos e têm suas responsabilidades bem descritas, facilitando em muito a vida do profissional responsável de colocar o conteúdo no site.

5 – Gerenciar rotinas administrativas

As rotinas administrativas costumam ser vistas como uma série de atividades cansativas e desgastantes. Quanto mais automatizadas, mais mecânicas se tornam estas atividades. No entanto, com um sistema Kanban, é possível tornar o dia a dia dos profissionais mais leve e até divertido.

Isto porque o gerenciamento pode ser feito através de elementos gráficos que mostrem visualmente o andamento das atividades e as etapas a serem cumpridas. O Kanban pode trazer mais transparência e visão global do desenrolar das atividades, melhorando inclusive a satisfação dos profissionais.

Essas dicas se aplicadas e exercidas com disciplina diária, podem mudar resultados e a percepção interna e externa de sua empresa!

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