Tarefas de um escritório contábil – Como gerenciar de forma eficiente

Tarefas de um escritório contábil
Os contadores e seus escritórios de contabilidade possuem uma grande responsabilidade em relação à economia do país, com a tarefa de garantir a segurança financeira das empresas e pessoas físicas. Neste cenário a gestão de tarefas de um escritório contábil é particularmente desafiadora. Eles nos deixam em dia com toda as obrigações junto aos governos. Para se ter uma ideia da responsabilidade de um contador, listamos os seguintes deveres junto a uma empresa:

  • Manutenção dos impostos
  • Gestão de ativos
  • Orçamentos
  • Folhas de pagamento e demonstrações financeiras
  • Planejamento financeiro da empresa

Vale destacar que essas atividades se aplicam para cada cliente que contrata o serviço de contador ou de seu escritório, com as obrigações financeiras e prazos que precisam ser cumpridos rigorosamente na data, correndo o risco de pagamento de multas em caso de atraso. Isso torna a gestão de tarefas em um escritório contábil um trabalho complexo. Porém, há ferramentas e softwares que podem tornar esse processo mais simplificado. Acompanhe o artigo para saber melhor.

Estrutura de um escritório de contabilidade

Para contadores que possuem poucos clientes, a gestão de tudo isso pode até parecer fácil e pode ser controlada sem o uso de maiores recursos. Mas para os que atendem a muitos clientes, como empresas de diferentes tamanhos, a demanda do controle de tarefas e responsabilidades é muito maior, e por isso existe uma grande estrutura de trabalho e pessoas em seus escritórios de contabilidade. Veja como funcionam alguns setores:

  • Arquivo: responsável pela gestão de documentos e processo contábeis
  • Escrita Fiscal: setor encarregado por todo o gerenciamento fiscal das empresas
  • Recursos Humanos: atende a demanda de toda a parte contábil referente à contratação, demissão e folha de pagamento
  • Contabilidade: onde ocorre a consolidação de todos os departamentos; é responsável pela emissão dos relatórios contábeis

Com tantas obrigações e atividades, é essencial que o escritório tenha a combinação de pessoal altamente qualificado e ferramentas de automação para garantir o gerenciamento de toda a parte contábil das empresas pelas quais ele tem responsabilidade. Mas a gestão de tarefas de um escritório contábil, as vezes é deixada em segundo plano.

Ferramentas de Gestão de tarefas de um escritório contábil

Vimos o quanto é importante o trabalho dos contadores e suas equipes junto a cada empresa e também o alto risco de impacto financeiro quando trabalham no gerenciamento contábil de seus clientes.
Podemos considerar que cada cliente é um projeto diferente e a mesma equipe precisa trabalhar de forma integrada e organizada para atender a essa alta demanda.
E a melhor forma de ter sucesso na gestão de cada projeto contábil é ter ferramentas que apoiam os contadores no gerenciamento de cada cliente. São recursos como:

A Plataforma da SabeSim possui todos os recursos necessários para a melhor gestão de projetos contábeis, através de um conjunto de ferramentas que funcionam de forma online, integradas e customizadas de acordo com as necessidades dos escritórios de contabilidade.
A plataforma permite ainda uma visão clara de todo o processo entre os colaboradores oferecendo ganho de performance e produtividade para todas as tarefas.
Aproveite a oportunidade, faça um teste de forma gratuita e conheça a plataforma da SabeSim. Agende um contato com nossos consultores para juntos buscarmos a melhor forma de realizar a gestão do seu negócio, com performance e produtividade.

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Equipes de alto desempenho com ações simples

Intranet e rede social corporativa

Você já considerou que não é preciso modificar radicalmente os processos da empresa para conquistar melhores resultados no trabalho desenvolvido pelos seus funcionários? Algumas ações simples podem trazer grandes efeitos, especialmente quando elas envolvem melhorias na comunicação e automatização de processos.

Descubra, neste artigo, quais são as vantagens de investir para aumentar o desempenho dos colaboradores e conheça alguns exemplos de ferramentas essenciais para alcançar esta melhoria na produtividade interna!

Como o alto desempenho pode beneficiar a empresa e os funcionários?

Investir para aumentar a performance do trabalho desempenhado pelos seus colaboradores é uma ação que traz vantagens para a empresa e para os funcionários. Veja quais são elas:

Benefícios para a empresa

Equipes que trabalham em alta performance contribuem para que a empresa tenha clientes mais satisfeitos e maiores ganhos financeiros. A lógica é simples: o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da organização reflete diretamente não só na qualidade dos produtos e serviços entregues, mas também no cumprimento dos prazos prometidos, o que leva ao aumento da satisfação.

Clientes felizes são a melhor propaganda para atrair novos consumidores e, consequentemente, garantir uma maior lucratividade para a empresa.

Benefícios para os funcionários

Quando o time é produtivo, todos os membros são beneficiados. Não há necessidade frequente de retrabalho e as atividades fluem melhor. Isso contribui para que os colaboradores façam melhor proveito das suas horas na empresa e para que percebam melhores resultados tanto na performance individual, quanto no desenvolvimento do trabalho da equipe. Todos estes são fatores que ajudam a aumentar a motivação dos funcionários.

Ferramentas que contribuem para o alto desempenho

O sistema Sabesim! é um excelente exemplo de ferramenta que contribui para aumentar o desempenho das suas equipes de trabalho. Com design intuitivo e recursos diversificados, esta é uma solução que permite, com ações simples, acelerar processos internos e melhorar o gerenciamento de tarefas. Saiba mais sobre dois benefícios proporcionados por este sistema:

Gestão de projetos e controle de atividades

Os projetos desenvolvidos na empresa ganham qualidade e agilidade quando têm uma boa gestão. O kanban online, por exemplo, permite que o líder da equipe monitore como está o status das atividades em desenvolvimento. Os demais membros da equipe também podem usar este recurso para verificar como está o cronograma do projeto e para acompanhar as tarefas que estão sob responsabilidade dos demais membros do time.

Outro exemplo de recurso que potencializa os projetos da empresa é o sistema de calendário – ferramenta que pode ser utilizada para garantir que nenhuma reunião importante ou prazo sejam perdidos ou esquecidos pelos colaboradores.

Comunicação interna eficiente

Se existe um ponto em comum entre todas as equipes que atuam em alta performance é o fato de que todas elas possuem uma excelente comunicação interna. Os setores da empresa são interligados: o financeiro, por exemplo, precisa ter acesso a informações do setor de marketing para executar determinadas tarefas.

Se existem falhas neste diálogo, as atividades de um setor podem ser prejudicadas e isso resulta em baixa produtividade para toda a empresa. A solução Sabesim inclui recursos, como intranet corporativa e sistema de troca de mensagens, que contribuem para a melhora do diálogo interno e, consequentemente, para o aumento do desempenho da empresa.

Acesse o nosso site e conheça mais sobre a solução Sabesim!, sistema que disponibiliza as ferramentas ideais para que os seus colaboradores trabalhem em alta performance.  

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Como aumentar a produtividade no trabalho

conceitos atividades tarefas processos macroprocesso
Você é daqueles que acham que um dia deveria ter 48 horas para poder fazer tudo o que é preciso? Realmente, dar conta de todas as atividades do dia a dia não é tarefa fácil, e encontrar uma brecha na agenda pode ser uma missão impossível.

Mas, com um pouco de organização e planejamento, é possível aumentar a sua produtividade no trabalho, já que é nele que você passa a maior parte do tempo. Rendendo mais durante o dia e resolvendo todas as pendências no trabalho, você consegue aproveitar melhor os momentos fora dele com amigos e familiares.

Se você acha impossível aumentar a sua produtividade pessoal, reunimos algumas dicas para lhe ajudar nesse desafio da vida moderna: render mais e, mesmo assim, ganhar tempo. Confira.

Adote uma agenda com planejamento diário

Não tem jeito, por mais que tenhamos consciência de tudo o que deve ser feito durante o dia, não conseguimos visualizar a duração de cada atividade. Resultado? Muitas das coisas que foram planejadas deixam de ser feitas pela aparente falta de tempo.

Passar para o papel tudo o que precisa ser resolvido durante um dia é a primeira dica para aumentar a sua produtividade no trabalho. Elenque as prioridades e, a partir daí, trace metas para que sejam cumpridas com uma estimativa de tempo. É essencial que você saiba distribuir de forma coerente esses prazos para que, além de se organizar melhor, evite a frustração por não ter conseguido cumprir tudo o que havia proposto. Não se esqueça de prever um tempo para os imprevistos na sua agenda. Eles podem acontecer a qualquer momento e sem aviso prévio.

Faça um teste e veja o quanto é prazeroso constatar que, ao final de um dia, você conseguiu cumprir com tudo o que havia se proposto antes de começar a trabalhar.

Livre-se de distrações que lhe tiram o foco

Para determinados trabalhos, desligar o celular pode ser impossível durante um dia de trabalho, já que ele é uma ferramenta essencial, mas se esse for o seu caso, proponha-se usá-lo somente para assuntos profissionais. Uma boa forma de fazer isso é se deslogar de todas as suas redes sociais, para evitar aquelas famosas espiadas que tiram o foco e atrasam a sua agenda.

Além delas, o e-mail também deve ser usado com parcimônia, já que, ao aviso de qualquer nova mensagem, é natural que tenhamos o impulso de parar o que estivermos fazendo para abri-la e responder o mais prontamente. Imagina essa interrupção 10, 20 vezes durante o dia. É claro que isso vai afetar a sua produtividade, por isso organize-se para checar a sua caixa de entrada somente quando estiver acabado uma das tarefas da sua agenda.

Saiba delegar funções

Essa talvez seja a mudança mais difícil para quem deseja aumentar a sua produtividade no trabalho. Isso porque até agora falamos sobre processos que podem ser facilmente adaptáveis, mas aprender a delegar funções requer um esforço para ir contra a uma característica muito comum a vários profissionais: centralização.

Não é errado querer apresentar o maior número possível de resultados positivos, mas é preciso reconhecer limites e que ninguém abraça o mundo, pelo menos não sozinho. Delegar não é assumir uma incapacidade, mas sim demonstrar inteligência e discernimento em relação à rotina de trabalho.

Que tal desafiar-se e colocar em prática essas dicas no seu dia a dia? Se você tem outras sugestões para aumentar a produtividade no trabalho, conte pra gente pelos comentários e continue acompanhando o blog.

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Kanban: Como aplicar no setor de RH das empresas?

kanban Gestão de pessoas

A gestão de pessoas é a essência do setor de RH e é por isso que os gestores precisam de uma forma inovadora para realizar tarefas, acompanhar os resultados e gerenciar a equipe sem ruídos e de forma eficiente. Para isso, você pode contar com o Kanban: uma ferramenta para delegar e controlar tarefas robusta e que otimiza os seus processos. Continue lendo e saiba mais sobre o Kanban a seguir!

O setor de RH precisa ser compreendido como uma importante área de desenvolvimento das estratégias de uma empresa, já que o público interno, os colaboradores, são tão importantes quanto o público externo da organização.

O sistema Kanban no setor de RH permite que o gestor delegue e controle tarefas, coordene equipes de trabalho, acompanhe o andamento das demandas e defina prazos importantes para que as etapas de um determinado trabalho sejam realizadas.

 

Vantagens de delegar e controlar tarefas com o sistema Kanban

  • O sistema funciona on-line e promove um feedback imediato dos colaboradores, além de total controle da equipe;
  • A delegação de tarefas se torna intuitiva, já que um dos grandes diferenciais do sistema é ser visual e apresentar detalhes importantes sobre cada colaborador e as suas tarefas.
  • É possível delegar tarefas, e isso inclui a equipe de RH, e você pode acompanhar o andamento dessas tarefas de maneira intuitiva, com a facilidade de controlar o tempo e receber notificações quando necessário.
  • O Kanban contribui positivamente na forma de interagir com o colaborador.
  • Diferentes projetos são separados de forma organizada para direcionar bem a equipe de RH e os demais funcionários.
  • Com o sistema, você pode definir prazos para todas as tarefas, e em casos de não cumprimento dos prazos, o próprio sistema notificará o colaborador, evitando assim desgastes pessoais.

 

O sistema personalizado para a realidade do seu setor de RH

O setor de RH é um dos que mais buscam as estratégias do sistema, e o Kanban está completamente preparado para atender as necessidades de profissionais de Recursos Humanos, pois tem colunas customizáveis, que permitem não apenas o controle de tarefas, mas também planos de organização interna, entre outras necessidades essenciais para os gestores. E o melhor: de forma on-line e completamente visual.

 

Facilite e melhore a forma de controlar o seu trabalho

As tarefas do setor de RH são complexas e já passou da hora de deixar de se perder em planilhas complicadas e grandes que tornam os processos mais confusos. A tecnologia permite a otimização do trabalho e do tempo, e a solução do sistema Kanban fará toda a diferença de forma facilitada, precisa, sem ruídos e assertiva na sua gestão.

Chegou a hora de ter o controle ao alcance dos seus olhos e a um clique dos melhores resultados para as suas tarefas e projetos. Para saber mais, confira agora mesmo as características do sistema on-line Kanban e tenha o controle do seu trabalho em suas mãos.

 

Gostou do post? Então, continue nos acompanhando e fique por dentro de mais dicas para facilitar o seu trabalho no setor de RH.

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O que é Gestão de Desempenho e como controlar de modo online?

Gestão de desempenho+

A avaliação de desempenho é uma fase que faz parte do processo de gestão de um profissional na empresa, e aponta a capacidade dele de executar e cumprir metas que são traçadas previamente.

A Gestão de Desempenho será responsável por medir a performance do colaborador na execução das metas, assim como os seus padrões. Podemos concluir que a Gestão de Desempenho é uma tarefa contínua de avaliação e orientação, gerando uma interação entre gestor e colaborador. O objetivo maior é direcionar o desempenho do colaborador para que os resultados sejam alcançados, impactando positivamente no ambiente interno e externo da empresa.

 

A importância da Gestão de Desempenho na empresa

Essa prática contribui de maneira surpreendente no aprendizado organizacional, pois é através dela que os erros são identificados, e que há possibilidade de direcionar os colaboradores para as alternativas corretas de ação em busca de eficácia. A Gestão de Desempenho passa então a ser um importante instrumento para promover desenvolvimento e gerar conhecimento, sinalizando para a adequação de habilidades e conhecimento organizacional.

Gerir o desempenho de um profissional não é rotulá-lo, pelo contrário é acompanhar o trabalho de perto, e dar o feedback para tornar o colaborador mais produtivo, motivado, e, por consequência, mais engajado para contribuir nos objetivos empresariais da organização.

 

Benefícios da Gestão de Desempenho na organização

  • Promove o autoconhecimento e a valorização no ambiente de trabalho;
  • Evidencia os pontos fortes e minimiza os pontos fracos;
  • Possibilita que orientações sejam feitas aos funcionários, de acordo com os seus interesses, capacidades e aptidões;
  • Possibilidade de fazer readaptações e melhor o potencial dos colaboradores;
  • Fonte de informações sobre as necessidades de aprimoramento e treinamentos;
  • Possibilita a comunicação com os colaboradores sobre o atual desempenho deles, e a sugestão de mudanças nas habilidades, atitudes e comportamento que podem ser realizadas;
  • Possibilita que o colaborador saiba o que o seu chefe avalia em relação ao seu trabalho.

 

Como controlar a Gestão de Pessoas de modo online

Há formas tradicionais de avaliar o desempenho dos colaboradores, mas elas estão se tornando cada vez mais obsoletas, pois muitas vezes encontram falhas no meio do processo, e não alcançam o objetivo esperado do gestor.

Os métodos modernos de avaliação são os mais indicados, pois eles focam na autoavaliação, ou seja, torna o profissional muito mais participativo e engajado para alcançar os objetivos.

Métodos participativos são democráticos, envolventes, e com a monitoração contínua, e os objetivos traçados com a própria equipe, tornam o processo muito mais direcionado para trazer excelentes resultados.

 

Modo online na gestão

Através de uma solução como a análise de desempenho do Sabesim, você consegue socializar as informações para estimular o engajamento, a competitividade e a melhor performance dos colaboradores.

Você não precisa de várias planilhas e folhas de avaliação. Ao gerir de modo online, a visão da produtividade é muito mais precisa, assim como identificar um desempenho abaixo dos objetivos traçados e problemas durante o processo estipulado.

Contar como um modo online para gerir e analisar o desempenho dos colaboradores da sua empresa nunca foi tão simples. O colaborador autoavalia o seu trabalho e você terá em suas mãos uma ótima forma de conhecer a fundo o colaborador, e analisar de forma gráfica e simplificada cada um dos profissionais geridos por você.

 

Gostou? Então, nos conte qual é o seu maior desafio na hora de analisar o desempenho dos colaboradores da sua empresa. Estamos ansiosos para conhecer o seu trabalho e auxiliar no processo de transição para modelos de gestão online.

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Principais indicadores de desempenho para sua equipe

Principais indicadores de desempenho para sua equipe

Toda organização que visa aprimorar seus processos, precisa desenvolver indicadores para monitorar o cumprimento de metas propostas a seus funcionários. É preciso estar atento ao desenvolvimento das atividades para verificar se elas estão sendo cumpridas a contento. E conseguir mensurar tais ações permitirá aos gestores realizar mudanças estratégicas para que os resultados sejam alcançados com mais facilidade.

E sobre isso, indagamos: você já tem indicadores para um bom desempenho da sua equipe? Ainda não? Pois então leia nosso post e fique atento ao que separamos para ajudá-lo nesta importante missão. Confira!

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