Sistema colaborativo pode ajudar minha empresa?

Sistema Colaborativo
O primeiro passo para saber como um sistema colaborativo pode contribuir para o crescimento de uma empresa é entender o seu conceito. Ele vai além de ser uma ferramenta onde mais de uma pessoa pode trabalhar em uma tarefa.
Colaborativa também vem de uma ideia de compartilhar: ajuda, conhecimento, objetivos comuns e além, claro, do objetivo de contribuir. Juntando todos esses princípios surgiram as ferramentas colaborativas e todo o potencial para ajudar empresas e pessoas.

Sistema colaborativo – uma história rápida

Historicamente o objetivo da criação de sistemas colaborativos surgiu de uma necessidade de dois profissionais de tecnologia que precisam trabalhar em um mesmo projeto, em locais e horários diferentes e integrados a outros colaboradores.
A partir dessa ideia, novas ferramentas e usos foram surgindo e hoje temos a possibilidade de um único trabalho ser desenvolvido a várias mãos. Consequentemente, as empresas obtiveram bons resultados, ao verificarem que, além de terem ganhos produtivos, passaram também a ter funcionários mais integrados e colaborativos.
Em resumo, um sistema colaborativo é a integração de várias pessoas para alcançar de forma eficiente a realização de trabalhos, tarefas e metas. Os benefícios são diversos para as empresas, como veremos a seguir.

Um sistema colaborativo pode realmente ajudar minha empresa?

Certamente! Quando bem aplicado, com o uso de um fluxo de trabalho, com uso de equipes específicas e bem treinadas. As tarefas podem ser realizadas de forma eficiente e com resultados incríveis.
Os primeiros benefícios são o compartilhamento de ideias e de talentos. O sistema colaborativo também influencia fortemente na cultura organizacional da empresa, aumentando a produtividade pessoal. Existem vários outros aspectos positivos e limitações ligados ao conceito da colaboração, mas nosso foco será ns ferramentas de colaboração.

Os benefícios de sistemas colaborativos

Em uma organização, o uso de um sistema colaborativo e suas ferramentas apresenta vários benefícios.

  • Permite uma comunicação eficiente

Na comunicação interna, o sistema colaborativo permite o compartilhamento de desafios e soluções entre os colaboradores, contribui com a integração dos funcionários e estimula a comunicação e a produtividade. Um bom exemplo são as ferramentas de mensagens corporativas.
Outro bom exemplo de colaboração ainda relacionado à comunicação interna é o sistema de notícias. Essa tipo de ferramenta busca compartilhar artigos, notícias e matérias que fazem parte do interesse da empresa e dos colaboradores. É uma forma de estimular a interação entre os funcionários através dos comentários e a publicação de opiniões e ideias relacionadas ao tema.

  • Facilita o compartilhamento de normas e documentos

Dentro do âmbito organizacional, os sistemas colaborativos permitem que normas e documentos que fazem parte dos processos e políticas da empresa sejam distribuídos de forma eficiente e segura.
Um dos famosos exemplos de ferramentas são os wikis das empresas, utilizados como fonte de consulta desde a missão e valores do negócio até manuais e documentos. Além de compartilhadas, as informações elas são atualizadas em um processo facilitado.
Outro exemplo são os conhecidos discos virtuais de documentos, um pouco diferentes do wiki. No caso dos discos, os colaboradores têm acesso aos arquivos de diferentes formatos que podem ser utilizados como fonte de consulta ou até mesmo acessados durante sua elaboração ou atualização.

  • Auxilia na gestão eficiente de tarefas

A gestão de projetos traz o desafio de administrar um grande conjunto de tarefas e compromissos. Nesse sentido, as ferramentas colaborativas permitem o gerenciamento das equipes, suas responsabilidades e prazos e ajudam também a identificar gargalos e visualizar resultados.
As ferramentas que utilizam o sistema colaborativo com resultados fantásticos são Kanban online e o sistema de calendário e compromissos. São recursos integrados em plataformas online e seguras.
Os sistemas colaborativos, além de ajudarem as empresas e colaboradores, ainda potencializam resultados e contribuem no processo produtivo. Podem ser utilizados em diferentes estratégias da empresa e podem ser aplicadas em diferentes segmentos.
A SabeSim conhece bem o potencial de um sistema colaborativo e o oferece através de várias ferramentas que fazem parte da plataforma SabeSim. Venha conhecer mais dos recursos e aproveite para testar de forma gratuita. Em caso de dúvidas entre em contato com nossos colaboradores ou através de nosso blog

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Como a comunicação no ambiente de trabalho pode ajudar minha empresa

Comunicação no ambiente de trabalho
Empresas que incentivam a comunicação no ambiente de trabalho possuem 2,5 vezes mais chances de obterem alto desempenho em seus resultados, segundo a pesquisa feita pela consultoria  Willis Towers Watson. Uma vez consolidada como cultura da empresa, a comunicação interna promove o crescimento e torna a organização mais bem sucedida.
No ambiente corporativo a comunicação deve ser considerada como estratégica, pois com ela é possível realizar importantes discussões além da conexão entre as equipes. Associada a boas práticas e ferramentas de tecnologia, a empresa cresce com a participação de todos.

Comunicação no ambiente de trabalho e as boas práticas

A fórmula utilizada para se obter uma comunicação produtiva em um ambiente de trabalho se faz com o uso das melhores práticas, já utilizadas e comprovadas pelo mercado. Vejamos algumas boas estratégias a serem adotadas e seus resultados.

  • Defina a estratégia da comunicação

A comunicação considerada eficaz é aquela apresentada de forma clara e transparente, portanto nada de mensagens enigmáticas ou que demandam muito tempo para sua interpretação. Mensagens bem formuladas promovem a comunicação efetiva entre a gerência e os colaboradores focando no negócio.

  • Estabeleça uma comunicação bilateral

A relação de comunicação dentro de uma organização não pode ser apenas unilateral e direcionada dos executivos para os colaboradores. É importante que seja de forma aberta, devendo-se criar uma cultura de diálogo; isso é possível ao utilizar-se reuniões e seminários para estimular a interlocução.
Essa comunicação torna mais fácil a adaptação de comportamentos e políticas dentro da empresa.

  • Evite a sobrecarga de comunicação

Antes de iniciar sua estratégia de comunicação, é essencial a definição de prioridades para cada tipo de mensagem a ser enviada pela empresa. Evite que o canal de comunicação se torne “spam” e que os funcionários passem a ignorar as mensagens enviadas.
Avalie o que pode ser enviado para cada tipo de comunicação e dê prioridade ao que deve ser enviado pelo e-mail. Aquilo que apresentar menor relevância deve ser publicado em quadro de avisos.

  • Estimule a criação de ideias

Não faça da comunicação no ambiente de trabalho uma ferramenta de avisos. Compartilhe notícias interessantes, tendências e informações sobre a área de atuação, pois isso faz com que os colaboradores fiquem atualizados sobre as notícias recentes, encoraja a troca de opiniões, sugestões e ideias.
Esse tipo de estímulo faz com que as equipes se sintam mais participativas, motivadas e cria novas perspectivas dentro da empresa.

  • Reconheça o sucesso

Reconhecer os casos de sucesso, a eficiência operacional e integração entre as equipes são alguns exemplos de como utilizar os canais de comunicação no ambiente de trabalho para incentivar e estimular os colaboradores.
Vá além da publicação do funcionário do mês, valorize as iniciativas e os bons resultados. Dessa forma você terá colaboradores mais engajados, satisfeitos e motivados.
Estas são apenas algumas das melhores práticas para ajudar com a comunicação no ambiente de trabalho, junto com essas recomendações associe o uso das ferramentas para cada tipo de comunicação.

Use as ferramentas certas na estratégia de comunicação

Para aplicar as práticas recomendadas, utilize ferramentas adequadas, escolha os instrumentos de acordo com cada tipo de comunicação. Adote plataformas integradas com prioridade na facilidade de uso, gestão e segurança.
Para falar sobre ferramentas de comunicação, vamos utilizar como referência a plataforma da SabeSim, que concilia as boas práticas com as funcionalidades necessárias para a melhor comunicação em um ambiente de trabalho.

A Intranet é uma das mais poderosas ferramentas de comunicação nas empresas atualmente. Ela permite integrar toda a empresa através de várias ferramentas e compartilha as informações de forma eficiente e organizada. Permite ainda distribuir documentos, formulários e notícias.

Uma comunicação efetiva começa com a troca de mensagens entre seus colaboradores, e desta forma se torna indispensável um sistema robusto de envio e recebimento de mensagens. Como vantagens temos o aumento de produtividade e o gerenciamento seguro das informações.

Como vimos, o compartilhamento de conteúdo apresenta diversos benefícios e por isso ter uma ferramenta que permita a criação e compartilhamento de informações, artigos e matérias é essencial. Essa funcionalidade é de uso simples e prático e permite a participação de toda a organização no compartilhamento e na troca de ideias.

Associado a uma ferramenta para tomada de decisões, o protocolo online automatiza processos decisórios. É possível a aprovação de decisões e opiniões, leitura de documentos e comunicações.
Como você pode ver, associar as boas práticas e as ferramentas corretas sempre será o melhor caminho para alcançar a melhor comunicação no ambiente de trabalho.
Aproveite para colocar essas dicas na prática testando a plataforma da SabeSim de forma gratuita. Em caso de dúvidas entre em contato com nossos colaboradores. E não deixe de acompanhar novas dicas em nosso blog e as novidades nas redes sociais.

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Intranet corporativa – 10 fatores de sucesso

Intranet Corporativa
Os benefícios e resultados atribuídos ao uso de uma Intranet corporativa em uma empresa são diversos. Já mostramos muita coisa aqui no nosso blog, mas o sucesso desse recurso não consiste somente em criar e disponibilizá-lo para os colaboradores.
É muito comum em algumas empresas que, após o lançamento da Intranet, ocorra a diminuição dos acessos e até mesmo o seu desuso após algum tempo. Isso pode acontecer, por exemplo, devido à forma com que é feita a gestão do conteúdo do site. Em alguns casos ele é transformado em um mero depósito de documentos e procedimentos.
O grande problema é a visão equivocada de como utilizar uma Intranet corporativa. É preciso entender que um dos principais objetivos deste recurso é a integração entre os colaboradores da empresa e para isso é necessário estimular a participação.

A Intranet corporativa como a rede social da empresa

Em uma visão mais Web 2.0, a intranet corporativa precisa ser utilizada como a rede social interna da empresa, com conteúdo atrativo que estimule o compartilhamento e interações entre os usuários.
Acompanhe pontos importantes que serão fatores de sucesso para sua intranet.

1. Desenvolva conteúdo no mesmo formato que utiliza nas redes sociais da empresa

Como foi dito anteriormente, a intranet corporativa precisa ser uma extensão de suas redes sociais. Utilize o setor de marketing para ajudar na criação e divulgação do site.

2. Estimule a criação de conteúdo por todos os colaboradores da empresa

Crie e divulgue as boas práticas para criação de conteúdo. Lembre a todos que se trata de uma Intranet corporativa e assuntos como política, religião ou assuntos polêmicos e ofensivos devem ser evitados.

 

3. Menos pode ser mais

Faça a curadoria de conteúdo, promova regularmente a gestão da Intranet, verificando textos e documentos que estão desatualizados ou em desuso. Deixe a Intranet mais leve e demonstre para os colaboradores que o site passa por constante atualização.

4. Tenha uma ferramenta de busca eficaz

Lembre-se que a Intranet é fonte de consulta de documentos e procedimentos e, portanto, tenha certeza que o sistema de busca interno funciona corretamente e que ele sempre trará resultados relevantes.

5. Faça a integração da Intranet com outras aplicações

Faça da Intranet o ponto de partida para o uso de outras ferramentas da empresa, isso faz com que os colaboradores possam visualizar as últimas novidades do site.

 

6. Avalie a importância da Intranet

Como ferramenta corporativa, é sempre importante verificar o quanto ela está sendo eficaz e alcançando os objetivos. Estimule o compartilhamento de opiniões e peça a sugestões para a melhoria do site.

 

7. Estimule a comunicação entre os departamentos

Faça com que a estratégia de comunicação entre os departamentos funcione, oriente a publicação de comunicados e avisos na Intranet. É possível também utilizar técnicas de e-mail marketing para estimular os acessos à Intranet.

 

8. Torne a Intranet uma ferramenta simples

A Intranet corporativa precisa atingir seus objetivos, mas ao mesmo tempo não pode atrapalhar na produtividade dos colaboradores. Pode parecer um tanto controverso, mas é muito importante que ocorra a interação no site, mas ao mesmo tempo a ferramenta deve ser de fácil uso para que o colaborador não perca tanto tempo na produção de conteúdo.

 

9. Tenha suporte aos dispositivos móveis

Vivemos a era dos dispositivos móveis e por isso muitos profissionais utilizam dentro da empresa smartphones e tablets como ferramenta de trabalho. Tenha certeza que sua Intranet tenha o suporte a esse recurso, seja na forma de aplicativo ou simplesmente ocorrendo a adaptação ao tamanho da tela.

 

10. Implemente um processo contínuo de melhoria

Para finalizar nossas dicas, não deixe que a Intranet caia no esquecimento. Sempre faça uma avaliação dos resultados que o uso da Intranet está trazendo para empresa. Não tenha medo de arriscar, por exemplo, uma repaginação do layout ou a criação de novas funcionalidades.
A plataforma SabeSim possui o recurso de Intranet com várias ferramentas, de fácil construção e uso. Aproveite a oportunidade e teste as funcionalidades de nossa plataforma gratuitamente e entre em contato com nossos colaboradores em caso de dúvidas. 

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O que é e para que serve um portal corporativo?

Portal Corporativo

Hoje em dia, uma empresa que busca por produtividade precisa ter eficiência na hora de organizar, compartilhar e disponibilizar as informações de interesse para a gestão e para seus funcionários em um único local. Esta é a principal função de um portal corporativo.

Este sistema, que funciona via Internet e oferece ferramentas interativas. Desta forma, todos podem navegar a vontade. A diferença entre um portal corporativo e um website é que, no primeiro, o acesso é controlado por senhas e níveis de acesso, o que garante a proteção das informações.

Funcionários mais sintonizados e alinhados

Por meio de um portal corporativo, os usuários têm a sua disposição informações particulares, interatividade e mobilidade já que ele pode ser acessado remotamente, desde que tenham sinal de internet e, como já dissemos, suas senhas de acesso.

Os funcionários ganham mais sintonia com os assuntos relativos ao negócio da empesa em que atuam, ficam mais bem informados sobre a cultura, os valores, as rotinas internas e as políticas da organização e podem, consequentemente, realizar suas atividades de forma mais alinhada aos objetivos da Empresa. Os gestores, por sua vez, ganham um poderoso instrumento de apoio para os momentos de tomada de decisões.

O portal corporativo contribui, ainda, com a padronização de um canal interativo e dinâmico de comunicação entre os diversos setores e áreas da empresa, o que facilita a gestão do conhecimento, tão necessária para as companhias. Este aspecto é, inclusive, bastante avaliado pelos órgãos certificadores em auditorias externas, feitas para se obter uma série de certificações conceituadas no mercado.

Outras vantagens oferecidas pelos portais corporativos:

Notícias:

Na esfera da comunicação interna, o sistema garante a autonomia para a empresa selecionar e publicar notícias;

Interatividade

Os processos ficam mais enxutos na medida em que o portal promove o autoatendimento, disponibilizando os demonstrativos online para os funcionários;

Transparência

A divulgação de assuntos interessantes aos funcionários, como novas admissões, transferências de profissionais, desligamentos, promoções e movimentações pode ser feita por meio do Portal;

Clima

O clima organizacional da empresa melhora porque o Portal pode parabenizar aniversariantes, organizando-os por dia, semana ou mês – conforme definição do RH. Assim, eles recebem os cumprimentos dos colegas gerando um ambiente caloroso e afetivo;

Valorização

Os reconhecimentos por tempo de casa dos funcionários também podem ser feitos por meio do portal, valorizando as pessoas que construíram a trajetória da empresa até então;

Intranet

Ao gerenciar os dados, os aplicativos e informações com facilidade e com perfis personalizados, links de outros portais e sites, o portal corporativo pode ser considerado como um portal intranet, no ambiente corporativo.

Como deu para notar até agora, o portal corporativo é a solução ideal para várias necessidades da empresa. No mercado, há diversos especialistas para fornecer esta ferramenta para você. Não veja a implementação deste sistema no seu negócio como despesa. Ela é, na verdade, um investimento importante na busca por mais produtividade e competitividade.

Você ainda tem alguma dúvida sobre o que é um portal corporativo e como ele agrega valor ao negócio? Deixe seus comentários pra gente!

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O que é e para que serve um portal corporativo?

O que é e para que serve um portal corporativo

Hoje em dia, uma empresa que busca por produtividade precisa ter eficiência na hora de organizar, compartilhar e disponibilizar as informações de interesse para a gestão e para seus funcionários em um único local. Esta é a principal função de um portal corporativo.

Este sistema, que funciona via Internet e oferece ferramentas interativas. Desta forma, todos podem navegar a vontade. A diferença entre um portal corporativo e um website é que, no primeiro, o acesso é controlado por senhas e níveis de acesso, o que garante a proteção das informações.

Funcionários mais sintonizados e alinhados

Por meio de um portal corporativo, os usuários têm a sua disposição informações particulares, interatividade e mobilidade já que ele pode ser acessado remotamente, desde que tenham sinal de internet e, como já dissemos, suas senhas de acesso.

Os funcionários ganham mais sintonia com os assuntos relativos ao negócio da empesa em que atuam, ficam mais bem informados sobre a cultura, os valores, as rotinas internas e as políticas da organização e podem, consequentemente, realizar suas atividades de forma mais alinhada aos objetivos da Empresa. Os gestores, por sua vez, ganham um poderoso instrumento de apoio para os momentos de tomada de decisões.

O portal corporativo contribui, ainda, com a padronização de um canal interativo e dinâmico de comunicação entre os diversos setores e áreas da empresa, o que facilita a gestão do conhecimento, tão necessária para as companhias. Este aspecto é, inclusive, bastante avaliado pelos órgãos certificadores em auditorias externas, feitas para se obter uma série de certificações conceituadas no mercado.

Outras vantagens oferecidas pelos portais corporativos:

Notícias:

Na esfera da comunicação interna, o sistema garante a autonomia para a empresa selecionar e publicar notícias;

Interatividade

Os processos ficam mais enxutos na medida em que o portal promove o autoatendimento, disponibilizando os demonstrativos online para os funcionários;

Transparência

A divulgação de assuntos interessantes aos funcionários, como novas admissões, transferências de profissionais, desligamentos, promoções e movimentações pode ser feita por meio do Portal;

Clima

O clima organizacional da empresa melhora porque o Portal pode parabenizar aniversariantes, organizando-os por dia, semana ou mês – conforme definição do RH. Assim, eles recebem os cumprimentos dos colegas gerando um ambiente caloroso e afetivo;

Valorização

Os reconhecimentos por tempo de casa dos funcionários também podem ser feitos por meio do portal, valorizando as pessoas que construíram a trajetória da empresa até então;

Intranet

Ao gerenciar os dados, os aplicativos e informações com facilidade e com perfis personalizados, links de outros portais e sites, o portal corporativo pode ser considerado como um portal intranet, no ambiente corporativo.

Como deu para notar até agora, o portal corporativo é a solução ideal para várias necessidades da empresa. No mercado, há diversos especialistas para fornecer esta ferramenta para você. Não veja a implementação deste sistema no seu negócio como despesa. Ela é, na verdade, um investimento importante na busca por mais produtividade e competitividade.

Você ainda tem alguma dúvida sobre o que é um portal corporativo e como ele agrega valor ao negócio? Deixe seus comentários pra gente!

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Intranet Para Empresas em Poucos Cliques. É possivel?

Intranet

A intranet é uma das grandes responsáveis por facilitar o relacionamento dos funcionários nas empresas. Se utilizada de maneira adequada, ela pode, inclusive, torna-se um diferencial estratégico, ajudando o time a aumentar a sua produtividade e gerando vantagens competitivas para a organização se destacar no mercado. Uma das ferramentas mais utilizadas pelos gestores para melhorarem a comunicação interna é a intranet.

Nos últimos anos, a intranet vem conquistando um lugar de destaque no universo corporativo moderno. E isto não é à toa. Além de aprimorar bastante a comunicação interna, ela ainda integra os departamentos das empresas e impulsiona a criatividade e o desenvolvimento de melhores soluções. Mas na hora de adotarem uma intranet, muitos gestores acabam se perguntando se é possível criar uma rapidamente, para que eles não percam tempo.

Nesse post, descubra se uma intranet pode ser criada de forma rápida, em ‘poucos cliques’. Confira:

Maneira tradicional de obter uma intranet para empresas

Depois de conhecerem os benefícios que uma intranet pode gerar para a sua empresa, muitos gestores optam por encomendar a criação de um sistema a partir do zero. Mas esta pode não ser a melhor maneira de se obter uma intranet. A seguir, falaremos sobre alguns pontos relevantes acerca do desenvolvimento a partir do zero que podem ditar o sucesso da empreitada e que devem ser analisados pelos gestores. Veja:

Custos

Inúmeros custos estão envolvidos no processo de desenvolvimento de uma intranet. Por ser um sistema complexo e precisar da total dedicação de uma empresa desenvolvedora, seu preço acaba se tornando caro. Este alto custo pode, inclusive, influenciar no tempo em que a empresa leva para conseguir recursos financeiros suficientes para justificar a sua implantação, se tornando inviável principalmente para as pequenas e médias empresas.

Tempo

O tempo que leva para o desenvolvimento ser concluído é outro fator que deve ser analisado pelos gestores. Isso porque, quanto mais longo for o prazo de entrega do sistema pela empresa desenvolvedora, maior será a quantia financeira que a empresa terá que desembolsar. Soma-se à isto o fato de que a organização pode perder vantagens competitivas no mercado, caso o sistema passe muito tempo sendo desenvolvido.

Atualização

Para se adaptar às realidades da empresa e do mercado, a intranet precisa passar por atualizações constantes, que muitas vezes não são feitas pela empresa desenvolvedora. Neste caso, os gestores teriam que mandar sua equipe interna de TI fazer as atualizações ou delegar esta tarefa à outra empresa especializada. Isto demandará o investimento de tempo e recursos financeiros, além dos custos iniciais do desenvolvimento da intranet.

A maneira rápida e barata de se obter uma intranet

Outra maneira de se obter uma intranet é utilizando plataformas prontas, que podem ser implementadas pelos gestores em poucos cliques e são atualizadas pelo próprio fornecedor. O Sabesim, por exemplo, além de possibilitar uma implementação rápida e barata, ainda oferece uma suíte de aplicativos integrados que vem com caixas de mensagens, gerador de conteúdo, sistema kanban online para projetos e muitas outras ferramentas.

Tudo isso é oferecido para a empresa por um custo mensal muito mais baixo do que aquele envolvido na criação de uma plataforma, tornando-a acessível até mesmo para as pequenas e médias empresas. Enquanto a rápida implementação reduz o tempo que a intranet leva para melhorar a comunicação interna da empresa e gerar resultados palpáveis, o menor custo faz com o negócio consiga recursos financeiros suficientes para justificar a sua implantação.

Viu só quantos benefícios uma plataforma pronta pode gerar para a sua empresa? Então aproveite para conhecer a intranet do Sabesim e implementar a sua imediatamente!

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Implemente um processo de comunicação na sua empresa

Ter um processo de comunicação claro, direto e estruturado tem papel fundamental em qualquer organização. Toda ação do dia a dia começa com a comunicação, e ter as informações mal interpretadas ou distorcidas podem causar sérios problemas para o desenvolvimento organizacional.No artigo de hoje vamos explicar como medidas simples podem facilitar e melhorar a comunicação na sua empresa, aumentando a produtividade de todos. Confira!

Por que você deve estruturar um processo de comunicação?

A falta de um processo de comunicação estruturado gera para empresa diversos prejuízos, tais como:

– Constrangimento pessoal;
– Mal estar entre os colaboradores;
– Perdas financeiras, considerado um dos principais prejuízos decorrente da má gestão de comunicação entre equipes.

A comunicação deve ser entendida pelos empreendedores como uma estratégia básica de crescimento pois através dela que uma empresa recebe, fornece, canaliza informações e constrói o conhecimento. Com esse processo bem alinhado a tomada de decisões fica mais assertiva e gera resultados positivos.

Medidas simples para um bom processo de comunicação

Para implantar um processo eficiente de comunicação medidas simples e o uso de ferramentas habituais do cotidiano serão grandes aliados.

Comece priorizando o treinamento do pessoal, tenha definido os cargos, funções, normas, protocolos de condutas e procedimentos padrões da empresa e integre a todos os colaboradores.

Assim até mesmo um novo integrante verá que há rotina e processos na nova casa e não ficará perdido com etapas simples, como o atendimento de um cliente.

Utilize sempre um canal para a comunicação interna como o e-mail, nada de post-it e recadinho em cima da mesa pedindo relatórios. O e-mail garante agilidade e tem função de arquivo na vida do profissional, ou seja, estará documentado exatamente o que foi tratado.

Sistema integrado de comunicação

Adote na empresa um sistema integrado de comunicação, disponibilize para a equipe todas as informações necessárias para o bom funcionamento da empresa.

Nada atrasa mais a conclusão de uma tarefa do que precisar esperar pelo colaborador do setor “x” que não encontra-se na empresa e somente ele tem acesso as estatísticas de venda do mês anterior por exemplo.

Depois de implantado um sistema de comunicação, faça uso constante e exija dos colaboradores utilizar apenas essa ferramenta no dia-a-dia. Isso garantirá a não perda das informações e adaptação de todos nessa nova ferramenta na empresa.

 

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Lançada versão mobile do Sabesim

Depois de muitos meses de trabalho estamos liberando hoje na semana de aniversário de 5 anos do Sabesim a primeira versão mobile deste sistema.Segundo vários estudos, o acesso à internet via smartphone será superior ao acesso por computadores em 2015, e com isto estamos dando uma resposta a altura desta tendência.

Nem todos os apps do Sabesim terão sua versão mobile neste primeiro momento, e vários recursos ainda não estarão disponíveis. No entanto estamos trabalhando duríssimo para fazer do Sabesim o sistema web mais útil e acessado por você em seu smartphone. As aplicações liberadas neste momento são: Mensagens, Protocolos, Arquivos, Normas, Matérias, Anotações e Aniversários.

Sabemos que uma avalanche de sugestões vai surgir logo após este lançamento, e pedimos paciência aos nossos usuários, pois sabemos que apps como Kanban e Compromissos são imprescindíveis, e estes ganharão seu devido lugar assim que possível.

Para acessar a versão mobile, basta logar no Sabesim através de seu smartphone que você será direcionado para a interface especifica de forma natural e transparente (recomendamos Android e Iphone).

Podem ocasionalmente surgir certas incompatibilidades, mas estamos trabalhando para deixar tudo 100%.
O aniversário do Sabesim é dia 19 de maio.

Ótimo trabalho a todos, e feliz aniversário Sabesim!

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A intranet como solução para organizar o conteudo corporativo

Onde está registrada a maior parte do conhecimento corporativo? Para muitas organizações, ele se encontra em formulários baseadas em papel, manuais, comunicações, memorandos e guias de instruções.
As informações fluem do criador destes documentos e então são deixadas estagnadas em pastas de arquivo, prateleiras, estantes e até mesmo em gavetas.
Raramente estes documentos são atualizados. Certa estatística diz que 18% do material impresso pelas empresas se torna obsoleto depois de 30 dias. Imagine qual é a porcentagem depois de 60 ou 90 dias
Grande parte das empresas têm seu conhecimento corporativo enterrado a fundo em sistemas proprietários de computadores, muitos deles já obsoletos e que somente poucos empregados sabem como acessar.
Esses sistemas são freqüentemente duplicados através da organização porque muitas vezes não há a preocupação em montar uma da base de conhecimento corporativo global.
Os empregados não podem compartilhas este conhecimento um com o outro também por causa da incompatiblidade de formatos de arquivo ou sistemas operacionais.
Este tipo de disseminação de informações dentro de uma organização pode ter um impacto negativo sobre o resultado da empresa. As decisões na atual era de informações globais precisam ser feitas no momento certo. Os empregados não mais têm o tempo para percorrer páginas e páginas de material impresso para achar uma informação.
Quanto mais o tempo se leva para se obter as informações certas para resolver um problema, tanto mais tempo e dinheiro se perde. Alguns dos custos de fazer negócio o modo antiquado incluem:

  • Enormes custos de impressão e distribuição associados a documentos que raramente são usados.
  • Falta de acesso a informações vitais cria demoras em reagir a necessidades de clientes e empregados.
  • Informações desatualizadas levam a decisões pobres, baseadas em suposições errôneas.
  • O fluxo lento de informações entre executivos e empregados não permite a reação rápida a mudanças nas condições de mercado. Isto é igual a perda de receitas.
  • Informações armazenadas em sistemas proprietários envolvem altos custos de atualização dos computadores dos clientes toda vez que uma nova versão é disponibilizada.
  • Diferentes formatos de arquivos e sistemas operacionais implicam em departamentos ou parceiros de negócio que não conseguem compartilhar informações digitalmente, forçando-os a recorrer ao papel.
  • Muitas reuniões têm que ser feitas para manter atualizadas as informações sobre as atividades. Isso custa muito tempo e dinheiro.
  • Os custos de treinamento para novos sistemas de software são altos por falta de uma interface padrão para o acesso aos dados corporativos.

A Solução: Intranet
Uma resposta melhor para ordenar esse conhecimento é desenvolver uma Intranet corporativa. Uma Intranet é uma ferramenta eficaz para combater o desperdício de tempo, esforço e materiais dentro de uma organização e ao mesmo tempo gerar novas oportunidades para colaboração e produtividade pessoal.
Pela primeira vez, uma empresa tem a habilidade de usar um sistema relamente leve como a interface para seus processos de dados e negócio corporativo – o Web Browser.
Web Browser? Você pode pensar que tecnologia de Internet era só divulgar seu site Institucional na Web Wide Web. Ativar um website na Internet foi só a primeira fase do uso da tecnologia. Agora, muitas companhias inovadoras estão usando a tecnologia da Web para dar forma agilizar seus processos de negócio.
Uma Intranet pode ser definida como um sistema de distribuição de informações que usa ferramentas e tecnologias da Internet dentro de uma corporação. É uma versão menor da Internet que só os membros de uma organização podem ver.
As companhias podem criar, dentro de suas paredes, uma versão manejável, segura da World Wide Web. Esta Web interna pode ser usada para facilitar fluxo de conhecimento melhor e colaboração melhor entre empregados.

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