Como ter uma gestão de processos eficiente

Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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Faz parte de toda ação estratégia empresarial ter uma lista de contatos de clientes, fornecedores e parceiros. Mas de nada adiantará ter estes contatos se eles estiverem desatualizados. Se isso estiver acontecendo em sua organização, com certeza vocês estão desperdiçando tempo e dinheiro, o que não dá para acontecer, não é mesmo?! Portanto, no post de hoje você aprenderá sobre como manter a agenda de contatos da empresa sempre atualizada. Preste bastante atenção nas nossas dicas e as pratique já!

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A tecnologia está mudando a Produtividade e a Eficiência nas empresas

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A mudança global ocorrida principalmente nas últimas duas décadas desencadeou avanços tecnológicos impressionantes. O que até bem pouco tempo não era “concebível”, hoje é comum. As facilidades entregues pela hi-tech à sociedade em termos de praticidade e agilidade em processos têm proporcionado muitas vantagens e benefícios.

A velha forma de fazer negócios foi reinventada, o comércio de produtos e serviços online cada vez mais faz parte do dia-a-dia de todos. Nas organizações a velocidade da mudança e os benefícios ocorreram no mesmo ritmo. Novas formas de gestão financeira, administrativa, de estoques e até de recursos humanos estão presentes e desempenhando importante apoio aos gestores. Em última análise podemos afirmar sem sobra de dúvidas que a tecnologia está mudando a produtividade e a eficiência nas empresas. Entenda como! (mais…)

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Gestão de Documentos: Sabesim lança buscador interno de arquivos

Buscador interno de arquivos Acabamos de liberar um sistema de indexação e busca de conteúdo no já conhecido sistema de gerenciamento de documentos e arquivos do Sabesim. Acreditamos que tal upgrade mudará completamente a maneira como as empresas que usam o Sabesim trabalham com seus arquivos e documentos. Para começar a usar o sistema, basta observar no canto direito um campo de busca ao acessar seus arquivos.

Busca orgânica (Um Google Interno)

O sistema de busca usa um API chamado Lucene que já era utilizado nas normas / wiki. Os resultados são muito similares aos apresentados por buscadores consagrados como Bing e Google.

Extração de texto

O buscador interno tem a capacidade impressionante de extrair o conteúdo dos mais diversos tipos de arquivos criados por programas como Microsoft Office, Open Office, PDF e outros. No caso de arquivos zip, gz e tar, o conteúdo interno dos arquivos ali contidos é lido para indexação.

Segurança e permissões

Este item foi trabalhado de forma muito eficiente para evitar que pessoas tenham acesso ao conteúdo de arquivos que não sejam seus.

Precisa de mais espaço?

Caso perceba a necessidade de aumentar o espaço de armazenamento para uploads, entre em contato conosco através do suporte Sabesim para orçamento.

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A intranet como solução para organizar o conteudo corporativo

Onde está registrada a maior parte do conhecimento corporativo? Para muitas organizações, ele se encontra em formulários baseadas em papel, manuais, comunicações, memorandos e guias de instruções.
As informações fluem do criador destes documentos e então são deixadas estagnadas em pastas de arquivo, prateleiras, estantes e até mesmo em gavetas.
Raramente estes documentos são atualizados. Certa estatística diz que 18% do material impresso pelas empresas se torna obsoleto depois de 30 dias. Imagine qual é a porcentagem depois de 60 ou 90 dias
Grande parte das empresas têm seu conhecimento corporativo enterrado a fundo em sistemas proprietários de computadores, muitos deles já obsoletos e que somente poucos empregados sabem como acessar.
Esses sistemas são freqüentemente duplicados através da organização porque muitas vezes não há a preocupação em montar uma da base de conhecimento corporativo global.
Os empregados não podem compartilhas este conhecimento um com o outro também por causa da incompatiblidade de formatos de arquivo ou sistemas operacionais.
Este tipo de disseminação de informações dentro de uma organização pode ter um impacto negativo sobre o resultado da empresa. As decisões na atual era de informações globais precisam ser feitas no momento certo. Os empregados não mais têm o tempo para percorrer páginas e páginas de material impresso para achar uma informação.
Quanto mais o tempo se leva para se obter as informações certas para resolver um problema, tanto mais tempo e dinheiro se perde. Alguns dos custos de fazer negócio o modo antiquado incluem:

  • Enormes custos de impressão e distribuição associados a documentos que raramente são usados.
  • Falta de acesso a informações vitais cria demoras em reagir a necessidades de clientes e empregados.
  • Informações desatualizadas levam a decisões pobres, baseadas em suposições errôneas.
  • O fluxo lento de informações entre executivos e empregados não permite a reação rápida a mudanças nas condições de mercado. Isto é igual a perda de receitas.
  • Informações armazenadas em sistemas proprietários envolvem altos custos de atualização dos computadores dos clientes toda vez que uma nova versão é disponibilizada.
  • Diferentes formatos de arquivos e sistemas operacionais implicam em departamentos ou parceiros de negócio que não conseguem compartilhar informações digitalmente, forçando-os a recorrer ao papel.
  • Muitas reuniões têm que ser feitas para manter atualizadas as informações sobre as atividades. Isso custa muito tempo e dinheiro.
  • Os custos de treinamento para novos sistemas de software são altos por falta de uma interface padrão para o acesso aos dados corporativos.

A Solução: Intranet
Uma resposta melhor para ordenar esse conhecimento é desenvolver uma Intranet corporativa. Uma Intranet é uma ferramenta eficaz para combater o desperdício de tempo, esforço e materiais dentro de uma organização e ao mesmo tempo gerar novas oportunidades para colaboração e produtividade pessoal.
Pela primeira vez, uma empresa tem a habilidade de usar um sistema relamente leve como a interface para seus processos de dados e negócio corporativo – o Web Browser.
Web Browser? Você pode pensar que tecnologia de Internet era só divulgar seu site Institucional na Web Wide Web. Ativar um website na Internet foi só a primeira fase do uso da tecnologia. Agora, muitas companhias inovadoras estão usando a tecnologia da Web para dar forma agilizar seus processos de negócio.
Uma Intranet pode ser definida como um sistema de distribuição de informações que usa ferramentas e tecnologias da Internet dentro de uma corporação. É uma versão menor da Internet que só os membros de uma organização podem ver.
As companhias podem criar, dentro de suas paredes, uma versão manejável, segura da World Wide Web. Esta Web interna pode ser usada para facilitar fluxo de conhecimento melhor e colaboração melhor entre empregados.

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