Gestão de Tarefas

controlar as atividades de sua equipe

Como controlar as atividades de sua equipe

Eder Baum Deixe um comentário

Aprender a como controlar as atividades de sua equipe é a melhor forma de entregar trabalhos com qualidade respeitando os prazos combinados. Mas como é possível fazer isso?
Atualmente, já existem recursos digitais largamente utilizados, que permitem um controle à distância. Há também algumas estratégias que devem ser consideradas de maneira a facilitar o gerenciamento do trabalho.
Para falar sobre esse assunto de maneira aprofundada, mostramos como você pode ter o controle sobre sua equipe. Indicamos ainda algumas ferramentas que podem facilitar a gestão do trabalho dos colaboradores. Confira!

Como controlar as atividades de sua equipe: Atentando para a importância da gestão de equipes

Sabemos o quanto pode ser difícil conseguir controlar o trabalho de uma equipe. E, diante de tantos compromissos assumidos por uma gestão, essa tarefa acaba sendo deixada de lado por muitos.
No entanto, é preciso que se tenha em mente que o objetivo mais importante de um gestor é possibilitar a entrega do trabalho com qualidade.
Para isso, ele precisa acompanhar de perto o trabalho de sua equipe, dando feedbacks e orientação sempre que necessário.
Ademais, é preciso que ele tenha a liberdade de indicar erros e condutas impróprias, especialmente no que diz respeito ao controle de equipes externas.
Somente assim o gestor pode evitar que trabalhos continuem a ser realizados sem a qualidade exigida, o que pode trazer prejuízos ao negócio.

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Organizando e especificando as tarefas para os membros da equipe

Além de assumir a importância do controle da equipe, é importante também que o gestor saiba como dispor as tarefas. É possível fazer isso respondendo às seguintes perguntas:
• Qual a melhor ordem para realizar essas tarefas?
• Em qual prazo cada uma delas deve ser entregue?
• Quais delas são as mais importantes?
Em outras palavras, trata-se de estabelecer prioridades e organizar o trabalho. Esse método pode evitar a confusão dos colaboradores e facilitar o controle do trabalho das equipes.
Isso porque ele permite a alocação de determinadas tarefas para colaboradores específicos, com a divisão das incumbências.

Estabelecendo rotinas para controlar as atividades

“A criação de rotinas para a equipe é uma excelente forma de averiguar se o trabalho está sendo feito conforme o esperado”.
Realmente, isso tende a facilitar o gerenciamento das atividades, haja vista que possibilita o acompanhamento efetivo de todas as etapas do projeto.
Essas rotinas podem ser estabelecidas com periodicidades variadas, a depender do projeto a ser realizado.
Além do que, é necessário ter em vista que as rotinas podem ser distintas para os diversos membros da equipe, a depender das incumbências de cada um.

Criar metas

Uma forma bastante útil de averiguar as equipes com o intuito de controlá-las é criar metas.
Certamente, as metas são fundamentais para que os colaboradores entendam a importância da entrega dos trabalhos com pontualidade e qualidade.
Dito de outro modo, é importante que o gestor mostre aos membros da equipe que eles estão sendo avaliados.
Somente assim é possível medir o desempenho e a produtividade do grupo e passar os devidos feedbacks.
No que diz respeito à periodicidade dessas metas, elas podem variar de acordo com o tipo de trabalho realizado. Somente para exemplificar, é comum que as metas das equipes de vendas sejam estabelecidas mensalmente.

Definindo critérios de avaliação da produtividade para melhorar o controle das equipes

Para que se faça um efetivo controle de equipes é necessário também que se tenham critérios para avaliar a produtividade dos colaboradores.
Evidentemente, esses critérios podem variar muito, a depender da atividade realizada.
Se tomarmos como exemplo uma equipe de vendas, poderíamos ter como critério a quantidade vendas.
No caso de equipes responsáveis pela parte de relacionamento com clientes, seria adequado ter como critério a eficiência na resolução de problemas de atendimento.
Já as equipes de negociação poderiam ser avaliadas a partir do número de contratos fechados.
Da mesma forma, se pensarmos em redatores, podemos adotar critérios como a quantidade de artigos escritos e relevância do conteúdo produzido.
O controle das atividades desses últimos profissionais, assim como de outros que trabalham em homework, pode também ser feito por meio de ferramentas digitais. É sobre isso que tratamos no tópico a seguir.

Investindo em tecnologia

Conforme já mencionamos, o mercado conta com uma série de aplicativos e programas que permitem o controle de atividade de equipes.
Para que se tenha uma ideia da eficiência desses recursos, eles podem organizar toda uma equipe em torno de projeto. Entre as funcionalidades dessas ferramentas, podemos destacar:
• Estabelecimento de prazos;
• Divisão de tarefas entre os membros de uma equipe;
• Comunicação com todos os envolvidos na realização de um projeto;
• Acompanhar o trabalho dos colaboradores em tempo real.
Esses programas passaram a substituir com eficiência o uso de “to-do lists” manuais e das planilhas feitas no Excel. Isso porque eles automatizam boa parte das tarefas da gestão de equipes.
Somente para exemplificar, esses softwares enviam avisos de atraso ou de iminência de atraso para os colaboradores.
Uma das empresas a oferecer esse tipo de software é a Sabesim!. Essa marca oferece o sistema de controle de atividades Kanban, que conta com uma plataforma intuitiva e de fácil utilização.

O reconhecimento como uma forma de controlar equipes

Outra estratégia para controlar equipes que nem sempre é lembrada pelos gestores é reconhecer o trabalho dos colaboradores que se destacam.
Esse reconhecimento pode se dar na forma de folgas, adicionais em dinheiro e outros tipos de premiação.
Com isso, o colaborador pode se sentir mais motivado a entregar tarefas com mais qualidade e pontualidade.
Ao mesmo tempo, o reconhecimento evita desgastes advindos dos feedbacks negativos, que podem contribuir para a desmotivação da equipe.

Controlando as atividades de sua equipe para obter mais resultados

À vista do que foi dito, podemos concluir que as estratégias que mostramos aqui podem auxiliar muito na gestão de um negócio. De fato, elas facilitam o acompanhamento contínuo do trabalho em todas as etapas.
Por isso, aprender a como controlar as atividades de sua equipe é uma premissa para que você entregue resultados com mais qualidade, surpreendendo clientes.

E você, o que faz para controlar as tarefas realizadas por seus colaboradores? Compartilhe seus conhecimentos!

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Form Gera Tarefas

Respostas em Forms agora geram tarefas em projetos

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No Sabesim existe agora um excelente integração entre o sistema de Forms e o sistema de projetos e tarefas. É possível com tal integração programar a criação automática de tarefas a partir da inserção de dados em um dos forms.

Form Gera Tarefas

Como mostrado na imagem acima, a configuração é bem simples e fácil:

  • Abra o editor de Forms
  • Selecione “Dados externos” no menu à esquerda
  • Clique em “Criar Tarefa”
  • Selecione o projeto, coluna, responsável, etc…

Quando alguém inserir alguma entrada no form, uma tarefa será criada automaticamente no projeto, seguindo as especificações do passo anterior.

Abaixo uma imagem mostrando como vai ficar isso:

Tarefa Criada por Form

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Ferramenta Scrum

Ferramenta Scrum: por que utilizar e quais as vantagens?

Eder Baum Deixe um comentário

Muitas pessoas hoje falam sobre a Ferramenta Scrum e como ela tem sido importante em muitos processos e serviços de uma forma ampla, e isso também diz respeito a como você faz a gestão e controle do seu negócio.

Porém, mesmo sendo algo muito reconhecido e indicado, algumas pessoas ainda não reconhecem o seu uso de fato, e isso faz com que todo o processo seja perdido e você não alcance os benefícios que são de fato necessários.

Sendo assim, vou falar mais sobre a Ferramenta Scrum, e de que forma ela pode ser utilizada, de maneira a obter todos os benefícios de fato que são necessários e que são importantes de uma forma geral.

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O que é Ferramenta Scrum

A Ferramenta Scrum é uma forma de você ter uma metodologia ideal para o cuidado com o trabalho em si, tendo o controle de todos os processos, mesmo os mais complexos e que exigem uma atenção de fato especial.

Por isso, ter uma ferramenta que cuide de fato de todo esse tipo de atividade pode ser uma ação que faz a diferença em tudo o que você se propõe, considerando principalmente as possibilidades de obter o seu rendimento.

A ideia é fazer com que você divida projetos maiores em pequenos projetos, ou separe por ciclos, o que possibilita o trabalho da forma com a qual o cliente espera e que você também busca em termos de qualidade.

Por Que Utilizar Uma Ferramenta Scrum no Dia a Dia

A utilização da Ferramenta Scrum no dia a dia de trabalho é algo que faz toda a diferença, principalmente quando se procura por algumas oportunidades de lidar com projetos muito grandes ou muito complexos.

Normalmente são esses tipos de projetos que exigem uma mobilização maior de equipes, e com o tempo é natural que se perca o interesse ou mesmo a possibilidade de se trabalhar de fato com todas as informações.

Por isso vou trazer alguns motivos pelos quais a utilização dessa ferramenta pode ser importante e trazer tudo o que você precisa em termos de tarefas e principalmente em termos de produtividade.

Planejamento de cada atividade

A Ferramenta Scrum é uma das responsáveis pela possibilidade de se planejar cada atividade, e isso é muito importante para que você consiga cumprir metas e trabalhar firme em prol de um objetivo.

Através desse comportamento você consegue também avaliar como tais trabalhos podem ser importantes, principalmente muitos pontos em si, o que é algo necessário e que certamente você pode aproveitar.

Com um planejamento feito em etapas certamente você mantém a equipe sempre dedicada em um objetivo só, sem perder a motivação e sempre tendo os retornos que você de fato precisa.

Gestão de projetos

Outro ponto importante no uso de Ferramenta Scrum é o fato de você ter uma gestão mais efetiva dos projetos que estão em andamento, já que você vai precisar segmentar todos esses processos.

Se por um lado você aumenta a carga de trabalho em termos de gestão, por outro você consegue acompanhar cada um deles, e ferramentas digitais podem ser também importantes nesse tipo de processo.

Por isso é preciso que você também consiga acompanhar da melhor forma cada trabalho para que eles estejam dentro do que você pensou e dentro do que é exigido em termos de qualidade de trabalho.

Resultados mais expressivos

Quando você tem uma metodologia aplicada da forma correta, é possível ter melhores resultados, tendo em vista que é possível ter uma equipe sempre atenta e focada no que deve ser realizado até aquele ponto.

Além disso, a cada objetivo alcançado, a equipe pode ter um comportamento positivo em termos de comemoração e alívio, o que é determinante para o andamento do projeto, só que dessa vez com um novo objetivo.

Por isso é possível ter um comportamento muito mais efetivo no que diz respeito aos resultados que podem ser alcançados, tendo em vista que você pode principalmente avaliar e trabalhar com tais possibilidades.

Possibilidades de cuidados maiores

Se você tem uma divisão de todos os processos, inevitavelmente você pode cuidar de cada parte do projeto com uma forma muito mais efetiva, tendo uma atenção especial a tudo o que você pode de fato oferecer.

Portanto, é possível que você enquanto gestor tenha o controle de tudo o que é feito e possa inclusive intervir quando achar necessário, sem prejuízos de tempo ou mesmo de entrega do trabalho em si.

Por este motivo, é preciso também que você possa pensar em como essas intervenções podem ser mais efetivas e retornar o que de fato você procura, até para que se consiga o avanço que é possível.

Acompanhamento processual

O acompanhamento processual de um projeto é fundamental para que você consiga trabalhar com a qualidade do que é entregue e também com o cumprimento das atividades como devem ser feitas de fato.

Em projetos mais complexos, cada atividade pode ser tida como mais difícil de ser compreendida, e na entrega pode ser que não sejam atendidos todos os requisitos, o que não é o objetivo final desse tipo de ação.

Segmentando todos os processos, certamente você pode passar as atividades por etapas, e por isso a Ferramenta Scrum ajuda você a traçar cada objetivo, sem o risco de que a sua equipe não entenda o que está sendo pedido e o que deve ser entregue.

Onde posso encontrar uma ferramenta Scrum

Ter um acompanhamento gradual do que é feito é muito importante, e também é importante saber onde você pode encontrar a Ferramenta Scrum e utilizar no seu dia a dia de trabalho.

Nesta página https://www.sabesim.com.br/recursos/ você tem acesso não somente à Ferramenta Scrum mas também outras tantas funcionalidades que podem ajudar nesse sentido, principalmente nas atividades que são importantes no seu dia a dia.

Com essa ferramenta e todas as outras que são indicadas, certamente o seu trabalho tende a ser muito mais produtivo, e os resultados compartilhados tendem a ser muito mais positivos, conseguindo até mesmo ampliar os seus lucros.

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Método Kanban

Controle de Atividades Diárias e Seus Benefícios

Eder Baum 1 Comentário

O controle de atividades diárias é algo que muitas empresas estão adotando, principalmente pelo excelente retorno em termos de produtividade, e por isso é uma ferramenta que veio para somar em todos os quesitos.

A utilização, porém, tem sido muito diversificada, já que existem muitas ferramentas que favorecem isso, algumas automáticas outras nem tanto, mas que possuem a mesma finalidade de uma forma geral.

Por isso vou trazer algumas informações sobre o controle de atividades diárias e de que maneira ele pode ser feito para que você possa também obter os benefícios que são necessários e que podem ser alcançados de uma forma mais simples.

O Que é o Controle de Atividades Diárias

Primeiro é preciso saber sobre o que se trata. O controle de atividades diárias como o nome já traz, é uma forma de você controlar todas as tarefas do dia, com metas e outras informações que são de fato importantes.

Sendo assim, para quem possui metas e prazos bem amarrados e para quem quer ter um controle maior do que a equipe faz diariamente, é um tipo de ferramenta muito útil e que pode também trazer alguns retornos interessantes.

Porém existem muitas formas de se fazer esse controle, e saber quais são essas maneiras podem te ajudar a conseguir pensar em estratégias mais direcionada e que te ajudam neste contexto de uma forma geral.

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Como Fazer um Controle de Atividades Diárias

O controle de atividades diárias pode ser feito e controlado por diversas possibilidades, seja por planilhas em excel, por metas diárias, ou mesmo com ferramentas mais específicas que te auxiliam neste sentido.

A forma com a qual esse controle é feito não é tão importante, já que podemos traçar e trabalhar com outras informações como por exemplo os benefícios que isso traz para o dia a dia e para os trabalhos que são feitos.

Observar os benefícios é a melhor parte e também é uma possibilidade interessante, já que isso também pode trazer outros tantos avanços para o trabalho em si e principalmente para a equipe como um todo.

Como aproveitar melhor

Se você possui alternativas diversas de controle de atividades diárias, é fundamental saber como pode aproveitar melhor desse tipo de ação, já que isso faz toda a diferença e pode principalmente trazer outros tantos benefícios.

Não adianta ter uma ferramenta tão importante se você não procura por formas mais efetivas de como cuidar disso, sem que a equipe seja motivada para o cumprimento de tais exigências, por exemplo.

Por isso é preciso direcionar toda a equipe para poder contribuir com o controle, monitorando o que é necessário e principalmente sugerindo como esse tipo de controle pode ser feito de maneira mais prática e positiva.

Principais benefícios alcançados com Controle de Atividades Diárias

Com o controle de atividades diárias você pode acessar a alguns benefícios que podem afetar diretamente o dia a dia, e por isso é também necessário que você possa conhecer e trabalhar com maior cuidado em relação à todos eles.

Por isso vou trazer quais são os principais, de maneira que você consiga pensar inclusive em soluções para conseguir aplicar de maneira prática e segura, obtendo também outros retornos mais efetivos.

Cumprimento de metas

O principal benefício e um dos primeiros a serem observados é o cumprimento de metas, que o controle de atividades pode trazer, o que pode definir prazos mais enxutos e também avanços em projetos em um tempo menor.

A partir disso não somente você pode utilizar o controle para saber o que está sendo produzido no dia, mas também pode colocar como uma forma de favorecer o alcance de metas, e isso já faz toda a diferença.

Aumento significativo da produtividade

Outro benefício muito importante é o aumento da produtividade de sua equipe de uma maneira geral, considerando principalmente que esse controle, quando feito da maneira correta, pode garantir esse tipo de atitude.

Com atividades diárias a serem desempenhadas, certamente a equipe pode se engajar ainda mais para o seu cumprimento e assim desenvolver técnicas para obter o tipo de retorno que de fato é necessário.

Trabalhos entregues dentro do prazo

Uma forma de manter e respeitar sempre o prazo é você pensar que os trabalhos precisam ser garantidos podem ser avaliados e acompanhados mais de perto, sendo uma alternativa muito importante neste sentido.

Por isso trabalhar com o controle de atividades diárias pode te ajudar a manter as entregas dos trabalhos em dia, e também trabalhar com algumas possibilidades mais práticas e que de fato são efetivas nesse objetivo em especial.

Gestão de tempo

Por fim, ter um controle das atividades do dia a dia pode fazer com que você e toda a equipe tenha uma melhor gestão de seu tempo, podendo desfrutar da melhor maneira possível, seja no cumprimento das atividades ou na atenção maior em qualquer uma delas.

Tendo uma gestão melhor do tempo fica muito mais fácil fazer melhores trabalhos, ou mesmo ter ideias mais interessantes para os projetos, e por isso é uma forma de você também conseguir pensar em utilizar essa ferramenta no seu trabalho.

Ferramentas úteis

O controle de atividades diárias é muito importante e pode trazer muitos benefícios práticos para o seu trabalho, e como já foi dito, existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para esta finalidade como Kanban e Agenda de Compromissos, o que pode definir como você tem esse retorno.

Muitas ferramentas digitais têm sido utilizadas para esta finalidade, e isso também diz respeito a como você consegue pensar nas melhores e mais completas, para que você consiga fazer uma melhor gestão dos projetos e de suas equipes de trabalho.

No link www.sabesim.com.br/recursos/ você encontra as melhores e mais modernas ferramentas para o controle de atividades diárias, além de outros recursos que podem auxiliar nesse tipo de ação.

Ter esse cuidado certamente faz a diferença para o seu trabalho no dia a dia e principalmente para o que você se propõe, dentro da qualidade do produto e do
trabalho realizado, ampliando seu lucro e fortalecendo a sua posição no mercado de um modo efetivo.

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Agenda de tarefas online – Gerencie compromissos e tarefas num só lugar

Eder Baum Deixe um comentário

Agenda de tarefas online
A sua empresa usa uma agenda de tarefas online?

O planejamento de projetos é um mecanismo utilizado para comunicar quais tarefas precisam ser feitas e quais recursos organizacionais serão alocados para completar essas tarefas em um determinado período de tempo. Além disso uma agenda permite comunicar e agendar compromissos entre os membros da empresa.

Mas como criar um cronograma de tarefas? O que está sendo agendado, para quem e com qual finalidade?

Agenda de tarefas online

Um projeto é composto por muitas tarefas, e cada tarefa tem uma data de início e uma data final (ou data de vencimento) para que possa ser concluída. Da mesma forma, os funcionários têm disponibilidades diferentes que precisam ser documentadas para planejar com êxito essas tarefas.

No passado, as empresas possuíam calendários impressos em uma parede visível da sala do café ou planilhas compartilhadas por e-mail, hoje a maioria dos times usa ferramentas on-line de agendamento. Uma agenda de tarefas online oferece vários benefícios para a empresa. Entre eles podemos citar:

Deixa os responsáveis cientes dos compromissos

A ferramenta agenda de tarefas online do SabeSim possui listas de tarefas que permitem ao gerente programar vários compromissos, datas de vencimento, o esforço planejado para a resolução dessas tarefas e, em seguida, atribuir essas tarefas a um responsável ou a um time de responsáveis.

O software também permite o agendamento de recursos, que é, basicamente, a capacidade de agendar a disponibilidade da equipe, mas também permite agendar recursos não humanos, como máquinas, edifícios ou salas de reuniões.

Indica com cores o grau de importância de cada compromisso

Como os projetos têm tantas partes móveis e estão mudando com frequência, a agenda de tarefas online permite indicar com cores as tarefas de acordo com o grau de importância. Ela mostra também quando uma tarefa agendada não está concluída no horário.

A agenda ainda gera avisos automatizados para que os membros da equipe saibam quando as tarefas agendadas são devidas ou atrasadas. Isso evita que o responsável pela equipe precise lembrar a todos os envolvidos dos compromissos por e-mail.

Permite a visualização de tarefas por dia, semana ou mês

O calendário do projeto é o seu melhor amigo, esteja você trabalhando em um ou vários projetos. O calendário permite coletar dados em tempo real por você e por sua equipe e visualizá-los por dia, semana ou mês.

Com uma agenda online, se pode notar onde as tarefas estão atrasadas e ajustar imediatamente o calendário para resolver eventuais atrasos antes que eles se tornarem um problema.

Compartilhe compromissos

Muitos compromissos são de interesse de toda a empresa, como palestras e treinamentos. Outros, no entanto, são de interesse apenas da equipe de um determinado projeto. A agenda permite que o responsável pelo compromisso o direcione apenas para os interessados. Além disso, a agenda permite o agendamento de tarefas fixas, ao longo da semana ou do mês, para que esse mesmo compromisso não tenha que ser adicionado repetidamente, o que facilita muito a gestão de projetos.

O agendamento é um dos trabalhos mais difíceis no gerenciamento de projetos, mas a coordenação das datas de entrega pode ser simplificada e tornada mais eficiente quando você emprega as ferramentas do SabeSim!

E você? Como gerencia os compromissos e tarefas da seu equipe de trabalho? Comente com a gente!

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Como ter uma gestão de processos eficiente

Eder Baum Deixe um comentário

Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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Como controlar o fluxo do trabalho em sua empresa

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Fluxo de trabalho
Estabelecer um processo de fluxo de trabalho efetivo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Embora as sequências de atividades diferem de uma empresa para a outra, o objetivo final é sempre o mesmo: aumento da produtividade e das vendas.

Equipes emaranhadas em e-mails, prazos e reuniões, isso significa que não está ocorrendo o aproveitamento verdadeiro do potencial de sua empresa. Embora algumas organizações consigam operar sem um fluxo de trabalho definido, por que arriscar em não ser melhor?

Exemplos de fluxo de trabalho do campo

Exemplos de fluxo de trabalho nos dão uma ideia de como é possível através de uma solução de gestão, como a plataforma SabeSim, realizar todo o controle de fluxo completo de trabalho de uma organização.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que os funcionários enviem solicitações, coletem aprovações e vejam atualizações de status, permitindo que os departamentos forneçam respostas rápida e níveis de serviço aprimorados aos funcionários.
O processo de fluxo de trabalho permite ainda as aprovações de despesas, os pedidos de garantias de marketing, etc.e tudo isso de forma simplificada. Vejamos alguns exemplos comuns de fluxo de trabalho encontrado nas empresas.

  • Resposta a incidentes

Há uma grande variedade de processos de resposta a incidentes que podem ser automatizados, por exemplo, violações de segurança cibernética, não conformidade interna, questões de segurança, etc.

  • Solicitação de despesas

As avaliações inadequadas das solicitações de despesas em uma empresa são um dos principais problemas que impedem que os programas internos sejam bem-sucedidos. A automação do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental no início do processo de solicitação de despesas para um departamento, fornecendo um método consistente, compatível e mensurável para gerenciar tais demandas.

  • Aprovações de contratos

Um contrato indevidamente aprovado pode ser tornar um pesadelo. Dependendo do termo, pode se tornar um prejuízo por anos. Ao construir fluxos de trabalho para vetar contratos de acordo com as regras de negócios organizacionais, as empresas podem evitar dores de cabeça legais e financeiras.
Felizmente, há software disponível que pode ajudar a agilizar esses processos para que você e seus funcionários possam gastar mais tempo no que realmente importa. Existem estudos que indicam que, as empresas que não usam software de fluxo de trabalho estão gastando cerca de 25% mais tempo produzindo e gerindo horários dos funcionários.

O uso de software de fluxo de trabalho pode ajudar a economizar seu negócio em tempo e dinheiro, reduzindo por exemplo, a quantidade de papel que você usa e permitindo que você gere relatórios que possam ajudar a encontrar eficiência em sua gestão diária.

Por que é importante para uma empresa desenvolver fluxos de trabalho?

Quando falamos de processos de negócios ou fluxos de trabalho, estamos falando sobre a forma como a informação se movimenta dentro de uma empresa ou departamento. As informações do processo de negócios podem se mover em várias direções: entre pessoas, entre sistemas ou de pessoas para sistemas.
Quando ocorre a falha de comunicação ou erros em qualquer uma dessas trocas de informações, isso pode causar desperdícios e atrasos no processo comercial. Plataformas de gestão como a da SabeSim permite sistematizar o fluxo de tarefas podendo ser medido, monitorado e melhorado.
Os benefícios imediatos tornam-se óbvios para os usuários finais quando eles podem ver sua carga de trabalho ordenadamente organizada em um formato fácil de usar. Para os gerentes, os benefícios imediatos se apresentam sob a forma redução de cargas de trabalho desnecessárias. Os relatórios permitem que os gerentes identifiquem facilmente os gargalos e resolvam de forma facilitada.

É fácil é criar um sistema de fluxo de trabalho?

Isso depende do aplicativo que você escolher usar. Algumas plataformas podem ser bastante complexas e requerem uma grande quantidade de treinamento e suporte. No caso da SabeSim, mantemos a criação do fluxo de trabalho o mais fácil e intuitivo possível, organizando os processos da seguinte forma:

  1. Na criação de projetos
  2. Criando e delegando tarefas dentro desse projetos
  3. E controlando sub-tarefas nessas tarefas

Esta formato, juntamente com nossos serviços de treinamento e suporte, fazem da SabeSim uma das plataformas de gestão mais fáceis de usar no mercado.
Experimente nossa plataforma, experimente criar um fluxo de trabalho de forma gratuita, caso tenha dúvidas entre em contato com os nossos especialistas, eles estão a disposição para ajudar.
Não perca as dicas e atualizações de nosso blog, temos muitas informações que podem contribuir na gestão de sua empresa.

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Equipe Produtiva – Quais os Segredos?

Eder Baum Deixe um comentário

Equipe Produtiva
Como muitos já sabem, uma das melhores maneiras de manter um negócio bem-sucedido é possuindo uma equipe produtiva. No entanto, esse processo nem sempre é simples.

Às vezes, é preciso um pouco mais para obter o melhor de sua equipe. Não se trata apenas de contratar as pessoas certas – você também precisa cultivar um ambiente que lhes permita crescer e crescer junto com a sua empresa.

Se você não está fazendo o máximo que pode para garantir que os membros da sua equipe estejam felizes, motivados e verdadeiramente envolvidos no negócio, você está fazendo um desserviço para você, sua equipe e mesmo para seus clientes.

Para ajudá-lo a evitar esse cenário, preparamos algumas dicas de como ter uma equipe produtiva, confira!

Como construir uma equipe produtiva

Construir uma equipe produtiva não é tão difícil quanto você pensa. A seguir, estão algumas dicas sobre o que você deve fazer com os seus funcionários para aumentar a produtividade, o foco e o bem-estar global da equipe

Reconhecimento

É muito fácil esquecer que as pessoas que trabalham para você são apenas pessoas. Como gerente de equipe, tente se conectar com todos os que trabalham para você o mais rápido possível e aproveite para aprender sobre quem eles são como indivíduos. Aprenda a reconhecer tudo o que estão fazendo por você e sua empresa.

Os funcionários que se sentem apreciados e respeitados pelos seus chefes sempre estarão propensos a dar o seu melhor e apresentar alta produtividade.

Comunicação aberta

Um bom líder também é capaz de promover um ambiente onde as pessoas possam falar abertamente. Aqui, a prática do feedback é altamente encorajada.

O líder irá garantir que a informação esteja disponível para fluir livremente, sendo sempre clara a respeito de metas e expectativas para que toda a equipe seja responsável por resultados.

Ao compartilhar conhecimento e tomada de decisão com a sua equipe, este líder constrói uma transparência que, ao longo do tempo, criará a confiança que irá ajudar a equipe a ser igualmente transparente entre si.

Conhecimento

Os membros da equipe devem ter conhecimento do papel que a sua participação desempenha na empresa. Eles devem ser informados sobre como a equipe ajudará a empresa a atingir os objetivos estabelecidos.

Certifique-se de que os indivíduos da sua equipe entendam onde o seu papel individual se encaixa no contexto geral da visão, dos objetivos e valores da empresa, esses cuidados favorecerão o desenvolvimento de uma equipe produtiva e engajada.

Comprometimento

Verifique se cada membro está interessado em participar do trabalho em equipe e disposto a realizar cada tarefa delegada. Todos os membros devem estar empenhados em cumprir a missão e obter os resultados combinados. Assim, cada um será capaz de enxergar o seu trabalho como um componente valioso para a organização.

Confiança

São os líderes que devem criar espaço para que os outros experimentem e falhem. Quando erros forem cometidos, os membros da equipe irão saber que faz parte do ambiente de aprendizagem. Assim, você terá funcionários que não têm medo de correr riscos calculados.

A importância de um ambiente de trabalho positivo para o desenvolvimento de uma equipe produtiva

Um bom ambiente de trabalho pode trazer muitos efeitos positivos sobre o bem-estar do empregado e também para o seu negócio, ajudando a construir uma equipe produtiva. Se as pessoas estão felizes com o ambiente e o local do trabalho, a cada dia eles se tornam mais produtivos e cometem menos erros.

Por outro lado, é um fato conhecido que, se uma pessoa está se sentindo para baixo, ela traz muitos outros para baixo com ela. A negatividade é contagiosa e pode ter um efeito prejudicial no local de trabalho. Um ambiente negativo não só faz com que os funcionários fiquem infelizes com seus empregos, mas também os leva a ser menos produtivos.

Esses foram alguns segredos para ajudar você a construir uma equipe produtiva. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de estratégias que ajudam a aumentar a performance da sua equipe.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores estratégias de gestão em sua empresa.

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Exibir projetos em uma TV pode facilitar a gestão de tarefas

Eder Baum Deixe um comentário

Projetos em uma Tv
O trabalho em equipe flui muito melhor quando há transparência nos processos executados. É importante que o líder da equipe tenha acesso ao andamento das etapas, para que ele possa propor soluções rápidas para possíveis problemas que possam surgir no meio do caminho. Mas também é interessante que a equipe possa fazer este monitoramento – a possibilidade de exibir projetos em uma tv permite que isso aconteça.
Além disso, em algumas situações, também é bacana permitir que o cliente que solicitou o desenvolvimento do projeto possa acompanhar o seu status. Assim, ele sabe exatamente o que está acontecendo e quantas horas estão sendo dedicadas à execução do seu pedido.

Porque investir em um sistema que permite a exibição de projetos em uma televisão

Esta é uma funcionalidade a mais, que pode ser utilizada só quando necessário. Esta é a primeira vantagem da possibilidade de exibir projetos em uma televisão, mas existem muitas outras! Para isso, basta permitir o acesso externo de projetos que precisem ser transmitidos desta forma.
A segunda vantagem é que a funcionalidade facilita reuniões de equipe e entre gestores. É só exibir o projeto no aparelho para que todos possam visualizar melhor o andamento do trabalho. Assim, o líder pode avaliar, juntamente com a equipe, mudanças que precisam ser feitas para garantir o cumprimento de prazos, por exemplo. Também pode mostrar, de forma muito mais clara, como as etapas estão sendo executadas para seus gerentes e diretores.
Podemos citar ainda a segurança da funcionalidade como uma vantagem. Só poderão ser exibidos em uma televisão os projetos que tiverem permissão para tal. Ainda assim, eles não poderão ser alterados por pessoas que não possuam o login e a senha necessários para acessar o projeto e fazer mudanças. Isso evita que alterações possam ser feitas por engano e prejudiquem a precisão dos dados registrados.
Outra vantagem é que o projeto pode ser ainda mais facilmente visualizado pelos membros da equipe, em uma televisão instalada na sala de trabalho. As atualizações acontecem automaticamente a cada minuto, o que garante um correto monitoramento em tempo real do que está sendo executado e o que está concluído.

Acesso externo para manter clientes informados

Além da possibilidade de exibição dos projetos em uma televisão, também é importante contar com a possibilidade de enviar um link para que pessoas tenham acesso externo ao projeto. Este também deve ser um acesso apenas para leitura, para evitar que alterações sejam feitas por engano. Os links podem ser enviados para clientes que queiram acompanhar a execução do projeto de perto, por exemplo.
Assim, estas são funcionalidades que facilitam a comunicação da equipe e com o cliente. Isso faz com que o projeto possa fluir de maneira muito mais simples e transparente. Quando toda a equipe pode acompanhar o status das tarefas, a colaboração mútua é uma consequência natural. Um membro do time sabe no que o outro está trabalhando, pode oferecer ajuda se perceber que o colega está tendo dificuldade e sabe exatamente com quem falar se tiver dúvidas sobre determinada etapa. A exibição na televisão faz com que esta visualização de etapas e tarefas fique ainda mais clara e prática!
Saiba mais sobre estas duas funcionalidades agora disponíveis nos projetos incluídos no sistema desenvolvido pela Sabesim! Acesse o site para saber mais sobre a possibilidade de exibir projetos em uma televisão. 

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Gestão e controle de projetos de forma simplificada

Eder Baum Deixe um comentário

Gestão e controle de projetos
Como são desenvolvidos os projetos da sua empresa? Para evitar atrasos e garantir que a equipe trabalhe com alta produtividade, é essencial que haja uma forte gestão e controle de projetos e de cada etapa envolvida em sua execução. Ainda assim, existem equipes em que a liderança falha em monitorar as atividades produzidas pelos membros do time. Um dos maiores problemas desta falta de monitoramento é que atrasos em tarefas isoladas podem prejudicar todo o andamento do projeto – e o gestor só percebe a situação quando já é tarde.
Para a liderança destas equipes, um gerenciamento preciso de projetos parece uma tarefa complicada. Afinal, são tantos detalhes para monitorar que é mais fácil deixar que cada membro da equipe fique responsável pelas suas próprias atividades, ainda que isso afete o cumprimento de prazos e – algumas vezes – até a qualidade do trabalho entregue.
Mas existem soluções que simplificam o controle e gerenciamento de equipes de trabalho. Apresentamos uma eficiente abaixo, confira!

Principais benefícios de uma boa gestão e controle de projetos

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de investir para melhorar a forma como os seus projetos são monitorados, esta é uma lista com alguns dos benefícios que acompanham o aprimoramento da gestão:

  • Melhoria na comunicação interna
  • Processos transparentes
  • Possibilidade de toda a equipe acompanhar as tarefas em desenvolvimento e o andamento geral do projeto
  • Controle do líder responsável da equipe sobre todo o andamento do projeto
  • Facilidade de resolução de problemas em tempo hábil para que atrasos possam ser evitados

Quando um projeto é desenvolvido, é normal que uma tarefa influencie o andamento de outra, de modo que todas as atividades estão interligadas e contribuem para o resultado final. Então como não ter um controle geral das etapas desenvolvidas? Intensificar a gestão e controle de projetos é algo que afeta, de forma positiva, o trabalho de toda a equipe.

Tecnologia: o segredo para simplificar o controle dos projetos

Mas é importante que a gestão e controle de projetos aconteça de forma simplificada, e não seja mais uma tarefa que sobrecarregue a lista de responsabilidades do gestor, certo? Para isso, a tecnologia é a melhor aliada das empresas. Já é possível utilizar sistemas online para monitorar não só as etapas, mas também as atividades desenvolvidas por membro da equipe.
Assim, o gestor pode monitorar de perto as atividades nas quais cada colaborador está trabalhando, o número de tarefas atrasadas e quais atividades estão concluídas. Um excelente exemplo de sistema para isso é o Kanban online, desenvolvido pela Sabesim! Ele facilita a visualização do andamento do projeto, oferecendo, inclusive, um gráfico que mostra a porcentagem das etapas que já estão concluídas e a porcentagem de tarefas por fazer. O mesmo gráfico também permite que o gestor analise o tempo gasto no projeto – uma informação relevante para que decisões de melhoria sejam tomadas.
Além disso, o sistema facilita o diálogo interno e possibilita o envio de notificações aos responsáveis por tarefas em atraso. Tudo isso online, sem ser necessário o uso de papéis ou de espaço físico na empresa. Muito mais controle, de forma simplificada tanto para a liderança quanto para os membros da equipe.
Que tal aprimorar a gestão e controle de tarefas na sua empresa para garantir projetos mais produtivos? Acesse o site da Sabesim! para saber mais sobre as funcionalidades do Kanban online!

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