Agenda de tarefas online – Gerencie compromissos e tarefas num só lugar

Agenda de tarefas online
A sua empresa usa uma agenda de tarefas online?

O planejamento de projetos é um mecanismo utilizado para comunicar quais tarefas precisam ser feitas e quais recursos organizacionais serão alocados para completar essas tarefas em um determinado período de tempo. Além disso uma agenda permite comunicar e agendar compromissos entre os membros da empresa.

Mas como criar um cronograma de tarefas? O que está sendo agendado, para quem e com qual finalidade?

Agenda de tarefas online

Um projeto é composto por muitas tarefas, e cada tarefa tem uma data de início e uma data final (ou data de vencimento) para que possa ser concluída. Da mesma forma, os funcionários têm disponibilidades diferentes que precisam ser documentadas para planejar com êxito essas tarefas.

No passado, as empresas possuíam calendários impressos em uma parede visível da sala do café ou planilhas compartilhadas por e-mail, hoje a maioria dos times usa ferramentas on-line de agendamento. Uma agenda de tarefas online oferece vários benefícios para a empresa. Entre eles podemos citar:

Deixa os responsáveis cientes dos compromissos

A ferramenta agenda de tarefas online do SabeSim possui listas de tarefas que permitem ao gerente programar vários compromissos, datas de vencimento, o esforço planejado para a resolução dessas tarefas e, em seguida, atribuir essas tarefas a um responsável ou a um time de responsáveis.

O software também permite o agendamento de recursos, que é, basicamente, a capacidade de agendar a disponibilidade da equipe, mas também permite agendar recursos não humanos, como máquinas, edifícios ou salas de reuniões.

Indica com cores o grau de importância de cada compromisso

Como os projetos têm tantas partes móveis e estão mudando com frequência, a agenda de tarefas online permite indicar com cores as tarefas de acordo com o grau de importância. Ela mostra também quando uma tarefa agendada não está concluída no horário.

A agenda ainda gera avisos automatizados para que os membros da equipe saibam quando as tarefas agendadas são devidas ou atrasadas. Isso evita que o responsável pela equipe precise lembrar a todos os envolvidos dos compromissos por e-mail.

Permite a visualização de tarefas por dia, semana ou mês

O calendário do projeto é o seu melhor amigo, esteja você trabalhando em um ou vários projetos. O calendário permite coletar dados em tempo real por você e por sua equipe e visualizá-los por dia, semana ou mês.

Com uma agenda online, se pode notar onde as tarefas estão atrasadas e ajustar imediatamente o calendário para resolver eventuais atrasos antes que eles se tornarem um problema.

Compartilhe compromissos

Muitos compromissos são de interesse de toda a empresa, como palestras e treinamentos. Outros, no entanto, são de interesse apenas da equipe de um determinado projeto. A agenda permite que o responsável pelo compromisso o direcione apenas para os interessados. Além disso, a agenda permite o agendamento de tarefas fixas, ao longo da semana ou do mês, para que esse mesmo compromisso não tenha que ser adicionado repetidamente, o que facilita muito a gestão de projetos.

O agendamento é um dos trabalhos mais difíceis no gerenciamento de projetos, mas a coordenação das datas de entrega pode ser simplificada e tornada mais eficiente quando você emprega as ferramentas do SabeSim!

E você? Como gerencia os compromissos e tarefas da seu equipe de trabalho? Comente com a gente!

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Como ter uma gestão de processos eficiente

Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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Como controlar o fluxo do trabalho em sua empresa

Fluxo de trabalho
Estabelecer um processo de fluxo de trabalho efetivo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Embora as sequências de atividades diferem de uma empresa para a outra, o objetivo final é sempre o mesmo: aumento da produtividade e das vendas.

Equipes emaranhadas em e-mails, prazos e reuniões, isso significa que não está ocorrendo o aproveitamento verdadeiro do potencial de sua empresa. Embora algumas organizações consigam operar sem um fluxo de trabalho definido, por que arriscar em não ser melhor?

Exemplos de fluxo de trabalho do campo

Exemplos de fluxo de trabalho nos dão uma ideia de como é possível através de uma solução de gestão, como a plataforma SabeSim, realizar todo o controle de fluxo completo de trabalho de uma organização.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que os funcionários enviem solicitações, coletem aprovações e vejam atualizações de status, permitindo que os departamentos forneçam respostas rápida e níveis de serviço aprimorados aos funcionários.
O processo de fluxo de trabalho permite ainda as aprovações de despesas, os pedidos de garantias de marketing, etc.e tudo isso de forma simplificada. Vejamos alguns exemplos comuns de fluxo de trabalho encontrado nas empresas.

  • Resposta a incidentes

Há uma grande variedade de processos de resposta a incidentes que podem ser automatizados, por exemplo, violações de segurança cibernética, não conformidade interna, questões de segurança, etc.

  • Solicitação de despesas

As avaliações inadequadas das solicitações de despesas em uma empresa são um dos principais problemas que impedem que os programas internos sejam bem-sucedidos. A automação do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental no início do processo de solicitação de despesas para um departamento, fornecendo um método consistente, compatível e mensurável para gerenciar tais demandas.

  • Aprovações de contratos

Um contrato indevidamente aprovado pode ser tornar um pesadelo. Dependendo do termo, pode se tornar um prejuízo por anos. Ao construir fluxos de trabalho para vetar contratos de acordo com as regras de negócios organizacionais, as empresas podem evitar dores de cabeça legais e financeiras.
Felizmente, há software disponível que pode ajudar a agilizar esses processos para que você e seus funcionários possam gastar mais tempo no que realmente importa. Existem estudos que indicam que, as empresas que não usam software de fluxo de trabalho estão gastando cerca de 25% mais tempo produzindo e gerindo horários dos funcionários.

O uso de software de fluxo de trabalho pode ajudar a economizar seu negócio em tempo e dinheiro, reduzindo por exemplo, a quantidade de papel que você usa e permitindo que você gere relatórios que possam ajudar a encontrar eficiência em sua gestão diária.

Por que é importante para uma empresa desenvolver fluxos de trabalho?

Quando falamos de processos de negócios ou fluxos de trabalho, estamos falando sobre a forma como a informação se movimenta dentro de uma empresa ou departamento. As informações do processo de negócios podem se mover em várias direções: entre pessoas, entre sistemas ou de pessoas para sistemas.
Quando ocorre a falha de comunicação ou erros em qualquer uma dessas trocas de informações, isso pode causar desperdícios e atrasos no processo comercial. Plataformas de gestão como a da SabeSim permite sistematizar o fluxo de tarefas podendo ser medido, monitorado e melhorado.
Os benefícios imediatos tornam-se óbvios para os usuários finais quando eles podem ver sua carga de trabalho ordenadamente organizada em um formato fácil de usar. Para os gerentes, os benefícios imediatos se apresentam sob a forma redução de cargas de trabalho desnecessárias. Os relatórios permitem que os gerentes identifiquem facilmente os gargalos e resolvam de forma facilitada.

É fácil é criar um sistema de fluxo de trabalho?

Isso depende do aplicativo que você escolher usar. Algumas plataformas podem ser bastante complexas e requerem uma grande quantidade de treinamento e suporte. No caso da SabeSim, mantemos a criação do fluxo de trabalho o mais fácil e intuitivo possível, organizando os processos da seguinte forma:

  1. Na criação de projetos
  2. Criando e delegando tarefas dentro desse projetos
  3. E controlando sub-tarefas nessas tarefas

Esta formato, juntamente com nossos serviços de treinamento e suporte, fazem da SabeSim uma das plataformas de gestão mais fáceis de usar no mercado.
Experimente nossa plataforma, experimente criar um fluxo de trabalho de forma gratuita, caso tenha dúvidas entre em contato com os nossos especialistas, eles estão a disposição para ajudar.
Não perca as dicas e atualizações de nosso blog, temos muitas informações que podem contribuir na gestão de sua empresa.

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Equipe Produtiva – Quais os Segredos?

Equipe Produtiva
Como muitos já sabem, uma das melhores maneiras de manter um negócio bem-sucedido é possuindo uma equipe produtiva. No entanto, esse processo nem sempre é simples.

Às vezes, é preciso um pouco mais para obter o melhor de sua equipe. Não se trata apenas de contratar as pessoas certas – você também precisa cultivar um ambiente que lhes permita crescer e crescer junto com a sua empresa.

Se você não está fazendo o máximo que pode para garantir que os membros da sua equipe estejam felizes, motivados e verdadeiramente envolvidos no negócio, você está fazendo um desserviço para você, sua equipe e mesmo para seus clientes.

Para ajudá-lo a evitar esse cenário, preparamos algumas dicas de como ter uma equipe produtiva, confira!

Como construir uma equipe produtiva

Construir uma equipe produtiva não é tão difícil quanto você pensa. A seguir, estão algumas dicas sobre o que você deve fazer com os seus funcionários para aumentar a produtividade, o foco e o bem-estar global da equipe

Reconhecimento

É muito fácil esquecer que as pessoas que trabalham para você são apenas pessoas. Como gerente de equipe, tente se conectar com todos os que trabalham para você o mais rápido possível e aproveite para aprender sobre quem eles são como indivíduos. Aprenda a reconhecer tudo o que estão fazendo por você e sua empresa.

Os funcionários que se sentem apreciados e respeitados pelos seus chefes sempre estarão propensos a dar o seu melhor e apresentar alta produtividade.

Comunicação aberta

Um bom líder também é capaz de promover um ambiente onde as pessoas possam falar abertamente. Aqui, a prática do feedback é altamente encorajada.

O líder irá garantir que a informação esteja disponível para fluir livremente, sendo sempre clara a respeito de metas e expectativas para que toda a equipe seja responsável por resultados.

Ao compartilhar conhecimento e tomada de decisão com a sua equipe, este líder constrói uma transparência que, ao longo do tempo, criará a confiança que irá ajudar a equipe a ser igualmente transparente entre si.

Conhecimento

Os membros da equipe devem ter conhecimento do papel que a sua participação desempenha na empresa. Eles devem ser informados sobre como a equipe ajudará a empresa a atingir os objetivos estabelecidos.

Certifique-se de que os indivíduos da sua equipe entendam onde o seu papel individual se encaixa no contexto geral da visão, dos objetivos e valores da empresa, esses cuidados favorecerão o desenvolvimento de uma equipe produtiva e engajada.

Comprometimento

Verifique se cada membro está interessado em participar do trabalho em equipe e disposto a realizar cada tarefa delegada. Todos os membros devem estar empenhados em cumprir a missão e obter os resultados combinados. Assim, cada um será capaz de enxergar o seu trabalho como um componente valioso para a organização.

Confiança

São os líderes que devem criar espaço para que os outros experimentem e falhem. Quando erros forem cometidos, os membros da equipe irão saber que faz parte do ambiente de aprendizagem. Assim, você terá funcionários que não têm medo de correr riscos calculados.

A importância de um ambiente de trabalho positivo para o desenvolvimento de uma equipe produtiva

Um bom ambiente de trabalho pode trazer muitos efeitos positivos sobre o bem-estar do empregado e também para o seu negócio, ajudando a construir uma equipe produtiva. Se as pessoas estão felizes com o ambiente e o local do trabalho, a cada dia eles se tornam mais produtivos e cometem menos erros.

Por outro lado, é um fato conhecido que, se uma pessoa está se sentindo para baixo, ela traz muitos outros para baixo com ela. A negatividade é contagiosa e pode ter um efeito prejudicial no local de trabalho. Um ambiente negativo não só faz com que os funcionários fiquem infelizes com seus empregos, mas também os leva a ser menos produtivos.

Esses foram alguns segredos para ajudar você a construir uma equipe produtiva. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de estratégias que ajudam a aumentar a performance da sua equipe.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores estratégias de gestão em sua empresa.

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Exibir projetos em uma TV pode facilitar a gestão de tarefas

Projetos em uma Tv
O trabalho em equipe flui muito melhor quando há transparência nos processos executados. É importante que o líder da equipe tenha acesso ao andamento das etapas, para que ele possa propor soluções rápidas para possíveis problemas que possam surgir no meio do caminho. Mas também é interessante que a equipe possa fazer este monitoramento – a possibilidade de exibir projetos em uma tv permite que isso aconteça.
Além disso, em algumas situações, também é bacana permitir que o cliente que solicitou o desenvolvimento do projeto possa acompanhar o seu status. Assim, ele sabe exatamente o que está acontecendo e quantas horas estão sendo dedicadas à execução do seu pedido.

Porque investir em um sistema que permite a exibição de projetos em uma televisão

Esta é uma funcionalidade a mais, que pode ser utilizada só quando necessário. Esta é a primeira vantagem da possibilidade de exibir projetos em uma televisão, mas existem muitas outras! Para isso, basta permitir o acesso externo de projetos que precisem ser transmitidos desta forma.
A segunda vantagem é que a funcionalidade facilita reuniões de equipe e entre gestores. É só exibir o projeto no aparelho para que todos possam visualizar melhor o andamento do trabalho. Assim, o líder pode avaliar, juntamente com a equipe, mudanças que precisam ser feitas para garantir o cumprimento de prazos, por exemplo. Também pode mostrar, de forma muito mais clara, como as etapas estão sendo executadas para seus gerentes e diretores.
Podemos citar ainda a segurança da funcionalidade como uma vantagem. Só poderão ser exibidos em uma televisão os projetos que tiverem permissão para tal. Ainda assim, eles não poderão ser alterados por pessoas que não possuam o login e a senha necessários para acessar o projeto e fazer mudanças. Isso evita que alterações possam ser feitas por engano e prejudiquem a precisão dos dados registrados.
Outra vantagem é que o projeto pode ser ainda mais facilmente visualizado pelos membros da equipe, em uma televisão instalada na sala de trabalho. As atualizações acontecem automaticamente a cada minuto, o que garante um correto monitoramento em tempo real do que está sendo executado e o que está concluído.

Acesso externo para manter clientes informados

Além da possibilidade de exibição dos projetos em uma televisão, também é importante contar com a possibilidade de enviar um link para que pessoas tenham acesso externo ao projeto. Este também deve ser um acesso apenas para leitura, para evitar que alterações sejam feitas por engano. Os links podem ser enviados para clientes que queiram acompanhar a execução do projeto de perto, por exemplo.
Assim, estas são funcionalidades que facilitam a comunicação da equipe e com o cliente. Isso faz com que o projeto possa fluir de maneira muito mais simples e transparente. Quando toda a equipe pode acompanhar o status das tarefas, a colaboração mútua é uma consequência natural. Um membro do time sabe no que o outro está trabalhando, pode oferecer ajuda se perceber que o colega está tendo dificuldade e sabe exatamente com quem falar se tiver dúvidas sobre determinada etapa. A exibição na televisão faz com que esta visualização de etapas e tarefas fique ainda mais clara e prática!
Saiba mais sobre estas duas funcionalidades agora disponíveis nos projetos incluídos no sistema desenvolvido pela Sabesim! Acesse o site para saber mais sobre a possibilidade de exibir projetos em uma televisão. 

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Gestão e controle de projetos de forma simplificada

Gestão e controle de projetos
Como são desenvolvidos os projetos da sua empresa? Para evitar atrasos e garantir que a equipe trabalhe com alta produtividade, é essencial que haja uma forte gestão e controle de projetos e de cada etapa envolvida em sua execução. Ainda assim, existem equipes em que a liderança falha em monitorar as atividades produzidas pelos membros do time. Um dos maiores problemas desta falta de monitoramento é que atrasos em tarefas isoladas podem prejudicar todo o andamento do projeto – e o gestor só percebe a situação quando já é tarde.
Para a liderança destas equipes, um gerenciamento preciso de projetos parece uma tarefa complicada. Afinal, são tantos detalhes para monitorar que é mais fácil deixar que cada membro da equipe fique responsável pelas suas próprias atividades, ainda que isso afete o cumprimento de prazos e – algumas vezes – até a qualidade do trabalho entregue.
Mas existem soluções que simplificam o controle e gerenciamento de equipes de trabalho. Apresentamos uma eficiente abaixo, confira!

Principais benefícios de uma boa gestão e controle de projetos

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de investir para melhorar a forma como os seus projetos são monitorados, esta é uma lista com alguns dos benefícios que acompanham o aprimoramento da gestão:

  • Melhoria na comunicação interna
  • Processos transparentes
  • Possibilidade de toda a equipe acompanhar as tarefas em desenvolvimento e o andamento geral do projeto
  • Controle do líder responsável da equipe sobre todo o andamento do projeto
  • Facilidade de resolução de problemas em tempo hábil para que atrasos possam ser evitados

Quando um projeto é desenvolvido, é normal que uma tarefa influencie o andamento de outra, de modo que todas as atividades estão interligadas e contribuem para o resultado final. Então como não ter um controle geral das etapas desenvolvidas? Intensificar a gestão e controle de projetos é algo que afeta, de forma positiva, o trabalho de toda a equipe.

Tecnologia: o segredo para simplificar o controle dos projetos

Mas é importante que a gestão e controle de projetos aconteça de forma simplificada, e não seja mais uma tarefa que sobrecarregue a lista de responsabilidades do gestor, certo? Para isso, a tecnologia é a melhor aliada das empresas. Já é possível utilizar sistemas online para monitorar não só as etapas, mas também as atividades desenvolvidas por membro da equipe.
Assim, o gestor pode monitorar de perto as atividades nas quais cada colaborador está trabalhando, o número de tarefas atrasadas e quais atividades estão concluídas. Um excelente exemplo de sistema para isso é o Kanban online, desenvolvido pela Sabesim! Ele facilita a visualização do andamento do projeto, oferecendo, inclusive, um gráfico que mostra a porcentagem das etapas que já estão concluídas e a porcentagem de tarefas por fazer. O mesmo gráfico também permite que o gestor analise o tempo gasto no projeto – uma informação relevante para que decisões de melhoria sejam tomadas.
Além disso, o sistema facilita o diálogo interno e possibilita o envio de notificações aos responsáveis por tarefas em atraso. Tudo isso online, sem ser necessário o uso de papéis ou de espaço físico na empresa. Muito mais controle, de forma simplificada tanto para a liderança quanto para os membros da equipe.
Que tal aprimorar a gestão e controle de tarefas na sua empresa para garantir projetos mais produtivos? Acesse o site da Sabesim! para saber mais sobre as funcionalidades do Kanban online!

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Sistema de lista de tarefas – Saiba como usar

Uma lista de tarefas ou checklist é considerada uma ferramenta muito importante durante o gerenciamento de qualquer projeto, seja em uma fase inicial ou em andamento. A lista é o que orienta os colaboradores na execução e acompanhamento de suas atividades.

Esse tipo de ferramenta pode e deve ser usada em qualquer área ou parte de um processo de uma empresa. O seu uso deve servir principalmente como uma orientação para um colaborador ou gestor na conclusão de processos e tarefas. A lista de tarefas, dentro de um processo, também inclui quais são os parâmetros desejados para um procedimento, permitindo a verificação de itens dentro de uma execução de atividade.

Por que a lista de tarefas é tão importante?

Listas de tarefas são como receitas de bolo. Se seguimos os passos descritos, nada pode dar errado e quando se trabalha com equipes você tem que indicar aos colaboradores os caminhos a serem seguidos e quais tarefas devem ser executadas.

Lista de tarefas

Em nossa rotina diária é comum termos um monte de planos e tarefas planejadas, e conciliar tudo isso se torna um grande desafio. É aí que a lista de tarefa ajuda você. Elas contribuem para manter o foco, aumentam a produtividade e evitam o risco de procrastinação. Por isso a importância de se fazer uso deste importante recurso.

E diante de um instrumento tão fundamental, a SabeSim disponibilizou em seu sistema de gestão a ferramenta de criação e gerenciamento de lista de tarefas. Com o uso desta funcionalidade ficou mais fácil ter sucesso na execução de atribuições em seu projeto.

O uso da lista de tarefas no gerenciamento de projetos

A lista de tarefas da SabeSim permite planejamento, execução e controle de tarefas ou atividades. A ferramenta possibilita elaborar a ideia dentro de um projeto, adicionar detalhes em cada ponto estabelecido de uma tarefa e registrar sua execução quando atribuído a um colaborador.

Ao final da execução de uma lista de tarefas elaborado pela ferramenta da SabeSim, o gestor, além da certeza de que o passo a passo foi executado de acordo com o planejado, também saberá que cada etapa foi seguida na ordem determinada, com base em boas práticas ou atendendo as políticas da empresa. Vale destacar ainda que o uso das listas de tarefas torna possível identificar falhas e melhorias do processo, uma vez que é preciso apenas executar os passos novamente para localizar os possíveis problemas.

O primeiro passo para garantir que um checklist possa contribuir para o gerenciamento de projetos é identificar objetivos claros e os resultados esperados. Os próximos passos serão, com o uso da lista de tarefas da SabeSim, descrever cada atividade e os passos a serem seguidos. Uma prática utilizada é destacar pontos críticos e de observação a serem feitos durante a execução das listas de tarefas.

Venha conhecer todo o potencial que a listas de tarefa tem para o seu projeto. Experimente gratuitamente a ferramenta de gestão de projetos da SaibaSim e saiba como fazer o gerenciamento eficiente em sua empresa.

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Aprenda como priorizar tarefas em 7 etapas

como dominar priorizar tarefas
Todos os projetos – especialmente projetos grandes e complexos – precisam de prioridades claras. Claro, é mais fácil falar do que fazer. Saber como priorizar tarefas do dia a dia sua empresa afeta o sucesso do seu projeto, o envolvimento da sua equipe e seu papel como líder.

Um dos maiores desafios para os gerentes de empresas e líderes de projetos é priorizar, com precisão, o trabalho que deve ser realizado em um determinado período. Assim, é importante ser diligente e ter uma visão ampla de todo projeto para garantir que ninguém esteja trabalhando nas prioridades de ontem.

Para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e a cumprir os prazos, aqui estão 7 etapas que vão ajudá-lo a priorizar tarefas:

1. Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas

Liste todas as tarefas que considera fazer em um dia. Não se preocupe com a ordem, nem com o número de itens selecionados.

2. Identifique o que é urgente e o que é importante

O próximo passo é determinar as tarefas que precisam de atenção imediata. É o tipo de tarefa que, se não for completada até o final do dia ou nas próximas horas, trará muitas consequências negativas para a empresa, como o vencimento de um prazo ou perda da data de uma publicação importante.

O software Kanban permite registrar as tarefas e determinar quais são urgentes. Estes registros também exibem o tempo gasto em cada tarefa, além de permitir que todos os funcionários envolvidos em um projeto mantenham um diálogo com o sistema.

3. Avalie o valor de cada tarefa

Em seguida, veja qual trabalho a ser realizado é importante e identifique qual traz maior valor para sua organização. Como uma prática geral, se deve reconhecer exatamente quais tipos de tarefas têm prioridade máxima sobre as outras. Por exemplo, concentre-se em projetos de clientes antes dos projetos da empresa, reconfigure o computador do novo gerente antes de reconfigurar o banco de dados e assim por diante. Outra maneira de avaliar o valor de um trabalho é determinar quantas pessoas serão afetadas por ele. Em geral, quanto mais pessoas envolvidas ou impactadas, mais importante uma tarefa é.

4. Ao priorizar tarefas, ordene-as por esforço

Se tiver muitas tarefas planejadas para um dia, verifique suas estimativas e comece com as tarefas que demandam mais esforços para serem completadas. Especialistas em produtividade sugerem a tática de iniciar a tarefa mais longa primeiro. Mas, se você sente que não pode se concentrar em seus projetos mais árduos antes de terminar a tarefa mais curta, então siga a sua intuição e faça isso. Pode ser motivador terminar uma tarefa mais simples antes de mergulhar em águas mais profundas.

5. Delegue tarefas

Em seguida, veja quais tarefas precisam ser feitas por você e quais podem ser delegadas. O software Kanban permite delegar tarefas de forma completamente intuitiva. O sistema controla o tempo que cada tarefa demora para ser executada, além de permitir que se saiba, de forma visual, quem é responsável pela execução de cada trabalho e o tempo que resta para finalizá-lo.

6. Seja flexível e adaptável ao priorizar tarefas

A incerteza e a mudança são as inerentes a vida. Saiba que suas prioridades mudarão, e muitas vezes quando menos se espera. Mas, mesmo que as coisas mudem, é importante estar focado nas tarefas que você está empenhado em completar.

7. Saiba quando cortar tarefas

Provavelmente você não poderá realizar todas as tarefas da sua lista. Depois de priorizar suas tarefas e analisar suas estimativas, reduza as tarefas restantes da sua lista e concentre-se nas que podem ser realizadas a curto prazo. Em seguida, respire profundamente e esteja pronto para finalizar o trabalho proposto.

E você? Como organiza as tarefas da sua empresa? Entre em contato com a SabeSim e implante as melhores práticas na sua empresa! 

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Organizador de tarefas online: escolhendo a ferramenta certa

organizador de tarefas online
Empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual precisam aderir ao uso de um organizador de tarefas online, pois essa ferramenta permite que o gestor coordene projetos e equipes de trabalho, reduzindo significativamente o índice de falhas e problemas que possam reduzir o ritmo de produção. Além disso, ele poderá acompanhar a demanda e estipular prazos pra que todas as etapas sejam concluídas com sucesso.

Graças à massificação do uso da internet e os grandes avanços no setor de tecnologia da informação, hoje em dia podemos contar com sistemas automatizados e aplicações eficientes para realizarmos inúmeras tarefas em menos tempo do que o normal, o que também nos proporciona um ganho de produtividade considerável.

No artigo de hoje você entenderá como escolher um organizador de tarefas eficiente para suas necessidades, sejam comerciais ou pessoais. Continue a leitura para conferir!

O que considerar ao escolher um organizador de tarefas online?

Antes de prosseguirmos, vale ressaltar que um organizador de tarefas online versátil e eficiente pode se adequar ao modelo de negócios de empresas dos mais variados segmentos comerciais, pois ele pode ser utilizado em diferentes estratégias dentro de um empreendimento. Alguns exemplos:

  • Organização interna
  • Setor de compras e vendas
  • Controle de estoque
  • Gestão financeira
  • Tomada de decisões do negócio

Certamente, uma empresa que deseja manter seu nível de competitividade perante os concorrentes precisa de uma ferramenta com tantos recursos que podem alavancar os resultados do negócio, seja ele um escritório de contabilidade ou direito, agência de publicidade, desenvolvedora de softwares, etc.

O que um organizador de tarefas online pode oferecer para minha empresa?

Uma ferramenta de organização de tarefas que pode ser integrada em servidores online permite que o gestor delegue funções e tarefas de forma totalmente intuitiva. O sistema ainda permite um controle preciso do tempo que cada tarefa leva para ser realizada.

Além disso, a ferramenta permite que o gestor saiba quem é o responsável por cada função delegada e como anda o progresso. Ou seja, através de um organizador de tarefas online é possível ter total controle de sua equipe de colaboradores e obter um feedback em tempo real, tornando seu ritmo de produção muito mais produtivo.

Qualquer colaborador pode criar projetos, adicionar tarefas, delegar funções e gerenciar todo o ciclo de produção (tarefa por tarefa) do projeto em questão. É possível visualizar o status de cada tarefa e alterá-los em tempo real com o simples movimento de arrastar com o mouse, o que facilita o trabalho de quem está administrando-as.

Confira as funções que a ferramenta tem a oferecer:

Total controle do tempo de execução das tarefas

Para empresas que lidam com grandes projetos e prazos curtos onde o tempo pode valer mais do que dinheiro, o gerenciador de tarefas online pode ser muito útil para otimizar o ritmo de produção e garantir que todos os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido, pois o gestor pode:

  • Definir as etapas necessárias
  • Separá-las em quadros como “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”
  • Determinar os responsáveis para cada tarefa
  • Estipular prazos de conclusões
  • Interagir com o colaborador, caso ele tenha dúvidas

Gereção de relatórios que indicam o tempo de duração de cada tarefa

O sistema registra e apresenta o tempo gasto em cada tarefa através de um gráfico, o que ajuda a melhorar a tomada de decisões na empresa, mensurar resultados e otimizar as atividades operacionais.

Além disso, o sistema também permite que todos os colaboradores envolvidos no projeto possam manter um diálogo sobre cada item e cada tarefa.

Definição de prazo para as tarefas

O gestor pode definir prazos para cada item incluso no sistema. Caso o prazo não seja cumprido, o organizador de tarefas online emitirá notificações automaticamente para todos os colaboradores envolvidos no projeto, o que irá reduzir o desgaste de dar ordens pessoais.

Personalização das colunas do software

O software é totalmente customizável, permitindo que o usuário possa personalizar não apenas as tarefas, mas também as colunas. Além de controlar todos os processos da empresas, como:

  • Leads de vendas
  • Organização interna
  • Plano de negócios

Agora que você já sabe como escolher o organizador de tarefas online ideal para seu negócio, evite que seus concorrentes ultrapassem sua empresa e adote um sistema automatizado e eficiente para gerenciar os projetos e tarefas cotidianas, além de otimizar o ritmo de produção e melhorar o trabalho da equipe.

Quer saber mais sobre nossa ferramenta de gestão e execução de tarefas? Então entre em contato conosco!

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Aplicativo Kanban: o poder do Kanban nos dispositivos mobile

Aplicativo Kanban Mobile
Você já considerou contar com um aplicativo Kanban para otimizar a organização das atividades da sua equipe? Os dispositivos móveis oferecem mais flexibilidade e eficiência ao dia a dia de trabalho de empresas de diversos setores. Eles permitem que sistemas de gestão possam ser acessados de qualquer lugar – desde que haja um aparelho, como um tablet ou um smartphone, com acesso à internet.
O Kanban é um sistema útil para diferentes tipos de negócio que desenvolvem trabalhos em equipe. Pode ser utilizado para potencializar projetos que envolvem a criação de softwares, por exemplo, ou o acompanhamento de uma obra. Esta é uma solução que permite que haja uma melhor visualização das atividades envolvidas no projeto e um melhor monitoramento de prazos. Agora, todo este potencial pode ser aproveitado a partir de um celular ou tablet!

Facilidades oferecidas pelo aplicativo Kanban

Kanban é um sistema que melhora a organização das atividades de um projeto. Com ele, o líder de equipe pode acompanhar como está o desenvolvimento de atividades, verificar com rapidez quem é responsável por tarefa e controlar prazos para evitar atrasos na entrega. É uma solução bastante utilizada por empresas desenvolvedoras de softwares, mas que também garante mais produtividade em escritórios de advocacia, de contabilidade, em equipes de vendas, entre outros setores.
Confira algumas das facilidades que agora podem ser utilizadas em dispositivos móveis, graças ao aplicativo Kanban:

  • Criação de novos projetos, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa
  • Criação de tarefas, que podem ser delegadas para diferentes membros da equipe
  • Edição e remoção de tarefas
  • Definição de prazo para as tarefas
  • Comentários nas tarefas, para que a equipe possa trocar ideias, fazer sugestões ou manter o diálogo aberto
  • Visualização do histórico de alterações realizadas nas tarefas
  • Seleção de cores das tarefas, para classificá-las de acordo com a importância, por exemplo
  • Mudança de status das tarefas, apenas arrastando a atividade de uma coluna para outra

Mais flexibilidade no acompanhamento das atividades

Assim, é possível acessar o sistema de gestão e suas valiosas informações durante uma reunião, por exemplo, para checar o andamento das atividades ou redefinir prazos, quando necessário. Um vendedor também pode usar o tablet para conferir as suas tarefas pendentes ou para conferir com que colega conversar sobre determinada atividade. Da mesma forma, um analista de TI pode consultar o sistema durante uma reunião com um cliente fora da empresa, para verificar dados acerca da entrega de um produto, por exemplo.
O aplicativo Kanban dá mais flexibilidade à gestão de tarefas e amplia o seu uso para mais ambientes, além dos que contam com computadores desktop. O acesso ao aplicativo ficou muito mais fácil, assim como o registro de alterações nas atividades e o controle sobre o que está sendo desenvolvido. O gestor pode acompanhar a evolução das tarefas em tempo real, assim como um colaborador que está trabalhando remotamente ou outro que está viajando a trabalho.
Garanta mais eficiência à gestão de tarefas da sua equipe: conheça o Kanban Mobile, desenvolvido pela SabeSim! 

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