Grande parte das empresas enfrenta uma rotina frenética, com muitas atividades diferentes a serem realizadas em um único dia. E se essas tarefas não forem organizadas e gerenciadas adequadamente, os colaboradores acabam se perdendo em meio a tanto trabalho e aumentando o tempo em que elas levam para serem concluídas. E isto certamente atrasará os projetos e deixará os clientes da empresa insatisfeitos.
É por isso que, para fazer os trabalhos renderem nessa rotina agitada, os gestores precisam gerenciar todas as tarefas da empresa. Somente assim eles conseguirão eliminar os ‘vilões da produtividade’ e melhorar o desempenho da equipe ao longo do dia. No post de hoje, falaremos sobre os cinco principais ‘vilões da produtividade’ que a gestão adequada das atividades é capaz de eliminar. Confira quais são eles:
1. Metas má estabelecidas
Quando má estabelecidas, as metas contribuem para a redução da produtividade da equipe. Isso porque, sem elas, os colaboradores não ficam motivados a realizarem mais tarefas em menos tempo e conquistarem os objetivos da empresa. É por isso que o estabelecimento de metas realistas, juntamente com o controle das tarefas necessárias para elas serem alcançadas, são cruciais para o aumento da produtividade da equipe.
2. Programação inadequada dos trabalhos
Se as metas forem bem traçadas, mas os gestores não acompanharem a evolução das tarefas necessárias para atingi-las, então o prazo de entrega delas poderá ser atrasado. E isto impedirá o alcance dos objetivos. A gestão de tarefas elimina esse problema, já que ela possibilita o estabelecimento e o acompanhamento da programação de cada trabalho. Assim, a realização das atividades e o atingimento das metas são assegurados.
3. Ambiente de trabalho desorganizado
Lembretes, checklists e papeladas espalhadas por todo o escritório geram uma polução visual, que afeta o cérebro dos colaboradores e os impede de realizar as tarefas de forma mais rápida. A gestão de tarefas, quando realizada através de um sistema online, também elimina esse problema. Isso porque ele permite que a equipe acompanhe a evolução dos trabalhos pela internet, sem precisar utilizar papeis, e mantenha o ambiente organizado.
4. Não priorização das tarefas
Alguns colaboradores decidem realizar tarefas com base no seu nível de dificuldade, sem avaliar o seu grau de importância. E isto acaba atrasando as tarefas mais importantes. A gestão de tarefas permite que os responsáveis priorizem as atividades urgentes e relevantes e deixem as outras menos importantes para outro momento, sem que os colaboradores tomem essa decisão.
5. Adiamento das atividades
Toda empresa precisa lidar com tarefas burocráticas, que causam certo desânimo na equipe e as levam a adiar a sua realização. A melhor maneira de evitar essa procrastinação é subdividindo cada tarefa, para que a equipe possa trabalhar nela um pouco a cada dia. A gestão de tarefas pode ajudar o gestor nessa divisão, permitindo que ele acompanhe a sua evolução diária e previna possíveis atrasos nas entregas.
Como você pôde ver, a gestão adequada das atividades é fundamental para sua equipe não se perder em meio a tantos trabalhos, atrasar os projetos e deixar os clientes insatisfeitos. Essa gestão se torna mais eficaz com o uso de um sistema de gerenciamento de projetos, como o Sabesim, que auxilia na atribuição e no acompanhamento das tarefas e mantém a equipe informada acerca das orientações e prazos a serem seguidos.
