Gestão de tarefas: Como lidar com os ‘gargalos’

Gestão de tarefas

Podemos definir ‘gargalo’ como sendo qualquer obstáculo que impeça o correto andamento das atividades corporativas. Além de reduzirem o desempenho da equipe, os gargalos afetam diretamente o tempo de execução das tarefas e geram enormes prejuízos financeiros para a empresa. É por isso que os gestores estão sempre em busca de empecilhos que estejam ‘travando’ os processos e as atividades da sua organização.

Mas o grande desafio não é identificar os gargalos, e sim saber como lidar com eles e encontrar a melhor forma de eliminá-los. Se os responsáveis não conseguirem solucioná-los adequadamente, nem ‘cortarem os problemas pela raiz’, então eles continuarão gerando prejuízos para a organização. A seguir, separamos algumas dicas que irão ajudá-lo a lidar com os gargalos, solucioná-los e evitar que eles ocorram novamente. Confira:

Liste todos os gargalos existentes

Por mais que o gargalo precise ser solucionado rapidamente, tentar eliminá-lo logo que ele for encontrado não é a melhor solução. Isso porque, para eliminar o problema pela ‘raiz’, o gestor precisa primeiramente conhecer os fatores que o geraram. E estes fatores podem estar ligados a falhas em vários processos e departamentos da empresa. Por isso, é importante listar os gargalos encontrados, para que nenhum passe despercebido.

Os gargalos são mais fáceis de serem identificados e listados quando os responsáveis utilizam uma ferramenta de controle de tarefas com Kanban. Isso porque ela mostra claramente quais são as atividades que estão atrasadas e quais são os empecilhos que estão dificultando ou impedindo a sua conclusão. Muitas vezes, os gargalos são colaboradores, e a ferramenta de controle pode indicar exatamente quem são eles.

Encontre as causas dos problemas

Depois da identificação e da listagem dos empecilhos, chegou a hora de identificar as suas prováveis causas. Para isto, os responsáveis precisam contar com o apoio de todos os envolvidos nas atividades e processos. Com os apontamentos das falhas existentes, eles conseguirão mapear e avaliar os processos e encontrar um ou mais entraves que estão dificultando ou impedindo a execução das tarefas.

Elabore um plano de ação

Com todos os gargalos listados, e suas respectivas causas encontradas, agora chegou a hora de montar um plano de ação funcional para eles serem definitivamente eliminados. É importante ressaltarmos que, para cada gargalo, a empresa deve formular um plano. Também é crucial que os gestores avaliem os possíveis impactos que o plano de ação poderá causar nos outros processos e atividades da empresa.

Monitore os resultados constantemente

Depois das causas dos problemas serem eliminadas pela raiz, é importante que os gestores continuem monitorando os processos e atividades, para se certificarem de que os gargalos foram devidamente solucionados. Se os problemas não desapareceram, então isto significa que os planos de ação não foram adequados, ou que a raiz dos problemas não foi identificada. Neste caso, os responsáveis devem refazer todo o processo.

É importante lembrarmos que a identificação e a eliminação de gargalos não é um trabalho muito simples. Ele pode ser executado em questão de horas, dias ou semanas, dependendo da profundidade da raiz do problema, e consumir uma significativa quantia de tempo e recursos da empresa. Por esta razão, é importante eliminá-los de forma rápida e eficiente quando surgirem e, acima de tudo, evitar que eles apareçam.

E então, pronto para seguir as nossas dicas e eliminar os gargalos da sua empresa? Se tiver ficado com alguma dúvida, ou quiser nos contar suas experiências, aproveite o campo de comentários abaixo!

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Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho?

Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho

Todo gestor deve ter como prioridade buscar ações que contribuam para o aumento do desempenho da equipe de trabalho. Afinal, quanto mais o time produz, melhores são os resultados não apenas para o setor, mas para toda a empresa.

Mas como incluir este desafio na já atarefada rotina de quem lidera uma equipe? Contamos alguns segredos simples e eficientes para isso neste artigo, confira:

Como melhorar o desempenho da equipe

Para melhorar o desempenho da equipe, é preciso apostar em ações e soluções que contribuam para o aumento da sinergia dos membros do time. Para isso, melhorias na comunicação são essenciais. Afinal, se os colaboradores não têm um bom diálogo, há muito mais probabilidade de erros e de perda de tempo em atividades que não são prioridade.

Melhorar a comunicação, é portanto, um dos segredos para que a equipe trabalhe em alta performance. Também é fundamental que haja um bom gerenciamento de tarefas e que as horas de trabalho sejam bem aproveitadas.

Gestão de projetos

Quando a equipe inicia um projeto, é preciso garantir que cada colaborador tenha ciência do papel que desempenha e que as metas e objetivos estejam claros para todos. Também é essencial que o gestor consiga manter todas as tarefas necessárias para atingir estes objetivos sob controle.

Quanto mais organizado é o trabalho do time, melhor é o seu desempenho. Conheça quatro elementos fundamentais para facilitar a organização das atividades e a gestão dos colaboradores envolvidos no projeto:

Controle de atividades

É muito importante que o gestor tenha pleno conhecimento do status de cada atividade desempenhada pelos membros da sua equipe. Só assim, ele pode replanejar tarefas, quando necessário, e fazer os ajustes necessários para evitar atrasos e erros no processo.

Um bom sistema de gestão facilita este controle, porque permite que o líder acompanhe prazos e compartilhe compromissos com a equipe com precisão e agilidade.

Gestão do tempo

Existe um recurso precioso, que deve ser bem gerenciado para que a equipe trabalhe com rendimento máximo: o tempo. Certifique-se de que as horas do seu time sejam bem aproveitadas, evite que os seus colaboradores percam muito tempo com atividades que têm pouca relevância para a conclusão do projeto.

Para isso, é preciso manter um controle das horas gastas com cada atividade e fazer constantes alterações no cronograma da equipe, com base neste controle e na análise de prioridades.

Comunicação interna

Um dos maiores perigos da falta de comunicação é o retrabalho – e é justamente o retrabalho um dos maiores responsáveis por atrasos no cronograma e pela falta de produtividade na equipe. Investir em ações e soluções que ajudem a melhorar o diálogo entre os colaboradores é essencial para evitar que isso aconteça no seu time.

Reuniões semanais com intuito de deixar toda a equipe a par do andamento do projeto, processos mais transparentes através da implantação do kanban são alguns exemplos de soluções que contribuem para uma melhor comunicação entre a equipe.

Mensagens organizadas

Um sistema de comunicação interno, que permita a rápida troca de mensagens entre o time, é um exemplo de ferramenta que pode contribuir de tal maneira para a melhora do desempenho da equipe que merece um tópico especial no nosso artigo. Quanto mais simples for o compartilhamento de informações entre a equipe, melhor para o andamento do projeto.

Também é essencial que haja uma boa organização das mensagens trocadas para evitar que o time perca tempo tentando se encontrar em mensagens mais antigas ou procurando por informações essenciais para dar continuidade às tarefas.

Uma equipe que apresenta bom desempenho agrega valor à empresa, porque garante projetos de qualidade, produzidos em menos tempo.

A sua equipe já trabalha em alta performance? Que tal investir em soluções para melhorar a comunicação, a gestão do tempo e o controle de tarefas? Conheça a solução Sabe Sim!

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Equipes de alto desempenho com ações simples

Intranet e rede social corporativa

Você já considerou que não é preciso modificar radicalmente os processos da empresa para conquistar melhores resultados no trabalho desenvolvido pelos seus funcionários? Algumas ações simples podem trazer grandes efeitos, especialmente quando elas envolvem melhorias na comunicação e automatização de processos.

Descubra, neste artigo, quais são as vantagens de investir para aumentar o desempenho dos colaboradores e conheça alguns exemplos de ferramentas essenciais para alcançar esta melhoria na produtividade interna!

Como o alto desempenho pode beneficiar a empresa e os funcionários?

Investir para aumentar a performance do trabalho desempenhado pelos seus colaboradores é uma ação que traz vantagens para a empresa e para os funcionários. Veja quais são elas:

Benefícios para a empresa

Equipes que trabalham em alta performance contribuem para que a empresa tenha clientes mais satisfeitos e maiores ganhos financeiros. A lógica é simples: o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da organização reflete diretamente não só na qualidade dos produtos e serviços entregues, mas também no cumprimento dos prazos prometidos, o que leva ao aumento da satisfação.

Clientes felizes são a melhor propaganda para atrair novos consumidores e, consequentemente, garantir uma maior lucratividade para a empresa.

Benefícios para os funcionários

Quando o time é produtivo, todos os membros são beneficiados. Não há necessidade frequente de retrabalho e as atividades fluem melhor. Isso contribui para que os colaboradores façam melhor proveito das suas horas na empresa e para que percebam melhores resultados tanto na performance individual, quanto no desenvolvimento do trabalho da equipe. Todos estes são fatores que ajudam a aumentar a motivação dos funcionários.

Ferramentas que contribuem para o alto desempenho

O sistema Sabesim! é um excelente exemplo de ferramenta que contribui para aumentar o desempenho das suas equipes de trabalho. Com design intuitivo e recursos diversificados, esta é uma solução que permite, com ações simples, acelerar processos internos e melhorar o gerenciamento de tarefas. Saiba mais sobre dois benefícios proporcionados por este sistema:

Gestão de projetos e controle de atividades

Os projetos desenvolvidos na empresa ganham qualidade e agilidade quando têm uma boa gestão. O kanban online, por exemplo, permite que o líder da equipe monitore como está o status das atividades em desenvolvimento. Os demais membros da equipe também podem usar este recurso para verificar como está o cronograma do projeto e para acompanhar as tarefas que estão sob responsabilidade dos demais membros do time.

Outro exemplo de recurso que potencializa os projetos da empresa é o sistema de calendário – ferramenta que pode ser utilizada para garantir que nenhuma reunião importante ou prazo sejam perdidos ou esquecidos pelos colaboradores.

Comunicação interna eficiente

Se existe um ponto em comum entre todas as equipes que atuam em alta performance é o fato de que todas elas possuem uma excelente comunicação interna. Os setores da empresa são interligados: o financeiro, por exemplo, precisa ter acesso a informações do setor de marketing para executar determinadas tarefas.

Se existem falhas neste diálogo, as atividades de um setor podem ser prejudicadas e isso resulta em baixa produtividade para toda a empresa. A solução Sabesim inclui recursos, como intranet corporativa e sistema de troca de mensagens, que contribuem para a melhora do diálogo interno e, consequentemente, para o aumento do desempenho da empresa.

Acesse o nosso site e conheça mais sobre a solução Sabesim!, sistema que disponibiliza as ferramentas ideais para que os seus colaboradores trabalhem em alta performance.  

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Como aumentar a produtividade no trabalho

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Você é daqueles que acham que um dia deveria ter 48 horas para poder fazer tudo o que é preciso? Realmente, dar conta de todas as atividades do dia a dia não é tarefa fácil, e encontrar uma brecha na agenda pode ser uma missão impossível.

Mas, com um pouco de organização e planejamento, é possível aumentar a sua produtividade no trabalho, já que é nele que você passa a maior parte do tempo. Rendendo mais durante o dia e resolvendo todas as pendências no trabalho, você consegue aproveitar melhor os momentos fora dele com amigos e familiares.

Se você acha impossível aumentar a sua produtividade pessoal, reunimos algumas dicas para lhe ajudar nesse desafio da vida moderna: render mais e, mesmo assim, ganhar tempo. Confira.

Adote uma agenda com planejamento diário

Não tem jeito, por mais que tenhamos consciência de tudo o que deve ser feito durante o dia, não conseguimos visualizar a duração de cada atividade. Resultado? Muitas das coisas que foram planejadas deixam de ser feitas pela aparente falta de tempo.

Passar para o papel tudo o que precisa ser resolvido durante um dia é a primeira dica para aumentar a sua produtividade no trabalho. Elenque as prioridades e, a partir daí, trace metas para que sejam cumpridas com uma estimativa de tempo. É essencial que você saiba distribuir de forma coerente esses prazos para que, além de se organizar melhor, evite a frustração por não ter conseguido cumprir tudo o que havia proposto. Não se esqueça de prever um tempo para os imprevistos na sua agenda. Eles podem acontecer a qualquer momento e sem aviso prévio.

Faça um teste e veja o quanto é prazeroso constatar que, ao final de um dia, você conseguiu cumprir com tudo o que havia se proposto antes de começar a trabalhar.

Livre-se de distrações que lhe tiram o foco

Para determinados trabalhos, desligar o celular pode ser impossível durante um dia de trabalho, já que ele é uma ferramenta essencial, mas se esse for o seu caso, proponha-se usá-lo somente para assuntos profissionais. Uma boa forma de fazer isso é se deslogar de todas as suas redes sociais, para evitar aquelas famosas espiadas que tiram o foco e atrasam a sua agenda.

Além delas, o e-mail também deve ser usado com parcimônia, já que, ao aviso de qualquer nova mensagem, é natural que tenhamos o impulso de parar o que estivermos fazendo para abri-la e responder o mais prontamente. Imagina essa interrupção 10, 20 vezes durante o dia. É claro que isso vai afetar a sua produtividade, por isso organize-se para checar a sua caixa de entrada somente quando estiver acabado uma das tarefas da sua agenda.

Saiba delegar funções

Essa talvez seja a mudança mais difícil para quem deseja aumentar a sua produtividade no trabalho. Isso porque até agora falamos sobre processos que podem ser facilmente adaptáveis, mas aprender a delegar funções requer um esforço para ir contra a uma característica muito comum a vários profissionais: centralização.

Não é errado querer apresentar o maior número possível de resultados positivos, mas é preciso reconhecer limites e que ninguém abraça o mundo, pelo menos não sozinho. Delegar não é assumir uma incapacidade, mas sim demonstrar inteligência e discernimento em relação à rotina de trabalho.

Que tal desafiar-se e colocar em prática essas dicas no seu dia a dia? Se você tem outras sugestões para aumentar a produtividade no trabalho, conte pra gente pelos comentários e continue acompanhando o blog.

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O que é Gestão de Desempenho e como controlar de modo online?

Gestão de desempenho+

A avaliação de desempenho é uma fase que faz parte do processo de gestão de um profissional na empresa, e aponta a capacidade dele de executar e cumprir metas que são traçadas previamente.

A Gestão de Desempenho será responsável por medir a performance do colaborador na execução das metas, assim como os seus padrões. Podemos concluir que a Gestão de Desempenho é uma tarefa contínua de avaliação e orientação, gerando uma interação entre gestor e colaborador. O objetivo maior é direcionar o desempenho do colaborador para que os resultados sejam alcançados, impactando positivamente no ambiente interno e externo da empresa.

 

A importância da Gestão de Desempenho na empresa

Essa prática contribui de maneira surpreendente no aprendizado organizacional, pois é através dela que os erros são identificados, e que há possibilidade de direcionar os colaboradores para as alternativas corretas de ação em busca de eficácia. A Gestão de Desempenho passa então a ser um importante instrumento para promover desenvolvimento e gerar conhecimento, sinalizando para a adequação de habilidades e conhecimento organizacional.

Gerir o desempenho de um profissional não é rotulá-lo, pelo contrário é acompanhar o trabalho de perto, e dar o feedback para tornar o colaborador mais produtivo, motivado, e, por consequência, mais engajado para contribuir nos objetivos empresariais da organização.

 

Benefícios da Gestão de Desempenho na organização

  • Promove o autoconhecimento e a valorização no ambiente de trabalho;
  • Evidencia os pontos fortes e minimiza os pontos fracos;
  • Possibilita que orientações sejam feitas aos funcionários, de acordo com os seus interesses, capacidades e aptidões;
  • Possibilidade de fazer readaptações e melhor o potencial dos colaboradores;
  • Fonte de informações sobre as necessidades de aprimoramento e treinamentos;
  • Possibilita a comunicação com os colaboradores sobre o atual desempenho deles, e a sugestão de mudanças nas habilidades, atitudes e comportamento que podem ser realizadas;
  • Possibilita que o colaborador saiba o que o seu chefe avalia em relação ao seu trabalho.

 

Como controlar a Gestão de Pessoas de modo online

Há formas tradicionais de avaliar o desempenho dos colaboradores, mas elas estão se tornando cada vez mais obsoletas, pois muitas vezes encontram falhas no meio do processo, e não alcançam o objetivo esperado do gestor.

Os métodos modernos de avaliação são os mais indicados, pois eles focam na autoavaliação, ou seja, torna o profissional muito mais participativo e engajado para alcançar os objetivos.

Métodos participativos são democráticos, envolventes, e com a monitoração contínua, e os objetivos traçados com a própria equipe, tornam o processo muito mais direcionado para trazer excelentes resultados.

 

Modo online na gestão

Através de uma solução como a análise de desempenho do Sabesim, você consegue socializar as informações para estimular o engajamento, a competitividade e a melhor performance dos colaboradores.

Você não precisa de várias planilhas e folhas de avaliação. Ao gerir de modo online, a visão da produtividade é muito mais precisa, assim como identificar um desempenho abaixo dos objetivos traçados e problemas durante o processo estipulado.

Contar como um modo online para gerir e analisar o desempenho dos colaboradores da sua empresa nunca foi tão simples. O colaborador autoavalia o seu trabalho e você terá em suas mãos uma ótima forma de conhecer a fundo o colaborador, e analisar de forma gráfica e simplificada cada um dos profissionais geridos por você.

 

Gostou? Então, nos conte qual é o seu maior desafio na hora de analisar o desempenho dos colaboradores da sua empresa. Estamos ansiosos para conhecer o seu trabalho e auxiliar no processo de transição para modelos de gestão online.

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