Defina Responsáveis por Colunas em Projetos

Uma das novidades mais pedidas por nossos clientes acabou de ir pro ar. Agora é possível definir o responsável por uma coluna inteira em um projeto.

Só quem pode definir o responsável por uma coluna é o criador do projeto, ou administradores do sistema.
Quando uma tarefa for movida para a coluna que tenha um responsável definido, está será automaticamente de responsabilidade dessa pessoa.

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Exemplos de intranet bem-sucedidos para inspirar a sua empresa

Exemplos de Intranet
O mundo dos negócios mudou drasticamente nas últimas décadas. A tecnologia progrediu de maneira notável desde a década de 1980, permitindo que praticamente qualquer pessoa com um laptop e as habilidades certas inicie sua própria empresa.  Enquanto alguns avanços tecnológicos surgiram e desapareceram, a intranet, desde que surgiu, continua presente no mundo dos negócios. Exemplos de intranet bem-sucedidos podem ser encontrados facilmente em muitas empresas de sucesso.

De fato, as intranets revolucionaram as operações comerciais. A partir de um começo humilde e com funcionalidades limitadas, essas comunidades virtuais agora geram produtividade, permitindo que uma equipe de trabalho troque informações e gerencie projetos com facilidade. Gerentes e CEOs muitas vezes ficam atônitos com a rapidez com que a intranet pode aumentar a eficiência de um negócio. Mas como a intranet beneficia uma empresa?

Aqui estão 2 exemplos de intranet que criaram com sucesso uma cultura de alto desempenho e vão inspirar a sua empresa:

Contabilidade: exemplo de intranet que otimiza a gestão

A gestão do tempo é o grande benefício para uma empresa de contabilidade que possui uma intranet – quantas vezes você enviou um e-mail interno e teve que esperar horas por uma resposta? A intranet facilita a comunicação, permitindo que os funcionários acessem as informações de que precisam de maneira rápida e eficiente.

Folha de pagamento, faturamento e RH são apenas alguns dos benefícios que uma intranet pode automatizar, liberando pessoal para ser produtivo em outras áreas e eliminando a necessidade de planilhas intermináveis.

Melhorando a comunicação

Para se comunicar e colaborar efetivamente, é preciso gerenciar a informação de forma eficiente. A intranet organizará e canalizará sua inteligência de negócios com precisão. Em vez de exibir e-mails, a equipe pode visualizar as informações-chave de uma só vez em formato de painel. A estrutura da intranet impede a sobreposição de informações, para que os membros da equipe trabalhem com apenas os arquivos que realmente precisam. E, uma vez que o escritório sem papel ainda requer um sistema de arquivamento, o gerenciamento de documentos da intranet é uma excelente opção. Basta carregar e marcar seus arquivos para acesso rápido.

Escolas e universidades: exemplos de intranet benéfica para empregados e clientes

A intranet pode fazer muito mais do que organizar os funcionários, dados e documentos de uma escola. O verdadeiro valor da intranet nos estabelecimentos educacionais é a sua capacidade de fornecer um serviço que os funcionários gostam de usar, o que facilita a vida cotidiana e energiza o local de trabalho.

Trabalhar em um ambiente educacional cria seus próprios desafios únicos, portanto, ter um sistema de comunicação fácil de usar ao alcance de todos os envolvidos é primordial. As escolas e os estabelecimentos de ensino superior utilizam a intranet como forma de distribuir informações de diferentes hierarquias para os funcionários. Além isso, a intranet pode se tornar um fórum de compartilhamento de conhecimento com o qual todos possam contribuir.

As intranets são particularmente úteis para estabelecimentos educacionais geograficamente dispersos, com prédios em diferentes campi que compartilham objetivos educacionais comuns e possuem necessidades constantes de comunicação. Além disso, as escolas estão particularmente preocupadas com a segurança e privacidade de suas informações, pois lidam com dados pessoais dos alunos. Mais uma vez, um sistema de intranet pode resolver essas preocupações por ser um sistema extremamente seguro.

Um sistema que envolve a todos

Exemplos de intranet são aprovados por professores que já utilizam uma intranet para personalizar a aprendizagem dos alunos. Essa é a chave para o sucesso – tornar os alunos responsáveis por personalizar sua própria aprendizagem. É tudo sobre a utilização de um sistema que envolve a todos. No passado, a intranet era usada principalmente como um local para armazenar documentos e recursos digitais para o ensino. Hoje, os alunos podem tirar dúvidas sobre suas tarefas, verificar tarefas entregues e pendentes e são os responsáveis por enviá-las no prazo. A intranet permite que o trabalho seja corrigido muito rapidamente e reenviado aos alunos.

Aproveite para colocar essas dicas na prática! Teste a plataforma da SabeSim de forma gratuita e conheça nossos exemplos de intranet. Entre em contato com nossos colaboradores!

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Agenda de tarefas online – Gerencie compromissos e tarefas num só lugar

Agenda de tarefas online
A sua empresa usa uma agenda de tarefas online?

O planejamento de projetos é um mecanismo utilizado para comunicar quais tarefas precisam ser feitas e quais recursos organizacionais serão alocados para completar essas tarefas em um determinado período de tempo. Além disso uma agenda permite comunicar e agendar compromissos entre os membros da empresa.

Mas como criar um cronograma de tarefas? O que está sendo agendado, para quem e com qual finalidade?

Agenda de tarefas online

Um projeto é composto por muitas tarefas, e cada tarefa tem uma data de início e uma data final (ou data de vencimento) para que possa ser concluída. Da mesma forma, os funcionários têm disponibilidades diferentes que precisam ser documentadas para planejar com êxito essas tarefas.

No passado, as empresas possuíam calendários impressos em uma parede visível da sala do café ou planilhas compartilhadas por e-mail, hoje a maioria dos times usa ferramentas on-line de agendamento. Uma agenda de tarefas online oferece vários benefícios para a empresa. Entre eles podemos citar:

Deixa os responsáveis cientes dos compromissos

A ferramenta agenda de tarefas online do SabeSim possui listas de tarefas que permitem ao gerente programar vários compromissos, datas de vencimento, o esforço planejado para a resolução dessas tarefas e, em seguida, atribuir essas tarefas a um responsável ou a um time de responsáveis.

O software também permite o agendamento de recursos, que é, basicamente, a capacidade de agendar a disponibilidade da equipe, mas também permite agendar recursos não humanos, como máquinas, edifícios ou salas de reuniões.

Indica com cores o grau de importância de cada compromisso

Como os projetos têm tantas partes móveis e estão mudando com frequência, a agenda de tarefas online permite indicar com cores as tarefas de acordo com o grau de importância. Ela mostra também quando uma tarefa agendada não está concluída no horário.

A agenda ainda gera avisos automatizados para que os membros da equipe saibam quando as tarefas agendadas são devidas ou atrasadas. Isso evita que o responsável pela equipe precise lembrar a todos os envolvidos dos compromissos por e-mail.

Permite a visualização de tarefas por dia, semana ou mês

O calendário do projeto é o seu melhor amigo, esteja você trabalhando em um ou vários projetos. O calendário permite coletar dados em tempo real por você e por sua equipe e visualizá-los por dia, semana ou mês.

Com uma agenda online, se pode notar onde as tarefas estão atrasadas e ajustar imediatamente o calendário para resolver eventuais atrasos antes que eles se tornarem um problema.

Compartilhe compromissos

Muitos compromissos são de interesse de toda a empresa, como palestras e treinamentos. Outros, no entanto, são de interesse apenas da equipe de um determinado projeto. A agenda permite que o responsável pelo compromisso o direcione apenas para os interessados. Além disso, a agenda permite o agendamento de tarefas fixas, ao longo da semana ou do mês, para que esse mesmo compromisso não tenha que ser adicionado repetidamente, o que facilita muito a gestão de projetos.

O agendamento é um dos trabalhos mais difíceis no gerenciamento de projetos, mas a coordenação das datas de entrega pode ser simplificada e tornada mais eficiente quando você emprega as ferramentas do SabeSim!

E você? Como gerencia os compromissos e tarefas da seu equipe de trabalho? Comente com a gente!

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Plataforma colaborativa – O que é, como funcionam sistemas colaborativos

O que é uma plataforma colaborativaUma Plataforma colaborativa é uma ferramenta de software utilizada em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser bastante especializadas, a fim de oferecer aos seus usuários várias formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes.

Ou dito de outro modo, uma plataforma colaborativa permite o compartilhamento, processamento e gerenciamento de arquivos, documentos e outros tipos de dados entre vários usuários ou sistemas. Este tipo de software permite que dois ou mais usuários remotos trabalhem em conjunto em uma tarefa ou em um projeto.

Uma plataforma colaborativa também é conhecida como software colaborativo, software de colaboração online e groupware.

Qual o objetivo de uma plataforma colaborativa?

Uma plataforma colaborativa destina-se, principalmente, a aumentar a produtividade de um grupo de indivíduos e, mais especificamente, aumentar a produtividade das organizações. Isto é conseguido através das capacidades coordenadas de processamento e gerenciamento de tarefas fornecidas por esse tipo de programa.

Uma plataforma colaborativa permite aos usuários criarem um espaço de trabalho e adicionarem dados ou fluxos de trabalho a ele. O espaço de trabalho criado é visível e acessível a todos os outros usuários independentemente da sua localização física. Todas as alterações feitas nos dados ou arquivos são sincronizados, garantindo que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um projeto em andamento.

No caso de um software de colaboração habilitado para nuvem, os mesmos dados são hospedados e acessados diretamente do site do host do software. O Sistema Kanbam Online é um exemplo popular de plataforma colaborativa.

Uma plataforma colaborativa permite que uma empresa facilite e melhore os seguintes aspectos:

  • Comunicação,
  • Compartilhamento e discussão de informações,
  • Compartilhamento de dados / informações,
  • Coordenação de esforços e atividades.

Uma plataforma colaborativa pode ser categorizado de acordo com os seguintes tipos:

  • Ferramentas de colaboração de propósito único,
  • Conjuntos de colaboração,
  • Comunicações unificadas de colaboração.

Ferramentas de colaboração de propósito único

As ferramentas de colaboração de propósito único se concentram em projetos ou tarefas comuns. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas de colaboração de propósito único:

E-mail: Considerado o avô de todas as ferramentas colaborativas de software, o e-mail ironicamente ainda é o mais usado. Seu objetivo principal é facilitar a comunicação interna e externa. A estrutura de um e-mail permite o uso de várias outras tarefas de colaboração.

Quadros de discussão: Entre as melhores ferramentas de colaboração de propósito único estão os painéis de discussão, que são orientados para reuniões simultâneas. Ou seja, muitas pessoas contribuem com suas ideias ao mesmo tempo. O Wiki empresarial permite a inserção de todas as informações num banco de dados para ser consultado por todos os integrantes da equipe.

Gerenciamento de documentos: Permite que a empresa crie, organize, armazene e acesse documentos importantes. O gerenciamento de documentos consiste em produzir, trabalhar em conjunto e divulgar documentos com outras pessoas, grupos ou empresas. As ferramentas de colaboração de documentos geralmente possuem recursos que incluem controle de versão, bem como trilhas de auditoria para facilitar múltiplos contribuidores ou permissões para coordenar o acesso. O disco virtual da Sabesim oferece aos colaboradores da equipe um meio simples, rápido e fácil de compartilhar material de trabalho.

Gerenciamento de Projetos: Todos os esforços de um projeto podem ser divididos em um conjunto de tarefas. As ferramentas de uma plataforma de colaboração permitem delegar tarefas, fazer marcos, definir dependências, acompanhar o progresso e, assim, garantir que tudo esteja no caminho certo. Uma agenda de compromissos permite compartilhar informações com todo o time de trabalho e facilitar a informação de forma rápida e integrada.

Intranet: São basicamente páginas web para uso interno. A Intranet pode ser vista como ferramentas de comunicação, onde você publica anúncios, políticas, planos ou mesmo eventos. A intranet também pode ser usada como uma forma de motivar funcionários (com citações como “funcionários do mês” ou mensagens inspiradoras como “mensagem do dia”).

Ferramentas sociais: As ferramentas sociais, como as redes sociais e os painéis de mensagens são frequentemente consideradas como o novo e-mail. Seu objetivo principal é a comunicação e o compartilhamento, mas ferramentas como Facebook, Twitter e YouTube, são projetadas de forma dinâmica e centrada individualmente, o que é indiscutivelmente uma grande melhoria em relação ao e-mail.

Ferramentas de controle de projetos: Ferramentas de fluxo de trabalho são um excelente exemplo de ferramentas de colaboração. Um fluxo de trabalho em essência é uma transação comercial do o início até o encerramento. As ferramentas de software colaborativo de fluxo de trabalho gerenciam os dados associados a um fluxo de trabalho à medida que decorram várias etapas.

A sua empresa usa uma plataforma colaborativa? Comente com a gente!

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Como ter uma gestão de processos eficiente

Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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Segurança no Sabesim

O Sabesim em toda sua história nunca sofreu nenhum tipo de vazamento de dados por erro de nossa parte ou algum tipo de invasão que comprometesse nossos clientes.

Um dos motivos disso são nossas medidas de segurança, que descrevemos a seguir.

Medidas de Seguranças

Aqui citaremos algumas medidas que tomamos para tornar Sabesim mais seguro.

Segurança dos dados da Empresa

Os dados da sua empresa são seus e privados. Tomaremos todas as ações necessárias para que apenas seus colaboradores autorizados possam ter acesso a estas informações.

Ações Pró-Ativas Técnicas

Estas são as ações que fazemos pró-ativamente para aumentar a segurança:

Conexão SSL/HTTPS

O Sabesim usa encriptação SSL por padrão no sistema.

Acesso restrito a recursos sensitivos

O Acesso ao banco de dados, bem como a serviços específicos só pode ser feito por servidores que estejam dentro do escopo de servidores do Sabesim. Isto significa que ninguém externo conseguirá sequer tentar ver o seviço.

Bloqueio de Portas

Apenas portas essenciais ao acesso do usuário são abertas (HTTP e HTTPS).
As demais portas são todas fechadas.

Backup Constante

O Sabesim faz Backups constantes de diários dos dados mais sensitivos.

Servidores Robustos

Utilizamos o serviço de Cloud da Amazon, o que proporciona extrema robustez no sistema.

Ataques / Prevenção

Abaixo listamos as principais formas de ataque existentes.
Em seguida vou explicando como o Sabesim se previne a estes ataques.

SQL Injection, 18,87%
É quando alguém com acesso ao sistema, de alguma forma injeta códigos SQL na requisição ao servidor. Caso este não trate este código, o cara pode por exemplo deletar ou alterar tabelas do banco.
O Sabesim é 100% seguro quanto a isso, pois usamos JPA do Java, que de cara impede que um código malicioso chegue ao sistema.

Cross Site Scripting (XSS), 12,58%
É quando alguém manda um código malicioso (Geralmente via Javascript) a outra pessoa geralmente por mensagem. O Orkut era famoso por ter muito destas falhas.
O Sabesim é 100% seguro quanto a isso, pois toda as mensagens, antes de serem gravadas no banco de dados, passam por um processo chamado “Satinizing”.
Neste processo apenas TAGS Html seguras passam pelo pente fino, e o que não estiver seguro é descartado.

Denial os Service 8,06%
É quando o sistema recebe requisições demais ao mesmo tempo. Geralmente de um mesmo IP, ou servidor.
O Sabesim por estar hospedado na Amazon consegue aguentar tráfego pesado, além de poder redirecionar tráfego malicioso para um servidor fake.

Predictable Resource Location 4,35%
É quando por exemplo existe uma página “secreta” que só o dono do site sabe onde fica, e que serve para fazer algo importante no sistema.
O Sabesim não tem nenhuma página assim

Unintententional Information Disclosure 4,35%
Exibição acidental de informação. É quando o cara por exemplo mantem num papel junto com o cartão do banco, a senha dele.
Não existe meio eficiente de contornar isso via sistema, apenas educando as pessoas.

Brute Force 4,03%
É quando o cara tenta milhões de vezes acessar uma conta ou algo assim tentando senhas variadas.
No Sabesim, se o cara errar a senha 03 vezes, o sistema bloqueia a conta por 02 minutos tornando o ataque inviável.

Credential and Session Prediction 2,9%
O Sabesim para identificar você gera um Cookie com um valor nele do tipo s=drt567zwer_8
Existem sites que usam o mesmo numero, ou chave sempre, e se alguém descobrir isso, pode acessar a conta como sendo a pessoa.
O Sabesim gera esta chave de forma randômica, e ela muda toda vez que é feito login, tornando este ataque impossível.

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A gestão de projetos através de dispositivos mobile

Kanban Mobile
Poucas coisas são tão necessárias, ou tão difíceis, quanto gerenciar com êxito os projetos de uma empresa. A facilidade dos dispositivos móveis junto com o poder da gestão de projetos, características que fazem parte do aplicativo mobile do SabeSim, permitem que esse  grande desafio seja realizado com sucesso.
Por diversos motivos, previsíveis ou não, projetos podem parar ou sofrer grandes atrasos em seu desenvolvimento se não forem iniciados corretamente ou serem gerenciados através de uma metodologia adequada.

Gerenciamento de projeto a qualquer hora, em qualquer lugar

Gerentes de projeto continuam ser considerados recursos inestimáveis ​​para empresas de todos os tamanhos. Eles são fundamentais no planejamento, facilitação, agendamento, comunicação e resolução de conflitos. Com a força de trabalho se tornando cada vez mais móvel, os gerentes de projeto também exigem acesso a poderosos aplicativos para simplificar o gerenciamento de seus projetos.
Aplicativos móveis aumentam a produtividade, dando aos colaboradores, em qualquer lugar e a qualquer hora , acesso a informações importantes dos projetos, além do mais, utilizar recursos tecnológicos como esse impulsionam a inovação no local de trabalho, facilitam a colaboração em tempo real e a resolução de problemas.

O gerenciamento de projetos ágeis associada a tecnologia mobile

A realidade encontrada hoje com relação a gestão de projetos com uso de dispositivos móveis, demonstra que o suporte a uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos é a preferência de grande parte dos gerentes de projetos.
Considerado como um recurso de qualidade projetada para a melhoria de processos, os dispositivos móveis permitem um feedback mais rápido que possibilita ações e tomadas de decisões de forma adequada e rápida. É importante acrescentar ainda que os aplicativos de gestão para dispositivos móveis podem ser úteis como um canal adicional para manter a equipe informada durante o desenvolvimento ágil.
Adotar uma abordagem ágil associada aos aplicativos móveis é considerada adequada devido ao seu curto ciclo de vida e aos desafios encontrados em um ambiente dinâmico de modificações freqüentes com base nos requisitos e nas necessidades e expectativas do usuário.
Neste tipo de ambiente, os processos ágeis são mais adequados para satisfazer o cliente, a necessidade de encurtar os prazos de entrega, a flexibilidade nas mudanças de escopo e a estreita colaboração entre a equipe de desenvolvimento e as partes interessadas é fundamental e os aplicativos mobile se apresentam como ferramenta essencial se adaptando muito bem a essa forma dinâmica de trabalho e a tomada de decisões.

Como realizar a gestão de projetos com uso de aplicativos móveis?

Onde quer que seu trabalho o leve, você precisa acessar informações críticas do projeto a qualquer hora e em qualquer lugar. Já vimos que o gerenciamento de projetos com uso de dispositivos mobile atende muito bem a essa necessidade, mas como realizar essa gestão de forma eficiente utilizando Smartphones e Tablets?

  • Gerenciamento de tarefas

O gerenciamento de tarefas em qualquer lugar nunca foi tão fácil, imagine por exemplo, a necessidade de ajustes rápidos em um projeto logo após uma reunião com o cliente, mesmo você estando fora do escritório o uso do aplicativo móvel, permite criar a tarefas, adicionar prazos e atribuí-los ao time de desenvolvimento de forma antecipada e dinâmica.

A versão para dispositivos móveis também permite que você visualize todas as atribuições de  tarefas, prazos e o andamento de suas execuções, desta forma, é possível respostas rápidas, e tomadas de decisão em tempo real.

  • Rastreamento de Tempo

A realização de reuniões ou visitas a clientes são facilitadas com o acompanhamento de tempo integrado a tecnologia mobile. O registro das atividades e deslocamentos de viagens são facilitadas com o uso de aplicativos. Tudo isso integrado ao sistema de gestão em sua versão Web, mantendo tudo integrado sem risco de perder suas informações.

  • Colaboração e comunicação

O envio de arquivos e mensagens a sua equipe permite maior integração entre as equipes. Anexar arquivos e fazer comentários às tarefas e realizar atualizações são fundamentais em um projeto.
Conheça a solução completa de gestão de projetos mobile da SabeSim, disponível para Android, com nosso App mobile agora será possível gerenciar projetos de forma similar ao que ocorre na versão Web do Sabesim de forma dinâmica e ágil. Você pode ainda entrar em contato com os nossos especialistas e tirar suas dúvidas.
Continue nos acompanhando em nosso blog e fique por dentro de dicas e informações importantes.

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Comunicação Interna e sua importância nas empresas

Comunicação Interna
Em uma organização, a comunicação interna é responsável pela disseminação da cultura empresarial, pelo relacionamento interpessoal e pelo fluxo de informações entre os colaboradores. A comunicação interna tem um caráter social, por meio do qual todos os funcionários são trabalhados a partir do conceito de colaboração – daí o uso do termo “colaboradores”. Na maioria das empresas, ela também é conhecida como “marketing interno”, pois quem faz essa comunicação é o departamento de marketing. Mas, em outras, essa estratégia costuma ser planejada e executada pelo departamento de gestão de pessoas.

Como estabelece-la de forma eficaz uma empresa?

As falhas na comunicação interna costumam ser apontadas como as responsáveis por grande parte dos prejuízos, atrasos e retrabalhos nas empresas. Por isso, é importante que seus gestores avaliem e otimizem este processo, através de medidas que ajudam a eliminar as barreiras de comunicação e garantir que as informações cheguem ao seu destino sem falhas, no período de tempo certo e com a clareza necessária. Abaixo, conheça algumas delas para que você possa estabelecer uma comunicação eficaz na sua organização:

Avaliar o fluxo da comunicação interna

Em um mundo integralmente conectado, onde incontáveis informações são trocadas tanto dentro como fora da empresa, quantidade nem sempre quer dizer qualidade, não é verdade? Logo, avaliar o fluxo da comunicação interna e avaliar o que deve ser descartado, seja por falta de relevância, seja por inutilidade para quem recebe tais dados, é fundamental. Neste caso, softwares de gestão podem auxiliar na coleta, no tratamento e no devido compartilhamento das informações para os envolvidos.

Garantir a qualidade das informações

Apesar da tecnologia ajudar bastante na comunicação, erros cometidos pelos colaboradores ocorrem com frequência e podem causar falhas e mal-entendidos. Por isso, é importante cuidar da qualidade dessa comunicação e informar aos membros da equipe para redobrarem a atenção ao redigirem um e-mail ou outra mensagem qualquer, para que não haja interpretações distintas.

Centralizar as informações em um único sistema

Ao centralizar as informações em um único sistema, os gestores conseguem obter uma visão completa de tarefas e projetos e seus respectivos prazos, para que assim possam tomar decisões mais assertivas e aumentar a produtividade dos colaboradores. Também é importante criar canais internos de comunicação para atingir todos os funcionários, como jornais, revistas e newsletters.

Benefícios de uma solução como Sabesim para a comunicação interna

Sistemas de comunicação obsoletos e estruturas hierárquicas muito rígidas ou departamentalizadas também costumam impor barreiras à comunicação interna na empresa. Logo, promover uma comunicação eficiente, de forma rápida e o mais transparente possível através de um software para comunicação interna, como o Sabesim, é fundamental para manter os funcionários satisfeitos, produtivos e bem relacionados com os demais, o que contribui para o aumento da qualidade do clima organizacional.

Também é importante lembrar que, como a informação é muito dinâmica, a comunicação também precisa ser, de modo a assegurar que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos da empresa e possam atuar para garantir o seu sucesso no mercado. Com o Sabesim, os colaboradores passam a contar com um ambiente sinérgico e harmonioso, onde os fluxos de comunicação são ágeis, rápidos e integrando. Isso faz com que eles sintam-se mais coesos, ligados a um objetivo maior e comprometidos com a empresa de forma mais efetiva.

Quer saber como o Sabesim pode ajudar os seus colaboradores a se comunicarem de forma rápida, ágil e integrada? Então aproveite para assistir um tutorial explicando tudo sobre este fantástico sistema de comunicação interna online.

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Gestão de vendas com Kanban

Gestão de vendas
Realizar o aumento nas vendas através do gerenciamento do processo de vendas e não por meio da gestão de clientes, soa estranho e vai de encontro a grande maioria dos CRMs do mercado, mas essa é a proposta da metodologia Kanban e que foi incorporada na solução de Gestão da SabeSim.
Em um conceito padrão, a gestão sobre as vendas tem como principal base o cliente. Onde as decisões estratégicas e todo o gerenciamento do processo de vendas tem como referência o comportamento e informações dos clientes, a partir deste princípio, os softwares destinados a gestão de clientes foram desenvolvidos e são comercializados até hoje.
Porém, ter como suporte estratégico os clientes nem sempre é fácil e pode, em determinados momentos, não trazer os resultados esperados pelos gestores de vendas e suas diretorias. O mercado atualmente passa por uma constante mudança no perfil de compra dos clientes, as constantes crises econômicas e até mesmo a influência de aspectos externos, como a Internet, podem interferir na decisão de adquirir um produto ou serviço.

A importância de gerenciar o processo de vendas

Apesar da influência das ações de marketing junto ao mercado, um gestor de vendas não tem condições de definir resultados, o produto final e o negócio, ao seu alcance está o controle sobre o processo de vendas e todas as atividades que seus representantes de vendas fazem e que eventualmente possam produzir.

Por essa razão que nos faz pensar sobre a importância de gerenciar o processo de venda e suas atividades, e desta forma, obter os melhores resultados e decisões estratégicas que ocorrerão com base nesta metodologia utilizada pelo Kanban.

Tenha as melhores decisões a partir do gerenciamento de atividades

Com uso da ferramenta de gestão como a da SabeSim, os gestores e sua equipe de vendas terão os benefícios do método Kanban, vale destacar a importância de acompanhar as atividades de venda enfatizando os benefícios que eles podem ganhar:

  • Ter um centro de informações centralizado facilitando seus trabalhos
  • O desenvolvimento de um senso de responsabilidade
  • As habilidades de gerenciamento de tempo
  • Um modelo mais adequado para a tomada de decisões

Muitos líderes de vendas atuais já entendem a importância de gerenciar as atividades de vendas, essa metodologia engloba o gerenciamento das métricas que estão no seu controle, atividades de vendas, permitindo gerar os resultados comerciais desejados, como receita e maior participação no mercado.
Com a venda baseada em atividades, os gerentes orientam os colaboradores para as atividades de vendas certas, criando um roteiro estratégico visando o sucesso. A realidade mostra que o tempo gasto para se fechar uma venda é muito menor que o tempo gasto desenvolvendo os comportamentos e atividades necessárias para se efetivar as vendas, por isso, a importância dessa metodologia.

O que é a venda baseada em atividades?

O conceito deste método consiste de que ganhar venda é o resultado de um conjunto de atividades controláveis. Os vendedores nem sempre têm certeza como gastar seu tempo de forma efetiva, e muitas vezes se perdem nas rotinas do dia a dia, em vez das atividades que são realmente significativas para o processo de vendas.
Nas vendas baseadas em atividades, ocorre o reporte de quanto tempo foi dedicado às principais atividades que levam a fechar mais negócios. Quando uma organização de vendas se torna alinhada e engajada em torno de um conjunto comum de métricas operacionais, as equipes conseguem alta receita por vendedor, é possível desenvolver previsões com base nos níveis de atividade atuais, é possível ter uma visão sobre a capacidade de vendas dos representantes e um resultado orientadas a dados.
Outro resultado importante é a possibilidade de treinar e desenvolver as equipes de vendas de forma objetiva com base nas deficiências reais identificadas dentro deste processo.
Pronto para elaborar sua estratégia de vendas baseada em atividades? Faça um teste gratuito com a plataforma SabeSim e crie as melhores estratégias para obter mais ROI de suas atividades de vendas e a melhor performance de sua equipe.
Em caso de dúvidas entre em contato com nossa equipe de especialistas e continue no seguindo em nosso blog.

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Como controlar o fluxo do trabalho em sua empresa

Fluxo de trabalho
Estabelecer um processo de fluxo de trabalho efetivo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Embora as sequências de atividades diferem de uma empresa para a outra, o objetivo final é sempre o mesmo: aumento da produtividade e das vendas.

Equipes emaranhadas em e-mails, prazos e reuniões, isso significa que não está ocorrendo o aproveitamento verdadeiro do potencial de sua empresa. Embora algumas organizações consigam operar sem um fluxo de trabalho definido, por que arriscar em não ser melhor?

Exemplos de fluxo de trabalho do campo

Exemplos de fluxo de trabalho nos dão uma ideia de como é possível através de uma solução de gestão, como a plataforma SabeSim, realizar todo o controle de fluxo completo de trabalho de uma organização.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que os funcionários enviem solicitações, coletem aprovações e vejam atualizações de status, permitindo que os departamentos forneçam respostas rápida e níveis de serviço aprimorados aos funcionários.
O processo de fluxo de trabalho permite ainda as aprovações de despesas, os pedidos de garantias de marketing, etc.e tudo isso de forma simplificada. Vejamos alguns exemplos comuns de fluxo de trabalho encontrado nas empresas.

  • Resposta a incidentes

Há uma grande variedade de processos de resposta a incidentes que podem ser automatizados, por exemplo, violações de segurança cibernética, não conformidade interna, questões de segurança, etc.

  • Solicitação de despesas

As avaliações inadequadas das solicitações de despesas em uma empresa são um dos principais problemas que impedem que os programas internos sejam bem-sucedidos. A automação do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental no início do processo de solicitação de despesas para um departamento, fornecendo um método consistente, compatível e mensurável para gerenciar tais demandas.

  • Aprovações de contratos

Um contrato indevidamente aprovado pode ser tornar um pesadelo. Dependendo do termo, pode se tornar um prejuízo por anos. Ao construir fluxos de trabalho para vetar contratos de acordo com as regras de negócios organizacionais, as empresas podem evitar dores de cabeça legais e financeiras.
Felizmente, há software disponível que pode ajudar a agilizar esses processos para que você e seus funcionários possam gastar mais tempo no que realmente importa. Existem estudos que indicam que, as empresas que não usam software de fluxo de trabalho estão gastando cerca de 25% mais tempo produzindo e gerindo horários dos funcionários.

O uso de software de fluxo de trabalho pode ajudar a economizar seu negócio em tempo e dinheiro, reduzindo por exemplo, a quantidade de papel que você usa e permitindo que você gere relatórios que possam ajudar a encontrar eficiência em sua gestão diária.

Por que é importante para uma empresa desenvolver fluxos de trabalho?

Quando falamos de processos de negócios ou fluxos de trabalho, estamos falando sobre a forma como a informação se movimenta dentro de uma empresa ou departamento. As informações do processo de negócios podem se mover em várias direções: entre pessoas, entre sistemas ou de pessoas para sistemas.
Quando ocorre a falha de comunicação ou erros em qualquer uma dessas trocas de informações, isso pode causar desperdícios e atrasos no processo comercial. Plataformas de gestão como a da SabeSim permite sistematizar o fluxo de tarefas podendo ser medido, monitorado e melhorado.
Os benefícios imediatos tornam-se óbvios para os usuários finais quando eles podem ver sua carga de trabalho ordenadamente organizada em um formato fácil de usar. Para os gerentes, os benefícios imediatos se apresentam sob a forma redução de cargas de trabalho desnecessárias. Os relatórios permitem que os gerentes identifiquem facilmente os gargalos e resolvam de forma facilitada.

É fácil é criar um sistema de fluxo de trabalho?

Isso depende do aplicativo que você escolher usar. Algumas plataformas podem ser bastante complexas e requerem uma grande quantidade de treinamento e suporte. No caso da SabeSim, mantemos a criação do fluxo de trabalho o mais fácil e intuitivo possível, organizando os processos da seguinte forma:

  1. Na criação de projetos
  2. Criando e delegando tarefas dentro desse projetos
  3. E controlando sub-tarefas nessas tarefas

Esta formato, juntamente com nossos serviços de treinamento e suporte, fazem da SabeSim uma das plataformas de gestão mais fáceis de usar no mercado.
Experimente nossa plataforma, experimente criar um fluxo de trabalho de forma gratuita, caso tenha dúvidas entre em contato com os nossos especialistas, eles estão a disposição para ajudar.
Não perca as dicas e atualizações de nosso blog, temos muitas informações que podem contribuir na gestão de sua empresa.

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