Gestão e controle de projetos de forma simplificada

Gestão e controle de projetos
Como são desenvolvidos os projetos da sua empresa? Para evitar atrasos e garantir que a equipe trabalhe com alta produtividade, é essencial que haja uma forte gestão e controle de projetos e de cada etapa envolvida em sua execução. Ainda assim, existem equipes em que a liderança falha em monitorar as atividades produzidas pelos membros do time. Um dos maiores problemas desta falta de monitoramento é que atrasos em tarefas isoladas podem prejudicar todo o andamento do projeto – e o gestor só percebe a situação quando já é tarde.
Para a liderança destas equipes, um gerenciamento preciso de projetos parece uma tarefa complicada. Afinal, são tantos detalhes para monitorar que é mais fácil deixar que cada membro da equipe fique responsável pelas suas próprias atividades, ainda que isso afete o cumprimento de prazos e – algumas vezes – até a qualidade do trabalho entregue.
Mas existem soluções que simplificam o controle e gerenciamento de equipes de trabalho. Apresentamos uma eficiente abaixo, confira!

Principais benefícios de uma boa gestão e controle de projetos

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de investir para melhorar a forma como os seus projetos são monitorados, esta é uma lista com alguns dos benefícios que acompanham o aprimoramento da gestão:

  • Melhoria na comunicação interna
  • Processos transparentes
  • Possibilidade de toda a equipe acompanhar as tarefas em desenvolvimento e o andamento geral do projeto
  • Controle do líder responsável da equipe sobre todo o andamento do projeto
  • Facilidade de resolução de problemas em tempo hábil para que atrasos possam ser evitados

Quando um projeto é desenvolvido, é normal que uma tarefa influencie o andamento de outra, de modo que todas as atividades estão interligadas e contribuem para o resultado final. Então como não ter um controle geral das etapas desenvolvidas? Intensificar a gestão e controle de projetos é algo que afeta, de forma positiva, o trabalho de toda a equipe.

Tecnologia: o segredo para simplificar o controle dos projetos

Mas é importante que a gestão e controle de projetos aconteça de forma simplificada, e não seja mais uma tarefa que sobrecarregue a lista de responsabilidades do gestor, certo? Para isso, a tecnologia é a melhor aliada das empresas. Já é possível utilizar sistemas online para monitorar não só as etapas, mas também as atividades desenvolvidas por membro da equipe.
Assim, o gestor pode monitorar de perto as atividades nas quais cada colaborador está trabalhando, o número de tarefas atrasadas e quais atividades estão concluídas. Um excelente exemplo de sistema para isso é o Kanban online, desenvolvido pela Sabesim! Ele facilita a visualização do andamento do projeto, oferecendo, inclusive, um gráfico que mostra a porcentagem das etapas que já estão concluídas e a porcentagem de tarefas por fazer. O mesmo gráfico também permite que o gestor analise o tempo gasto no projeto – uma informação relevante para que decisões de melhoria sejam tomadas.
Além disso, o sistema facilita o diálogo interno e possibilita o envio de notificações aos responsáveis por tarefas em atraso. Tudo isso online, sem ser necessário o uso de papéis ou de espaço físico na empresa. Muito mais controle, de forma simplificada tanto para a liderança quanto para os membros da equipe.
Que tal aprimorar a gestão e controle de tarefas na sua empresa para garantir projetos mais produtivos? Acesse o site da Sabesim! para saber mais sobre as funcionalidades do Kanban online!

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Sistema de lista de tarefas – Saiba como usar

Uma lista de tarefas ou checklist é considerada uma ferramenta muito importante durante o gerenciamento de qualquer projeto, seja em uma fase inicial ou em andamento. A lista é o que orienta os colaboradores na execução e acompanhamento de suas atividades.

Esse tipo de ferramenta pode e deve ser usada em qualquer área ou parte de um processo de uma empresa. O seu uso deve servir principalmente como uma orientação para um colaborador ou gestor na conclusão de processos e tarefas. A lista de tarefas, dentro de um processo, também inclui quais são os parâmetros desejados para um procedimento, permitindo a verificação de itens dentro de uma execução de atividade.

Por que a lista de tarefas é tão importante?

Listas de tarefas são como receitas de bolo. Se seguimos os passos descritos, nada pode dar errado e quando se trabalha com equipes você tem que indicar aos colaboradores os caminhos a serem seguidos e quais tarefas devem ser executadas.

Lista de tarefas

Em nossa rotina diária é comum termos um monte de planos e tarefas planejadas, e conciliar tudo isso se torna um grande desafio. É aí que a lista de tarefa ajuda você. Elas contribuem para manter o foco, aumentam a produtividade e evitam o risco de procrastinação. Por isso a importância de se fazer uso deste importante recurso.

E diante de um instrumento tão fundamental, a SabeSim disponibilizou em seu sistema de gestão a ferramenta de criação e gerenciamento de lista de tarefas. Com o uso desta funcionalidade ficou mais fácil ter sucesso na execução de atribuições em seu projeto.

O uso da lista de tarefas no gerenciamento de projetos

A lista de tarefas da SabeSim permite planejamento, execução e controle de tarefas ou atividades. A ferramenta possibilita elaborar a ideia dentro de um projeto, adicionar detalhes em cada ponto estabelecido de uma tarefa e registrar sua execução quando atribuído a um colaborador.

Ao final da execução de uma lista de tarefas elaborado pela ferramenta da SabeSim, o gestor, além da certeza de que o passo a passo foi executado de acordo com o planejado, também saberá que cada etapa foi seguida na ordem determinada, com base em boas práticas ou atendendo as políticas da empresa. Vale destacar ainda que o uso das listas de tarefas torna possível identificar falhas e melhorias do processo, uma vez que é preciso apenas executar os passos novamente para localizar os possíveis problemas.

O primeiro passo para garantir que um checklist possa contribuir para o gerenciamento de projetos é identificar objetivos claros e os resultados esperados. Os próximos passos serão, com o uso da lista de tarefas da SabeSim, descrever cada atividade e os passos a serem seguidos. Uma prática utilizada é destacar pontos críticos e de observação a serem feitos durante a execução das listas de tarefas.

Venha conhecer todo o potencial que a listas de tarefa tem para o seu projeto. Experimente gratuitamente a ferramenta de gestão de projetos da SaibaSim e saiba como fazer o gerenciamento eficiente em sua empresa.

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Aprenda como priorizar tarefas em 7 etapas

como dominar priorizar tarefas
Todos os projetos – especialmente projetos grandes e complexos – precisam de prioridades claras. Claro, é mais fácil falar do que fazer. Saber como priorizar tarefas do dia a dia sua empresa afeta o sucesso do seu projeto, o envolvimento da sua equipe e seu papel como líder.

Um dos maiores desafios para os gerentes de empresas e líderes de projetos é priorizar, com precisão, o trabalho que deve ser realizado em um determinado período. Assim, é importante ser diligente e ter uma visão ampla de todo projeto para garantir que ninguém esteja trabalhando nas prioridades de ontem.

Para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e a cumprir os prazos, aqui estão 7 etapas que vão ajudá-lo a priorizar tarefas:

1. Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas

Liste todas as tarefas que considera fazer em um dia. Não se preocupe com a ordem, nem com o número de itens selecionados.

2. Identifique o que é urgente e o que é importante

O próximo passo é determinar as tarefas que precisam de atenção imediata. É o tipo de tarefa que, se não for completada até o final do dia ou nas próximas horas, trará muitas consequências negativas para a empresa, como o vencimento de um prazo ou perda da data de uma publicação importante.

O software Kanban permite registrar as tarefas e determinar quais são urgentes. Estes registros também exibem o tempo gasto em cada tarefa, além de permitir que todos os funcionários envolvidos em um projeto mantenham um diálogo com o sistema.

3. Avalie o valor de cada tarefa

Em seguida, veja qual trabalho a ser realizado é importante e identifique qual traz maior valor para sua organização. Como uma prática geral, se deve reconhecer exatamente quais tipos de tarefas têm prioridade máxima sobre as outras. Por exemplo, concentre-se em projetos de clientes antes dos projetos da empresa, reconfigure o computador do novo gerente antes de reconfigurar o banco de dados e assim por diante. Outra maneira de avaliar o valor de um trabalho é determinar quantas pessoas serão afetadas por ele. Em geral, quanto mais pessoas envolvidas ou impactadas, mais importante uma tarefa é.

4. Ao priorizar tarefas, ordene-as por esforço

Se tiver muitas tarefas planejadas para um dia, verifique suas estimativas e comece com as tarefas que demandam mais esforços para serem completadas. Especialistas em produtividade sugerem a tática de iniciar a tarefa mais longa primeiro. Mas, se você sente que não pode se concentrar em seus projetos mais árduos antes de terminar a tarefa mais curta, então siga a sua intuição e faça isso. Pode ser motivador terminar uma tarefa mais simples antes de mergulhar em águas mais profundas.

5. Delegue tarefas

Em seguida, veja quais tarefas precisam ser feitas por você e quais podem ser delegadas. O software Kanban permite delegar tarefas de forma completamente intuitiva. O sistema controla o tempo que cada tarefa demora para ser executada, além de permitir que se saiba, de forma visual, quem é responsável pela execução de cada trabalho e o tempo que resta para finalizá-lo.

6. Seja flexível e adaptável ao priorizar tarefas

A incerteza e a mudança são as inerentes a vida. Saiba que suas prioridades mudarão, e muitas vezes quando menos se espera. Mas, mesmo que as coisas mudem, é importante estar focado nas tarefas que você está empenhado em completar.

7. Saiba quando cortar tarefas

Provavelmente você não poderá realizar todas as tarefas da sua lista. Depois de priorizar suas tarefas e analisar suas estimativas, reduza as tarefas restantes da sua lista e concentre-se nas que podem ser realizadas a curto prazo. Em seguida, respire profundamente e esteja pronto para finalizar o trabalho proposto.

E você? Como organiza as tarefas da sua empresa? Entre em contato com a SabeSim e implante as melhores práticas na sua empresa! 

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Como inserir imagens em mensagem do Sabesim

O Processo de inserção de imagens em uma mensagem no Sabesim é muito simples.

1.1 – Clique no ícone de inserção de imagem do editor

Inserir Imagem

1.2 – Insira o endereço da imagem na internet

Para isto, basta geralmente clicar em uma imagem que esteja na internet com o botão direito do mouse e copiar o endereço.

Pronto. A imagem estará na mensagem!

2 – Inseriando Imagens do meu computador

Para executar isto, vamos fazer um pequeno truque usando os anexos das mensagens.

2.1 – Clique na opção “Anexos” dentro da mensagem

2.2 – Envie as imagens desejadas

2.3 – Abra a imagem e copie seu endereço

Clique no icone da imagem dos anexos, em seguida clique com o botão direito do mouse sobre a imagem aberta. Copie o endereço da imagem:

2.4 – Clique no ícone de inserção de imagem do editor

Inserir Imagem

2.5 – Insira o endereço da imagem

Pronto. Eis o resultado:

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Recursos Humanos e Departamento Pessoal: qual a diferença?

Recursos Humanos e Departamento Pessoal
Quando se fala em gestão de pessoas, há quem costume fazer confusão entre o que faz o Departamento Pessoal e o de Recursos Humanos. Muitos acham que são sinônimos para o mesmo setor da empresa, que realiza toda a burocracia e lida com os funcionários da organização. Mas saiba que isso não está correto, pois cada um tem funções práticas bem distintas.

A seguir, tire suas dúvidas sobre as atribuições e responsabilidades de cada uma dessas áreas, confira!

O que faz o Departamento Pessoal

Quando você entra em uma empresa, é comum ouvir algo como “passa no Departamento Pessoal para efetivar sua contratação e assinar a papelada”.

É exatamente lá, nesse Departamento Pessoal, que são assinados os papéis que vão dar andamento na sua contratação de fato. Também é lá que você vai receber seus contracheques, receber seus vale-transportes, além de assinar suas férias e dar encaminhamento a todos os procedimentos que envolvam contratos, assinaturas e números.

Em empresas de maior porte, dentro do Departamento Pessoal, pode haver diferentes funções para cada funcionário. Um pode cuidar de admissões e demissões, outro talvez trate da folha de pagamento, e assim por diante. Em empresas pequenas, talvez nem exista o setor, e tudo seja feito diretamente com um contador ou uma empresa terceirizada.

O Departamento Pessoal possui três divisões básicas:

1. Admissão

Todo o processo que integra o funcionário selecionado em termos jurídicos e administrativos é realizado pelo Departamento Pessoal.

2. Controle

A frequência, o pagamento do salário, os benefícios, a cobrança de taxas e impostos e todo o controle de fluxos gerados pelo funcionário dentro da empresa também são tarefas do Departamento Pessoal.

3. Desligamento

Essa é a parte menos agradável, mas também faz parte da rotina do Departamento Pessoal: quitar contrato de trabalho, entrar em contato com sindicatos e realizar as rotinas de pagamentos. É o processo que inicia a partir da comunicação do desligamento e tem fim depois de quitadas todas as obrigações do empregado com a empresa e vice-versa.

Recursos Humanos: o setor da gestão de pessoas

O setor de Recursos Humanos é o responsável por selecionar os funcionários que serão contratados, avaliar seus desempenhos, realizar treinamentos internos, criar ações para melhoria do clima organizacional e administrar seus comportamentos dentro da empresa. Ele é o setor conhecido por RH, responsável pelo alinhamento das expectativas da empresa com seus colaboradores e vice-versa.

O recrutamento de novos colaboradores deve passar pelo Recursos Humanos, que fará entrevistas e dinâmicas de grupo para avaliar suas habilidades e compatibilidades com as políticas e os valores da empresa.

Depois de contratado, o colaborador vai passar por uma integração organizacional, treinamentos internos e períodos de experiência, em que ele será acompanhado pelo RH, que deverá promover sessões de feedback com esse colaborador.

Empresas modernas sabem que o investimento em seus funcionários, além de satisfazê-los pessoal e profissionalmente, aumentando sua produtividade, faz a empresa crescer qualitativamente, já que o diferencial competitivo das organizações está, cada vez mais, nas pessoas. E isso tudo faz parte do dia a dia do setor de Recursos Humanos.

Fazer diagnósticos, implantar inovações e melhorias, além de realizar avaliação dessas melhorias, também é uma das tarefas do setor de Recursos Humanos, que prioriza o bem-estar das pessoas dentro da empresa e concede a essa organização um status de excelente local para se trabalhar.

Departamento Pessoal e Recursos Humanos: suas diferenças

Uma forma bem simples de diferenciar um setor do outro é dizer que o Departamento Pessoal realiza tarefas de forma mais quantitativa, envolvendo números e tabelas. Enquanto isso, o Recursos Humanos trabalha de forma mais qualitativa, lidando com comportamento de colaboradores, planejamento e implantação de estratégias dentro da empresa.

Com isso, fica bem claro que cada setor contribui para o andamento e o crescimento de uma empresa e a sua relação com os funcionários, mas de forma distinta.

Tiramos sua dúvida sobre a diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos? Há essa distinção em sua empresa? Compartilhe sua mensagem nos comentários!

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Organizador de tarefas online: escolhendo a ferramenta certa

organizador de tarefas online
Empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual precisam aderir ao uso de um organizador de tarefas online, pois essa ferramenta permite que o gestor coordene projetos e equipes de trabalho, reduzindo significativamente o índice de falhas e problemas que possam reduzir o ritmo de produção. Além disso, ele poderá acompanhar a demanda e estipular prazos pra que todas as etapas sejam concluídas com sucesso.

Graças à massificação do uso da internet e os grandes avanços no setor de tecnologia da informação, hoje em dia podemos contar com sistemas automatizados e aplicações eficientes para realizarmos inúmeras tarefas em menos tempo do que o normal, o que também nos proporciona um ganho de produtividade considerável.

No artigo de hoje você entenderá como escolher um organizador de tarefas eficiente para suas necessidades, sejam comerciais ou pessoais. Continue a leitura para conferir!

O que considerar ao escolher um organizador de tarefas online?

Antes de prosseguirmos, vale ressaltar que um organizador de tarefas online versátil e eficiente pode se adequar ao modelo de negócios de empresas dos mais variados segmentos comerciais, pois ele pode ser utilizado em diferentes estratégias dentro de um empreendimento. Alguns exemplos:

  • Organização interna
  • Setor de compras e vendas
  • Controle de estoque
  • Gestão financeira
  • Tomada de decisões do negócio

Certamente, uma empresa que deseja manter seu nível de competitividade perante os concorrentes precisa de uma ferramenta com tantos recursos que podem alavancar os resultados do negócio, seja ele um escritório de contabilidade ou direito, agência de publicidade, desenvolvedora de softwares, etc.

O que um organizador de tarefas online pode oferecer para minha empresa?

Uma ferramenta de organização de tarefas que pode ser integrada em servidores online permite que o gestor delegue funções e tarefas de forma totalmente intuitiva. O sistema ainda permite um controle preciso do tempo que cada tarefa leva para ser realizada.

Além disso, a ferramenta permite que o gestor saiba quem é o responsável por cada função delegada e como anda o progresso. Ou seja, através de um organizador de tarefas online é possível ter total controle de sua equipe de colaboradores e obter um feedback em tempo real, tornando seu ritmo de produção muito mais produtivo.

Qualquer colaborador pode criar projetos, adicionar tarefas, delegar funções e gerenciar todo o ciclo de produção (tarefa por tarefa) do projeto em questão. É possível visualizar o status de cada tarefa e alterá-los em tempo real com o simples movimento de arrastar com o mouse, o que facilita o trabalho de quem está administrando-as.

Confira as funções que a ferramenta tem a oferecer:

Total controle do tempo de execução das tarefas

Para empresas que lidam com grandes projetos e prazos curtos onde o tempo pode valer mais do que dinheiro, o gerenciador de tarefas online pode ser muito útil para otimizar o ritmo de produção e garantir que todos os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido, pois o gestor pode:

  • Definir as etapas necessárias
  • Separá-las em quadros como “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”
  • Determinar os responsáveis para cada tarefa
  • Estipular prazos de conclusões
  • Interagir com o colaborador, caso ele tenha dúvidas

Gereção de relatórios que indicam o tempo de duração de cada tarefa

O sistema registra e apresenta o tempo gasto em cada tarefa através de um gráfico, o que ajuda a melhorar a tomada de decisões na empresa, mensurar resultados e otimizar as atividades operacionais.

Além disso, o sistema também permite que todos os colaboradores envolvidos no projeto possam manter um diálogo sobre cada item e cada tarefa.

Definição de prazo para as tarefas

O gestor pode definir prazos para cada item incluso no sistema. Caso o prazo não seja cumprido, o organizador de tarefas online emitirá notificações automaticamente para todos os colaboradores envolvidos no projeto, o que irá reduzir o desgaste de dar ordens pessoais.

Personalização das colunas do software

O software é totalmente customizável, permitindo que o usuário possa personalizar não apenas as tarefas, mas também as colunas. Além de controlar todos os processos da empresas, como:

  • Leads de vendas
  • Organização interna
  • Plano de negócios

Agora que você já sabe como escolher o organizador de tarefas online ideal para seu negócio, evite que seus concorrentes ultrapassem sua empresa e adote um sistema automatizado e eficiente para gerenciar os projetos e tarefas cotidianas, além de otimizar o ritmo de produção e melhorar o trabalho da equipe.

Quer saber mais sobre nossa ferramenta de gestão e execução de tarefas? Então entre em contato conosco!

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Aplicativo Kanban: o poder do Kanban nos dispositivos mobile

Aplicativo Kanban Mobile
Você já considerou contar com um aplicativo Kanban para otimizar a organização das atividades da sua equipe? Os dispositivos móveis oferecem mais flexibilidade e eficiência ao dia a dia de trabalho de empresas de diversos setores. Eles permitem que sistemas de gestão possam ser acessados de qualquer lugar – desde que haja um aparelho, como um tablet ou um smartphone, com acesso à internet.
O Kanban é um sistema útil para diferentes tipos de negócio que desenvolvem trabalhos em equipe. Pode ser utilizado para potencializar projetos que envolvem a criação de softwares, por exemplo, ou o acompanhamento de uma obra. Esta é uma solução que permite que haja uma melhor visualização das atividades envolvidas no projeto e um melhor monitoramento de prazos. Agora, todo este potencial pode ser aproveitado a partir de um celular ou tablet!

Facilidades oferecidas pelo aplicativo Kanban

Kanban é um sistema que melhora a organização das atividades de um projeto. Com ele, o líder de equipe pode acompanhar como está o desenvolvimento de atividades, verificar com rapidez quem é responsável por tarefa e controlar prazos para evitar atrasos na entrega. É uma solução bastante utilizada por empresas desenvolvedoras de softwares, mas que também garante mais produtividade em escritórios de advocacia, de contabilidade, em equipes de vendas, entre outros setores.
Confira algumas das facilidades que agora podem ser utilizadas em dispositivos móveis, graças ao aplicativo Kanban:

  • Criação de novos projetos, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa
  • Criação de tarefas, que podem ser delegadas para diferentes membros da equipe
  • Edição e remoção de tarefas
  • Definição de prazo para as tarefas
  • Comentários nas tarefas, para que a equipe possa trocar ideias, fazer sugestões ou manter o diálogo aberto
  • Visualização do histórico de alterações realizadas nas tarefas
  • Seleção de cores das tarefas, para classificá-las de acordo com a importância, por exemplo
  • Mudança de status das tarefas, apenas arrastando a atividade de uma coluna para outra

Mais flexibilidade no acompanhamento das atividades

Assim, é possível acessar o sistema de gestão e suas valiosas informações durante uma reunião, por exemplo, para checar o andamento das atividades ou redefinir prazos, quando necessário. Um vendedor também pode usar o tablet para conferir as suas tarefas pendentes ou para conferir com que colega conversar sobre determinada atividade. Da mesma forma, um analista de TI pode consultar o sistema durante uma reunião com um cliente fora da empresa, para verificar dados acerca da entrega de um produto, por exemplo.
O aplicativo Kanban dá mais flexibilidade à gestão de tarefas e amplia o seu uso para mais ambientes, além dos que contam com computadores desktop. O acesso ao aplicativo ficou muito mais fácil, assim como o registro de alterações nas atividades e o controle sobre o que está sendo desenvolvido. O gestor pode acompanhar a evolução das tarefas em tempo real, assim como um colaborador que está trabalhando remotamente ou outro que está viajando a trabalho.
Garanta mais eficiência à gestão de tarefas da sua equipe: conheça o Kanban Mobile, desenvolvido pela SabeSim! 

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Lista de tarefas online: como um sistema web pode auxiliar na organização de atividades

Lista de tarefas online
Você já pensou em como uma lista de tarefas online pode ajudar a aumentar os resultados do seu time de trabalho? A tecnologia é uma aliada da produtividade nas empresas. Muitas tarefas podem ser automatizadas, por exemplo, com o uso da ferramenta certa. O resultado é um melhor aproveitamento das horas dos seus colaboradores. Dessa forma, eles têm mais tempo para se dedicar a atividades que podem refletir em mais lucro para a empresa.
Mas não é só isso, soluções modernas também contribuem para que as equipes trabalhem com maior sinergia e organização. Acompanhe a leitura para conhecer alguns recursos de sistemas web que podem revolucionar a forma como as tarefas são desenvolvidas na sua empresa!

Como uma lista de tarefas online evita a perda de compromissos importantes

As agendas já são velhas conhecidas de quem busca registrar compromissos para não esquecê-los. Mas a agenda de papel evoluiu para uma solução online, muito mais prática e eficiente. Já pensou em contar com um sistema web que apresenta todas as suas atividades do dia em cores que facilitam a visualização das mais importantes? E se fosse possível pesquisar os compromissos do dia, da semana ou do mês com apenas alguns cliques?
Isso já é possível e todos os seus colaboradores podem ter acesso a uma tecnologia assim. Cada um pode fazer a sua própria lista de tarefas online, organizá-las por dia e nunca mais perder um compromisso relevante. Reuniões de equipe, conversas com o cliente, datas de apresentações, lembretes de viagens e de eventos da empresa – tudo bem organizado em um sistema que é utilizado diariamente pela equipe.

Equipe que se comunica trabalha em sinergia

É claro que as funcionalidades não estão completas se não facilitam a comunicação da equipe. Quanto melhor é o diálogo do time de trabalho, mais produtividade há na empresa. Por isso, é essencial que as atividades não só possam ser organizadas em um calendário online, mas que elas também possam ser compartilhadas sempre que necessário. Datas de férias e de viagens, por exemplo, podem ser apresentadas para todo o time. Assim, não acontece de alguém ser pego desprevenido caso precise da colaboração de um colega em uma atividade.
Da mesma forma, quando há uma reunião em equipe, é possível marcar o compromisso e enviar convites apenas para os membros que participarão da conversa. Todos os processos podem ser melhor organizados quando há a possibilidade de criar uma lista de tarefas online compartilhada.

Como o sistema ajuda a aumentar o controle dos projetos

Projetos desenvolvidos na empresa também podem ser beneficiados por uma solução web. O Sistema Kanban, por exemplo, é um sistema que ajuda a dar mais visibilidade às tarefas que precisam ser desenvolvidas, bem como ao progresso de cada uma delas. O gestor pode criar as atividades, dividi-las entre os membros do time e acompanhar como está o andamento. Também é possível gerenciar prazos para evitar atrasos, principalmente quando o sistema avisa quando alguma atividade não foi concluída na data estimada.
Organizar as tarefas da equipe em um sistema online é uma forma eficiente de evitar atrasos ou perdas de compromissos. Não há risco de deixar o cliente esperando ou de chegar despreparado a uma reunião. Além disso, online, há a possibilidade de gerenciar as atividades do time e a evolução de cada tarefa, de uma forma simples e não invasiva.
Você já conta com uma lista de tarefas online? Aproveita as facilidades disponibilizadas por sistemas modernos de gestão? Deixe uma resposta nos comentários!

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Sistema colaborativo pode ajudar minha empresa?

Sistema Colaborativo
O primeiro passo para saber como um sistema colaborativo pode contribuir para o crescimento de uma empresa é entender o seu conceito. Ele vai além de ser uma ferramenta onde mais de uma pessoa pode trabalhar em uma tarefa.
Colaborativa também vem de uma ideia de compartilhar: ajuda, conhecimento, objetivos comuns e além, claro, do objetivo de contribuir. Juntando todos esses princípios surgiram as ferramentas colaborativas e todo o potencial para ajudar empresas e pessoas.

Sistema colaborativo – uma história rápida

Historicamente o objetivo da criação de sistemas colaborativos surgiu de uma necessidade de dois profissionais de tecnologia que precisam trabalhar em um mesmo projeto, em locais e horários diferentes e integrados a outros colaboradores.
A partir dessa ideia, novas ferramentas e usos foram surgindo e hoje temos a possibilidade de um único trabalho ser desenvolvido a várias mãos. Consequentemente, as empresas obtiveram bons resultados, ao verificarem que, além de terem ganhos produtivos, passaram também a ter funcionários mais integrados e colaborativos.
Em resumo, um sistema colaborativo é a integração de várias pessoas para alcançar de forma eficiente a realização de trabalhos, tarefas e metas. Os benefícios são diversos para as empresas, como veremos a seguir.

Um sistema colaborativo pode realmente ajudar minha empresa?

Certamente! Quando bem aplicado, com o uso de um fluxo de trabalho, com uso de equipes específicas e bem treinadas. As tarefas podem ser realizadas de forma eficiente e com resultados incríveis.
Os primeiros benefícios são o compartilhamento de ideias e de talentos. O sistema colaborativo também influencia fortemente na cultura organizacional da empresa, aumentando a produtividade pessoal. Existem vários outros aspectos positivos e limitações ligados ao conceito da colaboração, mas nosso foco será ns ferramentas de colaboração.

Os benefícios de sistemas colaborativos

Em uma organização, o uso de um sistema colaborativo e suas ferramentas apresenta vários benefícios.

  • Permite uma comunicação eficiente

Na comunicação interna, o sistema colaborativo permite o compartilhamento de desafios e soluções entre os colaboradores, contribui com a integração dos funcionários e estimula a comunicação e a produtividade. Um bom exemplo são as ferramentas de mensagens corporativas.
Outro bom exemplo de colaboração ainda relacionado à comunicação interna é o sistema de notícias. Essa tipo de ferramenta busca compartilhar artigos, notícias e matérias que fazem parte do interesse da empresa e dos colaboradores. É uma forma de estimular a interação entre os funcionários através dos comentários e a publicação de opiniões e ideias relacionadas ao tema.

  • Facilita o compartilhamento de normas e documentos

Dentro do âmbito organizacional, os sistemas colaborativos permitem que normas e documentos que fazem parte dos processos e políticas da empresa sejam distribuídos de forma eficiente e segura.
Um dos famosos exemplos de ferramentas são os wikis das empresas, utilizados como fonte de consulta desde a missão e valores do negócio até manuais e documentos. Além de compartilhadas, as informações elas são atualizadas em um processo facilitado.
Outro exemplo são os conhecidos discos virtuais de documentos, um pouco diferentes do wiki. No caso dos discos, os colaboradores têm acesso aos arquivos de diferentes formatos que podem ser utilizados como fonte de consulta ou até mesmo acessados durante sua elaboração ou atualização.

  • Auxilia na gestão eficiente de tarefas

A gestão de projetos traz o desafio de administrar um grande conjunto de tarefas e compromissos. Nesse sentido, as ferramentas colaborativas permitem o gerenciamento das equipes, suas responsabilidades e prazos e ajudam também a identificar gargalos e visualizar resultados.
As ferramentas que utilizam o sistema colaborativo com resultados fantásticos são Kanban online e o sistema de calendário e compromissos. São recursos integrados em plataformas online e seguras.
Os sistemas colaborativos, além de ajudarem as empresas e colaboradores, ainda potencializam resultados e contribuem no processo produtivo. Podem ser utilizados em diferentes estratégias da empresa e podem ser aplicadas em diferentes segmentos.
A SabeSim conhece bem o potencial de um sistema colaborativo e o oferece através de várias ferramentas que fazem parte da plataforma SabeSim. Venha conhecer mais dos recursos e aproveite para testar de forma gratuita. Em caso de dúvidas entre em contato com nossos colaboradores ou através de nosso blog

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Modelo de comunicação interna ideal para minha empresa

Modelo de Comunicação Interna
Qual a melhor maneira de criar um modelo de comunicação interna para uma empresa? Você já deve ter visto aqui em nosso blog o quanto a comunicação interna é estratégica para qualquer organização. Mas como criar um modelo a partir do zero ou quando a estratégia atual não está dando resultados?
Vejamos alguns passos que podem ser seguidos para a criação de um padrão aplicado para seu público interno. São sugestões com base nas boas práticas e associadas a ferramentas que auxiliam na implantação deste modelo.
As sugestões podem ser utilizadas por empresas de qualquer segmento ou porte, bastando apenas o planejamento e adaptação adequado à realidade da organização.

Passo 1: Tenha uma visão atual de sua estrutura

Qual é a estrutura de sua empresa? Revise seu organograma, entenda como é formada sua organização e observe como a comunicação interna terá impacto na cadeia produtiva e junto aos funcionários.
Pense nessa visão como determinante para definir os objetivos do modelo de comunicação que será criado. Essa perspectiva definirá por exemplo como será a comunicação entre os executivos e colaboradores. Tenha sempre em mente que comunicação interna é fator estratégico e, portanto, prioritário.

Passo 2: Saiba qual é a cultura da empresa

Pense ou entenda qual é a visão, os valores e comportamentos da empresa. Estes são pontos fundamentais para ter uma percepção da cultura corporativa.
Através da cultura organizacional você terá condições de determinar por exemplo como serão os canais de comunicação, o formato (de maneira formal ou informal) e como será direcionada (vertical, horizontal ou diagonal).

Passo 3: Defina seus objetivos

Nesse momento você deve definir os objetivos que serão alcançados ao implantar o modelo de comunicação. É importante saber onde você está agora e para onde você está indo. Basicamente, é saber os resultados esperados após implantação do padrão.
Os objetivos do seu modelo de comunicação interna podem ser determinados em linhas gerais, por departamentos e até mesmo pelo comportamento esperado dos colaboradores.

Passo 4: Elabore o modelo de comunicação interna

Os três primeiros passos servirão para te dar uma ideia geral e uma visão de como deve ser a estratégia de comunicação interna a ser adotada em sua empresa. Chegou a hora de elaborar o modelo, pense-o como um projeto.
O projeto será a formalização dos seguintes itens:

  • O momento atual e o futuro (objetivos)
  • Como você vai chegar lá
  • Quanto tempo levará
  • Os passos a seguir e a abordagem
  • E como saber que você chegou lá (resultados esperados)

Ao final de sua reflexão, você entenderá que não são quatro simples passos, será um caminhada que não poderá ser feita sozinha. Pesquisa, ajuda e apoio serão itens indispensáveis nessa jornada para a definição de modelo e sua implantação.

Canais e ferramentas aplicadas ao modelo

Ao final da definição do modelo, dois pontos importantes serão determinados: os canais e as ferramentas a serem utilizadas na comunicação interna. Através deles, grande parte dos objetivos serão alcançados em sua empresa.
Tenha a certeza de utilizar mecanismos que incentivam o envolvimento dos colaboradores, o compartilhamento de informações, a comunicação bidirecional entre funcionários e gestores. Associe a esses princípios o uso de plataformas integradas, online e faça o uso de ferramentas que facilitem a comunicação interna.
Como ferramentas que potencializam a implantação do modelo de comunicação interna, podemos destacar:

Sua jornada está apenas começando. O modelo ideal de comunicação interna começa a ser desenhado a partir das suas reflexões e das sugestões apresentadas neste artigo. Muita coisa precisa ser desenvolvida, mas esse será seu pontapé inicial.

Compartilhe sua visão estratégica do modelo de comunicação interna ideal nos comentários ou entre em contato com a SabeSim. A nossa plataforma possui toda a estrutura necessária para implantar o seu modelo. Continue também acompanhando as dicas em nosso blog e as novidades nas redes sociais.

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