Como a comunicação no ambiente de trabalho pode ajudar minha empresa

Comunicação no ambiente de trabalho
Empresas que incentivam a comunicação no ambiente de trabalho possuem 2,5 vezes mais chances de obterem alto desempenho em seus resultados, segundo a pesquisa feita pela consultoria  Willis Towers Watson. Uma vez consolidada como cultura da empresa, a comunicação interna promove o crescimento e torna a organização mais bem sucedida.
No ambiente corporativo a comunicação deve ser considerada como estratégica, pois com ela é possível realizar importantes discussões além da conexão entre as equipes. Associada a boas práticas e ferramentas de tecnologia, a empresa cresce com a participação de todos.

Comunicação no ambiente de trabalho e as boas práticas

A fórmula utilizada para se obter uma comunicação produtiva em um ambiente de trabalho se faz com o uso das melhores práticas, já utilizadas e comprovadas pelo mercado. Vejamos algumas boas estratégias a serem adotadas e seus resultados.

  • Defina a estratégia da comunicação

A comunicação considerada eficaz é aquela apresentada de forma clara e transparente, portanto nada de mensagens enigmáticas ou que demandam muito tempo para sua interpretação. Mensagens bem formuladas promovem a comunicação efetiva entre a gerência e os colaboradores focando no negócio.

  • Estabeleça uma comunicação bilateral

A relação de comunicação dentro de uma organização não pode ser apenas unilateral e direcionada dos executivos para os colaboradores. É importante que seja de forma aberta, devendo-se criar uma cultura de diálogo; isso é possível ao utilizar-se reuniões e seminários para estimular a interlocução.
Essa comunicação torna mais fácil a adaptação de comportamentos e políticas dentro da empresa.

  • Evite a sobrecarga de comunicação

Antes de iniciar sua estratégia de comunicação, é essencial a definição de prioridades para cada tipo de mensagem a ser enviada pela empresa. Evite que o canal de comunicação se torne “spam” e que os funcionários passem a ignorar as mensagens enviadas.
Avalie o que pode ser enviado para cada tipo de comunicação e dê prioridade ao que deve ser enviado pelo e-mail. Aquilo que apresentar menor relevância deve ser publicado em quadro de avisos.

  • Estimule a criação de ideias

Não faça da comunicação no ambiente de trabalho uma ferramenta de avisos. Compartilhe notícias interessantes, tendências e informações sobre a área de atuação, pois isso faz com que os colaboradores fiquem atualizados sobre as notícias recentes, encoraja a troca de opiniões, sugestões e ideias.
Esse tipo de estímulo faz com que as equipes se sintam mais participativas, motivadas e cria novas perspectivas dentro da empresa.

  • Reconheça o sucesso

Reconhecer os casos de sucesso, a eficiência operacional e integração entre as equipes são alguns exemplos de como utilizar os canais de comunicação no ambiente de trabalho para incentivar e estimular os colaboradores.
Vá além da publicação do funcionário do mês, valorize as iniciativas e os bons resultados. Dessa forma você terá colaboradores mais engajados, satisfeitos e motivados.
Estas são apenas algumas das melhores práticas para ajudar com a comunicação no ambiente de trabalho, junto com essas recomendações associe o uso das ferramentas para cada tipo de comunicação.

Use as ferramentas certas na estratégia de comunicação

Para aplicar as práticas recomendadas, utilize ferramentas adequadas, escolha os instrumentos de acordo com cada tipo de comunicação. Adote plataformas integradas com prioridade na facilidade de uso, gestão e segurança.
Para falar sobre ferramentas de comunicação, vamos utilizar como referência a plataforma da SabeSim, que concilia as boas práticas com as funcionalidades necessárias para a melhor comunicação em um ambiente de trabalho.

A Intranet é uma das mais poderosas ferramentas de comunicação nas empresas atualmente. Ela permite integrar toda a empresa através de várias ferramentas e compartilha as informações de forma eficiente e organizada. Permite ainda distribuir documentos, formulários e notícias.

Uma comunicação efetiva começa com a troca de mensagens entre seus colaboradores, e desta forma se torna indispensável um sistema robusto de envio e recebimento de mensagens. Como vantagens temos o aumento de produtividade e o gerenciamento seguro das informações.

Como vimos, o compartilhamento de conteúdo apresenta diversos benefícios e por isso ter uma ferramenta que permita a criação e compartilhamento de informações, artigos e matérias é essencial. Essa funcionalidade é de uso simples e prático e permite a participação de toda a organização no compartilhamento e na troca de ideias.

Associado a uma ferramenta para tomada de decisões, o protocolo online automatiza processos decisórios. É possível a aprovação de decisões e opiniões, leitura de documentos e comunicações.
Como você pode ver, associar as boas práticas e as ferramentas corretas sempre será o melhor caminho para alcançar a melhor comunicação no ambiente de trabalho.
Aproveite para colocar essas dicas na prática testando a plataforma da SabeSim de forma gratuita. Em caso de dúvidas entre em contato com nossos colaboradores. E não deixe de acompanhar novas dicas em nosso blog e as novidades nas redes sociais.

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Kanban Software na prática – Como usar um Software Kanban no dia a dia

Kanban Software
As empresas que adotam o Kanban Software como ferramenta de apoio à gestão têm bons resultados em diversas áreas. Ao integrar a eficiência da metodologia com recursos de tecnologia, amplia-se o controle e gerenciamento de pontos considerados vitais em um negócio.
Introduzir o Kanban Software nos processos operacionais da empresa permite também localizar pontos de falha e oportunidades de melhoria em toda cadeia produtiva, reduzindo assim o desperdício e aumentando a produtividade.

Resultados obtidos ao usar o Kanban Software para apoio à gestão operacional

Vejamos que tipo de resultados a combinação entre a metodologia Kanban e software de gestão pode oferecer:

  • Kanban como ferramenta para detectar gargalos em projetos

Um dos principais resultados que o Kanban fornece é encontrar pontos de gargalos, ou seja,  obstáculos que atrapalham ou atrasam a produção em diferentes tipos de empresas ou processos.
Esses obstáculos podem ter diferentes razões: a ausência de um processo, a inexistência ou mau uso de ferramentas, gerenciamento inadequado de recursos e pessoas, etc. O Kanban Software permite uma visão das etapas de cada processo e aponta o que pode ser melhorado. O resultado certamente será visto através da melhora da cadeia produtiva.

  • Kanban como instrumento de gestão de pessoas

Na gestão de recursos humanos temos vários exemplos em que o Kanban pode auxiliar nas atividades e resultados, como o RH, que é responsável pelos processos de recrutamento, avaliação de desempenho e outros processos internos.
Nos casos apresentados, teremos uma série de atividades relacionadas e uma única equipe de RH para executá-las, então o método Kanban permite uma melhor divisão de tarefas, execução e resultados.
No exemplo de contratação, temos atividades como avaliação de currículos, entrevistas, testes, verificações de referência e outras atividades que estão relacionadas a um grande número de candidatos. Associar o Kanban Software a processos como esse levará a bons resultados durante a execução de tarefas.

  • Kanban como ferramenta de marketing

Projetos relacionados a marketing estão sempre associados a tarefas de relacionamento com clientes, criação, divulgação, análise de resultados e integração com equipe de vendas. São diversos fluxos de atividades e integração com diferentes tipos de equipes em um mesmo departamento.
O Kanban Software permite gerenciar os times, o tempo de entrega e lidar com atrasos e imprevistos, muito comum nesse tipo de atividade, na qual temos que associar processos criativos com produção de peças de marketing e a satisfação do cliente.

  • Kanban como apoio ao departamento de compras

Em diversos tipos de negócios, o departamento de compras tem papel fundamental. Seus processos ocorrem em vários estágios, como aquisição, acompanhamento e entregas; em alguns casos pode-se incluir ainda o processo de importação.
No caso de compras, a ferramenta que está diretamente ligada a esse processo é o sistema de ERP, entretanto o Kanban pode auxiliar na execução das diversas tarefas ligadas a cada fase. Será possível gerenciar as equipes, as entregas, definir prioridades e reduzir gargalos.
Como se vê, o método Kanban tem uma aplicabilidade diversificada em diferentes contextos e pode ser potencializado quando toda metodologia estiver associada a um software com ferramentas de apoio e uso online através de diferentes dispositivos.

Kanban indo além da indústria e desenvolvimento de software

A exemplo da plataforma de gestão da SabeSim, o usuário tem a aplicação do Kanban para todos os departamentos da empresa em diferentes tipos de negócio, com acesso a resultados online e em tempo real, além de diversas ferramentas de apoio que reforçam ainda mais o processo produtivo das empresas.
Utilizar o Kanban Software como apoio à gestão é a certeza de grandes resultados, processos mais dinâmicos e equipes produtivas.
Aproveite a oportunidade para experimentar todo o potencial do Kanban através da plataforma da SabeSim, faça o teste agora mesmo e entre em contato com nossos consultores para tirar suas dúvidas e conhecer melhor a ferramenta.
E não deixe de acompanhar as próximas dicas em nosso blog e todas as novidades através de nossas redes sociais.
 

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Comunicação organizacional na empresa e as melhores práticas para desenvolver

Comunicação organizacional
A comunicação organizacional é uma das principais estratégias a ser utilizada para estreitar a relação entre colaboradores, investidores, clientes e fornecedores. Através dela o canal de diálogo será aberto e uma sinergia será criada entre a empresa e seu público alvo.
Com o uso da comunicação organizacional através da qual a cultura da empresa será transmitida, a organização ganha força estratégica junto ao mercado, principalmente em tempos que mudanças ocorrem rapidamente.
Como principal forma de integração com a sociedade, o diálogo institucional deve ser realizado de forma responsável e muito bem planejado, com uso de equipes capacitadas e ferramentas que permitam a melhor interação, de acordo com cada tipo de audiência e meio utilizado para a comunicação.
Por toda sua importância, vamos entender melhor como deve ocorrer a comunicação organizacional e como as boas práticas podem melhorar a forma de interação com sua audiência.

Como a comunicação organizacional é classificada

De acordo com a audiência, a comunicação organizacional pode ser classificada por quatro tipos de interlocução:

  • Comunicação Institucional: voltada para o mercado e abrangendo clientes, investidores, fornecedores e a sociedade.
  • Comunicação Mercadológica: tem o objetivo de apresentar ou melhorar a imagem dos produtos ou serviços junto ao mercado.
  • Comunicação Administrativa: visa o público interno, sendo aplicada aos setores da empresa e administração, tem a finalidade de orientar os fluxos organizacionais, normas e regras da organização.
  • Comunicação Interna: busca promover a interação organizacional entre os funcionários, informar, compartilhar ideias e promover o espírito de equipe na empresa.

Use a ferramenta certa

Quanto ao uso da ferramenta ideal para impulsionar a comunicação organizacional de sua empresa, tudo vai depender do tipo de comunicação e do público alvo direcionado.
Para as comunicações do tipo institucional e mercadológica, onde há um envolvimento basicamente do público externo, as ferramentas mais atuais estão integradas com a Internet como meio de entrega, portanto é comum utilizar-se as seguintes ferramentas:

  • Site Institucional
  • Blog
  • Redes Sociais
  • E-mails e Newsletters
  • Propaganda em rádio, TVs e jornais

As comunicações que envolvem o público interno da empresa, administrativa e interna, já possuem algumas características diferentes, pois neste caso são compartilhadas informações mais sensíveis e voltadas aos diretores e funcionários, não devendo haver exposição ao público externo. Podem ser utilizados as seguintes ferramentas:

Ainda tratando-se da questão da segurança, o uso de plataformas integradas garante a comunicação entre todos os departamentos, de forma a assegurar a confiabilidade e o armazenamento das informações. O meio utilizado para essa comunicação é a Intranet.

Aplique as boas práticas

Para garantir a qualidade e eficácia na troca de informações é recomendado utilizar as melhores práticas, já testadas e aplicadas no mercado. Vejamos algumas:

  1. Faça o planejamento e defina os objetivos a serem alcançados.
  2. Defina métricas que caracterizam o alcance e o sucesso das mensagens.
  3. Utilize as ferramentas certas.
  4. Seja visual e, quando possível, descontraído.
  5. Forneça canais de feedback e ideias.
  6. Incentive a comunicação e a colaboração.
  7. Evite os excessos de mensagens.
  8. Seja transparente.
  9. Compartilhe tudo que for relevante para o público.
  10. Utilize mensagens claras e objetivas

Estas foram algumas das melhores práticas para ajudar em sua estratégia de comunicação organizacional. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de soluções integradas que ajudam a promover a informação e o engajamento de seus funcionários, com base em segurança e alta disponibilidade.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores práticas existentes.

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Administração de projetos em pequenas empresas também é importante

Administração de projetos
A administração de projetos deve ser implementada em toda organização, independentemente do tamanho que ela tenha. Não importa o quão pequena é uma empresa, a administração de projetos certamente garante que as tarefas sejam feitas de forma rápida e eficiente.

Para ter um papel de destaque no mercado, é essencial que uma empresa desenvolva seus projetos dentro de um determinado período de tempo. Os projetos de uma empresa aumentam o seu valor comercial e dependem dos esforços da equipe para que se desenvolva da maneira mais rápida e organizada possível.

Administração de projetos em pequenas empresas

A administração de projetos é um desafio para as pequenas empresas que geralmente têm poucos recursos comparados às grandes organizações. A administração eficaz de projetos envolve a identificação do método de gerenciamento correto e sua aplicação para atingir todos os objetivos do projeto. Isso requer uma boa comunicação e a colaboração de todos os membros da equipe.

É vital escolher uma ferramenta adequada para a administração de projetos bem-sucedida. As pequenas empresas enfrentam um ambiente de negócios dinâmico e complexo, os requisitos são frequentemente revisados no meio do projeto e as demandas aumentam inesperadamente. Infelizmente, as pequenas empresas estão equipadas com poucos recursos e um orçamento inflexível. Só uma ferramenta de gerenciamento de projeto pode garantir que uma pequena empresa administre um projeto corretamente e de maneira eficiente.

Benefícios do Kaban mobile para a sua empresa

Gestão de tarefas

Os projetos estão sempre vinculados a um período de tempo. A gestão eficaz do projeto assegura o cumprimento das tarefas individuais e do projeto em tempo recorde. A criação e edição de tarefas e a definição de um prazo permitem a melhoria contínua do trabalho.

Gestão do tempo

A gestão do tempo é essencial ao planejar e executar projetos. Deve-se assegurar que o projeto não exceda o tempo previsto para que a sua implementação seja bem-sucedida. Um software de gerenciamento de projetos permite gerenciar o tempo e também evitar quaisquer atrasos na execução.

Repetição de projetos

A aprendizagem é muito importante para as pequenas empresas, porque a maioria dos funcionários executará o mesmo trabalho em projetos futuros. Uma função importante do software de gerenciamento de projetos é que ele permite aprender com a experiência.

Uma avaliação eficaz no final de um projeto aumenta a aderência da equipe e melhora a autoconfiança da empresa.

Um software de gerenciamento de projetos, por sua vez, permite que todo o projeto esteja documentado. Isso significa que há uma referência completa para projetos futuros, o que permite determinar onde as falhas ocorreram, se o projeto estourou o orçamento, onde ocorrem atrasos e quais foram as causas, quais melhorias podem ser feitas e assim por diante. Em uma pequena empresa, a gestão do projeto irá ajudar a atingir os objetivos estratégicos do negócio mais rápido e com pouco esforço.

E você? Como faz a administração de projetos da sua empresa? Você conhece a plataforma de gestão da SabeSim? Faça o contato e comece a testar o sistema agora mesmo!

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Acesso externo e a TV’s em seus projetos

O Sistema de projetos do Sabesim conta agora com novos recursos para que pessoas que não tenham login na sua plataforma, possam visualizar projetos através de acesso externo.

Abaixo podemos ver um gif demonstrando como permitir acesso externo em seu projeto:

Acesso externo e a Tv

Acesso externo

Com a chave gerada no link para acesso externo, qualquer pessoa com visualizar o projeto sem precisar de login e senha. Este recurso é ideal quando queremos permitir que clientes ou pessoas externas possam acompanhar a execução de um projeto. Nenhuma alteração poderá ser feita no projeto através deste link, o acesso é para somente leitura.

Exibindo seu projeto em uma TV

Uma possibilidade que se mostrou muito interessante com o novo recurso é a capacidade de exibir determinados projetos em uma tela de TV para que sua equipe possa acompanhar de forma simples o andamento de um projeto. A tela de exibição dos projetos de atualiza de forma automática a cada minuto, permitindo uma visualização eficiente do status atual de cada tarefa.

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Principais tarefas e desafios na gestão de uma empresa

Principais tarefas na gestão de uma empresa
Existem três cenários básicos em que um gestor pode encontrar uma empresa no que se refere à administração do negócio: caos total, em busca da melhoria e estabilizado. Neste artigo iremos descrever cada um deles e aproveitar para indicar quais são os grandes desafios e principais tarefas que um administrador terá para cada tipo de cenário existente.
Quando usamos a expressão “um gestor pode encontrar”, expressamos duas situações: a primeira é quando um profissional é contratado para assumir uma situação determinada, onde sua experiência e formação foram decisivas para sua entrada na empresa. A segunda situação ocorre quando um gestor que já faz parte da empresa precisa realizar um levantamento da situação atual, identificando as necessidades para iniciar um projeto com objetivos apontados a partir desse estudo.

1º Passo: Identifique em que cenário a empresa se encontra

Como foi descrito no início do artigo, um gestor pode encontrar três cenários básicos que descrevem a realidade da empresa. Vamos conhecê-los.

Vivendo um momento de caos

Pode parecer um pouco exagerado colocar um cenário como caótico para uma empresa. Imaginamos que essa situação nunca chegará e que antes de alcançar este ponto alguma atitude já deveria ter sido tomada.
Mas infelizmente isso acontece, e é mais comum do que se pensa.
A identificação desse tipo de cenário é até fácil de ser feita por um bom gestor: falta de processos nos principais departamentos da empresa, setores trabalhando praticamente de forma independente e a empresa funcionando no vermelho ou já com grandes prejuízos,; tudo isso é um indicativo de que existe um caos instalado na empresa.

Em uma fase consciente de melhoria

Este é um cenário até mais tranquilo de se iniciar um trabalho de gestão. Isso porque a fase de conscientização dos problemas existentes e as iniciativas que buscam as melhorias já foram realizadas ou estão em andamento.
O gestor pode até encontrar um cenário caótico, mas a diferença será na percepção por parte da administração de que existem problemas a serem resolvidos e que os primeiros passos já foram dados buscando a organização. Isso facilita a introdução de novas ideias e a adoção de processos e ferramentas de gestão.

Em tempos de estabilidade

Talvez esse seja o cenário mais difícil para a chegada de um gestor. Sabe aquela máxima “time que está ganhando não se mexe”? Se tudo está bem, com processos definidos e a empresa funcionando no azul, então quais serão os desafios?
O problema está justamente na estabilidade encontrada. Tanto a direção quanto os colaboradores não estarão abertos a mudanças, o que de certa forma faz sentido, pois aparentemente não existem problemas a serem resolvidos.
Entretanto, a visão de um gestor precisa ir além e identificar oportunidades futuras, promover a melhoria contínua de todos os processos e ferramentas, apresentar para a empresa que é possível crescer mais e buscar novos mercados. Ele deve evitar a acomodação em um mercado consolidado ou em casos em que a empresa se encontra como líder de mercado.

2º Passo: Determine os desafios, riscos e as principais tarefas do projeto

Identificado o cenário atual da empresa, chegou a hora de definir os desafios, calcular os riscos e determinar as principais tarefas a serem realizadas neste novo projeto. Para alcançar esses três pontos o gestor terá como primeiras ações:

Essas atividades demandam tempo e requerem uma boa experiência profissional do gestor para fazer esse levantamento, definindo metas e riscos e conscientizando a empresa dos desafios que precisam ser vencidos.

3º passo: Faça o levantamento das necessidades do projeto e organize as tarefas estabelecendo prazos

Chegou o momento de colocar o projeto em execução. Os primeiros passos consistem na definição das ferramentas que serão necessárias para planejar e executar todas as principais tarefas e também as secundárias. O ideal é utilizar plataformas integradas, com recursos que atendam todas as necessidades de gestão, comunicação e integração com todos os departamentos da empresa.
A SabeSim conhece muito bem os desafios encontrados pelos gestores na administração das empresas e na gestão dos projetos. Além do nosso blog, com dicas e sugestões, você pode entrar em contato com nossos especialistas para definir as melhores estratégias para sua empresa. 

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Comunicados aos funcionários – Quais as melhores ferramentas

Comunicados aos funcionários
Independentemente do porte, a comunicação entre os colaboradores será sempre um dos principais recursos de apoio em uma gestão eficiente das empresas. Mensagens curtas, anúncios e até a publicação de normas, são exemplos de como podem ocorrer o envio de comunicados aos funcionários de uma organização.
Ao contrário de um conversa feita presencialmente, onde além da mensagem apresentada a expressão corporal influencia no indicativo de urgência ou importância do comunicado, a informação transmitida aos colaboradores com uso de ferramentas deve ser feita corretamente, associada ao tipo de mensagem, com conteúdo claro e objetivo, e apresentando seu grau de prioridade e aplicabilidade.
Vejamos neste artigo quais os tipo de comunicados aos funcionários devem ser utilizados e quais ferramentas são aplicadas para uma troca eficiente de informações dentro da empresa.

Use a ferramenta correta para o envio de comunicados aos funcionários

Existem diferentes tipos de comunicados que podem ser utilizados na empresa. Eles possuem o objetivo de transmitir uma informação, são classificados de acordo com seu conceito, a sua transmissão e a forma como deve ser priorizada.
Quanto aos tipos de mensagens, podemos classificar de diferentes formas:

  • Interna ou externa: define-se apenas onde se encontra o público alvo dos comunicados, para os funcionários (interno), ou clientes e fornecedores (externo).
  • Comunicação escrita ou oral: o método utilizado para transmitir mensagens, de forma escrita (e-mails, manuais, intranets, entre outros) ou de maneira oral (destacam-se as palestras, reuniões e confraternizações).
  • Comunicação direcionada ao nível hierárquico: para os líderes (vertical), entre os colaboradores (horizontal) e para os diferentes níveis hierárquicos (diagonal).

É possível ainda classificar os tipos de comunicados aos funcionários de acordo com a ferramenta a ser utilizada para o envio:

  • Mensagem: apresenta a característica de ser curta e não necessariamente é aplicada e visualizada por todos os colaboradores da empresa. São exemplos o e-mail, ligações telefônicas e mensagens de texto via celular. Atende necessidades mais rápidas e restritas.
  • Informativo: de caráter mais abrangente, alcança um número maior de colaboradores. São os memorandos, anúncios e comunicados em quadros de avisos.
  • Norma: possui natureza mais formal e de caráter duradouro. São diretrizes, regras ou procedimentos que devem seguidos pelos funcionários. A sua elaboração passa por um processo de criação, revisão e aprovação feito pela direção da empresa.

Os comunicados do tipo mensagem e informativo são utilizados como ferramentas oficiais de comunicação interna, entretanto permitem um formato mais informal e possuem sua validade reduzida, pois atendem a demandas específicas por tempo determinado e nem requerem um processo de elaboração e aprovação feito pela diretoria.

Utilize a estrutura correta na elaboração dos comunicados aos funcionários

Além de utilizar o tipo de mensagem e a melhor ferramenta para o envio, outra prática recomendada é a estrutura da mensagem. Mesmo que seja curta e temporária, o ideal é que siga um padrão mínimo que facilite a leitura e compreensão.

  • Título ou cabeçalho: destaca-se pela definição do público alvo e o assunto. Muito comum ser empregado o uso de remetente e destinatário, data do envio e o assunto ou título.
  • Introdução ou abertura: um ou dois parágrafos utilizados para uma breve apresentação do assunto que será detalhado durante o comunicado.
  • Corpo do texto ou mensagem: consiste no detalhamento do comunicado com todas as informações necessárias ao público alvo.
  • Conclusão ou encerramento: são as considerações finais sobre o assunto abordado.

Vale ressaltar que essa estrutura apresentada e a formatação utilizada no texto será adaptada à categoria da mensagem e ao mecanismo utilizado para o envio.
Outro fator importante na comunicação eficiente nas empresas é a integração das ferramentas de comunicação com sua plataforma de gestão. Isso se dá pelo fato de a troca de mensagens e seu armazenamento ocorrer em local seguro, em conjunto com outras ferramentas existentes no sistema e que podem ser divulgadas e consultadas pelos colaboradores da empresa.
A plataforma da SabeSim possui as melhores ferramentas a serem utilizadas na comunicação eficiente de sua empresa. De fácil utilização, permite a elaboração, revisão e correção, assim como a divulgação entre colaboradores e seus departamentos.
Entre em contato com a SabeSim e conheça mais sobre a nossa plataforma e como ela pode ajudar sua empresa. 

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Ferramentas de gestão – Gerenciando sua empresa de forma eficiente

Ferramentas de Gestão
Pode parecer estranho o que você vai ler agora, mas certos projetos relacionados ao uso de ferramentas de gestão não dão certo, sabe por quê? Porque elas sozinhas não resolvem os problemas da empresa. Vamos entender um pouco mais sobre o que consiste em ter sucesso na utilização de uma plataforma que vai ajudar na administração de uma empresa.
Normalmente, os motivos que levam as empresas a adotarem ferramentas de gestão estão relacionados à falta de padronização na organização, causando dificuldades e perdas financeiras ou, em segundo caso, quando se está  buscando pelo aperfeiçoamento dos processos, onde já existem algumas iniciativas e o uso de ferramentas irá consolidar a disposição em melhorar a gestão das atividades da empresa.

Use ferramentas de gestão associadas a processos

A adoção de ferramentas que possam organizar ou melhorar o dia a dia das empresas tem os objetivos de corrigir problemas e alcançar bons resultados organizacionais. Porém é importante ter a consciência de que para o projeto dar certo serão necessárias ações conjuntas, partindo do alto escalão da empresa e alcançando todos os setores e funcionários.
Então, algumas dificuldades podem surgir durante a gestão e o uso de ferramentas. A aplicação de processos ou o estabelecimento de novas rotinas podem dar uma impressão de algo que pode se tornar burocrático ou emperrado e a adoção das ferramentas de gestão começam a sofrer com algumas barreiras.
Desta forma, o primeiro passo para o gerenciamento da empresa de forma eficiente é a conscientização e o aperfeiçoamento dos processos. O uso de procedimentos e normas deve ser implantado em cada setor em fases distintas, considerando uma curva de aprendizado e adaptação.
Durante a fase de consolidação dos processos alguns erros podem acontecer e boas práticas são aprendidas, é nesse momento que a associação de ferramentas e processos começa a impactar de forma positiva na gestão da empresa.

Adote um conjunto de ferramentas que impactam todas as áreas

Uma boa ferramenta de gestão é composta por uma suíte de aplicativos que serão utilizados por diversos setores da empresa. Um exemplo é a plataforma SabeSim, que oferece recursos como:

E todos essas funcionalidades passam a ser associadas a um novo padrão de trabalho, que ao ser adotado por boa parte dos funcionários, altera de uma certa forma a rotina com a qual eles já estavam acostumados.
Então, de forma semelhante ao uso de processos, a adoção destas ferramentas é feita de forma simples, consciente e, principalmente, apresentando os ganhos e benefícios ao se incorporar todos os recursos que acompanham uma plataforma na gestão eficiente da empresa. Ao final todos têm a ganhar.

Siga o caminho certo para a eficiência da empresa

Para resumir a nossa conversa, a adoção de ferramentas de gestão certamente será um importante passo para organizar, melhorar e obter grandes resultados na empresa. Entretanto, para dar certo será necessário um trabalho em conjunto, consciente e bem planejado.
Deve-se acompanhar os resultados e buscar melhorias. Certamente serão necessários ajustes e correções nos processos, da mesma forma que será preciso constantemente avaliar os ganhos ao se utilizar as ferramentas que apoiam a gestão da empresa de forma eficiente.
A SabeSim com sua plataforma de gestão tem a experiência necessária para ajudar em um projeto bem sucedido de implantação e uso de processos e ferramentas. Conte conosco para alcançar bons resultados nesse desafio. Entre em contato agora mesmo conosco, estamos à disposição!

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Intranet corporativa – 10 fatores de sucesso

Intranet Corporativa
Os benefícios e resultados atribuídos ao uso de uma Intranet corporativa em uma empresa são diversos. Já mostramos muita coisa aqui no nosso blog, mas o sucesso desse recurso não consiste somente em criar e disponibilizá-lo para os colaboradores.
É muito comum em algumas empresas que, após o lançamento da Intranet, ocorra a diminuição dos acessos e até mesmo o seu desuso após algum tempo. Isso pode acontecer, por exemplo, devido à forma com que é feita a gestão do conteúdo do site. Em alguns casos ele é transformado em um mero depósito de documentos e procedimentos.
O grande problema é a visão equivocada de como utilizar uma Intranet corporativa. É preciso entender que um dos principais objetivos deste recurso é a integração entre os colaboradores da empresa e para isso é necessário estimular a participação.

A Intranet corporativa como a rede social da empresa

Em uma visão mais Web 2.0, a intranet corporativa precisa ser utilizada como a rede social interna da empresa, com conteúdo atrativo que estimule o compartilhamento e interações entre os usuários.
Acompanhe pontos importantes que serão fatores de sucesso para sua intranet.

1. Desenvolva conteúdo no mesmo formato que utiliza nas redes sociais da empresa

Como foi dito anteriormente, a intranet corporativa precisa ser uma extensão de suas redes sociais. Utilize o setor de marketing para ajudar na criação e divulgação do site.

2. Estimule a criação de conteúdo por todos os colaboradores da empresa

Crie e divulgue as boas práticas para criação de conteúdo. Lembre a todos que se trata de uma Intranet corporativa e assuntos como política, religião ou assuntos polêmicos e ofensivos devem ser evitados.

 

3. Menos pode ser mais

Faça a curadoria de conteúdo, promova regularmente a gestão da Intranet, verificando textos e documentos que estão desatualizados ou em desuso. Deixe a Intranet mais leve e demonstre para os colaboradores que o site passa por constante atualização.

4. Tenha uma ferramenta de busca eficaz

Lembre-se que a Intranet é fonte de consulta de documentos e procedimentos e, portanto, tenha certeza que o sistema de busca interno funciona corretamente e que ele sempre trará resultados relevantes.

5. Faça a integração da Intranet com outras aplicações

Faça da Intranet o ponto de partida para o uso de outras ferramentas da empresa, isso faz com que os colaboradores possam visualizar as últimas novidades do site.

 

6. Avalie a importância da Intranet

Como ferramenta corporativa, é sempre importante verificar o quanto ela está sendo eficaz e alcançando os objetivos. Estimule o compartilhamento de opiniões e peça a sugestões para a melhoria do site.

 

7. Estimule a comunicação entre os departamentos

Faça com que a estratégia de comunicação entre os departamentos funcione, oriente a publicação de comunicados e avisos na Intranet. É possível também utilizar técnicas de e-mail marketing para estimular os acessos à Intranet.

 

8. Torne a Intranet uma ferramenta simples

A Intranet corporativa precisa atingir seus objetivos, mas ao mesmo tempo não pode atrapalhar na produtividade dos colaboradores. Pode parecer um tanto controverso, mas é muito importante que ocorra a interação no site, mas ao mesmo tempo a ferramenta deve ser de fácil uso para que o colaborador não perca tanto tempo na produção de conteúdo.

 

9. Tenha suporte aos dispositivos móveis

Vivemos a era dos dispositivos móveis e por isso muitos profissionais utilizam dentro da empresa smartphones e tablets como ferramenta de trabalho. Tenha certeza que sua Intranet tenha o suporte a esse recurso, seja na forma de aplicativo ou simplesmente ocorrendo a adaptação ao tamanho da tela.

 

10. Implemente um processo contínuo de melhoria

Para finalizar nossas dicas, não deixe que a Intranet caia no esquecimento. Sempre faça uma avaliação dos resultados que o uso da Intranet está trazendo para empresa. Não tenha medo de arriscar, por exemplo, uma repaginação do layout ou a criação de novas funcionalidades.
A plataforma SabeSim possui o recurso de Intranet com várias ferramentas, de fácil construção e uso. Aproveite a oportunidade e teste as funcionalidades de nossa plataforma gratuitamente e entre em contato com nossos colaboradores em caso de dúvidas. 

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