Hoje em dia a administração de nosso fluxo de trabalho sofre bastante com a sobrecarga de informações e atividades diárias. Em uma rotina diária é muito comum lidarmos com uma grande quantidade de emails, relatórios, planilhas e reuniões. Associado a tudo isso temos a nossa imensa lista de atividades a serem feitas dentro do prazo.
Ter sucesso na execução e na gestão dessa rotina é sempre um grande desafio para colaboradores e gestores, pois cada vez mais somos cobrados e por consequência estamos sofrendo bastante com as pressões do dia a dia.
Para resolvermos essas dificuldades, uma solução é buscar o uso das melhores práticas do mercado para o controle e execução de atividades diárias. Nesse sentido, surgem metodologias associadas a ferramentas que nos auxiliam no fluxo de trabalho e geram resultados significativos aos projetos das empresas.
Utilize métodos ágeis
Há várias formas de organizar seu dia e alcançar seus objetivos. Ao optar por um desses métodos, dê prioridade para aqueles com resultados comprovados e que possam ser compartilhado e utilizado pelos demais colaboradores de sua empresa. Todos têm a ganhar quando trabalham em conjunto de forma organizada.
Um desses métodos é o Kanban, um processo adotado pela Toyota que obteve grandes resultados e se tornou referência de sucesso para muitos projetos e empresas. O Kanban deu origem a novas metodologias que têm como focos principais a eficiência e agilidade dos processos.
De origem japonesa, o Kanban tem em seu significado a palavra “cartão”. É um método para realização de mudanças que não define papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe.
Dentro das metodologias ágeis temos as boas práticas recomendadas a serem utilizadas para obter êxito na execução das atividades diárias. Abaixo um exemplo:
- Defina o objetivo de seu projeto
- Estabeleça atividades macro necessárias para chegar ao objetivo
- Estabeleça as tarefas necessárias para concluir as atividades diárias
- Determine as prioridades com base nas atividades e tarefas
- Indique os colaboradores responsáveis por cada tarefa e os prazos de execução
- Inicie a execução das tarefas
- Realize reuniões diárias para verificar o desenvolvimento das tarefas
- Ao final, após a conclusão das atividades diárias, faça reuniões de revisão
Essas práticas recomendadas tiveram origem no Scrum, uma metodologia criada a partir do Kanban e muito utilizada no processo de desenvolvimento de software.
Atividades diárias com Kanban e Agenda Online
A plataforma SabeSim implementou a metodologia Kanban, através de um sistema online que se encaixa muito bem nas boas práticas que descrevemos neste artigo. Além disso, a plataforma dispõe um sistema de calendários e compromissos que segue os mesmos princípios do Kanban.
A vantagem de utilizar a plataforma da SabeSim é ter um sistema online e automatizado, onde é possível coordenar projetos e equipes de trabalho, como uso de metodologias e práticas com casos reais de sucesso, tudo isso com o uso da melhor tecnologia.
Deixe nos comentários o que achou das recomendações, podemos ajudar a implementar as metodologias e boas práticas com a plataforma de gestão da SabeSim, faça o contato agora mesmo e comece a testar o sistema agora mesmo.
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