7 passos para um efetivo controle de documentos na sua empresa

Todas as atividades empresariais geram documentos que são decisivos e precisam de controle. Controlar os documentos, muitas vezes, se torna uma tarefa desafiadora, já que um erro pode resultar na perda de dados valiosos da organização.

Se é uma função primordial, o controle de documentos deve ser uma atividade realizada com a maior eficiência possível, e para ajudar você, listamos 7 passos para vencer essa tarefa.

  1.       Entenda a importância dos documentos

Antes de qualquer coisa é essencial que você entenda a importância dos documentos. A organização dos documentos é o mesmo que a organização da própria empresa, afinal, eles são o centro das informações mais importantes do negócio. Os arquivos de documentos são o cérebro administrativo do negócio, seja na organização interna da empresa em geral ou nas exigências da legislação pública.

  1.       Faça a divisão dos arquivos por categorias

Como controlar os documentos, se você não saberá ao certo a localização deles quando precisar? É fundamental dividir a documentação em categorias, que passam dos fornecedores, financeiro e clientes até o setor jurídico, etc.

  1.       Elimine os documentos desnecessários

No meio das documentações, certamente você encontrará muitos arquivos desnecessários, sem validade e que só ocupam espaço. Faça um bom filtro e elimine tudo o que não tem valor para a empresa.

  1.       Atualize manuais e formulários

É muito comum ter funcionários na mesma empresa que utilizam manuais e formulários desatualizados e diferentes, resultando em possíveis problemas futuros de arquivamento. É necessário atualizar esse tipo de documento, principalmente se ele é utilizado frequentemente para tarefas importantes da empresa.

  1.       Revisão e registros de documentos

É necessário também revisar, alterar e registrar as mudanças nos documentos. Esse processo geralmente acontece anualmente, e é fundamental registrar cada passo, já que informações alteradas podem interferir diretamente nas áreas direcionadas.

  1.       Padronização dos documentos

O controle só é completamente eficiente quando há a padronização de documentos. Os documentos padronizados permitem uma melhor forma de arquivamento, facilidade na hora da busca, e inclusive para reconhecer falhas e realizar atualizações. Procure manter sempre o padrão, e não se esqueça que o controle é para a empresa e não para você, ou seja, a padronização precisa ser compreendida por todos os colaboradores.

  1.       Delegue um responsável e um revisor para controlar os documentos

Para manter o padrão, é fundamental que uma pessoa seja responsável pelo controle, e, no máximo, outra pela revisão. Muitas pessoas organizando um mesmo documento podem gerar confusão e erros de padronização. Ter uma pessoa responsável também facilita na hora de fazer possíveis alterações ou de orientar a equipe.

 

Você pode começar hoje mesmo! O processo de controle de documentos não precisa ser pontual, e pode ser aplicado a qualquer momento, basta você seguir as nossas dicas e não deixar nenhum detalhe passar.

Lembre-se sempre que os documentos são os responsáveis por movimentar o cérebro do negócio, e é por isso que você não pode mais perder tempo para começar a organizar os documentos da sua empresa.

 

E você, tem mais algum método para controlar os documentos da sua empresa? Comente abaixo.

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