O sucesso de um projeto depende de muitos fatores, e normalmente é avaliado em termos de seus resultados em termos de escopo, prazo, custos e qualidade. Mas, como sabemos, esses não são os únicos fatores balizadores da realização bem sucedida de um projeto. Existem outras áreas de conhecimentos que também tem efeitos significativos nos produtos resultantes: a gestão dos recursos humanos, das comunicações, das partes interessadas e das aquisições, bem como a integração de todos esses fatores, precisam ser bem conduzidas para que o processo possa ser concluído de forma satisfatória.
Ao observarmos o que essas outras áreas de conhecimento, logo percebemos que se trata de pessoas e seus relacionamentos. Portanto, gerenciar um projeto, até certa medida, é o mesmo que gerenciar pessoas. A diferença fica por conta dos resultados específicos esperados e que só conseguirão ser atingidos se todos desempenharem bem o seu papel.
Mas como fazer para que as pessoas trabalhem de forma coerente, produtiva e coordenada para que esses resultados sejam atingidos?
Dicas no gerenciamento de pessoas em projetos
As pessoas em destaque
Requisitos podem ser bem definidos, um cronograma pode ser bem elaborado. Mas as pessoas é quem farão o trabalho acontecer. Portanto, é importante que as pessoas tenham no projeto o devido destaque: o papel principal.
Para isso, é preciso lembrar constantemente que as pessoas são os especialistas no projeto; afinal, foi por isso que foram selecionadas para atuar no projeto. E diferentes pessoas possuem diferentes habilidades. Por isso, o gerente de projetos não precisa ter todas as respostas, mas deve saber a quem recorrer para as respostas e como fazer com que a equipe inteira se sinta confortável com elas
É preciso gerenciar conflitos
Um bom gerente de projetos deve desenvolver habilidades que o permitam tratar conflitos de forma justa e independente e auxiliar nos processos que conduzem ao consenso na equipe. Não se deve tomar partidos, mas sim chegar a um consenso de forma rápida, equilibrada e colaborativa e conciliatória, para que todos os envolvidos possam seguir em frente se sentindo respeitados e ouvidos.
Saiba ouvir
Quem nunca ouviu o ditado: “temos dois ouvidos e uma boca para ouvir mais e falar menos”. Um bom gerente de projeto alcança melhores resultados quando sabe ouvir os membros da equipe, e como isso é possível se ele estiver falando o tempo todo? As pessoas se sentem melhor quando sentem que estão sendo ouvidas, e isso auxilia em todos os processos que as envolvem.
A chave é a comunicação
Estima-se que até 90% do tempo de um gerente de projetos seja utilizado em processos relativos a comunicação. Isso faz com que essa área tenha um impacto tremendo nos resultados do projeto. Mas o gerente de projetos não se comunica consigo mesmo, e sim com as pessoas envolvidas no projeto. Portanto, a qualidade dessa comunicação tem um efeito direto na qualidade do trabalho produzido por essas pessoas, e consequentemente na qualidade do produto final.
Mais do que habilidades técnicas, um bom gerente de projetos deve ter boas habilidades de comunicação, e essas habilidades de comunicação devem estar relacionadas de forma próxima a boas habilidades com pessoas.
Desenvolva o grupo
Uma equipe bem desenvolvida demonstrará um bom desempenho, pois um time funcional pode dedicar seus esforços a realizar o trabalho necessário, ao invés de perder tempo com frustrações de origem interpessoal.
Uma boa técnica para o desenvolvimento de uma equipe é o modelo “forming, storming, norming, performing” proposto por Tuckman. Através desse modelo, o grupo desenvolve-se em quatro fases, que compreendem:
- Formação (forming): consiste na formação da equipe, quando se colocam as pessoas como um time, e onde todos passam a se conhecer.
- Sublevação (storming): é a fase onde a equipe começa a trabalhar junto e surgem os conflitos. A equipe precisa manter o foco para evitar se perder em meio a conflitos pessoais.
- Normatização (norming): chega-se ao consenso, com uma percepção mais clara dos papéis de cada um, e o compromisso torna-se maior e mais forte.
- Desempenho (performing): é a fase final, quando o grupo trabalha bem junto, com uma visão comum e um objetivo de superar as expectativas.
Em resumo, reafirmamos que gerenciar projetos é gerenciar pessoas. É preciso um time funcional, com bom desempenho, que se comunique de forma fluida e que seja conduzido com firmeza por um gerente que sabe ouvir e gerenciar conflitos, permitindo que o grupo se desenvolva e produza os resultados esperados!