Plataforma colaborativa – O que é, como funcionam sistemas colaborativos

O que é uma plataforma colaborativaUma Plataforma colaborativa é uma ferramenta de software utilizada em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser bastante especializadas, a fim de oferecer aos seus usuários várias formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes.

Ou dito de outro modo, uma plataforma colaborativa permite o compartilhamento, processamento e gerenciamento de arquivos, documentos e outros tipos de dados entre vários usuários ou sistemas. Este tipo de software permite que dois ou mais usuários remotos trabalhem em conjunto em uma tarefa ou em um projeto.

Uma plataforma colaborativa também é conhecida como software colaborativo, software de colaboração online e groupware.

Qual o objetivo de uma plataforma colaborativa?

Uma plataforma colaborativa destina-se, principalmente, a aumentar a produtividade de um grupo de indivíduos e, mais especificamente, aumentar a produtividade das organizações. Isto é conseguido através das capacidades coordenadas de processamento e gerenciamento de tarefas fornecidas por esse tipo de programa.

Uma plataforma colaborativa permite aos usuários criarem um espaço de trabalho e adicionarem dados ou fluxos de trabalho a ele. O espaço de trabalho criado é visível e acessível a todos os outros usuários independentemente da sua localização física. Todas as alterações feitas nos dados ou arquivos são sincronizados, garantindo que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um projeto em andamento.

No caso de um software de colaboração habilitado para nuvem, os mesmos dados são hospedados e acessados diretamente do site do host do software. O Sistema Kanbam Online é um exemplo popular de plataforma colaborativa.

Uma plataforma colaborativa permite que uma empresa facilite e melhore os seguintes aspectos:

  • Comunicação,
  • Compartilhamento e discussão de informações,
  • Compartilhamento de dados / informações,
  • Coordenação de esforços e atividades.

Uma plataforma colaborativa pode ser categorizado de acordo com os seguintes tipos:

  • Ferramentas de colaboração de propósito único,
  • Conjuntos de colaboração,
  • Comunicações unificadas de colaboração.

Ferramentas de colaboração de propósito único

As ferramentas de colaboração de propósito único se concentram em projetos ou tarefas comuns. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas de colaboração de propósito único:

E-mail: Considerado o avô de todas as ferramentas colaborativas de software, o e-mail ironicamente ainda é o mais usado. Seu objetivo principal é facilitar a comunicação interna e externa. A estrutura de um e-mail permite o uso de várias outras tarefas de colaboração.

Quadros de discussão: Entre as melhores ferramentas de colaboração de propósito único estão os painéis de discussão, que são orientados para reuniões simultâneas. Ou seja, muitas pessoas contribuem com suas ideias ao mesmo tempo. O Wiki empresarial permite a inserção de todas as informações num banco de dados para ser consultado por todos os integrantes da equipe.

Gerenciamento de documentos: Permite que a empresa crie, organize, armazene e acesse documentos importantes. O gerenciamento de documentos consiste em produzir, trabalhar em conjunto e divulgar documentos com outras pessoas, grupos ou empresas. As ferramentas de colaboração de documentos geralmente possuem recursos que incluem controle de versão, bem como trilhas de auditoria para facilitar múltiplos contribuidores ou permissões para coordenar o acesso. O disco virtual da Sabesim oferece aos colaboradores da equipe um meio simples, rápido e fácil de compartilhar material de trabalho.

Gerenciamento de Projetos: Todos os esforços de um projeto podem ser divididos em um conjunto de tarefas. As ferramentas de uma plataforma de colaboração permitem delegar tarefas, fazer marcos, definir dependências, acompanhar o progresso e, assim, garantir que tudo esteja no caminho certo. Uma agenda de compromissos permite compartilhar informações com todo o time de trabalho e facilitar a informação de forma rápida e integrada.

Intranet: São basicamente páginas web para uso interno. A Intranet pode ser vista como ferramentas de comunicação, onde você publica anúncios, políticas, planos ou mesmo eventos. A intranet também pode ser usada como uma forma de motivar funcionários (com citações como “funcionários do mês” ou mensagens inspiradoras como “mensagem do dia”).

Ferramentas sociais: As ferramentas sociais, como as redes sociais e os painéis de mensagens são frequentemente consideradas como o novo e-mail. Seu objetivo principal é a comunicação e o compartilhamento, mas ferramentas como Facebook, Twitter e YouTube, são projetadas de forma dinâmica e centrada individualmente, o que é indiscutivelmente uma grande melhoria em relação ao e-mail.

Ferramentas de controle de projetos: Ferramentas de fluxo de trabalho são um excelente exemplo de ferramentas de colaboração. Um fluxo de trabalho em essência é uma transação comercial do o início até o encerramento. As ferramentas de software colaborativo de fluxo de trabalho gerenciam os dados associados a um fluxo de trabalho à medida que decorram várias etapas.

A sua empresa usa uma plataforma colaborativa? Comente com a gente!

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Como ter uma gestão de processos eficiente

Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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Segurança no Sabesim

Medidas de Seguranças

Aqui citaremos algumas medidas que tomamos para tornar Sabesim mais seguro.

Ações Pró-Ativas

Estas são as ações que fazemos pró-ativamente para aumentar a segurança:

Conexão SSL/HTTPS

O Sabesim usa encriptação SSL por padrão no sistema.

Acesso restrito a recursos sensitivos

O Acesso ao banco de dados, bem como a serviços específicos só pode ser feito por servidores que estejam dentro do escopo de servidores do Sabesim. Isto significa que ninguém externo conseguirá sequer tentar ver o seviço.

Bloqueio de Portas

Apenas portas essenciais ao acesso do usuário são abertas (HTTP e HTTPS).
As demais portas são todas fechadas.

Backup Constante

O Sabesim faz Backups constantes de diários dos dados mais sensitivos.

Servidores Robustos

Utilizamos o serviço de Cloud da Amazon, o que proporciona extrema robustez no sistema.

Ataques / Prevenção

Abaixo listamos as principais formas de ataque existentes.
Em seguida vou explicando como o Sabesim se previne a estes ataques.

SQL Injection, 18,87%
É quando alguém com acesso ao sistema, de alguma forma injeta códigos SQL na requisição ao servidor. Caso este não trate este código, o cara pode por exemplo deletar ou alterar tabelas do banco.
O Sabesim é 100% seguro quanto a isso, pois usamos JPA do Java, que de cara impede que um código malicioso chegue ao sistema.

Cross Site Scripting (XSS), 12,58%
É quando alguém manda um código malicioso (Geralmente via Javascript) a outra pessoa geralmente por mensagem. O Orkut era famoso por ter muito destas falhas.
O Sabesim é 100% seguro quanto a isso, pois toda as mensagens, antes de serem gravadas no banco de dados, passam por um processo chamado “Satinizing”.
Neste processo apenas TAGS Html seguras passam pelo pente fino, e o que não estiver seguro é descartado.

Denial os Service 8,06%
É quando o sistema recebe requisições demais ao mesmo tempo. Geralmente de um mesmo IP, ou servidor.
O Sabesim por estar hospedado na Amazon consegue aguentar tráfego pesado, além de poder redirecionar tráfego malicioso para um servidor fake.

Predictable Resource Location 4,35%
É quando por exemplo existe uma página “secreta” que só o dono do site sabe onde fica, e que serve para fazer algo importante no sistema.
O Sabesim não tem nenhuma página assim

Unintententional Information Disclosure 4,35%
Exibição acidental de informação. É quando o cara por exemplo mantem num papel junto com o cartão do banco, a senha dele.
Não existe meio eficiente de contornar isso via sistema, apenas educando as pessoas.

Brute Force 4,03%
É quando o cara tenta milhões de vezes acessar uma conta ou algo assim tentando senhas variadas.
No Sabesim, se o cara errar a senha 03 vezes, o sistema bloqueia a conta por 02 minutos tornando o ataque inviável.

Credential and Session Prediction 2,9%
O Sabesim para identificar você gera um Cookie com um valor nele do tipo s=drt567zwer_8
Existem sites que usam o mesmo numero, ou chave sempre, e se alguém descobrir isso, pode acessar a conta como sendo a pessoa.
O Sabesim gera esta chave de forma randômica, e ela muda toda vez que é feito login, tornando este ataque impossível.

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A gestão de projetos através de dispositivos mobile

Kanban Mobile
Poucas coisas são tão necessárias, ou tão difíceis, quanto gerenciar com êxito os projetos de uma empresa. A facilidade dos dispositivos móveis junto com o poder da gestão de projetos, características que fazem parte do aplicativo mobile do SabeSim, permitem que esse  grande desafio seja realizado com sucesso.
Por diversos motivos, previsíveis ou não, projetos podem parar ou sofrer grandes atrasos em seu desenvolvimento se não forem iniciados corretamente ou serem gerenciados através de uma metodologia adequada.

Gerenciamento de projeto a qualquer hora, em qualquer lugar

Gerentes de projeto continuam ser considerados recursos inestimáveis ​​para empresas de todos os tamanhos. Eles são fundamentais no planejamento, facilitação, agendamento, comunicação e resolução de conflitos. Com a força de trabalho se tornando cada vez mais móvel, os gerentes de projeto também exigem acesso a poderosos aplicativos para simplificar o gerenciamento de seus projetos.
Aplicativos móveis aumentam a produtividade, dando aos colaboradores, em qualquer lugar e a qualquer hora , acesso a informações importantes dos projetos, além do mais, utilizar recursos tecnológicos como esse impulsionam a inovação no local de trabalho, facilitam a colaboração em tempo real e a resolução de problemas.

O gerenciamento de projetos ágeis associada a tecnologia mobile

A realidade encontrada hoje com relação a gestão de projetos com uso de dispositivos móveis, demonstra que o suporte a uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos é a preferência de grande parte dos gerentes de projetos.
Considerado como um recurso de qualidade projetada para a melhoria de processos, os dispositivos móveis permitem um feedback mais rápido que possibilita ações e tomadas de decisões de forma adequada e rápida. É importante acrescentar ainda que os aplicativos de gestão para dispositivos móveis podem ser úteis como um canal adicional para manter a equipe informada durante o desenvolvimento ágil.
Adotar uma abordagem ágil associada aos aplicativos móveis é considerada adequada devido ao seu curto ciclo de vida e aos desafios encontrados em um ambiente dinâmico de modificações freqüentes com base nos requisitos e nas necessidades e expectativas do usuário.
Neste tipo de ambiente, os processos ágeis são mais adequados para satisfazer o cliente, a necessidade de encurtar os prazos de entrega, a flexibilidade nas mudanças de escopo e a estreita colaboração entre a equipe de desenvolvimento e as partes interessadas é fundamental e os aplicativos mobile se apresentam como ferramenta essencial se adaptando muito bem a essa forma dinâmica de trabalho e a tomada de decisões.

Como realizar a gestão de projetos com uso de aplicativos móveis?

Onde quer que seu trabalho o leve, você precisa acessar informações críticas do projeto a qualquer hora e em qualquer lugar. Já vimos que o gerenciamento de projetos com uso de dispositivos mobile atende muito bem a essa necessidade, mas como realizar essa gestão de forma eficiente utilizando Smartphones e Tablets?

  • Gerenciamento de tarefas

O gerenciamento de tarefas em qualquer lugar nunca foi tão fácil, imagine por exemplo, a necessidade de ajustes rápidos em um projeto logo após uma reunião com o cliente, mesmo você estando fora do escritório o uso do aplicativo móvel, permite criar a tarefas, adicionar prazos e atribuí-los ao time de desenvolvimento de forma antecipada e dinâmica.

A versão para dispositivos móveis também permite que você visualize todas as atribuições de  tarefas, prazos e o andamento de suas execuções, desta forma, é possível respostas rápidas, e tomadas de decisão em tempo real.

  • Rastreamento de Tempo

A realização de reuniões ou visitas a clientes são facilitadas com o acompanhamento de tempo integrado a tecnologia mobile. O registro das atividades e deslocamentos de viagens são facilitadas com o uso de aplicativos. Tudo isso integrado ao sistema de gestão em sua versão Web, mantendo tudo integrado sem risco de perder suas informações.

  • Colaboração e comunicação

O envio de arquivos e mensagens a sua equipe permite maior integração entre as equipes. Anexar arquivos e fazer comentários às tarefas e realizar atualizações são fundamentais em um projeto.
Conheça a solução completa de gestão de projetos mobile da SabeSim, disponível para Android, com nosso App mobile agora será possível gerenciar projetos de forma similar ao que ocorre na versão Web do Sabesim de forma dinâmica e ágil. Você pode ainda entrar em contato com os nossos especialistas e tirar suas dúvidas.
Continue nos acompanhando em nosso blog e fique por dentro de dicas e informações importantes.

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