Como controlar o fluxo do trabalho em sua empresa

Fluxo de trabalho
Estabelecer um processo de fluxo de trabalho efetivo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Embora as sequências de atividades diferem de uma empresa para a outra, o objetivo final é sempre o mesmo: aumento da produtividade e das vendas.

Equipes emaranhadas em e-mails, prazos e reuniões, isso significa que não está ocorrendo o aproveitamento verdadeiro do potencial de sua empresa. Embora algumas organizações consigam operar sem um fluxo de trabalho definido, por que arriscar em não ser melhor?

Exemplos de fluxo de trabalho do campo

Exemplos de fluxo de trabalho nos dão uma ideia de como é possível através de uma solução de gestão, como a plataforma SabeSim, realizar todo o controle de fluxo completo de trabalho de uma organização.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que os funcionários enviem solicitações, coletem aprovações e vejam atualizações de status, permitindo que os departamentos forneçam respostas rápida e níveis de serviço aprimorados aos funcionários.
O processo de fluxo de trabalho permite ainda as aprovações de despesas, os pedidos de garantias de marketing, etc.e tudo isso de forma simplificada. Vejamos alguns exemplos comuns de fluxo de trabalho encontrado nas empresas.

  • Resposta a incidentes

Há uma grande variedade de processos de resposta a incidentes que podem ser automatizados, por exemplo, violações de segurança cibernética, não conformidade interna, questões de segurança, etc.

  • Solicitação de despesas

As avaliações inadequadas das solicitações de despesas em uma empresa são um dos principais problemas que impedem que os programas internos sejam bem-sucedidos. A automação do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental no início do processo de solicitação de despesas para um departamento, fornecendo um método consistente, compatível e mensurável para gerenciar tais demandas.

  • Aprovações de contratos

Um contrato indevidamente aprovado pode ser tornar um pesadelo. Dependendo do termo, pode se tornar um prejuízo por anos. Ao construir fluxos de trabalho para vetar contratos de acordo com as regras de negócios organizacionais, as empresas podem evitar dores de cabeça legais e financeiras.
Felizmente, há software disponível que pode ajudar a agilizar esses processos para que você e seus funcionários possam gastar mais tempo no que realmente importa. Existem estudos que indicam que, as empresas que não usam software de fluxo de trabalho estão gastando cerca de 25% mais tempo produzindo e gerindo horários dos funcionários.

O uso de software de fluxo de trabalho pode ajudar a economizar seu negócio em tempo e dinheiro, reduzindo por exemplo, a quantidade de papel que você usa e permitindo que você gere relatórios que possam ajudar a encontrar eficiência em sua gestão diária.

Por que é importante para uma empresa desenvolver fluxos de trabalho?

Quando falamos de processos de negócios ou fluxos de trabalho, estamos falando sobre a forma como a informação se movimenta dentro de uma empresa ou departamento. As informações do processo de negócios podem se mover em várias direções: entre pessoas, entre sistemas ou de pessoas para sistemas.
Quando ocorre a falha de comunicação ou erros em qualquer uma dessas trocas de informações, isso pode causar desperdícios e atrasos no processo comercial. Plataformas de gestão como a da SabeSim permite sistematizar o fluxo de tarefas podendo ser medido, monitorado e melhorado.
Os benefícios imediatos tornam-se óbvios para os usuários finais quando eles podem ver sua carga de trabalho ordenadamente organizada em um formato fácil de usar. Para os gerentes, os benefícios imediatos se apresentam sob a forma redução de cargas de trabalho desnecessárias. Os relatórios permitem que os gerentes identifiquem facilmente os gargalos e resolvam de forma facilitada.

É fácil é criar um sistema de fluxo de trabalho?

Isso depende do aplicativo que você escolher usar. Algumas plataformas podem ser bastante complexas e requerem uma grande quantidade de treinamento e suporte. No caso da SabeSim, mantemos a criação do fluxo de trabalho o mais fácil e intuitivo possível, organizando os processos da seguinte forma:

  1. Na criação de projetos
  2. Criando e delegando tarefas dentro desse projetos
  3. E controlando sub-tarefas nessas tarefas

Esta formato, juntamente com nossos serviços de treinamento e suporte, fazem da SabeSim uma das plataformas de gestão mais fáceis de usar no mercado.
Experimente nossa plataforma, experimente criar um fluxo de trabalho de forma gratuita, caso tenha dúvidas entre em contato com os nossos especialistas, eles estão a disposição para ajudar.
Não perca as dicas e atualizações de nosso blog, temos muitas informações que podem contribuir na gestão de sua empresa.

Leia Mais

Equipe Produtiva – Quais os Segredos?

Equipe Produtiva
Como muitos já sabem, uma das melhores maneiras de manter um negócio bem-sucedido é possuindo uma equipe produtiva. No entanto, esse processo nem sempre é simples.

Às vezes, é preciso um pouco mais para obter o melhor de sua equipe. Não se trata apenas de contratar as pessoas certas – você também precisa cultivar um ambiente que lhes permita crescer e crescer junto com a sua empresa.

Se você não está fazendo o máximo que pode para garantir que os membros da sua equipe estejam felizes, motivados e verdadeiramente envolvidos no negócio, você está fazendo um desserviço para você, sua equipe e mesmo para seus clientes.

Para ajudá-lo a evitar esse cenário, preparamos algumas dicas de como ter uma equipe produtiva, confira!

Como construir uma equipe produtiva

Construir uma equipe produtiva não é tão difícil quanto você pensa. A seguir, estão algumas dicas sobre o que você deve fazer com os seus funcionários para aumentar a produtividade, o foco e o bem-estar global da equipe

Reconhecimento

É muito fácil esquecer que as pessoas que trabalham para você são apenas pessoas. Como gerente de equipe, tente se conectar com todos os que trabalham para você o mais rápido possível e aproveite para aprender sobre quem eles são como indivíduos. Aprenda a reconhecer tudo o que estão fazendo por você e sua empresa.

Os funcionários que se sentem apreciados e respeitados pelos seus chefes sempre estarão propensos a dar o seu melhor e apresentar alta produtividade.

Comunicação aberta

Um bom líder também é capaz de promover um ambiente onde as pessoas possam falar abertamente. Aqui, a prática do feedback é altamente encorajada.

O líder irá garantir que a informação esteja disponível para fluir livremente, sendo sempre clara a respeito de metas e expectativas para que toda a equipe seja responsável por resultados.

Ao compartilhar conhecimento e tomada de decisão com a sua equipe, este líder constrói uma transparência que, ao longo do tempo, criará a confiança que irá ajudar a equipe a ser igualmente transparente entre si.

Conhecimento

Os membros da equipe devem ter conhecimento do papel que a sua participação desempenha na empresa. Eles devem ser informados sobre como a equipe ajudará a empresa a atingir os objetivos estabelecidos.

Certifique-se de que os indivíduos da sua equipe entendam onde o seu papel individual se encaixa no contexto geral da visão, dos objetivos e valores da empresa, esses cuidados favorecerão o desenvolvimento de uma equipe produtiva e engajada.

Comprometimento

Verifique se cada membro está interessado em participar do trabalho em equipe e disposto a realizar cada tarefa delegada. Todos os membros devem estar empenhados em cumprir a missão e obter os resultados combinados. Assim, cada um será capaz de enxergar o seu trabalho como um componente valioso para a organização.

Confiança

São os líderes que devem criar espaço para que os outros experimentem e falhem. Quando erros forem cometidos, os membros da equipe irão saber que faz parte do ambiente de aprendizagem. Assim, você terá funcionários que não têm medo de correr riscos calculados.

A importância de um ambiente de trabalho positivo para o desenvolvimento de uma equipe produtiva

Um bom ambiente de trabalho pode trazer muitos efeitos positivos sobre o bem-estar do empregado e também para o seu negócio, ajudando a construir uma equipe produtiva. Se as pessoas estão felizes com o ambiente e o local do trabalho, a cada dia eles se tornam mais produtivos e cometem menos erros.

Por outro lado, é um fato conhecido que, se uma pessoa está se sentindo para baixo, ela traz muitos outros para baixo com ela. A negatividade é contagiosa e pode ter um efeito prejudicial no local de trabalho. Um ambiente negativo não só faz com que os funcionários fiquem infelizes com seus empregos, mas também os leva a ser menos produtivos.

Esses foram alguns segredos para ajudar você a construir uma equipe produtiva. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de estratégias que ajudam a aumentar a performance da sua equipe.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores estratégias de gestão em sua empresa.

Leia Mais