Aprenda como priorizar tarefas em 7 etapas

como dominar priorizar tarefas
Todos os projetos – especialmente projetos grandes e complexos – precisam de prioridades claras. Claro, é mais fácil falar do que fazer. Saber como priorizar tarefas do dia a dia sua empresa afeta o sucesso do seu projeto, o envolvimento da sua equipe e seu papel como líder.

Um dos maiores desafios para os gerentes de empresas e líderes de projetos é priorizar, com precisão, o trabalho que deve ser realizado em um determinado período. Assim, é importante ser diligente e ter uma visão ampla de todo projeto para garantir que ninguém esteja trabalhando nas prioridades de ontem.

Para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e a cumprir os prazos, aqui estão 7 etapas que vão ajudá-lo a priorizar tarefas:

1. Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas

Liste todas as tarefas que considera fazer em um dia. Não se preocupe com a ordem, nem com o número de itens selecionados.

2. Identifique o que é urgente e o que é importante

O próximo passo é determinar as tarefas que precisam de atenção imediata. É o tipo de tarefa que, se não for completada até o final do dia ou nas próximas horas, trará muitas consequências negativas para a empresa, como o vencimento de um prazo ou perda da data de uma publicação importante.

O software Kanban permite registrar as tarefas e determinar quais são urgentes. Estes registros também exibem o tempo gasto em cada tarefa, além de permitir que todos os funcionários envolvidos em um projeto mantenham um diálogo com o sistema.

3. Avalie o valor de cada tarefa

Em seguida, veja qual trabalho a ser realizado é importante e identifique qual traz maior valor para sua organização. Como uma prática geral, se deve reconhecer exatamente quais tipos de tarefas têm prioridade máxima sobre as outras. Por exemplo, concentre-se em projetos de clientes antes dos projetos da empresa, reconfigure o computador do novo gerente antes de reconfigurar o banco de dados e assim por diante. Outra maneira de avaliar o valor de um trabalho é determinar quantas pessoas serão afetadas por ele. Em geral, quanto mais pessoas envolvidas ou impactadas, mais importante uma tarefa é.

4. Ao priorizar tarefas, ordene-as por esforço

Se tiver muitas tarefas planejadas para um dia, verifique suas estimativas e comece com as tarefas que demandam mais esforços para serem completadas. Especialistas em produtividade sugerem a tática de iniciar a tarefa mais longa primeiro. Mas, se você sente que não pode se concentrar em seus projetos mais árduos antes de terminar a tarefa mais curta, então siga a sua intuição e faça isso. Pode ser motivador terminar uma tarefa mais simples antes de mergulhar em águas mais profundas.

5. Delegue tarefas

Em seguida, veja quais tarefas precisam ser feitas por você e quais podem ser delegadas. O software Kanban permite delegar tarefas de forma completamente intuitiva. O sistema controla o tempo que cada tarefa demora para ser executada, além de permitir que se saiba, de forma visual, quem é responsável pela execução de cada trabalho e o tempo que resta para finalizá-lo.

6. Seja flexível e adaptável ao priorizar tarefas

A incerteza e a mudança são as inerentes a vida. Saiba que suas prioridades mudarão, e muitas vezes quando menos se espera. Mas, mesmo que as coisas mudem, é importante estar focado nas tarefas que você está empenhado em completar.

7. Saiba quando cortar tarefas

Provavelmente você não poderá realizar todas as tarefas da sua lista. Depois de priorizar suas tarefas e analisar suas estimativas, reduza as tarefas restantes da sua lista e concentre-se nas que podem ser realizadas a curto prazo. Em seguida, respire profundamente e esteja pronto para finalizar o trabalho proposto.

E você? Como organiza as tarefas da sua empresa? Entre em contato com a SabeSim e implante as melhores práticas na sua empresa! 

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Como inserir imagens em mensagem do Sabesim

O Processo de inserção de imagens em uma mensagem no Sabesim é muito simples.

1.1 – Clique no ícone de inserção de imagem do editor

Inserir Imagem

1.2 – Insira o endereço da imagem na internet

Para isto, basta geralmente clicar em uma imagem que esteja na internet com o botão direito do mouse e copiar o endereço.

Pronto. A imagem estará na mensagem!

2 – Inseriando Imagens do meu computador

Para executar isto, vamos fazer um pequeno truque usando os anexos das mensagens.

2.1 – Clique na opção “Anexos” dentro da mensagem

2.2 – Envie as imagens desejadas

2.3 – Abra a imagem e copie seu endereço

Clique no icone da imagem dos anexos, em seguida clique com o botão direito do mouse sobre a imagem aberta. Copie o endereço da imagem:

2.4 – Clique no ícone de inserção de imagem do editor

Inserir Imagem

2.5 – Insira o endereço da imagem

Pronto. Eis o resultado:

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Recursos Humanos e Departamento Pessoal: qual a diferença?

Recursos Humanos e Departamento Pessoal
Quando se fala em gestão de pessoas, há quem costume fazer confusão entre o que faz o Departamento Pessoal e o de Recursos Humanos. Muitos acham que são sinônimos para o mesmo setor da empresa, que realiza toda a burocracia e lida com os funcionários da organização. Mas saiba que isso não está correto, pois cada um tem funções práticas bem distintas.

A seguir, tire suas dúvidas sobre as atribuições e responsabilidades de cada uma dessas áreas, confira!

O que faz o Departamento Pessoal

Quando você entra em uma empresa, é comum ouvir algo como “passa no Departamento Pessoal para efetivar sua contratação e assinar a papelada”.

É exatamente lá, nesse Departamento Pessoal, que são assinados os papéis que vão dar andamento na sua contratação de fato. Também é lá que você vai receber seus contracheques, receber seus vale-transportes, além de assinar suas férias e dar encaminhamento a todos os procedimentos que envolvam contratos, assinaturas e números.

Em empresas de maior porte, dentro do Departamento Pessoal, pode haver diferentes funções para cada funcionário. Um pode cuidar de admissões e demissões, outro talvez trate da folha de pagamento, e assim por diante. Em empresas pequenas, talvez nem exista o setor, e tudo seja feito diretamente com um contador ou uma empresa terceirizada.

O Departamento Pessoal possui três divisões básicas:

1. Admissão

Todo o processo que integra o funcionário selecionado em termos jurídicos e administrativos é realizado pelo Departamento Pessoal.

2. Controle

A frequência, o pagamento do salário, os benefícios, a cobrança de taxas e impostos e todo o controle de fluxos gerados pelo funcionário dentro da empresa também são tarefas do Departamento Pessoal.

3. Desligamento

Essa é a parte menos agradável, mas também faz parte da rotina do Departamento Pessoal: quitar contrato de trabalho, entrar em contato com sindicatos e realizar as rotinas de pagamentos. É o processo que inicia a partir da comunicação do desligamento e tem fim depois de quitadas todas as obrigações do empregado com a empresa e vice-versa.

Recursos Humanos: o setor da gestão de pessoas

O setor de Recursos Humanos é o responsável por selecionar os funcionários que serão contratados, avaliar seus desempenhos, realizar treinamentos internos, criar ações para melhoria do clima organizacional e administrar seus comportamentos dentro da empresa. Ele é o setor conhecido por RH, responsável pelo alinhamento das expectativas da empresa com seus colaboradores e vice-versa.

O recrutamento de novos colaboradores deve passar pelo Recursos Humanos, que fará entrevistas e dinâmicas de grupo para avaliar suas habilidades e compatibilidades com as políticas e os valores da empresa.

Depois de contratado, o colaborador vai passar por uma integração organizacional, treinamentos internos e períodos de experiência, em que ele será acompanhado pelo RH, que deverá promover sessões de feedback com esse colaborador.

Empresas modernas sabem que o investimento em seus funcionários, além de satisfazê-los pessoal e profissionalmente, aumentando sua produtividade, faz a empresa crescer qualitativamente, já que o diferencial competitivo das organizações está, cada vez mais, nas pessoas. E isso tudo faz parte do dia a dia do setor de Recursos Humanos.

Fazer diagnósticos, implantar inovações e melhorias, além de realizar avaliação dessas melhorias, também é uma das tarefas do setor de Recursos Humanos, que prioriza o bem-estar das pessoas dentro da empresa e concede a essa organização um status de excelente local para se trabalhar.

Departamento Pessoal e Recursos Humanos: suas diferenças

Uma forma bem simples de diferenciar um setor do outro é dizer que o Departamento Pessoal realiza tarefas de forma mais quantitativa, envolvendo números e tabelas. Enquanto isso, o Recursos Humanos trabalha de forma mais qualitativa, lidando com comportamento de colaboradores, planejamento e implantação de estratégias dentro da empresa.

Com isso, fica bem claro que cada setor contribui para o andamento e o crescimento de uma empresa e a sua relação com os funcionários, mas de forma distinta.

Tiramos sua dúvida sobre a diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos? Há essa distinção em sua empresa? Compartilhe sua mensagem nos comentários!

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