Organizador de tarefas online: escolhendo a ferramenta certa

organizador de tarefas online
Empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual precisam aderir ao uso de um organizador de tarefas online, pois essa ferramenta permite que o gestor coordene projetos e equipes de trabalho, reduzindo significativamente o índice de falhas e problemas que possam reduzir o ritmo de produção. Além disso, ele poderá acompanhar a demanda e estipular prazos pra que todas as etapas sejam concluídas com sucesso.

Graças à massificação do uso da internet e os grandes avanços no setor de tecnologia da informação, hoje em dia podemos contar com sistemas automatizados e aplicações eficientes para realizarmos inúmeras tarefas em menos tempo do que o normal, o que também nos proporciona um ganho de produtividade considerável.

No artigo de hoje você entenderá como escolher um organizador de tarefas eficiente para suas necessidades, sejam comerciais ou pessoais. Continue a leitura para conferir!

O que considerar ao escolher um organizador de tarefas online?

Antes de prosseguirmos, vale ressaltar que um organizador de tarefas online versátil e eficiente pode se adequar ao modelo de negócios de empresas dos mais variados segmentos comerciais, pois ele pode ser utilizado em diferentes estratégias dentro de um empreendimento. Alguns exemplos:

  • Organização interna
  • Setor de compras e vendas
  • Controle de estoque
  • Gestão financeira
  • Tomada de decisões do negócio

Certamente, uma empresa que deseja manter seu nível de competitividade perante os concorrentes precisa de uma ferramenta com tantos recursos que podem alavancar os resultados do negócio, seja ele um escritório de contabilidade ou direito, agência de publicidade, desenvolvedora de softwares, etc.

O que um organizador de tarefas online pode oferecer para minha empresa?

Uma ferramenta de organização de tarefas que pode ser integrada em servidores online permite que o gestor delegue funções e tarefas de forma totalmente intuitiva. O sistema ainda permite um controle preciso do tempo que cada tarefa leva para ser realizada.

Além disso, a ferramenta permite que o gestor saiba quem é o responsável por cada função delegada e como anda o progresso. Ou seja, através de um organizador de tarefas online é possível ter total controle de sua equipe de colaboradores e obter um feedback em tempo real, tornando seu ritmo de produção muito mais produtivo.

Qualquer colaborador pode criar projetos, adicionar tarefas, delegar funções e gerenciar todo o ciclo de produção (tarefa por tarefa) do projeto em questão. É possível visualizar o status de cada tarefa e alterá-los em tempo real com o simples movimento de arrastar com o mouse, o que facilita o trabalho de quem está administrando-as.

Confira as funções que a ferramenta tem a oferecer:

Total controle do tempo de execução das tarefas

Para empresas que lidam com grandes projetos e prazos curtos onde o tempo pode valer mais do que dinheiro, o gerenciador de tarefas online pode ser muito útil para otimizar o ritmo de produção e garantir que todos os trabalhos sejam entregues dentro do prazo estabelecido, pois o gestor pode:

  • Definir as etapas necessárias
  • Separá-las em quadros como “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”
  • Determinar os responsáveis para cada tarefa
  • Estipular prazos de conclusões
  • Interagir com o colaborador, caso ele tenha dúvidas

Gereção de relatórios que indicam o tempo de duração de cada tarefa

O sistema registra e apresenta o tempo gasto em cada tarefa através de um gráfico, o que ajuda a melhorar a tomada de decisões na empresa, mensurar resultados e otimizar as atividades operacionais.

Além disso, o sistema também permite que todos os colaboradores envolvidos no projeto possam manter um diálogo sobre cada item e cada tarefa.

Definição de prazo para as tarefas

O gestor pode definir prazos para cada item incluso no sistema. Caso o prazo não seja cumprido, o organizador de tarefas online emitirá notificações automaticamente para todos os colaboradores envolvidos no projeto, o que irá reduzir o desgaste de dar ordens pessoais.

Personalização das colunas do software

O software é totalmente customizável, permitindo que o usuário possa personalizar não apenas as tarefas, mas também as colunas. Além de controlar todos os processos da empresas, como:

  • Leads de vendas
  • Organização interna
  • Plano de negócios

Agora que você já sabe como escolher o organizador de tarefas online ideal para seu negócio, evite que seus concorrentes ultrapassem sua empresa e adote um sistema automatizado e eficiente para gerenciar os projetos e tarefas cotidianas, além de otimizar o ritmo de produção e melhorar o trabalho da equipe.

Quer saber mais sobre nossa ferramenta de gestão e execução de tarefas? Então entre em contato conosco!

Leia Mais

Aplicativo Kanban: o poder do Kanban nos dispositivos mobile

Aplicativo Kanban Mobile
Você já considerou contar com um aplicativo Kanban para otimizar a organização das atividades da sua equipe? Os dispositivos móveis oferecem mais flexibilidade e eficiência ao dia a dia de trabalho de empresas de diversos setores. Eles permitem que sistemas de gestão possam ser acessados de qualquer lugar – desde que haja um aparelho, como um tablet ou um smartphone, com acesso à internet.
O Kanban é um sistema útil para diferentes tipos de negócio que desenvolvem trabalhos em equipe. Pode ser utilizado para potencializar projetos que envolvem a criação de softwares, por exemplo, ou o acompanhamento de uma obra. Esta é uma solução que permite que haja uma melhor visualização das atividades envolvidas no projeto e um melhor monitoramento de prazos. Agora, todo este potencial pode ser aproveitado a partir de um celular ou tablet!

Facilidades oferecidas pelo aplicativo Kanban

Kanban é um sistema que melhora a organização das atividades de um projeto. Com ele, o líder de equipe pode acompanhar como está o desenvolvimento de atividades, verificar com rapidez quem é responsável por tarefa e controlar prazos para evitar atrasos na entrega. É uma solução bastante utilizada por empresas desenvolvedoras de softwares, mas que também garante mais produtividade em escritórios de advocacia, de contabilidade, em equipes de vendas, entre outros setores.
Confira algumas das facilidades que agora podem ser utilizadas em dispositivos móveis, graças ao aplicativo Kanban:

  • Criação de novos projetos, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa
  • Criação de tarefas, que podem ser delegadas para diferentes membros da equipe
  • Edição e remoção de tarefas
  • Definição de prazo para as tarefas
  • Comentários nas tarefas, para que a equipe possa trocar ideias, fazer sugestões ou manter o diálogo aberto
  • Visualização do histórico de alterações realizadas nas tarefas
  • Seleção de cores das tarefas, para classificá-las de acordo com a importância, por exemplo
  • Mudança de status das tarefas, apenas arrastando a atividade de uma coluna para outra

Mais flexibilidade no acompanhamento das atividades

Assim, é possível acessar o sistema de gestão e suas valiosas informações durante uma reunião, por exemplo, para checar o andamento das atividades ou redefinir prazos, quando necessário. Um vendedor também pode usar o tablet para conferir as suas tarefas pendentes ou para conferir com que colega conversar sobre determinada atividade. Da mesma forma, um analista de TI pode consultar o sistema durante uma reunião com um cliente fora da empresa, para verificar dados acerca da entrega de um produto, por exemplo.
O aplicativo Kanban dá mais flexibilidade à gestão de tarefas e amplia o seu uso para mais ambientes, além dos que contam com computadores desktop. O acesso ao aplicativo ficou muito mais fácil, assim como o registro de alterações nas atividades e o controle sobre o que está sendo desenvolvido. O gestor pode acompanhar a evolução das tarefas em tempo real, assim como um colaborador que está trabalhando remotamente ou outro que está viajando a trabalho.
Garanta mais eficiência à gestão de tarefas da sua equipe: conheça o Kanban Mobile, desenvolvido pela SabeSim! 

Leia Mais