Kanban Software na prática – Como usar um Software Kanban no dia a dia

Kanban Software
As empresas que adotam o Kanban Software como ferramenta de apoio à gestão têm bons resultados em diversas áreas. Ao integrar a eficiência da metodologia com recursos de tecnologia, amplia-se o controle e gerenciamento de pontos considerados vitais em um negócio.
Introduzir o Kanban Software nos processos operacionais da empresa permite também localizar pontos de falha e oportunidades de melhoria em toda cadeia produtiva, reduzindo assim o desperdício e aumentando a produtividade.

Resultados obtidos ao usar o Kanban Software para apoio à gestão operacional

Vejamos que tipo de resultados a combinação entre a metodologia Kanban e software de gestão pode oferecer:

  • Kanban como ferramenta para detectar gargalos em projetos

Um dos principais resultados que o Kanban fornece é encontrar pontos de gargalos, ou seja,  obstáculos que atrapalham ou atrasam a produção em diferentes tipos de empresas ou processos.
Esses obstáculos podem ter diferentes razões: a ausência de um processo, a inexistência ou mau uso de ferramentas, gerenciamento inadequado de recursos e pessoas, etc. O Kanban Software permite uma visão das etapas de cada processo e aponta o que pode ser melhorado. O resultado certamente será visto através da melhora da cadeia produtiva.

  • Kanban como instrumento de gestão de pessoas

Na gestão de recursos humanos temos vários exemplos em que o Kanban pode auxiliar nas atividades e resultados, como o RH, que é responsável pelos processos de recrutamento, avaliação de desempenho e outros processos internos.
Nos casos apresentados, teremos uma série de atividades relacionadas e uma única equipe de RH para executá-las, então o método Kanban permite uma melhor divisão de tarefas, execução e resultados.
No exemplo de contratação, temos atividades como avaliação de currículos, entrevistas, testes, verificações de referência e outras atividades que estão relacionadas a um grande número de candidatos. Associar o Kanban Software a processos como esse levará a bons resultados durante a execução de tarefas.

  • Kanban como ferramenta de marketing

Projetos relacionados a marketing estão sempre associados a tarefas de relacionamento com clientes, criação, divulgação, análise de resultados e integração com equipe de vendas. São diversos fluxos de atividades e integração com diferentes tipos de equipes em um mesmo departamento.
O Kanban Software permite gerenciar os times, o tempo de entrega e lidar com atrasos e imprevistos, muito comum nesse tipo de atividade, na qual temos que associar processos criativos com produção de peças de marketing e a satisfação do cliente.

  • Kanban como apoio ao departamento de compras

Em diversos tipos de negócios, o departamento de compras tem papel fundamental. Seus processos ocorrem em vários estágios, como aquisição, acompanhamento e entregas; em alguns casos pode-se incluir ainda o processo de importação.
No caso de compras, a ferramenta que está diretamente ligada a esse processo é o sistema de ERP, entretanto o Kanban pode auxiliar na execução das diversas tarefas ligadas a cada fase. Será possível gerenciar as equipes, as entregas, definir prioridades e reduzir gargalos.
Como se vê, o método Kanban tem uma aplicabilidade diversificada em diferentes contextos e pode ser potencializado quando toda metodologia estiver associada a um software com ferramentas de apoio e uso online através de diferentes dispositivos.

Kanban indo além da indústria e desenvolvimento de software

A exemplo da plataforma de gestão da SabeSim, o usuário tem a aplicação do Kanban para todos os departamentos da empresa em diferentes tipos de negócio, com acesso a resultados online e em tempo real, além de diversas ferramentas de apoio que reforçam ainda mais o processo produtivo das empresas.
Utilizar o Kanban Software como apoio à gestão é a certeza de grandes resultados, processos mais dinâmicos e equipes produtivas.
Aproveite a oportunidade para experimentar todo o potencial do Kanban através da plataforma da SabeSim, faça o teste agora mesmo e entre em contato com nossos consultores para tirar suas dúvidas e conhecer melhor a ferramenta.
E não deixe de acompanhar as próximas dicas em nosso blog e todas as novidades através de nossas redes sociais.
 

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Comunicação organizacional na empresa e as melhores práticas para desenvolver

Comunicação organizacional
A comunicação organizacional é uma das principais estratégias a ser utilizada para estreitar a relação entre colaboradores, investidores, clientes e fornecedores. Através dela o canal de diálogo será aberto e uma sinergia será criada entre a empresa e seu público alvo.
Com o uso da comunicação organizacional através da qual a cultura da empresa será transmitida, a organização ganha força estratégica junto ao mercado, principalmente em tempos que mudanças ocorrem rapidamente.
Como principal forma de integração com a sociedade, o diálogo institucional deve ser realizado de forma responsável e muito bem planejado, com uso de equipes capacitadas e ferramentas que permitam a melhor interação, de acordo com cada tipo de audiência e meio utilizado para a comunicação.
Por toda sua importância, vamos entender melhor como deve ocorrer a comunicação organizacional e como as boas práticas podem melhorar a forma de interação com sua audiência.

Como a comunicação organizacional é classificada

De acordo com a audiência, a comunicação organizacional pode ser classificada por quatro tipos de interlocução:

  • Comunicação Institucional: voltada para o mercado e abrangendo clientes, investidores, fornecedores e a sociedade.
  • Comunicação Mercadológica: tem o objetivo de apresentar ou melhorar a imagem dos produtos ou serviços junto ao mercado.
  • Comunicação Administrativa: visa o público interno, sendo aplicada aos setores da empresa e administração, tem a finalidade de orientar os fluxos organizacionais, normas e regras da organização.
  • Comunicação Interna: busca promover a interação organizacional entre os funcionários, informar, compartilhar ideias e promover o espírito de equipe na empresa.

Use a ferramenta certa

Quanto ao uso da ferramenta ideal para impulsionar a comunicação organizacional de sua empresa, tudo vai depender do tipo de comunicação e do público alvo direcionado.
Para as comunicações do tipo institucional e mercadológica, onde há um envolvimento basicamente do público externo, as ferramentas mais atuais estão integradas com a Internet como meio de entrega, portanto é comum utilizar-se as seguintes ferramentas:

  • Site Institucional
  • Blog
  • Redes Sociais
  • E-mails e Newsletters
  • Propaganda em rádio, TVs e jornais

As comunicações que envolvem o público interno da empresa, administrativa e interna, já possuem algumas características diferentes, pois neste caso são compartilhadas informações mais sensíveis e voltadas aos diretores e funcionários, não devendo haver exposição ao público externo. Podem ser utilizados as seguintes ferramentas:

Ainda tratando-se da questão da segurança, o uso de plataformas integradas garante a comunicação entre todos os departamentos, de forma a assegurar a confiabilidade e o armazenamento das informações. O meio utilizado para essa comunicação é a Intranet.

Aplique as boas práticas

Para garantir a qualidade e eficácia na troca de informações é recomendado utilizar as melhores práticas, já testadas e aplicadas no mercado. Vejamos algumas:

  1. Faça o planejamento e defina os objetivos a serem alcançados.
  2. Defina métricas que caracterizam o alcance e o sucesso das mensagens.
  3. Utilize as ferramentas certas.
  4. Seja visual e, quando possível, descontraído.
  5. Forneça canais de feedback e ideias.
  6. Incentive a comunicação e a colaboração.
  7. Evite os excessos de mensagens.
  8. Seja transparente.
  9. Compartilhe tudo que for relevante para o público.
  10. Utilize mensagens claras e objetivas

Estas foram algumas das melhores práticas para ajudar em sua estratégia de comunicação organizacional. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de soluções integradas que ajudam a promover a informação e o engajamento de seus funcionários, com base em segurança e alta disponibilidade.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores práticas existentes.

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Administração de projetos em pequenas empresas também é importante

Administração de projetos
A administração de projetos deve ser implementada em toda organização, independentemente do tamanho que ela tenha. Não importa o quão pequena é uma empresa, a administração de projetos certamente garante que as tarefas sejam feitas de forma rápida e eficiente.

Para ter um papel de destaque no mercado, é essencial que uma empresa desenvolva seus projetos dentro de um determinado período de tempo. Os projetos de uma empresa aumentam o seu valor comercial e dependem dos esforços da equipe para que se desenvolva da maneira mais rápida e organizada possível.

Administração de projetos em pequenas empresas

A administração de projetos é um desafio para as pequenas empresas que geralmente têm poucos recursos comparados às grandes organizações. A administração eficaz de projetos envolve a identificação do método de gerenciamento correto e sua aplicação para atingir todos os objetivos do projeto. Isso requer uma boa comunicação e a colaboração de todos os membros da equipe.

É vital escolher uma ferramenta adequada para a administração de projetos bem-sucedida. As pequenas empresas enfrentam um ambiente de negócios dinâmico e complexo, os requisitos são frequentemente revisados no meio do projeto e as demandas aumentam inesperadamente. Infelizmente, as pequenas empresas estão equipadas com poucos recursos e um orçamento inflexível. Só uma ferramenta de gerenciamento de projeto pode garantir que uma pequena empresa administre um projeto corretamente e de maneira eficiente.

Benefícios do Kaban mobile para a sua empresa

Gestão de tarefas

Os projetos estão sempre vinculados a um período de tempo. A gestão eficaz do projeto assegura o cumprimento das tarefas individuais e do projeto em tempo recorde. A criação e edição de tarefas e a definição de um prazo permitem a melhoria contínua do trabalho.

Gestão do tempo

A gestão do tempo é essencial ao planejar e executar projetos. Deve-se assegurar que o projeto não exceda o tempo previsto para que a sua implementação seja bem-sucedida. Um software de gerenciamento de projetos permite gerenciar o tempo e também evitar quaisquer atrasos na execução.

Repetição de projetos

A aprendizagem é muito importante para as pequenas empresas, porque a maioria dos funcionários executará o mesmo trabalho em projetos futuros. Uma função importante do software de gerenciamento de projetos é que ele permite aprender com a experiência.

Uma avaliação eficaz no final de um projeto aumenta a aderência da equipe e melhora a autoconfiança da empresa.

Um software de gerenciamento de projetos, por sua vez, permite que todo o projeto esteja documentado. Isso significa que há uma referência completa para projetos futuros, o que permite determinar onde as falhas ocorreram, se o projeto estourou o orçamento, onde ocorrem atrasos e quais foram as causas, quais melhorias podem ser feitas e assim por diante. Em uma pequena empresa, a gestão do projeto irá ajudar a atingir os objetivos estratégicos do negócio mais rápido e com pouco esforço.

E você? Como faz a administração de projetos da sua empresa? Você conhece a plataforma de gestão da SabeSim? Faça o contato e comece a testar o sistema agora mesmo!

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Acesso externo e a TV’s em seus projetos

O Sistema de projetos do Sabesim conta agora com novos recursos para que pessoas que não tenham login na sua plataforma, possam visualizar projetos através de acesso externo.

Abaixo podemos ver um gif demonstrando como permitir acesso externo em seu projeto:

Acesso externo e a Tv

Acesso externo

Com a chave gerada no link para acesso externo, qualquer pessoa com visualizar o projeto sem precisar de login e senha. Este recurso é ideal quando queremos permitir que clientes ou pessoas externas possam acompanhar a execução de um projeto. Nenhuma alteração poderá ser feita no projeto através deste link, o acesso é para somente leitura.

Exibindo seu projeto em uma TV

Uma possibilidade que se mostrou muito interessante com o novo recurso é a capacidade de exibir determinados projetos em uma tela de TV para que sua equipe possa acompanhar de forma simples o andamento de um projeto. A tela de exibição dos projetos de atualiza de forma automática a cada minuto, permitindo uma visualização eficiente do status atual de cada tarefa.

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Principais tarefas e desafios na gestão de uma empresa

Principais tarefas na gestão de uma empresa
Existem três cenários básicos em que um gestor pode encontrar uma empresa no que se refere à administração do negócio: caos total, em busca da melhoria e estabilizado. Neste artigo iremos descrever cada um deles e aproveitar para indicar quais são os grandes desafios e principais tarefas que um administrador terá para cada tipo de cenário existente.
Quando usamos a expressão “um gestor pode encontrar”, expressamos duas situações: a primeira é quando um profissional é contratado para assumir uma situação determinada, onde sua experiência e formação foram decisivas para sua entrada na empresa. A segunda situação ocorre quando um gestor que já faz parte da empresa precisa realizar um levantamento da situação atual, identificando as necessidades para iniciar um projeto com objetivos apontados a partir desse estudo.

1º Passo: Identifique em que cenário a empresa se encontra

Como foi descrito no início do artigo, um gestor pode encontrar três cenários básicos que descrevem a realidade da empresa. Vamos conhecê-los.

Vivendo um momento de caos

Pode parecer um pouco exagerado colocar um cenário como caótico para uma empresa. Imaginamos que essa situação nunca chegará e que antes de alcançar este ponto alguma atitude já deveria ter sido tomada.
Mas infelizmente isso acontece, e é mais comum do que se pensa.
A identificação desse tipo de cenário é até fácil de ser feita por um bom gestor: falta de processos nos principais departamentos da empresa, setores trabalhando praticamente de forma independente e a empresa funcionando no vermelho ou já com grandes prejuízos,; tudo isso é um indicativo de que existe um caos instalado na empresa.

Em uma fase consciente de melhoria

Este é um cenário até mais tranquilo de se iniciar um trabalho de gestão. Isso porque a fase de conscientização dos problemas existentes e as iniciativas que buscam as melhorias já foram realizadas ou estão em andamento.
O gestor pode até encontrar um cenário caótico, mas a diferença será na percepção por parte da administração de que existem problemas a serem resolvidos e que os primeiros passos já foram dados buscando a organização. Isso facilita a introdução de novas ideias e a adoção de processos e ferramentas de gestão.

Em tempos de estabilidade

Talvez esse seja o cenário mais difícil para a chegada de um gestor. Sabe aquela máxima “time que está ganhando não se mexe”? Se tudo está bem, com processos definidos e a empresa funcionando no azul, então quais serão os desafios?
O problema está justamente na estabilidade encontrada. Tanto a direção quanto os colaboradores não estarão abertos a mudanças, o que de certa forma faz sentido, pois aparentemente não existem problemas a serem resolvidos.
Entretanto, a visão de um gestor precisa ir além e identificar oportunidades futuras, promover a melhoria contínua de todos os processos e ferramentas, apresentar para a empresa que é possível crescer mais e buscar novos mercados. Ele deve evitar a acomodação em um mercado consolidado ou em casos em que a empresa se encontra como líder de mercado.

2º Passo: Determine os desafios, riscos e as principais tarefas do projeto

Identificado o cenário atual da empresa, chegou a hora de definir os desafios, calcular os riscos e determinar as principais tarefas a serem realizadas neste novo projeto. Para alcançar esses três pontos o gestor terá como primeiras ações:

Essas atividades demandam tempo e requerem uma boa experiência profissional do gestor para fazer esse levantamento, definindo metas e riscos e conscientizando a empresa dos desafios que precisam ser vencidos.

3º passo: Faça o levantamento das necessidades do projeto e organize as tarefas estabelecendo prazos

Chegou o momento de colocar o projeto em execução. Os primeiros passos consistem na definição das ferramentas que serão necessárias para planejar e executar todas as principais tarefas e também as secundárias. O ideal é utilizar plataformas integradas, com recursos que atendam todas as necessidades de gestão, comunicação e integração com todos os departamentos da empresa.
A SabeSim conhece muito bem os desafios encontrados pelos gestores na administração das empresas e na gestão dos projetos. Além do nosso blog, com dicas e sugestões, você pode entrar em contato com nossos especialistas para definir as melhores estratégias para sua empresa. 

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