Comunicados aos funcionários – Quais as melhores ferramentas

Comunicados aos funcionários
Independentemente do porte, a comunicação entre os colaboradores será sempre um dos principais recursos de apoio em uma gestão eficiente das empresas. Mensagens curtas, anúncios e até a publicação de normas, são exemplos de como podem ocorrer o envio de comunicados aos funcionários de uma organização.
Ao contrário de um conversa feita presencialmente, onde além da mensagem apresentada a expressão corporal influencia no indicativo de urgência ou importância do comunicado, a informação transmitida aos colaboradores com uso de ferramentas deve ser feita corretamente, associada ao tipo de mensagem, com conteúdo claro e objetivo, e apresentando seu grau de prioridade e aplicabilidade.
Vejamos neste artigo quais os tipo de comunicados aos funcionários devem ser utilizados e quais ferramentas são aplicadas para uma troca eficiente de informações dentro da empresa.

Use a ferramenta correta para o envio de comunicados aos funcionários

Existem diferentes tipos de comunicados que podem ser utilizados na empresa. Eles possuem o objetivo de transmitir uma informação, são classificados de acordo com seu conceito, a sua transmissão e a forma como deve ser priorizada.
Quanto aos tipos de mensagens, podemos classificar de diferentes formas:

  • Interna ou externa: define-se apenas onde se encontra o público alvo dos comunicados, para os funcionários (interno), ou clientes e fornecedores (externo).
  • Comunicação escrita ou oral: o método utilizado para transmitir mensagens, de forma escrita (e-mails, manuais, intranets, entre outros) ou de maneira oral (destacam-se as palestras, reuniões e confraternizações).
  • Comunicação direcionada ao nível hierárquico: para os líderes (vertical), entre os colaboradores (horizontal) e para os diferentes níveis hierárquicos (diagonal).

É possível ainda classificar os tipos de comunicados aos funcionários de acordo com a ferramenta a ser utilizada para o envio:

  • Mensagem: apresenta a característica de ser curta e não necessariamente é aplicada e visualizada por todos os colaboradores da empresa. São exemplos o e-mail, ligações telefônicas e mensagens de texto via celular. Atende necessidades mais rápidas e restritas.
  • Informativo: de caráter mais abrangente, alcança um número maior de colaboradores. São os memorandos, anúncios e comunicados em quadros de avisos.
  • Norma: possui natureza mais formal e de caráter duradouro. São diretrizes, regras ou procedimentos que devem seguidos pelos funcionários. A sua elaboração passa por um processo de criação, revisão e aprovação feito pela direção da empresa.

Os comunicados do tipo mensagem e informativo são utilizados como ferramentas oficiais de comunicação interna, entretanto permitem um formato mais informal e possuem sua validade reduzida, pois atendem a demandas específicas por tempo determinado e nem requerem um processo de elaboração e aprovação feito pela diretoria.

Utilize a estrutura correta na elaboração dos comunicados aos funcionários

Além de utilizar o tipo de mensagem e a melhor ferramenta para o envio, outra prática recomendada é a estrutura da mensagem. Mesmo que seja curta e temporária, o ideal é que siga um padrão mínimo que facilite a leitura e compreensão.

  • Título ou cabeçalho: destaca-se pela definição do público alvo e o assunto. Muito comum ser empregado o uso de remetente e destinatário, data do envio e o assunto ou título.
  • Introdução ou abertura: um ou dois parágrafos utilizados para uma breve apresentação do assunto que será detalhado durante o comunicado.
  • Corpo do texto ou mensagem: consiste no detalhamento do comunicado com todas as informações necessárias ao público alvo.
  • Conclusão ou encerramento: são as considerações finais sobre o assunto abordado.

Vale ressaltar que essa estrutura apresentada e a formatação utilizada no texto será adaptada à categoria da mensagem e ao mecanismo utilizado para o envio.
Outro fator importante na comunicação eficiente nas empresas é a integração das ferramentas de comunicação com sua plataforma de gestão. Isso se dá pelo fato de a troca de mensagens e seu armazenamento ocorrer em local seguro, em conjunto com outras ferramentas existentes no sistema e que podem ser divulgadas e consultadas pelos colaboradores da empresa.
A plataforma da SabeSim possui as melhores ferramentas a serem utilizadas na comunicação eficiente de sua empresa. De fácil utilização, permite a elaboração, revisão e correção, assim como a divulgação entre colaboradores e seus departamentos.
Entre em contato com a SabeSim e conheça mais sobre a nossa plataforma e como ela pode ajudar sua empresa. 

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Ferramentas de gestão – Gerenciando sua empresa de forma eficiente

Ferramentas de Gestão
Pode parecer estranho o que você vai ler agora, mas certos projetos relacionados ao uso de ferramentas de gestão não dão certo, sabe por quê? Porque elas sozinhas não resolvem os problemas da empresa. Vamos entender um pouco mais sobre o que consiste em ter sucesso na utilização de uma plataforma que vai ajudar na administração de uma empresa.
Normalmente, os motivos que levam as empresas a adotarem ferramentas de gestão estão relacionados à falta de padronização na organização, causando dificuldades e perdas financeiras ou, em segundo caso, quando se está  buscando pelo aperfeiçoamento dos processos, onde já existem algumas iniciativas e o uso de ferramentas irá consolidar a disposição em melhorar a gestão das atividades da empresa.

Use ferramentas de gestão associadas a processos

A adoção de ferramentas que possam organizar ou melhorar o dia a dia das empresas tem os objetivos de corrigir problemas e alcançar bons resultados organizacionais. Porém é importante ter a consciência de que para o projeto dar certo serão necessárias ações conjuntas, partindo do alto escalão da empresa e alcançando todos os setores e funcionários.
Então, algumas dificuldades podem surgir durante a gestão e o uso de ferramentas. A aplicação de processos ou o estabelecimento de novas rotinas podem dar uma impressão de algo que pode se tornar burocrático ou emperrado e a adoção das ferramentas de gestão começam a sofrer com algumas barreiras.
Desta forma, o primeiro passo para o gerenciamento da empresa de forma eficiente é a conscientização e o aperfeiçoamento dos processos. O uso de procedimentos e normas deve ser implantado em cada setor em fases distintas, considerando uma curva de aprendizado e adaptação.
Durante a fase de consolidação dos processos alguns erros podem acontecer e boas práticas são aprendidas, é nesse momento que a associação de ferramentas e processos começa a impactar de forma positiva na gestão da empresa.

Adote um conjunto de ferramentas que impactam todas as áreas

Uma boa ferramenta de gestão é composta por uma suíte de aplicativos que serão utilizados por diversos setores da empresa. Um exemplo é a plataforma SabeSim, que oferece recursos como:

E todos essas funcionalidades passam a ser associadas a um novo padrão de trabalho, que ao ser adotado por boa parte dos funcionários, altera de uma certa forma a rotina com a qual eles já estavam acostumados.
Então, de forma semelhante ao uso de processos, a adoção destas ferramentas é feita de forma simples, consciente e, principalmente, apresentando os ganhos e benefícios ao se incorporar todos os recursos que acompanham uma plataforma na gestão eficiente da empresa. Ao final todos têm a ganhar.

Siga o caminho certo para a eficiência da empresa

Para resumir a nossa conversa, a adoção de ferramentas de gestão certamente será um importante passo para organizar, melhorar e obter grandes resultados na empresa. Entretanto, para dar certo será necessário um trabalho em conjunto, consciente e bem planejado.
Deve-se acompanhar os resultados e buscar melhorias. Certamente serão necessários ajustes e correções nos processos, da mesma forma que será preciso constantemente avaliar os ganhos ao se utilizar as ferramentas que apoiam a gestão da empresa de forma eficiente.
A SabeSim com sua plataforma de gestão tem a experiência necessária para ajudar em um projeto bem sucedido de implantação e uso de processos e ferramentas. Conte conosco para alcançar bons resultados nesse desafio. Entre em contato agora mesmo conosco, estamos à disposição!

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Intranet corporativa – 10 fatores de sucesso

Intranet Corporativa
Os benefícios e resultados atribuídos ao uso de uma Intranet corporativa em uma empresa são diversos. Já mostramos muita coisa aqui no nosso blog, mas o sucesso desse recurso não consiste somente em criar e disponibilizá-lo para os colaboradores.
É muito comum em algumas empresas que, após o lançamento da Intranet, ocorra a diminuição dos acessos e até mesmo o seu desuso após algum tempo. Isso pode acontecer, por exemplo, devido à forma com que é feita a gestão do conteúdo do site. Em alguns casos ele é transformado em um mero depósito de documentos e procedimentos.
O grande problema é a visão equivocada de como utilizar uma Intranet corporativa. É preciso entender que um dos principais objetivos deste recurso é a integração entre os colaboradores da empresa e para isso é necessário estimular a participação.

A Intranet corporativa como a rede social da empresa

Em uma visão mais Web 2.0, a intranet corporativa precisa ser utilizada como a rede social interna da empresa, com conteúdo atrativo que estimule o compartilhamento e interações entre os usuários.
Acompanhe pontos importantes que serão fatores de sucesso para sua intranet.

1. Desenvolva conteúdo no mesmo formato que utiliza nas redes sociais da empresa

Como foi dito anteriormente, a intranet corporativa precisa ser uma extensão de suas redes sociais. Utilize o setor de marketing para ajudar na criação e divulgação do site.

2. Estimule a criação de conteúdo por todos os colaboradores da empresa

Crie e divulgue as boas práticas para criação de conteúdo. Lembre a todos que se trata de uma Intranet corporativa e assuntos como política, religião ou assuntos polêmicos e ofensivos devem ser evitados.

 

3. Menos pode ser mais

Faça a curadoria de conteúdo, promova regularmente a gestão da Intranet, verificando textos e documentos que estão desatualizados ou em desuso. Deixe a Intranet mais leve e demonstre para os colaboradores que o site passa por constante atualização.

4. Tenha uma ferramenta de busca eficaz

Lembre-se que a Intranet é fonte de consulta de documentos e procedimentos e, portanto, tenha certeza que o sistema de busca interno funciona corretamente e que ele sempre trará resultados relevantes.

5. Faça a integração da Intranet com outras aplicações

Faça da Intranet o ponto de partida para o uso de outras ferramentas da empresa, isso faz com que os colaboradores possam visualizar as últimas novidades do site.

 

6. Avalie a importância da Intranet

Como ferramenta corporativa, é sempre importante verificar o quanto ela está sendo eficaz e alcançando os objetivos. Estimule o compartilhamento de opiniões e peça a sugestões para a melhoria do site.

 

7. Estimule a comunicação entre os departamentos

Faça com que a estratégia de comunicação entre os departamentos funcione, oriente a publicação de comunicados e avisos na Intranet. É possível também utilizar técnicas de e-mail marketing para estimular os acessos à Intranet.

 

8. Torne a Intranet uma ferramenta simples

A Intranet corporativa precisa atingir seus objetivos, mas ao mesmo tempo não pode atrapalhar na produtividade dos colaboradores. Pode parecer um tanto controverso, mas é muito importante que ocorra a interação no site, mas ao mesmo tempo a ferramenta deve ser de fácil uso para que o colaborador não perca tanto tempo na produção de conteúdo.

 

9. Tenha suporte aos dispositivos móveis

Vivemos a era dos dispositivos móveis e por isso muitos profissionais utilizam dentro da empresa smartphones e tablets como ferramenta de trabalho. Tenha certeza que sua Intranet tenha o suporte a esse recurso, seja na forma de aplicativo ou simplesmente ocorrendo a adaptação ao tamanho da tela.

 

10. Implemente um processo contínuo de melhoria

Para finalizar nossas dicas, não deixe que a Intranet caia no esquecimento. Sempre faça uma avaliação dos resultados que o uso da Intranet está trazendo para empresa. Não tenha medo de arriscar, por exemplo, uma repaginação do layout ou a criação de novas funcionalidades.
A plataforma SabeSim possui o recurso de Intranet com várias ferramentas, de fácil construção e uso. Aproveite a oportunidade e teste as funcionalidades de nossa plataforma gratuitamente e entre em contato com nossos colaboradores em caso de dúvidas. 

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