Como delegar tarefas em uma empresa

Como delegar tarefas em uma empresa
Quem coordena projetos dentro de uma empresa ou ainda atua como gestor de RH e tecnologia e/ou desempenha funções administrativas em geral na área corporativa, sabe o quanto é fundamental para o bom desempenho do trabalho, meios de como delegar tarefas em uma empresa.

Possuir tal expertise é um dos fatores predominantes para que os resultados da empresa sejam bem-sucedidos, bem como a produtividade dos colaboradores seja otimizada. Há vários meios de se fazer este controle de tarefas, bem como delegar estas aos colaboradores. Mas será que você está optando pelo melhor caminho neste sentido?

Afinal de contas, como delegar tarefas em uma empresa de maneira prática e otimizada? Será que há uma solução mais indicada para tais necessidades?

Recursos essenciais para delegar tarefas em uma empresa

Para delegar tarefas em uma empresa de maneira eficiente é preciso encontrar uma solução que disponibilize uma série de recursos essenciais para que a execução dos projetos obtenha o máximo de sua potencialidade.

Para tanto, se faz necessário um planejamento muito bem fundamentado, bem como a utilização de um software que otimize todo o processo de gestão.

Na fase de planejamento, defina metas mensuráveis, com ampliar o alcance de vendas da empresa, ou reduzir custos, ou até mesmo avançar a porcentagem da participação da marca em determinado mercado.

Tal planejamento lhe dará o norte para definir as prioridades e, neste sentido, um software gerenciador de tarefas será imprescindível.

Hierarquia das tarefas

Quando temos um projeto de grandes proporções, a melhor forma de delegar tarefas na empresa é dividi-lo em partes menores. Desta forma, cria-se uma espécie de hierarquia de tarefas. Para tanto, é de suma importância o uso de um gerenciador de tarefas.

Defina os tipos de tarefas para a equipe

Divididas as tarefas, é preciso então, tipifica-las. Não esqueça de fornecer aos colaboradores e membros da equipe o briefing completo de cada demanda de tarefa, para que fique claro o papel de cada um dentro do projeto.

Para facilitar a comunicação entre os membros da equipe e gestores, é importante a utilização de software que possibilite a inclusão de comentários nas tarefas, por exemplo.

Fluxo de trabalho hierarquizado

O fluxo de trabalho deve ser hierarquizado para a melhor gestão do projeto. Desta forma, evitam-se atrasos, calcula-se o tempo que cada colaborador terá disponível, bem como o número de pessoas necessárias para a conclusão das tarefas elencadas.

Novamente fica claro o quanto pode ajudar um software que possa calcular o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual colaborador está executando e como está o andamento da tarefa.

Cronograma

Um sistema gerenciador de tarefas permite também o acompanhamento de todo o cronograma, fazendo com que todos ganhem tempo, afinal, dispensa-se a necessidade de inúmeras reuniões para saber a quantas anda a execução do projeto.

Comunicação e tempo

Com o uso da tecnologia, delegar as tarefas em uma empresa e propiciar maior facilidade no relacionamento e comunicação dos membros da equipe torna-se mais simples e automatizado.

Investindo num sistema que gerencie e ajude na distribuição das tarefas, ganha-se mais tempo que pode ser aproveitado para investir em melhorias na própria empresa, por exemplo.

Qual software utilizar?

Todos os passos mencionados acima no que tange à questão do gerenciamento de projetos, bem como delegar tarefas em uma empresa podem ser executados com uma solução prática e extremamente eficaz que se traduz no software Kanban.

Trata-se de um sistema que se revela como a melhor solução do mercado para controle de execução de tarefas on-line, com total interação entre os membros da equipe.

Com o Kanban você define prioridades, estipula prazos, acompanha passo a passo a execução de cada tarefa e o progresso de cada uma delas, e tem a comunicação facilitada, bem como relatórios e resultados automatizados.

Que tal inovar em sua empresa, adotando o sistema Kanban para delegar tarefas? Entre em contato conosco para mais informações.

 

 

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Registro de ocorrência com funcionários: a importância de um sistema eficaz

Gestão de tarefasEsse artigo começa com algumas reflexões e busca incentivar uma autocrítica do processo de avaliação dos funcionários de sua empresa, por isso tente responder às seguintes perguntas:

  1. Existe algum processo formal de avaliação dos colaboradores que seja utilizado para promoções e possíveis aumentos?
  2. Você tem condição de fazer uma lista de bons funcionários e instituir o funcionário do mês?
  3. Em caso de empate para uma promoção, qual será o critério utilizado para realizar o desempate?
  4. E a pergunta final: em caso de demissão, você tem realmente os motivos necessários para fazê-lo ou foi uma decisão pessoal?

É cada vez mais importante nos dias atuais os gestores terem informações detalhadas dos funcionários e saberem exatamente como foi o comportamento profissional dos colaboradores da empresa durante seu tempo de atuação. Nesse sentido, um sistema de registro de ocorrência de funcionários torna-se uma ferramenta poderosa para as organizações.

Um sistema como este permite a formação de um histórico detalhado de cada colaborador, responde as perguntas como as que foram feitas acima e ainda abre possibilidade para outras iniciativas.

Jogo aberto entre a empresa e os colaboradores

A oportunidade de ter documentados os principais eventos de um colaborador permite que ocorra uma comunicação transparente entre a empresa e os funcionários, uma vez que as informações registradas no histórico possam ser compartilhadas com todos os interessados.

O colaborador passa a ter o conhecimento quando for reconhecido por boas atitudes e condutas e ainda tem o pleno direito de defesa quando algo for feito fora das políticas estabelecidas pela empresa. Dessa forma, o sistema de registro de ocorrência de funcionários torna-se um excelente instrumento de transparência a ser adotado na gestão das organizações.

Em iniciativas de feedback a ser dado aos funcionários, o histórico se torna uma poderosa ferramenta para apresentar pontos positivos e os que necessitam de aperfeiçoamento, permitindo um processo contínuo de melhoria.

Sabe aquela pergunta tão famosa feita a gerentes e diretores: “porque fulano foi promovido ou teve um aumento e eu não? ” Com os dados de desempenho em mãos é possível mostrar que não ocorrem favorecimentos ou decisões pessoais durante a aplicação de políticas salariais ou no plano de cargos e carreiras.

Com isso, dúvidas ou questionamentos são esclarecidos facilmente, com base em informações coletadas durante todo o período de avaliação do funcionário.

Utilize uma ferramenta confiável para ter sucesso nas políticas da empresa

É importante destacar que para o sucesso da implantação de um histórico de registro de ocorrência de funcionários e de políticas destinadas às avaliações de desempenho, o uso de instrumentos de gestão associados a processos bem definidos é essencial.

Para isso, a ferramenta de gestão de pessoas deve permitir customizações, auxiliando na inclusão de novos dados dos colaboradores, emissão de relatórios de performance, e ainda a possibilidade de realização de auditorias internas que reforcem a transparência adotada pela organização, característica tão necessária na relação entre empresas e colaboradores.

Defina as políticas, atualize sua ferramenta de gestão, faça a divulgação de todo o processo. Todos têm a ganhar, sendo ponto positivo para as empresas e para todos que fazem parte dela.

Como anda a política de avaliação de desempenho de sua empresa? Tem sido positiva na perspectiva dos funcionários e gestores? Pense nisso, compartilhe essa dica, e continue a nos acompanhando em nosso blog e nas redes sociais. Caso precise de ajuda estamos à disposição para implantar iniciativas tão importantes com essa.

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Como um Gerenciador de tarefas corporativo funciona

Gerenciador de tarefas corporativo
A tecnologia definitivamente mudou a forma como as empresas são administradas. Graças aos novos sistemas corporativos, hoje os gestores não precisam mais utilizar caneta e papel para analisar as finanças, controlar as operações e acompanhar as vendas. Tudo isso é feito a partir de poucos cliques, por meio de desktops, tablets e smartphones. Outra tarefa muito importante que a tecnologia está facilitando é a gestão de tarefas através de um Gerenciador de tarefas corporativo.

Mais do que melhorar o controle de atividades, esses softwares facilitam e agilizam a rotina dos gestores, permitindo que eles se livrem dos métodos manuais e obsoletos de se gerenciar tarefas.

A seguir, mostraremos como exatamente funciona o gerenciamento de tarefas por meio de um software. Acompanhe:

A criação de tarefas em um Gerenciador de tarefas corporativo

No sistema de gestão, a criação de tarefas ocorre da mesma forma que nos métodos tradicionais. O gestor dá o nome para uma atividade, detalha o que deve ser feito e estabelece uma data para a sua conclusão. A diferença é que, no software, o gestor não precisa escrever os detalhes da tarefa manualmente e consegue criá-la em poucos segundos, o que agiliza bastante o processo.

A determinação dos responsáveis

Depois de criar as tarefas, o gestor precisa determinar quem exatamente irá realizá-las. Com o software de gestão, ele não precisa delegar tarefas de forma pessoal, falando diretamente com cada colaborador. Assim que cria a tarefa, ele já pode determinar qual profissional ficará responsável por ela, e este receberá um aviso em seu sistema e ficará ciente de que precisa realizá-la.

O acompanhamento da execução

Após criar as tarefas e definir os responsáveis por elas, o gestor precisa acompanhá-las bem de perto, para ver se a sua execução está ocorrendo no prazo certo e identificar algum gargalo que possa comprometer o tempo de entrega. No software de gestão, o responsável pode separar as tarefas em quadros, como na metodologia Kanban, o que facilita bastante o acompanhamento do progresso de cada uma.

Normalmente, são utilizados quatro quadros: “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”. Com eles, é possível ver o estágio em que cada tarefa se encontra, sem precisar falar diretamente com os colaboradores. O gerenciador de tarefas também possibilita a customização dos quadros, permitindo não só o controle de tarefas, mas também de processos, projetos, elaboração de estratégias, etc.

A obtenção de feedbacks

Faz parte do processo de gerenciamento de tarefas a obtenção de feedbacks constantes dos colaboradores. Com eles, os gestores podem saber se as atividades estão sendo facilmente executadas ou se há algum problema que está impedindo a sua realização. O sistema de gerenciamento também pode ajudá-los nisso, ao permitir que todos os envolvidos numa determinada tarefa mantenham um diálogo dentro dele.

No campo de comentários da tarefa, o gestor pode escrever, por exemplo, o grau de prioridade dela ou algum ponto que os colaboradores devem se atentar. Já os profissionais podem tirar dúvidas ou informar um problema que está impedindo a realização da tarefa. Tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, sem que os gestores e colaboradores precisem dialogar pessoalmente ou por meio de e-mails.

Agora que você já sabe como se dá o gerenciamento de tarefas por meio de um software, aproveite para ver na prática como tudo funciona. Teste gratuitamente o sistema do SabeSim agora. E se tiver ficado com alguma dúvida, entre em contato diretamente conosco!

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