5 atitudes que o empreendedor não deve tomar na hora de delegar tarefas

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Para que o trabalho na empresa seja executado da melhor forma possível é preciso que ele seja bem dividido entre os membros do time. Cada colaborador fica com determinadas responsabilidades para que o projeto seja entregue, com qualidade, no menor tempo possível. É do líder da equipe a tarefa de distribuir as funções que cada um irá desempenhar – o que pode ser um verdadeiro desafio.

Se o líder não tem preparo para delegar as atividades, a equipe toda pode ser prejudicada. Para evitar que isso aconteça, é importante que o gestor não tome as cinco atitudes listadas abaixo. Confira quais são elas:

1. Dar muitas responsabilidades para um mesmo colaborador

Um dos maiores erros é sobrecarregar um dos membros da equipe. Para garantir que as atividades sejam bem distribuídas, é importante que o gestor tenha confiança no trabalho de todo o time e que conheça muito bem as principais habilidades de cada um.

Cada tarefa deve ficar com o membro que tiver mais conhecimento para desempenhá-la, mas se um dos colaboradores for muito bom em diferentes atividades isso não significa que ele deva receber mais trabalho. Sobrecarregar o profissional pode prejudicar a qualidade do trabalho, resultar em atrasos, causar atritos internos ou até gerar uma dependência no trabalho desenvolvido pelo colaborador.

2. Não oferecer suporte quando necessário

O gestor tem conhecimento para orientar o trabalho da equipe e deve estar preparado para ajudar sempre que necessário. Para isso, deve haver uma excelente comunicação interna. Também é importante agendar reuniões regulares para garantir que todos os membros da equipe estejam no caminho certo e que não existem dúvidas acerca das tarefas.

3. Não dar espaço para que os colaboradores exercitem a criatividade

O gestor deve garantir que todos os membros da equipe saibam que têm amparo quando necessário para desempenhar as suas atividades. Mas ele também deve dar espaço ao time. Muitas boas ideias podem surgir quando os colaboradores têm liberdade para usar a criatividade na busca de soluções.

4. Perder o controle sobre o status das tarefas

Depois de delegar as atividades o gestor deve estar atento aos prazos de entrega. Mas como fazer isso sem exagerar no controle da equipe? Usando um sistema de gestão de tarefas! Assim, cada colaborador registra o status das suas atividades e o líder pode acompanhar a situação do projeto. Ele só precisa interferir quando percebe que há algo errado. O time tem liberdade para realizar as tarefas e o gestor tem controle para evitar falhas no projeto.

5. Não organizar as tarefas em ordem de prioridade

Sempre existem tarefas essenciais e tarefas que podem ser adiadas ou até eliminadas do projeto. O gestor deve ter esta ordem de prioridades bem definida. Isso é importante na distribuição de tarefas porque, assim, o líder sabe quais delas devem ser designadas para os membros mais experientes, já que estes são os colaboradores com maior conhecimento sobre o trabalho desempenhado na empresa e, por isso, apresentam tendência a terminar as atividades mais rapidamente.

Você comete algum destes erros quando delega tarefas na sua equipe de trabalho? Conte um pouco sobre a sua experiência no assunto!

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Gestão de tarefas online: 5 motivos para deixar o e-mail corporativo de lado e apostar nesse método

Gestão de Tarefas Online

A sua empresa ainda utiliza o e-mail corporativo como principal ferramenta de comunicação e organização no gerenciamento de atividades? Você já pensou que uma solução diferente poderia trazer diversos benefícios para a produtividade das suas equipes de trabalho? Confira cinco motivos para potencializar os projetos da empresa com o apoio de um sistema de tarefas online:

1. Várias tarefas em um só sistema

E-mails são ótimas ferramentas de troca de mensagem com clientes e parceiros. Algumas plataformas também disponibilizam uma agenda para controle de compromissos. Estes são alguns dos motivos que levam as empresas a utilizarem a ferramenta para gerenciar atividades. Mas é importante perceber que estas plataformas não foram desenvolvidas especialmente para essa isso e, por este motivo, podem deixar a desejar em alguns pontos.

Um sistema de gerenciamento online é uma ferramenta mais indicada porque os seus recursos abrangem diversas funcionalidades úteis na administração de equipes.

2. Redução das distrações

E-mails podem diminuir a produtividade da equipe de trabalho porque oferecem mais distrações do que um sistema desenvolvido para controle de tarefas internas. Se a organização do dia a dia de trabalho e a comunicação interna acontecem, principalmente, por meio de um e-mail corporativo, os funcionários vão passar boa parte do dia conectados na ferramenta. Podem ser facilmente distraídos por mensagens recebidas que não são relacionadas à tarefa na qual estão trabalhando.

Por outro lado, se a gestão é feita em uma solução à parte, a equipe é menos dependente do e-mail, reduz as distrações e aumenta a produtividade.

3. Recursos ideais para gerenciar projetos

Se o sistema foi pensado para ser uma solução para o gerenciamento de tarefas, com certeza, ele apresentará recursos valiosos para aumentar a produtividade da empresa. Pode apresentar um kanban online, por exemplo. Esta é uma ferramenta permite que sejam adicionadas atividades, definidos responsáveis e estipulados prazos.

O responsável pela gestão pode facilmente visualizar quais são as atividade prontas, quais estão em andamento e quais estão atrasadas – algo muito importante para garantir uma melhor gestão das tarefas.

4. Comunicação mais eficiente

O uso de ferramentas desenvolvidas para que empresas otimizem a sua gestão de tarefas também reflete em uma melhora na comunicação interna. Com o kanban, por exemplo, os colaboradores sabem no que os seus colegas estão trabalhando e podem visualizar o status dos projetos que estão sendo desenvolvidos. Este conhecimento é essencial para evitar erros por falta de comunicação nas equipes.

5. Mais organização no dia a dia de trabalho

Um bom gerenciamento também é importante para garantir uma rotina de trabalho mais organizada. Um sistema online permite que colaboradores organizem a sua agenda de forma eficiente: interface intuitiva, simplicidade no registro de informações e destaque para os compromissos do dia são exemplos de funcionalidades importantes para isso.

A possibilidade de compartilhar agendas com outros funcionários da empresa também é um recurso interessante, que, além de garantir mais organização, contribui para a melhora do diálogo interno.

Um sistema de gerenciamento de tarefas interno pode potencializar os projetos da sua empresa e garantir mais produtividade na rotina de trabalho: conheça as soluções oferecidas pela Sabesim!

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