5 motivos para sua empresa utilizar um software de comunicação interna

Comunicação Interna

Quem possui pouca experiência no mundo corporativo, deve pensar que enviar uma mensagem para um gestor ou colega de trabalho é algo muito simples. Afinal, temos hoje tecnologias que cumprem muito bem esse papel. Mas quem já tem alguma experiência, sabe que as falhas na comunicação interna acontecem quando se menos espera, e normalmente geram atrasos, retrabalhos e vários outros prejuízos para a empresa.

É por isso que tanto os gestores mais experientes como os de primeira viagem devem encarar a comunicação interna com mais atenção. E para garantir que as informações trocadas no ambiente de trabalho cheguem ao destino correto, no tempo certo e com a clareza necessária, eles precisam adotar um software de comunicação interna. A seguir, mostraremos 5 bons motivos para sua empresa adotá-lo o quanto antes. Veja:

1. Elimina a distância física entre todos da equipe

Uma das principais barreiras de comunicação é a distância física, que impede que as equipes internas interajam com as externas e que os gestores se relacionem com seus colaboradores enquanto viajam. O software de comunicação interna resolve esse problema, permitindo que todos da equipe compartilhem informações entre si através de computadores ou dispositivos móveis, independentemente do local e da hora.

2. Centraliza as informações

Em muitas empresas, os colaboradores utilizam vários apps e redes sociais para trocar mensagens, o que não é adequado. Isso porque esses canais, além de não serem seguros, complicam ainda mais a comunicação. Um software de comunicação interna centraliza todas as informações em um único portal, possibilitando que os gestores controlem o fluxo de dados e que todos da empresa utilizem apenas um canal para se comunicar.

3. Assegura a chegada das mensagens

Apps de mensagens, redes sociais e até mesmo ferramentas de e-mail não asseguram o envio das mensagens ao destino certo, no prazo correto. O software de comunicação interna elimina possíveis falhas e garante a chegada das informações, para que perdas, atrasos e retrabalhos sejam evitados. Essa garantia também contribui para o aumento da produtividade do time e para a realização das atividades de forma mais rápida e eficiente.

4. Mantém os colaboradores informados acerca das novidades

Até algum tempo atrás, os principais canais de comunicação interna nas empresas eram os murais, os comunicados impressos e os jornais corporativos. Mas as novas tecnologias tornaram esses canais obsoletos. Com o software de comunicação interna, os responsáveis consegue enviar de forma simples e rápida notícias e artigos para todos da equipe, para mantê-los sempre informados e envolvidos com os assuntos da empresa.

5. Ajuda a manter o ambiente limpo e organizado

A eliminação dos murais e dos comunicados impressos, graças ao software de comunicação interna, ajuda a manter o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado e gera economia de tinta e papel, o que é bom para o caixa da empresa e para o meio ambiente. Com o software, os gestores passam a imprimir planilhas e documentos físicos apenas quando precisarem cumprir exigências protocolares ou legais.

Como você pôde ver, existem muitas razões para sua empresa começar a utilizar um software de comunicação interna. Lembre-se de que o modo como as pessoas se comunicam mudou. Logo, é preciso modernizar os meios que elas utilizam para trocar informações.

Com esse software, sua empresa consegue garantir que todos da sua equipe estejam devidamente alinhados e trabalhando em conjunto para atingir o sucesso.

E então, ficou convencido de que sua empresa deve possuir um software de comunicação interna? Então aproveite para conhecer mais detalhes sobre a solução do Sabesim ou entrar em contato conosco para tirar suas dúvidas!

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Gestão de tarefas: Como lidar com os ‘gargalos’

Gestão de tarefas

Podemos definir ‘gargalo’ como sendo qualquer obstáculo que impeça o correto andamento das atividades corporativas. Além de reduzirem o desempenho da equipe, os gargalos afetam diretamente o tempo de execução das tarefas e geram enormes prejuízos financeiros para a empresa. É por isso que os gestores estão sempre em busca de empecilhos que estejam ‘travando’ os processos e as atividades da sua organização.

Mas o grande desafio não é identificar os gargalos, e sim saber como lidar com eles e encontrar a melhor forma de eliminá-los. Se os responsáveis não conseguirem solucioná-los adequadamente, nem ‘cortarem os problemas pela raiz’, então eles continuarão gerando prejuízos para a organização. A seguir, separamos algumas dicas que irão ajudá-lo a lidar com os gargalos, solucioná-los e evitar que eles ocorram novamente. Confira:

Liste todos os gargalos existentes

Por mais que o gargalo precise ser solucionado rapidamente, tentar eliminá-lo logo que ele for encontrado não é a melhor solução. Isso porque, para eliminar o problema pela ‘raiz’, o gestor precisa primeiramente conhecer os fatores que o geraram. E estes fatores podem estar ligados a falhas em vários processos e departamentos da empresa. Por isso, é importante listar os gargalos encontrados, para que nenhum passe despercebido.

Os gargalos são mais fáceis de serem identificados e listados quando os responsáveis utilizam uma ferramenta de controle de tarefas com Kanban. Isso porque ela mostra claramente quais são as atividades que estão atrasadas e quais são os empecilhos que estão dificultando ou impedindo a sua conclusão. Muitas vezes, os gargalos são colaboradores, e a ferramenta de controle pode indicar exatamente quem são eles.

Encontre as causas dos problemas

Depois da identificação e da listagem dos empecilhos, chegou a hora de identificar as suas prováveis causas. Para isto, os responsáveis precisam contar com o apoio de todos os envolvidos nas atividades e processos. Com os apontamentos das falhas existentes, eles conseguirão mapear e avaliar os processos e encontrar um ou mais entraves que estão dificultando ou impedindo a execução das tarefas.

Elabore um plano de ação

Com todos os gargalos listados, e suas respectivas causas encontradas, agora chegou a hora de montar um plano de ação funcional para eles serem definitivamente eliminados. É importante ressaltarmos que, para cada gargalo, a empresa deve formular um plano. Também é crucial que os gestores avaliem os possíveis impactos que o plano de ação poderá causar nos outros processos e atividades da empresa.

Monitore os resultados constantemente

Depois das causas dos problemas serem eliminadas pela raiz, é importante que os gestores continuem monitorando os processos e atividades, para se certificarem de que os gargalos foram devidamente solucionados. Se os problemas não desapareceram, então isto significa que os planos de ação não foram adequados, ou que a raiz dos problemas não foi identificada. Neste caso, os responsáveis devem refazer todo o processo.

É importante lembrarmos que a identificação e a eliminação de gargalos não é um trabalho muito simples. Ele pode ser executado em questão de horas, dias ou semanas, dependendo da profundidade da raiz do problema, e consumir uma significativa quantia de tempo e recursos da empresa. Por esta razão, é importante eliminá-los de forma rápida e eficiente quando surgirem e, acima de tudo, evitar que eles apareçam.

E então, pronto para seguir as nossas dicas e eliminar os gargalos da sua empresa? Se tiver ficado com alguma dúvida, ou quiser nos contar suas experiências, aproveite o campo de comentários abaixo!

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7 problemas que uma comunicação interna ineficiente pode gerar

problemas comunicacao interna

A comunicação é um processo que faz parte da vida de qualquer ser humano. Se não pudermos nos comunicar, não conseguimos repassar nossa mensagem, nem nos relacionar com outras pessoas. No ambiente empresarial, a boa comunicação também desempenha um importante papel, pois é através dela que os gestores conseguem manter seus colaboradores em sintonia e sempre focados nos mesmos objetivos.

Mas quando a comunicação é feita de forma ineficiente, ou nem mesmo existe, a empresa acaba sendo impactada de várias formas. O primeiro problema diz respeito aos desentendimentos, que geram atrasos e retrabalhos. E com o tempo, a saúde financeira e a reputação do negócio começam a dar sinais de estagnação. A seguir, mostraremos outros 7 problemas que a comunicação interna ineficiente é capaz de gerar. Confira:

1. Redução do índice de produtividade

Discordâncias, equívocos e mal-entendidos ocorrem com muita frequência em ambientes corporativos onde a comunicação apresenta falhas. Isso porque os gestores e colaboradores não se comunicam de forma eficiente, o que acaba levando eles a cometerem erros graves e atrasarem a realização das tarefas.

2. Perda do controle das atividades e processos

Por não se comunicarem adequadamente com os colaboradores, os gestores acabam ficando desatualizados acerca do que está acontecendo na empresa e perdendo o controle das atividades e processos. E sem esse controle, eles não podem monitorar pendências, delegar tarefas e contornar problemas que possam afetar os prazos de entrega.

3. Dificuldade para disseminar informações importantes

Falhas na comunicação interna também impedem o compartilhamento de informações sobre a situação da empresa. A não comunicação de fatos importantes, como as novas oportunidades de mercado, os produtos ou serviços que serão lançados e os desafios a serem superados, impede que os colaboradores fiquem atualizados.

4. Tomadas de decisão tornam-se mais complexas

Quando os diversos setores da empresa (marketing, planejamento, vendas, etc) não estão integrados, nem falando a mesma língua, os responsáveis acabam tendo dificuldades para coletar informações importantes. Como resultado, as tomadas de decisão ficam mais complexas e demoradas, o que impacta o andamento dos negócios.

5. Não compreensão dos objetivos empresariais por parte da equipe

Sem um fluxo de informação eficaz, a empresa não consegue comunicar com clareza a sua estratégia e seus planos para os membros do time. Isto dificulta a compreensão das metas por parte dos recursos humanos e os leva a caminharem em direções completamente oposta aos objetivos da organização.

6. Diminuição da motivação e do comprometimento

Uma cultura corporativa sem foco na colaboração, resultada de falhas na comunicação interna, torna os profissionais muito menos engajados com os trabalhos. E isto acaba abalando o comprometimento pessoal e coletivo, obrigando a empresa a fazer demissões e aumentando a taxa de rotatividade de funcionários.

7. Aumento dos custos e perda de posições no mercado

Quando os colaboradores erram, e os responsáveis não têm conhecimento disso devido à comunicação ineficiente, os prazos de entrega acabam sendo estendidos. E quando isso acontece, os custos das tarefas são drasticamente aumentados, fazendo com que a organização perca importantes vantagens competitivas no mercado.

Todos esses problemas, resultados da falta de uma comunicação interna eficiente, impedem que as empresas atinjam os objetivos tão almejados. É por isso que os gestores precisam garantir que a comunicação interna flua sem obstáculos e atinja todos da sua equipe. Para isso, é importante que eles contem com uma ferramenta tecnológica que simplifique a troca de mensagens, estimule a colaboração e facilite a disseminação das informações.

E sua empresa, está enfrentando algum desses problemas? Aproveite para saber como o software de comunicação interna do SabeSim pode ajudá-lo a contorná-los! E se quiser nos contar suas experiências, aproveite o campo de comentários abaixo!

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