Equipes de alto desempenho com ações simples

Intranet e rede social corporativa

Você já considerou que não é preciso modificar radicalmente os processos da empresa para conquistar melhores resultados no trabalho desenvolvido pelos seus funcionários? Algumas ações simples podem trazer grandes efeitos, especialmente quando elas envolvem melhorias na comunicação e automatização de processos.

Descubra, neste artigo, quais são as vantagens de investir para aumentar o desempenho dos colaboradores e conheça alguns exemplos de ferramentas essenciais para alcançar esta melhoria na produtividade interna!

Como o alto desempenho pode beneficiar a empresa e os funcionários?

Investir para aumentar a performance do trabalho desempenhado pelos seus colaboradores é uma ação que traz vantagens para a empresa e para os funcionários. Veja quais são elas:

Benefícios para a empresa

Equipes que trabalham em alta performance contribuem para que a empresa tenha clientes mais satisfeitos e maiores ganhos financeiros. A lógica é simples: o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da organização reflete diretamente não só na qualidade dos produtos e serviços entregues, mas também no cumprimento dos prazos prometidos, o que leva ao aumento da satisfação.

Clientes felizes são a melhor propaganda para atrair novos consumidores e, consequentemente, garantir uma maior lucratividade para a empresa.

Benefícios para os funcionários

Quando o time é produtivo, todos os membros são beneficiados. Não há necessidade frequente de retrabalho e as atividades fluem melhor. Isso contribui para que os colaboradores façam melhor proveito das suas horas na empresa e para que percebam melhores resultados tanto na performance individual, quanto no desenvolvimento do trabalho da equipe. Todos estes são fatores que ajudam a aumentar a motivação dos funcionários.

Ferramentas que contribuem para o alto desempenho

O sistema Sabesim! é um excelente exemplo de ferramenta que contribui para aumentar o desempenho das suas equipes de trabalho. Com design intuitivo e recursos diversificados, esta é uma solução que permite, com ações simples, acelerar processos internos e melhorar o gerenciamento de tarefas. Saiba mais sobre dois benefícios proporcionados por este sistema:

Gestão de projetos e controle de atividades

Os projetos desenvolvidos na empresa ganham qualidade e agilidade quando têm uma boa gestão. O kanban online, por exemplo, permite que o líder da equipe monitore como está o status das atividades em desenvolvimento. Os demais membros da equipe também podem usar este recurso para verificar como está o cronograma do projeto e para acompanhar as tarefas que estão sob responsabilidade dos demais membros do time.

Outro exemplo de recurso que potencializa os projetos da empresa é o sistema de calendário – ferramenta que pode ser utilizada para garantir que nenhuma reunião importante ou prazo sejam perdidos ou esquecidos pelos colaboradores.

Comunicação interna eficiente

Se existe um ponto em comum entre todas as equipes que atuam em alta performance é o fato de que todas elas possuem uma excelente comunicação interna. Os setores da empresa são interligados: o financeiro, por exemplo, precisa ter acesso a informações do setor de marketing para executar determinadas tarefas.

Se existem falhas neste diálogo, as atividades de um setor podem ser prejudicadas e isso resulta em baixa produtividade para toda a empresa. A solução Sabesim inclui recursos, como intranet corporativa e sistema de troca de mensagens, que contribuem para a melhora do diálogo interno e, consequentemente, para o aumento do desempenho da empresa.

Acesse o nosso site e conheça mais sobre a solução Sabesim!, sistema que disponibiliza as ferramentas ideais para que os seus colaboradores trabalhem em alta performance.  

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Como funciona um sistema Just in Time Kanban

Gestão do tempo

Todo gestor busca uma estratégia que visa melhorar os processos de produção e reduzir desperdícios. Há várias metodologias já assentadas nas empresas e uma delas é a Just In Time (JIT). Basicamente ele é um conceito que se refere à obtenção de materiais e insumos que são introduzidos e controlados durante a produção. Este sistema foi criado no Japão, pela fábrica Toyota e vem ganhando cada vez mais espaço.

O Just In Time tem como propósito evitar situações em que o inventário exceda a demanda e com isso, liquidar os encargos que a empresa tem ao lidar com inventário extra. Quem utiliza esse modelo de produção usa a quantidade de materiais que atendam a demanda do distribuidor ou revendedor, sem produzir excessos. O estoque mantido serve apenas para atender o cliente imediato, pois excessos aumentam o custo de armazenamento e gerenciamento.

Quais as principais vantagens do Just In Time?

Quando o JIT é usado, a empresa se torna mais acessível aos clientes, evitando o esforço em forçar um determinado produto, só porque você tem um armazém cheio de itens parados. Também evita qualquer tentativa de persuadir os clientes a levarem modelos obsoletos apenas por que há a necessidade de dar vazão ao estoque. Podemos também elencar os seguintes benefícios:

  • Estoques baixos;
  • Pouco desperdício;
  • Produção de alta qualidade;
  • Capacidade alta de resposta ao cliente.

Qual o papel do Kanban no Just In Time?

O Kanban é um sistema usado para sinalizar necessidades de ação. Isto pode ser feito por meio de um mural com cartões (post its, entre outros) e também por meio de Kanbans virtuais. A importância deste recurso no modelo proposto é que ele é a maneira de se alcançar o Just In Time.

A taxa de produção é controlada pelo Kanban, o qual contempla a demanda por matérias-primas através de um sistema de processos de clientes e fornecedores. Isso garante que os materiais serão recebidos apenas quando necessário. Com Kanban, é possível identificar apenas os produtos que são necessários para que o processo do momento seja completo.

Cada processo subsequente continua usando apenas produtos que são necessários para o próximo passo, e assim por diante. Dessa maneira, a produção é equalizada em todos os processos e a produção é estabilizada de acordo com a demanda.

Kanban Online, muito mais recursos que o tradicional

Como dito anteriormente, muitas empresas optam por Kanbans Online, não apenas pela facilidade e acessibilidade, como também por possuírem mais recursos. O sistema de Kanban da Sabesim, por exemplo, permite que seja controlado o tempo de execução de cada tarefa, e possui uma interface intuitiva de cores, ajudando a identificar mais rapidamente os responsáveis pela execução de cada tarefa. Com isso, é possível obter feedbacks instantâneos da equipe.

O Just In Time é uma forma de gerir as operações para que sejam executados de maneira rápida e eficiente. E isso requer desistir de sua rede de segurança e controle de suprimentos, reduzindo os estoques para níveis de produção. A principal ênfase do JIT é na redução de custos e desperdício mínimo.

O processo de implementação deste modelo requer que você dê uma olhada bem próxima a todas as etapas de seus pontos de produção e manutenção de estoques. Isso por si só é um exercício útil, que também trará um bom diagnóstico da empresa e ainda dará boas ideias de melhorias. Resumidamente, o Just In Time é um modelo minimalista que preza agilidade, eficiência e controle de toda a cadeia produtiva.

Você já conhecia o Just in Time? Conte para gente o que achou através dos comentários!

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Workflow Kanban o que e como funciona fluxo de trabalho

Como elaborar uma estratégia de Gestão e acompanhar se está funcionando

Workflow é a junção das palavras “work” e “flow”. São de origem inglesa e juntas são utilizadas para definir o fluxo de trabalho que uma empresa possui. Por meio do Kanban, o Workflow ganha força para agregar fluência na execução dos processos produtivos, organizados de forma automatizada ou não, para que as tarefas tenham conclusão na sequência determinada. Assim surge o conceito de Workflow Kanban.

As organizações podem usar o método para coordenar tarefas entre a equipe de trabalho e sincronizar dados entre os sistemas com o objetivo final de melhorar a eficiência organizacional, ganhar agilidade e obter maiores taxas de rentabilidade.

Melhor ainda. Com um Workflow estabelecido através de um sistema Kanban online, a empresa pode automatizar o fluxo de tarefas dos funcionários e reduzir o tempo de conclusão de cada etapa do processo, eliminando riscos e falhas potenciais. O Workflow torna os processos mais eficientes, complacentes, ágeis e visíveis, garantindo que cada passo do processo seja explicitamente definido, monitorado e otimizado para alcançar o máximo potencial.

Benefícios do Workflow Kanban

1. Melhora a produtividade

fluxo de trabalho pode ser melhorado com um sistema Kanban reduzindo o tempo gasto com as tarefas manuais. O tempo necessário para a execução das atividades do negócio pode ser melhorado de forma contínua por meio do monitoramento e criação de métricas.

2. Aumenta a visibilidade dos processos

O método Workflow Kanban permite que os gestores acompanhem de perto o que acontece em cada etapa dos processos do negócio, abrangendo a visão para identificar mais facilmente os pontos fracos (riscos e falhas) e pontos fortes (oportunidades de melhorias).

3. Proporciona tomada de decisões rápidas e certeiras

O método proporciona que aos gerentes e colaboradores se beneficiem de tomadas de decisões mais rápidas e inteligentes. Além disso, permite que a organização tenha uma gestão mais adaptativa para suportar bem as mudanças de mercado.

Como funciona o Workflow Kanban?

Ao utilizar o método Kanban para obter o controle de tarefas, toda a configuração e posicionamento delas no tempo, formarão um quadro onde ficará visível todo o processo de produção. O início e conclusão de uma tarefa, bem como a sua mudança de estágio no quadro, representarão o fluxo de trabalho. Quanto mais organizado e adaptado às necessidades processuais da empresa, mais eficiente será.

Como obter melhores resultados com o Workflow Kanban?

Um sistema Kanban online pode aprimorar o fluxo de tarefas e fornecer as funcionalidades tecnológicas necessárias para a empresa criar ou remodelar ambientes de trabalho agregando processos mais eficientes através de um software específico de controle de produção. Nesse aspecto, a Sabesim oferece as soluções mais adequadas às necessidades do seu negócio.

A comunicação da equipe, o controle de projetos e a avaliação da equipe ficam em suas mãos com um sistema totalmente integrado e com mobilidade para ser acessado de qualquer lugar a qualquer hora pelos colaboradores autorizados.

Essa é a grande oportunidade que você tem para expandir os resultados da equipe e tornar o negócio ainda mais atrativo. Então, não perca mais tempo. Clique aqui e comece hoje mesmo o desenvolvimento do seu negócio.

E aí, ainda tem alguma dúvida sobre o Workflow Kanban? Deixe um comentário abaixo!

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O que é Kanban: conceito e definição

Quadro Kanban
As tecnologias avançam em todas as direções contribuindo para a mudança e o surgimento de novas formas de se fazer as coisas. Um exemplo disso são os softwares de gerenciamento estratégico que permitem a automatização da maioria das tarefas, otimizando os resultados para a empresa.

Dessa forma, as metodologias de trabalho são cada vez mais aperfeiçoadas. Pensando nisso, você já conhece o método Kanban? Veja como ele pode ajudar a otimizar os processos do seu negócio!

Conceito de Kanban

A melhor definição de Kanban diz que ele representa um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários. Uma maneira de descobrir problemas nos processos ou fluxo de produção para que os gestores possam resolvê-los a fim de entregar resultados mais rápidos e melhorados para os seus clientes.

Um significado de Kanban mais simples e resumido diz que ele é um método utilizado para a produção “enxuta” e é amplamente adotado pelas empresas ao redor do mundo. Muita gente confunde o Kanban como um sistema de agendamento, mas, ao utilizá-lo, verão que ele é muito mais do que isso. Conheça agora os principais benefícios do Kanban:

Benefícios do Kanban

1. Reduz custos e despesas com estoque

Um fluxo de trabalho bem organizado através do Kanban proporcionará maior controle de produção para a empresa e, isso, implicará também em uma necessidade de recursos mais controlada. Com maior controle, os gestores saberão exatamente o que será necessário e em que período, eliminando a necessidade de compras excessivas e a manutenção de um grande estoque parado.

Em outras palavras, com o Kanban, produtos são fabricados apenas quando eles são necessários. Isso elimina a superprodução e as matérias-primas não são entregues até que elas sejam necessárias, reduzindo os custos de armazenamento.

2. Reduz o desperdício de recursos

Com um processo mais controlado a empresa pode reduzir o consumo de recursos como tempo, mão de obra, materiais e equipamentos para produzir a mesma quantidade de produtos e serviços, ou até mais. Desperdícios serão identificados com maior facilidade e cortados.

3. Mantém a produção flexível

Se houver uma queda súbita na demanda por um produto ou serviço, o Kanban garante que a empresa não fique com estoques excessivos parados, dando-lhe a flexibilidade necessária para responder rapidamente as mudanças no fluxo de produção.

4. Melhora a produção

Um fluxo de trabalho organizado pelo Kanban pode parar se houver algum problema na produção. Isso faz com que falhas no processo sejam facilmente identificadas e corrigidas o mais rápido possível. O Kanban ajuda a reduzir o tempo de produção mantendo um fluxo de trabalho constante, aumentando a produção e utilizando os mesmos recursos.

Sistema Kanban Online

Se você gostou do método Kanban e está pensando em adotá-lo na sua empresa, ficará ainda mais surpreso ao descobrir que existe um software de Kanban Online, onde você pode centralizar a produção e manter os processos com alto nível de organização e comunicação entre os colaboradores. Ainda não conhece? Clique aqui e surpreenda-se!

E você, já possui um sistema Kanban Online na sua empresa? Conte para a gente através dos comentários!

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Gerenciamento de projetos e Kanban: como utilizar essa poderosa ferramenta

Quadro Kanban

Muitos gestores lutam para manter o controle de um projeto e garantir que ele continue progredindo, mas sem a ferramenta e técnica certa fica difícil identificar e corrigir gargalos nos processos. Nesses casos, o método Kanban pode ser a solução que você precisa.

Ele permite que você acompanhe como as tarefas de um projeto estão sendo realizadas e dá o suporte necessário para gerenciá-las através de um fluxo de trabalho organizado. Diante da importância que o Kanban tem para a gestão de projetos, preparamos esse post explicando como utilizá-lo a seu favor. Confira!

Criando um quadro Kanban para o gerenciamento de projetos

A versão mais simples de um Kanban utiliza um quadro com linhas e colunas desenhadas para formar uma tabela. Nela, papeis adesivos com cores diferentes são fixados e alterados de posição indicando diferentes níveis de urgência ou prioridade, ou para diferenciar os tipos de trabalho ou tarefa. Uma versão mais simples pode ser dividida em apenas três colunas significando o trabalho a fazer, trabalho sendo feito, e trabalho concluído.

A estrutura do Kanban pode variar conforme a necessidade do projeto, tendo linhas com tarefas adicionais ou mais colunas quando houver outras etapas de processos. Qualquer que seja o produto desenvolvido, o ponto é que o Kanban representará um fluxo de trabalho mais visível e prático.

Toda vez que um membro da equipe concluir uma etapa da produção, deverá mover as notas autoadesivas ou etiquetas da seção atual para a próxima.

Colocando o método Kanban em prática na gestão de projetos

A melhor maneira de entender como o método Kanban funciona no gerenciamento de projetos é colocá-lo em prática. Então, vamos considerar o seguinte exemplo:

Imagine que você assumiu um projeto para o desenvolvimento de um software e está preparando uma equipe de força de trabalho. O Kanban será uma ferramenta fundamental de controle. Sendo assim, vamos montá-lo para agregar o melhor fluxo de tarefas possível e ver como ele funciona na prática:

Divida o quadro em colunas verticais, cada uma representando as fases em que as tarefas irão passar durante o projeto. Veja o exemplo:

  • Para fazer: nessa coluna você lista todas as tarefas que devem ser realizadas no projeto;
  • Sendo feito: toda vez que algum profissional pegar alguma tarefa deverá movê-la para essa coluna;
  • Para testar: após a conclusão da tarefa, o profissional deverá movê-la para a fase de testes;
  • Em teste: o profissional que pegar a tarefa de testes deve movê-la para essa coluna;
  • Concluído: caso encontre algum problema no produto durante a fase detestes, o profissional deverá especificar a correção necessária e mover a tarefa para o início (coluna “Para fazer”). Se não houver qualquer problema, a tarefa pode ser encerrada posicionando-a nessa coluna.

Como melhorar ainda mais a gestão de projetos

Hoje, você não precisa mais fazer todo esse trabalho de forma manual. A Sabesim oferece um sistema Kanban online onde o gerenciamento de projetos pode ser feito de maneira automatizada. É uma forma simples de otimizar ainda mais os processos e agregar eficiência a gestão de projetos.

Como consequência, a sua equipe poderá aumentar a produtividade e trazer resultados ainda melhores para a empresa.

Ainda não conhece a solução? Clique aqui e comece hoje mesmo um gerenciamento de projetos mais eficiente!

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Como melhorar a concentração no trabalho e evitar a procrastinação

como dominar controle de tarefas em 5 passos

Num contexto como o que vivemos atualmente, onde a cobrança por resultados e a pressão por produtividade são enormes, precisamos saber nos concentrar no trabalho e nas tarefas que precisamos realizar e evitar, a todo custo, a procrastinação.

Não importa se você é gestor ou não, existem algumas técnicas que podem ajudar você a ser mais produtivo, não desviando a atenção do seu foco principal. Vamos a elas?

Recursos ajudam, mas também atrapalham

Hoje em dia, os muitos recursos tecnológicos que facilitam nossa vida também causam inúmeras distrações e interrupções no trabalho. Quando isso acontece, há uma grande tendência de acabarmos procrastinando. Ou seja, adiamos, deixamos alguma coisa pra fazer depois, arranjamos desculpas para não fazer e prorrogamos bastante, chegando até a não fazer determinada atividade. Isto atrapalha a nossa produtividade, prejudica o resultado da entrega profissional e altera o equilíbrio emocional, podendo ter consequências graves. O procrastinador se sente culpado, fica tenso, se sente estressado, ansioso e com baixa autoestima.

Quer ver alguns exemplos do que acontece quando precisamos nos dedicar a certa tarefa? É uma mensagem no Whatsapp, um pedido de informação em um dos grupos que participamos, uma postagem no Facebook, uma ligação do telemarketing de uma empresa no nosso celular, o chamado de um colega de trabalho para um café, um e-mail do chefe nos cobrando a entrega, enfim uma série de “lembranças” que interrompem nosso raciocínio e atrasam afazeres.

Quando isto tudo acontece de forma recorrente, nossa imagem também fica arranhada porque passamos a ser vistos como improdutivos e preguiçosos.

Para evitar este cenário, siga algumas dicas:

Mantenha uma agenda

Organize sua agenda de compromissos, com prazos determinados para cada tarefa. Separe as atividades e compromissos por níveis de prioridade e comece realizando as tarefas mais urgentes. Defina metas diárias e conforme for concluindo-as, faça marcações indicando isso.

Tenha confiança

Tenha confiança em si mesmo. Acredite na sua capacidade e lembre-se que a insegurança é inimiga da perfeição. Pense no que você já realizou com sucesso e não se preocupe em ser seu auto censor o tempo todo. Faça primeiro e depois corrija e lapide.

Motive-se

Procure buscar motivação. Pense em como é bom estar empregado, lembre-se que é ótimo contar com um salário mensalmente e, se for o caso, mire as férias que estão chegando.

Crie um ritmo pessoal

Conheça seu ritmo, observando em que período do dia você é mais produtivo. Adapte-se a ele e programe o maior número de atividades e as mais complexas para este período, deixando os demais liberados para as tarefas mais simples.

Cuidado com as interrupções

Peça para amigos e familiares não te procurarem nas horas em que você está trabalhando. Isto inclui mensagens de textos no celular. Se, mesmo assim, não respeitarem, silencie os grupos de Whatsapp que não estão relacionados à sua atividade profissional. Veja estes somente quando sair do trabalho e não atenda telefonemas no celular de números que você não conheça.

Separe as coisas

Procure não pensar nos problemas pessoais quando estiver no trabalho e vice-versa: quando estiver em casa, não abra e-mails de trabalho e nem fique dedicado às tarefas profissionais. Dê atenção à sua família e à sua qualidade de vida.

Faça já!

Se comprometa a realizar as tarefas no tempo que foi programado para ela. Tenha disciplina e não se sabote. Você vai ver que depois de cada atividade realizada dentro da programação, vai sentir uma sensação de alívio muito prazerosa.

Você tem dificuldade para se concentrar nas suas tarefas profissionais. Tem alguma técnica para isso que não comentamos aqui? Conte pra gente!

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